Bijlage 5 Rechtmatigheidsverantwoording 2024

Rechtmatigheidsverantwoording

2024

Inhoudsopgave Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................................................1 2024 ..................................................................................................................................................................................1 Inhoudsopgave ...........................................................................................................................................................2 Bestuurlijke samenvatting........................................................................................................................................3 1

Inleiding ............................................................................................................................................................5

2

Begrotingscriterium ........................................................................................................................................6 2.1

Inleiding .......................................................................................................................................................6

2.2

Bevindingen ................................................................................................................................................6

2.3

Conclusie ....................................................................................................................................................7 Voorwaardencriterium ...................................................................................................................................8

3 3.1

Werkwijze ....................................................................................................................................................8

3.2

Bevindingen & Conclusies op hoofdlijnen .............................................................................................8

3.3

Toelichting bevindingen rechtmatigheid ................................................................................................9

3.4

Speerpunt accountantscontrole 2024: rechtmatigheid aanbesteding ..........................................10 M&O-criterium ..............................................................................................................................................11

4 4.1

Inleiding .....................................................................................................................................................11

4.2

Bevindingen ..............................................................................................................................................11

4.3

Conclusies ................................................................................................................................................11 Monitoring overige risico’s ..........................................................................................................................12

5 5.1

Inleiding .....................................................................................................................................................12

5.2

Fiscale risico’s .........................................................................................................................................12

5.3

IT-risico’s...................................................................................................................................................15

5.4

Frauderisico’s ..........................................................................................................................................16

2

Bestuurlijke samenvatting Op grond van art. 212/213 van de Gemeentewet legt het college van B&W aan de raad verantwoording af over het rechtmatig handelen van de organisatie. Basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college zijn onder meer de resultaten van de uitgevoerde controles volgens het vastgestelde IC-plan 2024. In deze rapportage wordt hiervan verslag gedaan aan de hand van de drie onderscheiden rechtmatigheidscriteria: 1.

Het begrotingscriterium: wordt er binnen financiële kaders van de raad gehandeld?

2.

Het voorwaardencriterium: wordt wet- en regelgeving nageleefd?

3.

Het M&O criterium: Hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke diensten en voorzieningen voorkomen?

Bevindingen 1.

Begrotingscriterium: a. Het totaal aan overschrijdingen van de lasten binnen de programma’s bedraagt € 639.000; b. Het totaal aan overschrijdingen op de investeringsbudgetten bedraagt € 150.000 en heeft betrekking op vier investeringskredieten. De overschrijding per investering ligt onder de rapporteringsgrens van € 100.000.

2.

Voorwaardencriterium: a. Op basis van de verrichte interne controles kan worden gesteld dat de uitvoering van de (getoetste) gemeentelijke taken en levering van gemeentelijke diensten en producten volgens de geldende wet- en regelgeving heeft plaatsgevonden. b. Van de in het IC-plan 2024 benoemde processen is vastgesteld dat: • Sprake is van een actuele procesbeschrijving, inclusief benoeming van (rechtmatigheids)risico’s en hierop toegespitste beheersmaatregelen; • De ingestelde beheersmaatregelen zichtbaar worden toegepast.

3.

M&O-criterium: a. Het in 2022 vastgestelde beleidskader voor het voorkomen van M&O is nog steeds actueel. Deze nota vormt de basis voor een sluitende aanpak; b. De in het beleidskader opgenomen handvatten zijn in 2024 toegepast. Zo is in de opzet van M&O-gevoelige processen voldoende aandacht voor (het voorkomen van) M&O-risico’s. Vastgesteld is dat de beheersmaatregelen specifiek gericht op M&O risico’s zichtbaar worden toegepast.

3

Conclusies. 1.

Begrotingscriterium: a. De totale lasten binnen de programma’s 1,2, 3 en 5 blijven binnen de begrote lasten. Binnen programma 4 is sprake van een overschrijding van € 639.000. Deze overschrijding is volledig toe te schrijven aan hogere lasten op Jeugdzorg. Bij deze onrechtmatigheid is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling, waardoor deze volgens artikel 12 lid 5c van de Financiële verordening, als acceptabel kan worden aangemerkt. b. Bij vier kredieten is sprake van een overschrijding, De overschrijding per investeringskrediet is lager dan de rapporteringstolerantie van € 100.000,=.

