Bijlage 7 - Verbeterplan Archiefbeheer RBL West-Brabant

Verbeterplan archieftoezicht Gemeenschappelijke Regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant Datum opgesteld: 14-03-2022 Meest recente datum bijgewerkt: 04-06-2024 NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico

0. 17 0.3

Algemeen Acties vanuit toezicht oordeel Middel Informatie- en Archiefbeheer IBT

1. 3 1.1

KPI 1 Lokale regelingen Onduidelijkheid over inrichting, Middel taken en verantwoordelijkheiden Informatie- en Archiefbeheer binnen de gemeenschappelijke regeling

Prioriteit Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

Actiehouder

Datum aanbeveling Start Geplande archivaris activiteit realisatie activiteit

Voortgang in %

Realisatie Eventueel korte toelichting of status activiteit voortgang

25 50 75 100 2

Tijdig voldoen aan de gevraagde acties van IBT

Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangt het Ketenmanager IBT graag een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023 dat is toegestuurd aan de colleges en de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De stukken bevatten in elk geval: •een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023; •een apart, actueel en concreet (SMART) verbeterplan; •de begeleidende brief van uw dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur; •een begeleidende brief uw dagelijks bestuur aan ons college van Gedeputeerde Staten.

2

In geactualiseerde • Neem bij de herziening en Ketenmanager en Gemeenschappelijke Regeling is actualisering van de GR ook de DCM een archiefparagraaf, gebaseerd op archiefparagraaf mee en doe dit op de handreiking Inrichting basis van de handreiking inrichting Informatie- en Archiefbeheer bij informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, samenwerkingsverbanden opgenomen. • Stel als tussentijdse oplossing DVO op

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

Toezichtsverslag 2021

Q1 2022

15-7-2024

Q4 2024

In het verslag leest het IBT graag op welke punten het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving en op welke punten er verbeteringen doorgevoerd gaan worden. In het verbeterplan zijn tenminste alle aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 overgenomen. De verbeteracties zijn concreet (SMART)beschreven waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden.

4/5/23: nav gesprek met juridisch medewerker gemeente Breda, zie artikel 18a van huidige GR. Er is dus wel een archiefparagraaf. Volstaat deze? 6/12/22: Concept DVO ligt bij RBL ter ondertekening en goedkeuring 28/7/22: Juridisch medewerker gem. Breda gemaild met vraag wie DVO - RBL zou mogen tekenen als tussentijdse oplossing. 10/6/22: programma manager aangestekd voor herziening en actualisering GR. Resultaat hiervan pas op langere termijn.

19 1.2

Geen vastgelegde afspraken over Hoog archiefbeheer tussen DCM en RBL

1

Vastgestelde en getekende DVO

Stel de concept Ketenmanager en dienstverleningsovereenkomst DCM (DVO) vast en laat deze ondertekenen door de GR en team DCM van gemeente Breda.

Toezichtsverslag 2022 Toezichtsverslag 2023

Q1 2023

1-10-2024

Concept DVO ligt bij ketenmanager ter goedkeuring om verder proces in te brengen.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-9-2024

Afstemmen met archivaris wie als secretaris van het dagelijks bestuur gezien moet worden. Op dit moment is deze rol niet bekend binnen het RBL.

Rond de uitwerkingsafspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer bij de dienstverleningsovereenkomst af met het team Documentmanagement en laat deze vaststellen. 26 1.3

Er is geen strategisch informatieoverleg ingesteld

Middel

2

Stel jaarlijks een strategisch Inplannen jaarlijks overleg voordat Ketenmanager informatieoverleg in waarin archivaris start met opstellen afstemming plaatsvindt tussen de toezichtsoordeel secretaris van het dagelijks bestuur, de ketenmanager, de kwaliteitsmedewerker en de archivaris.

27 1.1 1.2

Archivering vindt plaats op basis Middel van archiefverordening van gemeente Breda. Er is geen eigen archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer opgesteld

2

Toepasselijke archiefverordening en Evalueer of de archiefverordening beheerregeling informatiebeheer van de Gemeente Breda geschikt is voor RBL voor de gemeenschappelijke regeling en stel indien nodig een eigen verordening op.

