Concept- Verslag auditcommissie 22 juni 2022
Tekst van het document
Concept-verslag Auditcommissie Datum
22 juni2022
Locatie
Ruimte 1.54
Tijd
Voorzitter
Uitgenodigd Tevens
uitgenodigd
19:30 - 21:00 uur G.Vos
H.J.M.A.G. van de Bergh, J. van Brenkelen, H.J. Janse (afwezig), P. Stehouwer (afwezig), C.L.F. Vermunt, G. Vos, G. Wiers en M.J.M. Willegers
C,J.A. van Dorst (wethouder, aanwezig tot en met agendapunt 4), A.
Goslings (griffier, afwezig), M. de Groot (domeinregisseur), , J.H. Slagboom (gemeentesecretaris), H. Verbeek (concerncontroller), J. Mol (financieel
adviseur), R. van Santbergen (specialist jaarrekening), dhr. G.M. Brunsveld (raadsadviseur, verslag), J. Han (accountant, aanwezig tot en met Afwezigen
agendapunt 4).
1
Opening
2
Mededelingen
De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur.
De heren Stehouwer en Janse zijn afwezig. De heer Van Dorst vertrekt na agendapunt 4 in verband met een aansluitende afspraak.
3
Verslag en actiepuntenlijst vergadering van de rekeningcommissie van d.d. 2 juni 2022
Er zijn geen verzoeken tot wijzigingen op het verslag ontvangen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Beantwoording actiepunt auditcommissie 19 mei 2022
In de auditcommissie van 19 mei is gevraagd om een toelichting t.a.v. de winst op de grondexploitaties en een overzicht van de opbouw van het voordelige resultaat van 8,6 miljoen.
Voor diverse onderdelen (opgenomen in bijlage 1) geldt dat in de jaarrekening
2021 een voordeel is ontstaan doordat (éénmalige) uitgaven niet (volledig) zijn uitgegeven in 2021. Dit omdat de daarmee samenhangende activiteiten nog doorlopen of pas starten in 2022. Bij de bestemming van het
jaarrekeningresultaat (raadsvergadering d.d. 7-7-2022) zal worden
voorgesteld om deze middelen opnieuw beschikbaar te stellen voor verdere afronding in 2022
4
Verslag van bevindingen accountant bij jaarrekening 2021
De accountant, de heer Han, licht aan de hand van een presentatie zijn bevindingen t.a.v. de controle van de jaarrekening 2021 toe.
Algehele eindconclusie Er zijn bij de controle nauwelijks fouten gevonden. De gemeente Moerdijk
heeft een goedkeurende verklaring gekregen voor zowel getrouwheid van de
cijfers als rechtmatigheid. De inhoudelijke controle is afgerond. De vastlegging in het dossier is nog niet gereed. Het traject van de jaarrekeningcontrole is
goed verlopen door een goede voorbereiding van en samenwerking met de
gemeente. De controle vindt relatief laat in het jaar plaats. Het grote voordeel
is dat alle dossiers zo goed als compleet zijn, waardoor de controle sneller kan verlopen.
Bevindingen Op een aantal meer inhoudelijke bevindingen gaat de heer Han specifiek in. Naleving EU aanbestedingsrichtlijnen Wanneer er door een accountant geen verklaring wordt afgegeven bij een
jaarrekening ligt de oorzaak vaak bij de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Bij de gemeente Moerdijk is geen fout of onzekerheid ontdekt bij de
naleving van de EU aanbestedingsrichtlijnen. De accountant geeft de organisatie hiervoor een compliment. Dat neemt niet weg, dat door
wisselingen in het personele bestand een continue aandacht en bewustzijn van alle inkopers voor de tijdige voorbereiding en uitvoering van inkopen nodig zal blijven. Sociaal Domein Bij de toekenning van budgetten aan zorgaanbieders steunt de gemeente Moerdijk niet meer op de controleverklaringen van accountants van
zorgaanbieders. De gemeente heeft haar eigen beheersmaatregelen en interne controles. De accountant heeft aanvullend vastgesteld of er
afwijkende controleverklaringen van accountants van zorgaanbieders zijn verstrekt. Dat is niet het geval, waarbij aangetekend moet worden dat
kleine zorgorganisaties geen accountantsverklaring hoeven te overleggen. T.a.v. de Persoon Gebonden Budgetten blijft er een kleine onzekerheid omdat de accountant van de SVB een verklaring met beperking heeft
verstrekt. Op basis van de statistische berekening van de SVB zou het een maximale onzekerheid betreffen van €11.184. Grondexploitaties Door de toevoeging van projecten met grote positieve projectresultaten zal de gemeente mogelijk door de “ondernemerspoort” gaan en
belastingplichtig worden voor de Vennootschapsbelasting. Dit risico is door de gemeente zelf ook erkend en vermeld als risico in de paragraaf Grondbeleid in het jaarverslag.
Pagina 2
Single Information Single Audit (SISA)-regelingen De SISA tabellen in de jaarrekening zijn technische tabellen die
samenhangen met subsidieregelingen van de diverse Ministeries.
Ministeries maken meer gebruik van de SISA-regelingen om subsidies te
verstrekken boven de financiering binnen de algemene uitkering van het Rijk aan de gemeenten. Binnen de SISA-regelingen kunnen Ministeries
voorwaarden stellen voor het verstrekken van middelen. Het levert extra werk op voor de gemeentelijke organisatie en de accountant. In de betreffende tabel (bijlage B) zijn lege cellen goed.
N.a.v. een vraag van de heer Wiers bevestigt de accountant dat de controle van de Sisa-gelden voldoen aan de eisen van de Audit Dienst Rijk.
Covid 19 De gemeente Moerdijk heeft zowel binnen de diverse programma’s als via een aparte paragraaf de impact van Covid 19 benoemd. Hiermee voldoet de
gemeente aan het Besluit Accountants Decentrale Overheden, waarin hierover binnen de accountantswereld afspraken over zijn gemaakt.
Rechtmatigheid Bij de Eerste Kamer ligt een wetsvoorstel dat bepaalt dat de
rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 door het college uitgevoerd moet worden. Het college van Moerdijk is vooruitstrevend en heeft deze verantwoording als toegepast bij de jaarrekening 2021. Omdat de
rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is van de jaarrekening blijft het
daarmee ook onderdeel van de controle door de accountant. De gemeenteraad dient voor 2023 de foutentolerantie te bepalen die het college moet hanteren. Die mag maximaal 3% zijn. De accountant hanteert 1%. Hij adviseert de gemeenteraad om dit percentage aan te houden.
Financiële positie In 2021 is er sprake van een afname van het eigen vermogen met 1,2 miljoen euro (meer lasten dan baten). Ultimo 2021 is er sprake van een positief
resultaat van 8,6 miljoen Euro, omdat gedurende het jaar per saldo 9,8 miljoen euro aan de reserves is onttrokken en reservemutaties onderdeel zijn van het jaarresultaat.
Het positief eigen vermogen is 98,3 miljoen euro. De solvabiliteit in 2021 is
met 56% stabiel gebleven t.o.v. 2020. De netto schuldquote is 2% en die ligt ruim onder de drempel door de Provincie gesteld (=90%).
De financiële positie van de gemeente is gezond. De gemeente is in staat om
risico’s op te kunnen vangen vanuit de algemene reserves. De risico’s van het weerstandsvermogen worden door de gemeente onderkend. Er is een actuele
Pagina 3
risicoanalyse. De top 10 risico’s vormen samen maximaal een bedrag van 26 miljoen euro. De beschikbare weerstandscapaciteit is actueel.
Overig De accountant heeft tijdens haar de uitvoering van de controle van de
jaarrekening 2021 geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is van fraude. De accountant vraagt de leden van de auditcommissie of zij aanwijzingen die
leiden tot mogelijke fraude kennen. Bij de leden van de auditcommissie zijn geen signalen bekend.
De accountant benadrukt dat de werkzaamheden onafhankelijk van de gemeente zijn uitgevoerd.
Wethouder van Dorst geeft aan trots te zijn op de organisatie n.a.v. de bevindingen van de accountant. Het college is meegenomen in de
kwaliteitsbewaking en beheersing van het proces, met name bij de
rechtsmatigheidsverklaring, de Europese aanbestedingen en de interne
controles. De samenwerking tussen ambtelijke organisatie en de accountant bij de werkzaamheden is goed geweest.
De heer Han wordt bedankt voor zijn toelichting. 5
Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten
Er is een plan van aanpak opgesteld om te komen tot een aanbestedingstraject voor de accountant. De aanstelling van de nieuwe accountant is vanaf de
controle over het boekjaar 2023. De opzet is om voor de zomer van 2023 het aanbestedingstraject doorlopen te hebben.
De kosten voor de accountant zijn jaarlijks rond de €80.000. Dat maakt dat het aanbestedingstraject Europees moet. De opgestelde aanpak sluit aan bij de aanbesteding in 2018.
Het programma van eisen wordt besproken in de auditcommissie van september.
Wanneer er geen inschrijvingen zijn op de aanbesteding, moet er een tweede poging worden gedaan. Levert die poging ook geen inschrijvingen op, dan wijst het Ministerie van Binnenlandse Zaken een accountant aan.
Besluit
De auditcommissie stemt in met een werkgroep bestaande uit de
concerncontroller, de plv griffier en een medewerker inkoop. Daarnaast is er een stuurgroep bestaande uit de heren Vos, Wiers en Willegers.
Voor de ondersteuning om te komen tot de aanbesteding van de
accountantsdiensten wordt gebruik gemaakt van de diensten van het inkoopbureau West-Brabant.
Het opgenomen stappenplan wordt vastgesteld en zal worden doorgeleid aan de raad via de lijst van ingekomen stukken.
Pagina 4
6
Rondvraag
7
Sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag.
De heer Vos sluit de vergadering om 21.00 uur.
Acties n.a.v. de vergadering van de auditcommissie 23 juni 2022 Agendapunt 5, plan van aanpak aanbesteding accountant
Het stappenplan wordt doorgeleid naar de raad via de ingekomen stukken.
Pagina 5