Evaluatie ambtelijke organisatie

Evaluatie ambtelijke organisatie Gesprek met: Henk Verbeek, Nico Dominicus, André Ringerwöle, Rene Santbergen en Ricus Tiekstra. De evaluatie is besproken langs drie lijnen, te weten: planning, samenwerking en informatievoorziening

Planning De controle over het dienstjaar 2019 was een bijzonder jaar, aangezien Astrium pas heel laat de opdracht heeft gekregen. De oorzaak daarvan was gelegen in het feit dat Mazars na de aanbesteding besloot zich alsnog volledig uit de gemeentelijke markt terug te trekken. Het programma van eisen kent een drietal van belang zijnde documenten die met de gemeenteraad gedeeld moeten worden, te weten het controleplan, de managementletter voortvloeiend uit de interim controle en het rapport van bevindingen en de accountantverklaring bij de jaarrekening. Het mag duidelijk zijn dat voor het dienstjaar 2019 vooraf geen controleplan is aangeboden. Evenwel is dit ook voor 2020 achterwege gebleven. De organisatie zou wel geholpen zijn met een dergelijk plan, zodat men daar bij het inrichten van de werkzaamheden ook rekening mee kan houden. Ondanks dat de interim controle later is gestart dan gebruikelijk is men er in geslaagd de termijnen te halen. Door de late start heeft men geen gelegenheid gehad om ook de door de gemeenteraad voorgestelde speerpunten ter hand te nemen. Naderhand is gebleken dat deze ook bij de jaarrekeningcontrole tussen de wal en het schip zijn beland. Toegezegd is dat de speerpunten voor zover de Rekeningcommissie deze nog relevant vind zonder meerkosten bij de interim controle over 2020 meegenomen worden.

Doordat de controle laat was gestart en vanuit de organisatie een iets ander verwachtingspatroon was over de wijze waarop deze zou plaatsvinden, verliep een en ander wat anders dan verwacht, hetgeen tot wat verwarring leidde omdat de interim controle overliep in de jaarrekeningcontrole, zonder dat er een duidelijk knip is gemaakt. Voor de jaarrekeningcontrole waren zero’n drie weken uitgetrokken echter o.a. door ziekte aan de kant van de accountant liep de doorlooptijd uit tot 1 ½ maand. Doordat de accountant tot het laatst toe met vragen en opmerkingen kwam ontstond er enige tijdsdruk, waardoor er in de eindfase nog slordigheidsfoutjes in de stukken slopen. Dit wordt als vervelend ervaren. Astrium heeft toegegeven dat dit aan hen heeft gelegen en niet aan de organisatie. Voor dit jaar heeft Astrium toegezegd het rapport van bevindingen en de accountantsverklaring een week voor bespreking in de Rekeningcommissie, aan de gemeente aan te bieden.

Samenwerking In het algemeen wordt de samenwerking als prettig ervaren. Men is open, informeel, toegankelijk en van de kant van de accountant is men bereid mee te denken. De organisatie zou het bijzonder op prijst stellen als er mogelijkheden zouden zijn om ook tussentijds met elkaar overleg te hebben. Bijvoorbeeld als het gaat om de lijst over te leggen stukken (lots). Het kan bijdragen aan een vlotte doorloop van de controles. Voor een goede samenwerking is de samenstelling van het controleteam van grote waarde. Een zekere continuïteit kan de samenwerking vergemakkelijken. De invulling van de functie van controleleider is hierbij cruciaal. Het is niet voor niets is hierover iets in het programma van eisen opgenomen dat de Rekeningcommissie over een eventuele wisseling vooraf geïnformeerd wil worden. Een voorbeeld hoe samenwerking kan bijdragen aan een vlotte doorlooptijd is de wijze waarop dit jaar de ‘lots’ is ontvangen en verwerkt. Door deze lijst tijdig op te vragen, lukt het ook om de gevraagde stukken tijdig aan te leveren.

Informatievoorziening De organisatie is tevreden over de informatievoorziening. Aandachtspunt is en blijft de planning. Deze moet realistisch zijn, maar wel afgestemd op de bestuurlijke termijnen van de klant i.c. de gemeente. Dit betekent dat als de gemeente de jaarstukken ruimschoots voor de termijn waarop deze bij de verschillende instellingen moet zijn aangeleverd wil vaststellen, men zich daar op moet richten en niet op de in de wet- en regelgeving vastgestelde uiterste termijn.

Slotconclusie De organisatie is positief over de wijze waarop Astrium, de eindverantwoordelijk accountant en het controleteam invulling geeft aan door de gemeenteraad verstrekte opdracht.