Kwaliteitsmedewerk Toezichtsverslag er GR / DCM 2023 (Recordmanager en informatiecoach)

Q2 2024

31-12-2024

Wordt meegenomen in periodiek overleg tussen kwaliteitsmedewerker en DCM

28 1.2

Er is geen eigen beheerregeling informatiebeheer opgesteld

Middel

2

Toepasselijke archiefverordening en Stel een eigen beheerregeling op Kwaliteitsmedewerk Toezichtsverslag beheerregeling informatiebeheer waarin de taken en bevoegdheden er GR / DCM 2023 voor RBL van het beheer van informatie, het (Recordmanager en strategisch informatieoverleg en de informatiecoach) gemeentearchivaris worden vastgelegd.

Q2 2024

31-12-2024

Wordt meegenomen in periodiek overleg tussen kwaliteitsmedewerker en DCM

29 1.2

Er zijn geen stappen genomen met betrekking tot implementatie van de Woo

Middel

2

Implementatieplan Woo

Stel een plan op voor het Ketenmanager implementeren van de Woo. Maak met de deelnemende organisatie afspraken op het gebied van de uitvoering van de Woo. Voor de gemandateerde taken blijft de deelnemende organisaties zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de openbaarmaking in het kader van de Woo.

Toezichtsverslag 2024

Q2 2024

1-3-2025

Formatie kwaliteit binnen het RBL is beperkt. Er is overleg opgestart met projectleiders Woo binnen gemeente Breda met de vraag of zij kunnen ondersteunen bij implementatie binnen RBL.

30 1.2

De website van de GR wordt op niet gearchiveerd

Middel

2

Gearchiveerde website

Onderneem actie om de huidige Kwaleitsmedewerke Toezichtsverslag website te duurzaam te archiveren. r GR 2023

Q2 2024

31-12-2024

2. 31 2.3

KPI 2 Mensen & Middelen

32 2.3

Geen vastgelegde afspraken over Hoog archiefbeheer tussen DCM en RBL

3. 20 3.1

KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Inzicht in opslagomgevingen is Middel 2 Actueel overzicht niet actueel opslagomgevingen en DSP

33 3.1

Actualiseren overzicht opslagomgevingen

Middel

2

34 3.1

Implementatie documentmanagementsysteem voor beleidstaken vertraagd

Middel

2

In het bijwerken van de richtlijnen moet ook worden opgenomen welke stappen medewerkers van de verschillende gemeenten moeten volgen met betrekking tot informatiebeheer. 1

Vastgestelde en getekende DVO

Controleer of de taken op het gebied van informatiebeheer voor de beleids-, bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken goed zijn beschreven in de conceptuitwerkingsafspraken van de dienstverleningsovereenkomst. Zorg ervoor dat de afspraken zo SMART mogelijk zijn.

Ketenmanager en DCM

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

• Actualiseer (indien nodig) het Ketenmanager en overzicht van digitale en fysieke DCM opslagomgevingen (informatie(Recordmanager) systemen) van de GR. • Actualiseer (indien nodig) de vastgelegde afspraken met betrekking tot de archivering in het Documentair Structuurplan (DSP). • Neem bovenstaande punten mee in het periodiek overleg tussen GR en team DCM.

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

Actueel overzicht opslagomgevingen en DSP

Actualiseer het overzicht van Ketenmanager en digitale en fysieke DCM opslagomgevingen (Recordmanager) (informatiesystemen) van de gemeenschappelijke regeling en lever deze voor 15 juli 2024 aan bij de interbestuurlijk toezichthouder. Neem zowel de digitale als de fysieke informatieobjecten op in het overzicht. Denk ook aan applicaties die voor specifieke processen worden gebruikt en aan e-mailboxen, Microsoft 365, netwerkschijven en het gebruik van WhatsApp.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

15-7-2024

Werkend documentmanagementsysteem voor beleidstaken

Rond de invoering van documentmanagementsysteem in 2024 af, zodat het informatiebeheer voor de informatie uit de beleidstaken kan worden uitgevoerd.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

DCM

1-10-2024

Q4 2024

Zie ook nr. 19

35 3.1

Achterstand in gecontroleerde vernietiging van informatie

Hoog

1

Implementatie archiveringsmodule Rond de implementatie van de Kwaliteitsmedewerk Toezichtsverslag in JVS functionaliteiten op het gebied van er GR 2023 informatiebeheer in de applicatie Jeugdvolgsysteem in 2024 af.

Q2 2024

1-8-2024

36 3.1

Blijvend te bewaren informatie Laag (incl. metadata) nog niet over te zetten naar het e-depot

3

Archiefbewaarplaats voor Zorg ervoor dat de blijvend te DCM beleidstaken (e-depot voorziening bewaren informatie, inclusief de gemeente Breda) geïmplementeerd metadata, op termijn over te zetten is naar het e-depot.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-8-2025

1

Werkafspraken tussen RBL en Team • Stel een DVO op tussen RBL en Documentmanagement zijn Team Documentmanagement om geformaliseerd werkafspraken te formaliseren

Ketenmanager en Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerk 2021 ers DCM Toezichtsverslag 2023

Q3 2022

4. KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 6 4.1.1 Geen kwaliteitssysteem voor Hoog Informatie- en archiefbeheer ingericht

Leg de werkafspraken die met het team Documentmanagement zijn gemaakt vast op papier. Toets samen met team Documentmanagement structureel of het informatiebeheer voor de beleids- en bedrijfsvoeringstaken volgens de afspraken wordt uitgevoerd. Evalueer periodiek of gemaakte afspraken actueel zijn en pas ze waar nodig aan.

Q3 2024

6/12/2022: DVO is in concept opgesteld. Ter ondertekening aangeboden aan ketenmanager Termijn aangepast naar Q4 2022

7 4.1.2

Middel

2

Kwaliteitssysteem met betrekking tot leerlingdossiers in JVS is opgesteld en geborgd

• Inrichten JVS volgens geldende normen informatie- en archiefbeheer. • Inrichten periodieke steekproeven en bijsturingsacties om te checken of inrichting JVS voldoet

Kwaliteitsmedewerk Toezichtsverslag ers GR en DCM 2021

Q2 2022

Q4 2024

3/5/2023: bestuurlijk akkoord voor aanschaf archiveringsmodule in JVS. Naar verwachting komt deze na de zomer beschikbaar. Inrichting van de module en daaropvolgend de steekproeven vinden daarna plaats. Naar aanleiding hiervan deadline aangepast naar Q4 2023 6/12/2022: Er wordt een memo opgesteld voor het bestuur van RBL om de archiefmodule van JVS aan te schaffen. Het kwaliteitssysteem wordt nader uitgewerkt in de op te stellen DVO tussen RBL en team DCM Afspraak met leverancier van het Jeugd Volg Systeem (JVS) staat gepland op donderdag 29 september 2022. Hierbij wordt gekeken naar de RMfunctionaliteiten JVS. Indien deze niet voldoen worden concrete afspraken gemaakt met leverancier JVS om de RM functionaliteiten te laten voldoen aan geldende normen informatie- en archiefbeheer

8 4.1.3

21 4.2

Middel

Mogelijk geen geborgd kwaliteitssysteem

Middel

2

Kwaliteitssysteem met betrekking tot archivering van beleidsstukken is opgesteld en geborgd

2 Kwaliteitssysteem met betrekking tot archivering van beleidsstukken is opgesteld en geborgd

• Systeem Corsa implementeren binnen RBL • Binnen RBL werkafspraken / instructie maken over archivering van deze stukken • Inrichten periodieke steekproeven en bijsturingsacties om te checken of inrichting Corsa voldoet

Ketenmanager en Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerk 2021 ers DCM

Q2 2022

Q3 2024

Borg het kwaliteitssysteem voor het Ketenmanager en Toezichtsverslag informatiebeheer en archivering: Kwaliteitsmedewerk 2022 • Doe dit voor de processen met ers DCM betrekking tot de archivering en vernietiging van de leerling dossiers in het JVS. Plan hiervoor jaarlijks een overleg en afstemmingsmoment. • Doe dit ook voor de afspraken die gemaakt zijn met team DCM voor wat betreft de archivering van de beleidsstukken. Plan hiervoor jaarlijks een overleg en afstemmingsmoment.

Q1 2023

Q3 2024

25/4/23: systeem Corsa wordt ingezet voor meerdere GR'en waar gemeente Breda aan deelneemt. RBL heeft eerste uitleg over het systeem gehad. Er wordt nog gewerkt om een koppeling te maken tussen binnenkomende post en JVS (lukt dit niet, dan mogelijk Corsa hiervoor gebruiken?). Naar verwachting is systeem eind mei gereed voor gebruik. Hierdoor deadline aangepast naar Q3 2023.