2.

Voorwaardencriterium: a. De uitvoering van de (getoetste) gemeentelijke taken en levering van gemeentelijke diensten en producten vindt rechtmatig plaats; b. De per proces beschreven en toegepaste beheersmaatregelen zijn afdoende om de vooraf onderkende risico’s af te dekken;

3.

M&O-criterium: a. Met het uitvoering geven aan de overkoepelende nota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik (aandacht voor M&O risico’s in processen en bij het opstellen van beleid) is sprake van een sluitende aanpak. b. Er is binnen de organisatie voldoende aandacht voor M&O-risico’s en de ingezette beheersmaatregelen om deze risico’s te beheersen en zijn effectief.

Op basis van het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat het college van B&W binnen de financiële kaders van de gemeenteraad heeft gehandeld. Het totaal aan financiële onrechtmatigheden bedraagt € 798.000 en ligt onder de verantwoordingsgrens van 3%, zijnde € 5,7 miljoen. Overige bevindingen & conclusies Volgens het IC-plan van 2024 is de aandacht van de IC verbreed naar andere niet financiële risico’s. Vastgesteld is dat de verbetering van de beheersing van frauderisico’s, fiscale risico’s en IT- en cybersecurity risico’s in 2024 planmatig en gestructureerd heeft plaatsgevonden met de nodige resultaten tot gevolg. Concreet heeft dit geleid tot enerzijds een verhoogde bewustwording van de zich voordoende risico’s en anderzijds de inbedding van diverse aanvullende beheersmaatregelen om de risico’s beter te kunnen managen. Aanbevelingen Bovenstaande bevindingen en conclusies geven geen aanleiding tot het doen van nieuwe aanbevelingen.

4

1 Inleiding Op grond van art. 212/213 van de Gemeentewet dient het college van B&W aan de raad verantwoording af te leggen over het rechtmatig handelen van de organisatie. De verantwoording richt zich hierbij vooral op de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverklaring onderdeel uitmaakt. De verklaring van de accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college zijn onder meer de resultaten van de uitgevoerde controles volgens het vastgestelde IC-plan 2024. In deze rapportage wordt hiervan verslag gedaan aan de hand van de drie onderscheiden rechtmatigheidscriteria: 1.

Het begrotingscriterium: wordt er binnen financiële kaders van de raad gehandeld?

2.

Het voorwaardencriterium: wordt wet- en regelgeving nageleefd?

3.

Het M&O criterium: Hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke diensten en voorzieningen voorkomen?

De beoordeling van deze criteria vindt plaats volgens de uitgangspunten van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de door de raad vastgestelde financiële kaders (normenkader en financiële verordening). Hierin is vastgelegd dat in de rechtmatigheidsverantwoording het college aan de raad in de jaarrekening rapporteert over afwijkingen boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 3%. Voor 2024 komt deze grens dan uit op € 5,7 mln. Het college geeft in dit kader in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken in ieder geval een toelichting op alle geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden), die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. In de financiële verordening is deze rapportagegrens vastgesteld op € 100.000.

5

2 Begrotingscriterium 2.1

Inleiding

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. Basis voor de beoordeling van het begrotingscriterium is de door de raad vastgestelde financiële verordening, in het bijzonder artikel 12 lid 4. Dit artikel schrijft voor dat over- en onderschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten rechtmatig zijn, op voorwaarde dat ze tijdig gemeld zijn aan de gemeenteraad. Het melden en toelichten van deze overschrijdingen en/of onderschrijdingen in de jaarrekening wordt als tijdig gezien. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt indien sprake is van de volgende situaties (art. 12 lid 5): •

Er is sprake van een overschrijding van de lasten, waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

•

Er is sprake van een overschrijding van lasten binnen grondexploitaties, zolang deze past binnen het begrote resultaat van de door de raad vastgestelde grondexploitatie;

•

Er is sprake van een overschrijding van de lasten op een open-einde regeling onder de voorwaarde dat gehandeld wordt binnen het door de gemeenteraad vastgestelde beleid;

•

Ontbrekende afrekeningen waarvoor het college een deugdelijke onderbouwing voor wat betreft de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een fout of onduidelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording;

•

Budgetoverschrijdingen geconstateerd na verantwoordingsjaar over activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing);

•

Afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren van budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget).

