Bijlage a Visie Integraal Risicomanagement 2021

lntegraal Risicomanagement 2021

[:ja'itr;i-r¡"l i:r; irll;ltiii vi]ìitrjË i-¿t¡rrJ va¡.t de ij{}ru r t!or ì ir¡ iritrr.:r.r.i!jk d

"r

Í. t 6 Ci¿er¡,1 hef .fC. Zt

ntij L+kt,:rrri, : i c; t;"t;¡ t-i:-tr.¡iii fi*c;

'r¡n a r,¡v¡' il- a

!,.t .-- 'llr!_l.til¡t\

Moerdiik

l. lnleiding Een organisatiebreed en bestuurlijk gedragen uitgangspunt in Moerdijk is dat

integraal risicomanagement geen keuze is maar een vanzelfsprekendheid. Deze vorm van management past naadloos in de organisatiefilosofie van "Van goed naar beter",

waarin integraal werken, het beleggen van eigenaarschap en het zo laag mogelijk leggen van verantwoordelijkheden in de organisatie voorname uitgangspunten zijn.

Met ingang van het verslagjaar zozz dient het college van B &W zelf een rechtmatigheidsverantwoording richting de raad af te leggen. Een continu inzicht in actuele risico's is hierbij van groot belang. Dit vereist een organisatiebrede uitvoering van een eenduidig integraal risicomanagementbeleid, waarin duidelijk is wie waarvoor en van

uit welke hoedanigheid verantwoordelijk is. Met deze notitie wordt deze duidelijkheid verschaft.

In deze notitie wordt allereerst stilgestaan bij wat er in de gemeente Moerdijk onder integraal risicomanagement wordt verstaan: "Waarom voeren we risicomanagement

uit en welk effect willen we verkrijgen?" en "wie heeft welke verantwoordelijkheden?" Vervolgens staan we stil bij onze ambitie voor de komende jaren, een ambitie die

verder gaat dan de organisatiebrede inbedding van integraal risicomanagement. Tot slot schetsen we het pad waarlangs we onze ambitie wensen te realiseren.

2. Wal is risicomanagement? .,-l 1 . j )1t:ijl'j,tii.i¡,,,'¡ t'l l*ij

Onder risicomanagement verstaan we het continu beheersen van risico's door op een gestructureerde wijze deze te inventariseren en inzichtelijk te maken, te beoordelen en beheersmaatregelen uit te voeren en deze te evalueren ter vermijding/vermindering van die risico's. De integrale kijk op risico's houdt in dat verder gekeken wordt dan enkel fìnanciële risico's. De inventarisatie van risico's verbreedt zich naar onder meer het brede spectrum van bedrijfsvoeringrisico's, politiekþestuurlijk risico's (o.a.

imago) en veiligheidsrisico's.

K

'.:i

I

Overdragen. Overdragen van een risico leidt niet direct tot het wegnemen van het risico, maar wel tot een risicovermindering omdat verwacht of afgesproken

wordt dat een andere partij in staat zalzijnhet risico te managen of te dragen; Accepteren. Er kan ook voor worden gekozen om een risico bewust te accepteren.

,ä ".il "

V¿l$i'r¡daarcler¡ & ki::n

n

n er{c*¡ i

Het is van belang dat het risicomanagement geïntegreerd is in alle processen binnen de organisatie, waarbij eenieder bij de eigen taken en rollen de wijze van omgaan met

risico's kent. Risicomanagement gaat vooral ook over gedrag, kennis en vaardigheden, dus over mensen en cultuur. Openheid en transparantie onderling is een voorwaarde

hierbij. Naast de harde kant (procedures, werkprocesbeschrijvingen en regels) is de "zachte kant" (het risicobewustzijn/ een risicobewuste cultuur) een voorwaarde om een goede balans te verkrijgen tussen het beheersen en het nemen van risico's. Dit

vereist van de organisatie een risicobewuste cultuur, waarbij er continue aandacht is

voor risicomanagement. In onze samenwerking spreken we elkaar hierop aan. Dit leidt tot proactief handelen. Een goede invulling van het risicomanagement kent de volgende kenmerken:

ve¡b elerhg erde uitb ouru van-de o rganis atie.

K

l3

:

3. Verantwoordelijkheden bij uitvoering risicomanagement Duidelijkheid wat van eenieder verwacht wordt, is wezenlijk voor het adequaat managen van risico's. Al is het de verantwoordelijkheid van "ons allen", helder

eigenaarschap is onontbeerlijk, maar samenspel essentieel. Om deze reden worden de

rollen op bestuurlijk- en organisatieniveau hieronder nader beschreven. Gemeenteraad

vast, bepaalt de ratio van het weerstandsvermogen (zie bijlage r en z) en

controleert of de uitvoering van het beleid hiervan, uitgevoerd door het college, goed plaatsvindt. Dit geschiedt in de reguliere planning- en control cyclus.

Griffier het proces van kaderstelling ten aanzien van Integraal Risicomanagement door de raad.

schenken aan risicomanagement en bewust wordt omgegaan met risico's.