37

Stel normen vast waaraan het informatiebeheer dat uitgevoerd wordt voor de uitvoeringstaken van de gemeenschappelijke regeling moet voldoen en neem daarmee de eisen van de verschillende deelnemers mee. Evalueer periodiek of gemaakte afspraken actueel zijn en pas ze waar nodig aan.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

Toezichtsverslag 2021

Q2 2022

Q4 2024

5. 9 5.1

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Digitale archivering niet Middel 2 Toegankelijk digitaal archief per ingeregeld onderwerp

10 5.2

Geen (actueel) inzicht in opslagomgevingen van de GR

Hoog

1

Inzicht is in de vindplaatsen van de • Opstellen overzicht van Ketenmanager en digitale informatie. opslagomgevingen. Recordmanager • Inplannen periodieke (minimaal DCM 4x per jaar) afspraken om overzicht opslagomgevingen bij te werken

Toezichtsverslag 2021

Q2 2022

Q4 2022

11 5.3

Onduidelijkheid of gemaakte afspraken met betrekking tot archivering in DSP nog actueel zijn (zie ook KPI 3)

Middel

2

DSP op orde als basis voor de digitale archivering

• Actueel houden van vastgelegde afspraken met betrekking tot de archivering in het Documentair Structuurplan (DSP)

Toezichtsverslag 2021

Q2 2022

Q4 2024

22 5.5

Digitale archivering bestuurlijke stukken niet ingeregeld

MIddel

2

Toegankelijk digitaal archief per onderwerp

• Zorg dat in 2023 de digitale Recordmanager archivering van de bestuurlijke DCM stukken is gerealiseerd in het Corsa DMS met ondersteuning van team DCM van gemeente Breda.

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

Q4 2024

38 5.7

Digitale archivering bestuurlijke stukken niet ingeregeld

Middel

2

Toegankelijk digitaal archief per onderwerp

Rond de implementatie van het documentmanagementsysteem in 2024 af, zodat het informatiebeheer voor informatie uit de beleidstaken opgepakt kan worden.

Recordmanager DCM

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

39 5.7

Niet voldoen aan Metagegevens Middel voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

2

Metadata voldoet aan het MDTO

Zorg dat de metadata die worden Recordmanager vastgelegd in het DCM documentmanagementsysteem en het jeugdvolgsysteem voldoen aan het Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO).

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-3-2025

• Inregelen digitale archivering

Recordmanager DCM

Ketenmanager en Recordmanager DCM

6/12/2022: Digitale archivering wordt verder vorm geegeven bij aanschaf en in gebruik name va narchiveringsmodule van JVS. Daarom deadline aangepast naar Q4 2022. Q4 2022

Zie toelichting bij verbeterpunten 3.1 en 3.2

6/12/2022: Periodiek overleg (minimaal 4x per jaar) ingepland tussen Kwaliteitsmedewerker RBL en Recordmanager DCM. De opslagomgevingen zijn vast onderdeel van het op te stellen informatiebeheerplan.

40 5.9

Nog niet vastgelegd dat gebruik gemaakt wordt van voorkeursformaten van het Nationaal Archief

Middel

2

In DVO is vastgelegd dat gebruik gemaakt wordt van voorkeursformaten van het Nationaal Archief

Leg in de uitwerkingsafspraken van Ketenmanager en Toezichtsverslag de dienstverleningsovereenkomst Kwaliteitsmedewerk 2023 met de Gemeente Breda vast dat er ers DCM gebruikgemaakt wordt van de handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Controleer periodiek of er hier in de dagelijkse praktijk ook naar gehandeld wordt en leg vast wanneer er van de handreiking wordt afgeweken en andere voorkeursformaten worden gebruikt.

Q2 2024

41 5.9

Voorkeursformaten nog niet Middel afgestemd voor uitvoeringstaken

2

Vastgelegde afspraken over gebruik Stem voor de uitvoeringstaken met Kwaliteitsmedewerk Toezichtsverslag voorkeursformaten voor de verschillende deelnemers af er GR 2023 uitvoeringstaken welke voorkeursformaten er gebruikt worden in het Jeugdvolgsysteem en leg dit vast.

