Bijlage 6 Memo- Auditcommissie - IC rapportage

MEMO Aan Van Onderwerp Datum

: Auditcommissie : Concern Control : Resultaten Spendanalyse 2023 : 23 mei 2024

Inleiding In de collegevergadering van 21 mei jl. is de rapportage “IC-toets 2023: Rechtmatigheid & Getrouwheid” aan de orde geweest. Deze rapportage vormt voor het college een belangrijk fundament om te kunnen oordelen of de in de jaarrekening te verantwoorde baten en lasten én balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de door de raad gestelde kaders. Een oordeel dat vervolgens de basis vormt voor de op te stellen rechtmatigheidsverklaring aan de raad. In de vastgestelde IC-rapportage ontstaat op basis van de verrichte controles het beeld dat de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Echter in de rapportage is aangegeven dat de resultaten van de nog onderhanden zijnde spendanalyse dit beeld mogelijk nog kunnen wijzigen. Inmiddels is hierover meer, maar nog niet volledige duidelijkheid. In deze aan het college van B&W nagezonden memo wordt de stand van zaken van 20 mei jl. weergegeven. Tijdens uw vergadering van 29 mei as. zal u mondeling op de hoogte worden gesteld van de laatste stand zaken.

Doel spendanalyse Gemeenten zijn verplicht om (tenminste jaarlijks) aan te kunnen tonen dat er rechtmatig wordt ingekocht. Inkopen met een inkoopvolume hoger dan de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen moeten in ieder geval aanbesteed worden. Om de rechtmatigheid van de gemeentelijke inkopen in dit kader te kunnen de beoordelen vindt er jaarlijks een spendanalyse plaats. Deze analyse heeft tot doel te kunnen beoordelen of voldaan is aan de aanbestedingsregels uit de Aanbestedingswet 2012 met bijbehorende Europese drempelbedragen voor leveringen en diensten (circa € 200.000), SAS (sociaal domein)-diensten (€ 750.000) en werken (circa € 5,5 miljoen). Hiervoor wordt met name gekeken naar de uitgaven van de afgelopen 4 jaar per crediteur.

Resultaten spendanalyse De uitgaven die met deze spendanalyse beoordeeld zijn, bedragen over de periode 2020 t/m 2023 circa € 313 miljoen. De spendanalyse levert voor het controlejaar 2023 het volgende beeld op: Totale controle-omvang 2023

€ 105.038.998

Rechtmatig

€ 103.499.373

Onduidelijk

€

1.539.625

Onrechtmatig 2023

€

0

Uit het overzicht blijkt dat er sprake is van een onduidelijkheid van € 1.539.625. Onduidelijk houdt in dat (nog) vastgesteld moet worden of er sprake is van rechtmatigheid of onrechtmatigheid. Het betreft een onduidelijkheid op een regionaal gecoördineerd inkooptraject m.b.t. de inhuur van jeugdprofessionals. Als een inkoopcontract in de loop van de contractjaren wezenlijk wordt gewijzigd dient er volgens de Aanbestedingswet opnieuw te worden aanbesteed. Er kan bij leveringen en diensten sprake zijn van een wezenlijke wijziging van de inkoopopdracht als er 10% meer is uitgegeven dan de contractwaarde of als de overschrijding van de contractwaarde hoger is dan de Europese drempel die geldt voor de betreffende aanbesteding. In dit geval is er sprake van een overschrijding van de contractwaarde die boven de Europese drempel ligt. Deze situatie leidt voor de gemeente tot 2 opties: a. Aantonen dat er geen sprake is van een wezenlijke wijziging. Dat is bijvoorbeeld het geval bij niet voorziene doch noodzakelijke aanpassingen; b. Opnieuw aanbesteden. Op dit moment is nog onvoldoende aangetoond dat er geen sprake is van een wezenlijke wijziging. Alhoewel hiervoor nog de nodige argumenten worden geïnventariseerd, zal uiteindelijk een inhoudelijke juridische beoordeling door een aanbestedingsjurist plaats dienen te vinden. Dit kan leiden tot de volgende oordelen: a.

Er is voldoende onderbouwd dat er geen sprake is van een wezenlijke wijziging: Er is rechtmatig gehandeld; b. Er is sprake van een wezenlijke wijziging. De onduidelijkheid wordt hiermee omgezet in een onrechtmatigheid. Om dit onrechtmatig handelen op te heffen dient er zo snel mogelijk opnieuw te worden aanbesteed. Hierbij dient in ogenschouw genomen te worden dat een nieuwe aanbesteding zorgvuldig dient te gebeuren en de nodige voorbereidingstijd vraagt. Tot die tijd blijft het inkoopcontract onrechtmatig. Om in de toekomst te voorkomen dat individuele gemeenten zo laat in het jaarrekeningproces geconfronteerd worden met mogelijke onrechtmatigheden of onduidelijkheden m.b.t. regionale aanbestedingen dienen er sluitende afspraken gemaakt te worden over tussentijdse monitoring en beoordeling van het betreffende inkoopcontract. Verder is een aandachtspunt dat individuele gemeenten tijdig de beschikking krijgen over regionale inkoopdossiers. Tijdig wil zeggen direct na het definitief worden van de aanbesteding. Het komt nu voor dat het inkoopcontract alleen beschikbaar is bij de gemeente of samenwerkingsorgaan die de aanbesteding namens de andere gemeenten heeft uitgevoerd. Doordat de inkoopcontracten voor de spendanalyse dienen te worden opgevraagd leidt dat tot vertraging in het controleproces voor de jaarrekening.

Conclusie De resultaten van de spendanalyse geven aanleiding om het in de IC-rapportage geschetste beeld bij te stellen. De totale omvang van geconstateerde financiële onrechtmatigheden bedraagt € 1,36 miljoen, zoals ook in de IC-rapportage is vermeld, en ligt onder de verantwoordingsgrens van 1%, zijnde € 1,53 miljoen. Echter uit de spendanalyse is gebleken dat er ook sprake is van € 1,54 miljoen aan onduidelijkheden. Dit ligt circa € 8.000 boven de 1% verantwoordingsgrens. Er kan vanwege de geconstateerde onduidelijkheid op dit moment niet geconcludeerd worden of er binnen de financiële kaders van de gemeenteraad is gehandeld.

Aanbevelingen 1. Laat het inkoopcontract op gebied van inhuur jeugdprofessionals extern beoordelen door een aanbestedingsjurist op het risico van wezenlijke wijziging; 2. Maak bij regionale aanbestedingen sluitende afspraken ten aanzien van tussentijdse monitoring en beoordeling op het risico van wezenlijke wijziging; 3. Zorg ervoor dat regionale inkoopcontracten na het definitief worden van de aanbesteding beschikbaar zijn bij de individuele gemeenten.