College van burgemeester en wethouders

daaraan verbonden risico's. Dit gebeurt onder meer in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de jaarrekening, begroting en bestuursrapportages.

genomen dan wel welke maatregelen worden getroffen om de afgesproken doelen te behalen en informeert de raad.

K

'1

:

Dragen zorg voor een open cultuur om risico's transparant te benoemen en

sturen op het risicobewust handelen van hun medewerkers in het kader van het bereiken van doelen.

Adviseurs Interne Dienstverlening

om risico's gewaagd en ongewaagd te benoemen en mogelijke beheersmaatregelen aan betrokkenen te adviseren.

Medewerkers

uitvoering van de dagelijkse processen. maken van risico's.

voordoen van deze risico's tot een minimum te beperken.

waaronder de benoeming van risico's en mogelijke beheersmaatregelen, op basis waarvan gekomen kan worden tot afgewogen besluitvorming.

Team Concern Control

organisatie en houdt de actualiteit op het vakgebied bij.

is sparringpartner voor de gemeentelijke organisatie bij de uitvoering van de dagelijkse processen wat betreft het voordoen van mogelijke risico's.

de onderlinge samenhang van risico's en beheersmaatregelen.

beheersmaatregelen.

K

.:,

:

Er is nog steeds sprake van onvoldoende (bewuste) aandacht voor (het benoemen van)

risico's en beheersmaatregelen. Het onderzoek heeft geleid tot een aantal aanbevelingen ter bevordering van het risicobevl'ustzijn. Deze liggen op het vlak van het trainen

van de medewerkers, de toetsing van de la¡¡aliteit van adviesnota's en het aanpassen van de formats op een zodanige wijze dat deze het risicobewustzijn ondersteunen.

Naast het hebben van meer aandacht voor het benoemen van risico's in het kader van

politiek-bestuurlijke besluitvorming, is er afgelopen jaar fors geinvesteerd in het verhogen van de kwaliteit van de beheersing van uitvoeringsprocessen zoals het leveren van zorg (Wmo en Jeugd), inkoop en aanbesteden, vergunningverlening etc. Dit heeft geleid tot het opzetten en actueel houden van de Administratieve Organisatie en

Interne Beheersing (de AO/IB) van betreffende processen. Een AO/IB is een beschrijving van de kritieke stappen van een proces, waarin op basis van een verkenning van risico's, waaronder frauderisico's, beheersmaatregelen zijn ingebed. Door het effect van deze beheersmaatregelen te monitoren en op basis hiervan het proces zo nodig bij te stellen wordt de kwaliteit en de beheersing van de processen continu verbeterd.

Kortom, met de inzet van de afgelopen jaren zijn belangrijke bouwstenen voor integraal risicomanagement opgeleverd dan wel in productie genomen.

6. Wat is onze ontwikkelopgave? Zoals uit het voorgaande blijkt is in de afgelopen jaren een stevige basis gelegd voor

integraal risicomanagement. De komende jaren staan in het teken van het uitbouwen van deze basis en beter borgen van risicomanagement op alle niveaus binnen de orga-

nisatie. De mate waarin bouwstenen voor integraal risicomanagement aanwezig en ontwikkeld zijn verschilt per geleding/actor (van gemeenteraad naar teams en medewerkers). Met andere woorden, onze ontwikkelopgave betreft met name maatwerk.

K

'ig

)

Bijlage I . Weerstandsvennogen In de Jaarrekening wordt in de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing" verantwoording afgelegd over de risico-inventarisatie en aan de hand hien¡an wordt bepaald hoe de gemeente in staat moet zijn om deze financiële tegenslagen op te vangen. Een weerstandsratio wordt door de raad bepaald. De ratio is de factor hoeveel keer de risico's financieel worden afgedekt in het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is onderdeel van de algemene reserve. De grootte van het weerstandsvermogen wordt jaarlijks vastgesteld door de raad bij de begroting en de

jaarrekening.

Door het treffen van beheersmaatregelen kan een aantal risico's, die de organisatie

loopt, worden ondervangen. Er blijven echter altijd risico's bestaan, die niet met beheersmaatregelen zijn te ondervangen of waarbij de kosten van de beheersmaatregel niet opwegen tegen de baten van die maatregel. Dit zijn de zogenaamde rest-

risieo's. Om de rest-risico's te ondervangen, is het zaak dat de organisatie beschikt over een financiële buffer, het weerstandsvermogen.

Het weerstandsvermogen van de gemeente Moerdijk is de mate waarin de gemeente

in staat is niet begrote, substantiële financiële tegenvallers op te vangen met het doel de gemeentelijke taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen geeft de

robuustheid van de financiële huishouding weer. Het weerstandsvermogen bestaat uit de beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld door de berekende benodigde

weerstandscapaciteit. Deze verhouding wordt uitgedrukt in de zogenaamde

weerstandsratio, die door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De weerstandsratio is de factor hoeveel keer de risico's financieel zijn afgedekt in het weerstandsvermogen.

Het weerstandsvermogen wordt twee keer per jaar in beeld gebracht in de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing". In het najaarbij de begroting en in het

voorjaar bij de jaarrekening.

K

',3

: