Gespreksnotitie ICTWBW 2023

Gemeenschappelijke regeling: 1

Kaders voor 1 februari ontvangen? X

Ja (via mail, iets later ingeboekt)

□ □

Nee (indien nee, dan motiveren) Geen kaders ontvangen (vraag 2 en 3 zijn dan niet meer relevant)

Wijken de kaders af van de richtlijnen?

3

X

Ja (indien ja, dan rapporteren over afwijking(en) bij vraag 3)

□

Nee (indien nee, dan is vraag 3 niet relevant)

Afwijkingen kaders: Financieel In de kadernota zijn de door de gemeenteraad meegegeven kaders overgenomen met uitzondering van: 3. De begroting bevat een overzicht met het verloop van de (bestemmings-)reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de GR deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de GR in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. 4. De bijdrage van de gemeente/deelnemers in de begroting 2023 stijgt maximaal met de loonindexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2021 (of een actuelere circulaire). In de kadernota wordt hierover het volgende aangegeven: Richtlijn 3 en 4 worden niet of gedeeltelijk niet overgenomen. Richtlijn 3: Deze is voor ICT WBW niet van toepassing. ICT WBW beschikt niet over reserves, waardoor het opnemen van een verloopoverzicht van de reserves niet van toepassing is. Richtlijn 4: De deelnemersbijdrage wordt naast de loon- en prijsontwikkeling indexering aangepast met toevoeging van de kosten van licenties kantoorautomatisering (zie toelichting in uitgangspunten).

Als reden hiervoor wordt aangegeven: Richtlijn 4: ICT WBW is contracthouder van de overeenkomst voor levering van Microsoft licenties. Door de bundeling van het afnamevolume kan hierdoor een groter kortingspercentage worden verkregen. Voor deze overeenkomst is een Europese aanbestedingsprocedure uitgevoerd. In de afgelopen jaren is de werkwijze voor de afname als volgt ingevuld: de deelnemer bepaalt het aantal af te nemen licenties, ICT WBW verzorgt het besteltraject en de facturering gaat rechtstreeks naar de deelnemer. Diverse deelnemers hebben aangegeven al enkele jaren vragen te hebben ontvangen van hun accountant m.b.t. de rechtmatigheid van deze werkwijze. ICT WBW is contracthouder en opdrachtgever, maar de factuur gaat rechtstreeks naar de deelnemer. Met de contractverlenging per 1-1-2022 is daarom met de deelnemers afgesproken dat ook de facturering rechtstreeks naar ICT WBW gaat. De doorbelasting van de kosten vindt dan plaats via de exploitatie lokale infrastructuur en wordt (één op één) verrekend in de deelnemersbijdrage. Uittreding gemeente Bergen op Zoom De uittreding van de gemeente Bergen op Zoom uit de GR ICT WBW per 1-1-2022 heeft (financiële) consequenties voor ICT WBW. In 2022 zal de financiële afrekening moeten plaatsvinden met Bergen op Zoom.

Sommige bedragen die Bergen op Zoom moet betalen zijn al bekend, maar diverse bedragen worden afgerekend op basis van nacalculatie. Het grootste deel van de afrekening zal verwerkt worden in de eerste begrotingswijziging 2022, maar een aantal 3 van 4 posten zullen waarschijnlijk ook nog terecht komen in de ontwerpbegroting 2023. Om ervoor te zorgen dat de financiële afhandeling helder en navolgbaar verloopt wordt momenteel in een tripartiet overleg tussen Bergen op Zoom, ICT WBW en de onafhankelijk expert KokxDeVoogd de laatste hand gelegd aan de afrekeningsafspraken. Voor de raden wordt op basis hiervan een leeswijzer gemaakt die bij de begrotingswijziging 2022 en ontwerpbegroting 2023 zal worden gevoegd.

4

Beleidsmatig Nvt (geen kaders). Oordeel over afwijking(en) Concept: Op woensdag 16 februari hebben de ambassadeurs vanuit de gemeenteraad en de regieambtenaren ICTWBW met elkaar rond de tafel gezeten om de kadernota ICTWBW 2023 te bespreken. Hierbij zijn vooral de afwijkingen ten opzichte van de regionale financiële richtlijnen, zoals deze eerder door de gemeenteraden zijn vastgesteld, besproken (zie punt 3). Deze afwijkingen zijn grotendeels het gevolg van het ontbreken van reserves bij ICTWBW en daardoor een logisch gevolg. De tweede afwijking met betrekking tot de deelnemersbijdrage heeft te maken met facturering van Microsoft licenties en de eindberekening kosten voor uittreding Bergen op Zoom. De kosten van de Microsoft licenties kunnen jaarlijks verschillen afhankelijk van het aantal dat is afgenomen. De definitieve uittreedkosten kunnen effect hebben op de begroting voor 2022 en 2023. Aangegeven is dat bij de begroting getoetst zal worden of alleen de vermelde afwijkingen

meegenomen worden in de (meerjaren)begroting. 5

Overig De richtlijnen van de gemeente Moerdijk zijn niet vermeld in de kadernota maar komen volledig overeen met de richtlijnen van Roosendaal en Etten-Leur.