Gespreksnotitie Kaders 2022 WBA

Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (WBA) 1

Kaders voor 1 februari ontvangen? □

2

Wijken de kaders af van de richtlijnen? □

3

Ja

Ja (indien ja, dan rapporteren over afwijking(en) bij vraag 3)

Afwijkingen kaders: Financieel Richtlijn 5 in kaderbrief WBA 2022 (voor gemeente Moerdijk richtlijn 6 in raadsvoorstel) Een positief resultaat vloeit terug naar de deelnemers. De GR kan hiervan afwijken; hiertoe dient het DB een expliciet en gemotiveerd voorstel tot resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur van de GR. Uitleg WBA: Het WBA (evenals de voorganger Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) wijkt hiervan af, omdat de fiscus het RAWB al in 2006 (bevestigd voor de rechtsopvolger WBA in 2015) heeft aangemerkt las ondernemer in de zin van de Wet op de Omzetbelasting, waardoor het WBA betaalde BTW kan terugvorderen. Daaraan is door de fiscus de verplichting gekoppeld dat een positief resultaat niet mag worden gerestitueerd aan de deelnemers. Het WBA zal deze fiscale richtlijn bij de besluitvorming in ons Algemeen Bestuur van de jaarrekening opnieuw expliciet laten bevestigen en vastleggen. Het WBA kan wel besluiten om de deelnemers een korting te geven op de deelnemersbijdrage. (Zie Kaderbrief WBA 2022, pagina 13). Beleidsmatig Geen afwijkingen.

4

Oordeel over afwijking(en) De afwijking van richtlijn 5 (6) is gebruikelijk bij het WBA. Dit heeft een fiscale achtergrond en motivering en is daarom acceptabel.

5

Overig 1

Gesprek ambassadeur(s)

Op 10 februari 2021 heeft er via MS Teams een gesprek plaats gevonden tussen burgerraadslid de heer De Pijper en de regiefunctionaris voor het WBA, mevrouw Reniers. De heer Oskam had aangegeven geen aanvullende vragen te hebben op de Kaderbrief WBA 2022 en de aanvullende informatie die hij ontvangen heeft. Doordat de heer De Pijper vooraf aangaf m.n. vakinhoudelijke vragen te hebben over het e-depot is na afstemming met de griffier, mevrouw Goslings, aan het WBA gevraagd om bij het gesprek aan te sluiten. De directeur van het WBA, de heer Korving, heeft hier gehoor aangegeven en heeft het eerste gedeelte van het gesprek bijgewoond. De heer Korving heeft een toelichting gegeven hoe de aansluiting van gemeenten op het e-depot in zijn werk gaat. De heer De Pijper zal dit in de commissievergadering nader toelichten.

1

2) Verdere algemene toelichting Financieel Richtlijn 2 in kaderbrief WBA 2022 (voor gemeente Moerdijk richtlijn 3 in raadsvoorstel) De begroting dient te worden opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Dat wil zeggen dat geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting mogen worden opgenomen, tenzij dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. Uitleg WBA: De kaderbrief 2022 gaat uit van een ongewijzigd beleid t.o.v. het huidige beleidsplan. In 2022 vindt een evaluatie plaats van de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief. De uitkomst van deze evaluatie wordt meegenomen in het nieuwe beleidsplan dat opgesteld wordt in 2022. Een belangrijk onderdeel in het nieuwe beleidsplan is de verdeelsleutel m.n. met het oog op de digitale overdracht en opslag die steeds prominenter gaat worden. (Zie Kaderbrief WBA 2022, pagina 6) De begroting 2022 gaat uit van het bestaande beleid zoals vastgelegd in eerdere begrotingen en in het beleidsplan 2018-2022 van het WBA, maar houdt ook rekening met de financiële effecten die betrekking hebben op de in deze kaderbrief genoemde beleidsontwikkelingen die in het nieuwe beleidsplan 2022-2026 zullen worden opgenomen en uitgewerkt. (Zie Kaderbrief WBA 2022, pagina 11) Vraagpunt: Begroting 2022 wordt afgerond vóór 1 april 2021.

In hoeverre kan daarin dan rekening gehouden worden met het nog op te stellen Beleidsplan 2022-2026? Voor de hand ligt waarschijnlijk dat na vaststelling beleidsplan een begrotingswijziging voor 2022 e.v. wordt opgesteld. Beleidsmatig (opmerking vanuit overleg regiefunctionarissen WBA) Toelichting op richtlijnen 1, 2 en 3 m.b.t. e-depot Kaderbrief WBA 2022 (voor gemeente Moerdijk richtlijn 1, 2 en 3 in raadsvoorstel) De gemeenten verwachten zodanige heldere richtlijnen van het WBA over de inrichting van onze systemen, zodat wij vanuit onze systemen een soepele overbrenging (ingest) kunnen regelen naar het e-depot voor nu en in de toekomst.

2