Q2 2024

6. KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 23 6.3.1 Laag 4 Voldoen aan archiefwet • Ga samen met team DCM in 2023 DCM en Toezichtsverslag na of het supplement van het Kwaliteitsmedewerk 2022 generieke handboek vervanging er GR nog aangepast moet worden. 14 6.4.1 Vernietigingsproces is nog niet Middel ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

15 6.4.2

24 6.4.3

16 6.5

Middel

Middel

Vernietigingsproces voor Middel beleidsstukken is nog niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

Q3 2024

1-8-2024

Q1 2023

Q4 2024

Secretariële Toezichtsverslag ondersteuning / 2021 Kwaliteitsmedewerk er GR / Recordmanager DCM

Q3 2021

Q3 2024

• Inregelen van bewaartermijn en Secretariële Toezichtsverslag proces vernietiging JVS. Systeem up ondersteuning / 2021 daten en verwerken. Kwaliteitsmedewerk er GR / Recordmanager DCM 2 Ingeregeld vernietigingsproces en • Regel in 2023 de archivering en Secretariële Toezichtsverslag voldoen aan wetgeving Archiefwet vernietiging verder in voor het JVS ondersteuning / 2022 en AVG als de archiefmodule wordt Kwaliteitsmedewerk geïmplementeerd. er GR / Recordmanager DCM 2 Voldoen aan Archiefwet en borgen • Vernietigingsprocedure inregelen Secretariële Toezichtsverslag van een toegankelijk archief voor de beleidsstukken die niet ondersteuning / 2021 blijvend te bewa-ren zijn Recordmanager DCM

Q3 2021

2 Ingeregeld vernietigingsproces en • Bepalen van bewaartermijn op voldoen aan wetgeving Archiefwet basis van de selectielijst: inrichten en AVG vernietigingspro-ces voor leerling dossiers JVS

2 Systeem is up to date en voldoet aan wetgeving

6/12/2022: Met in gebruik name archiveringsmodule is vernietiging conform Archiefwet geregeld. Afspraak met leverancier JVS staat gepland op 29 september 2022.

Q3 2024

6/12/2022: Met in gebruik name archiveringsmodule is vernietiging conform Archiefwet geregeld. Afspraak met leverancier JVS staat gepland op 29 september 2022.

Q3 2023

Q4 2024

Q3 2021

Q4 2024

Beleidsstukken worden opgeslagen in het DMS van de gemeente Breda Corsa. Vernietigingsprocedure Is ingeregeld conform wet- en regelgeving, inclusief duurzame toegankelijkheid. Corsa komt vermoedelijk eind mei 2023 beschikbaar voor RBL

25 6.5.1

Middel

2 Voldoen aan Archiefwet en borgen • Vernietigingsprocedure inregelen Secretariële van een toegankelijk archief voor de beleidsstukken die niet ondersteuning / blijvend te bewaren zijn Recordmanager DCM

Laag

4 Voldoen aan archiefwet

42 6.1

Vervangingsproces behoeft mogelijk specifiekere beschrijving

43 6.3

Vernietigingsproces is nog niet Middel ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

44 6.4

Vernietigingsproces voor Middel beleidsstukken is nog niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

45 6.4

Vernietigingsproces is nog niet Middel ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

46 6.4

Vernietigingsproces is nog niet Middel ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

DCM en Toezichstverslag Kwaliteitsmedewerk 2023 er GR

Q2 2024

1-8-2025

2 Ingeregeld vernietigingsproces en Zorg dat bewaartermijnen en Secretariële Toezichtsverslag voldoen aan wetgeving Archiefwet selectiegrondslagen uit de van ondersteuning / 2023 en AVG toepassing zijnde selectielijsten zijn Kwaliteitsmedewerk opgenomen in de systemen en er GR / gekoppeld zijn aan de Recordmanager werkprocessen en resultaten. DCM 2 Voldoen aan Archiefwet en borgen Regel de vernietigingsprocedure in Secretariële Toezichtsverslag van een toegankelijk archief voor de informatie uit de ondersteuning / 2023 beleidstaken die niet blijvend te Recordmanager bewaren is. DCM

Q2 2024

1-8-2025

Q2 2024

31-12-2024

2 Ingeregeld vernietigingsproces en Regel de vernietigingsprocedure in Secretariële Toezichtsverslag voldoen aan wetgeving Archiefwet voor de informatie uit de ondersteuning / 2023 en AVG uitvoeringstaken die niet blijvend te Kwaliteitsmedewerk bewaren is. er GR / Recordmanager DCM 2 Ingeregeld vernietigingsproces en Werk in 2024 eventuele Secretariële Toezichtsverslag voldoen aan wetgeving Archiefwet achterstanden in de vernietiging ondersteuning / 2023 en AVG volgens de gestelde procedure weg. Kwaliteitsmedewerk er GR / Recordmanager DCM

Q2 2024

1-8-2025

Q2 2024

1-8-2025

Toets of de generieke beschrijving van de Gemeente Breda voor het vervangingsproces bij de gemeenschappelijke regeling afdoende is.

Q4 2024