2.2

Bevindingen

Voor de diverse programma’s zijn de werkelijke lasten afgezet tegen de begrote lasten 2024. Voor de investeringskredieten is nagegaan in hoeverre de uitgaven tot en met 31 december 2024 passen binnen de beschikbaar gestelde investeringskredieten. In de jaarrekening wordt in het onderdeel ‘programmarekening’ nader inzicht gegeven in de lasten en baten binnen de diverse programma’s. In het onderdeel ‘investeringsoverzicht’ is een specificatie te vinden van de diverse investeringen. De verrichte analyses leveren het volgende beeld op t.a.v. de begrotingsrechtmatigheid. 6

(Bedragen x €1.000) Programma

Begrote lasten

Werkelijke lasten

Verschil

Invloed op oordeel

1

20.639

20.517

122

n.v.t. (geen overschrijding)

2

64.485

63.885

600

n.v.t. (geen overschrijding)

3

16.065

14.928

1.137

n.v.t. (geen overschrijding)

4

66.133

66.772

-639

Ja, maar acceptabel volgens financiële verordening

5

Kredieten

26.876

26.053

822

n.v.t. (geen overschrijding)

Binnen het totaal van kredieten is sprake van een

Nee, betreft een

overschrijding op vier investeringskredieten van in

overschrijding op vier

totaal € 150.000. De overschrijding per investeringskrediet is lager dan € 100.000 waarmee de rapporteringstolerantie per investeringskrediet niet wordt overschreden.

investeringskredieten die per investeringskrediet lager is dan de rapporteringstolerantie.

Op basis van bovenstaande tabel kan worden vastgesteld dat het totaal van de overschrijdingen € 789.000,= bedraagt. Hiervan komt 80% voor rekening van de overschrijding van programma 4. Deze overschrijding is toe te schrijven aan hogere lasten op Jeugdzorg als gevolg van een stijgende zorgvraag, complexere hulptrajecten, beperkte capaciteit in de zorgketen en enkele incidentele kostenposten. 2.3

Conclusie

a. De totale lasten binnen de programma’s 1,2,3 en 5 blijven binnen de begrote lasten. Binnen programma 4 is sprake van een overschrijding van € 639.000 die wordt veroorzaakt door hogere lasten op Jeugdzorg. Op basis van art. 12 lid 5c van de financiële verordening is deze overschrijding acceptabel, omdat sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling. b. De geconstateerde overschrijdingen op de investeringsbudgetten die in totaliteit € 150.000 bedragen liggen alle onder de rapportagegrens van € 100.000. c. Het totaal van de begrotingsoverschrijdingen van € 789.000 ligt onder de tolerantiegrens van 3%.

7

3 Voorwaardencriterium 3.1

Werkwijze

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Aan de hand van de uitvoering van het door het college vastgestelde IC-plan 2024 wordt inzicht verkregen in het voldoen aan het voorwaardencriterium. Dit geschiedt door kwaliteitscontroles gericht op het toetsen van de “opzet”, het “bestaan” en de “werking” van de administratieve organisatie en interne beheersing van de significante processen. Een significant proces is een proces waarvan de financiële omvang voor 2024 minimaal €1.249.0001 bedraagt De wijze waarop een proces is ingericht met de daarbij behorende beheersmaatregelen om de in beeld zijnde risico’s te voorkomen dan wel te reduceren wordt de opzet genoemd. Een beschrijving van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) moet hier een goed inzicht in geven. Om het bestaan van een AO/IB te kunnen vaststellen wordt aan de hand van één casus getoetst of de onderscheiden beheersmaatregelen zichtbaar worden toegepast en vastgelegd. De opzet en het bestaan van een proces worden door middel van een lijncontrole vastgesteld.

Om te kunnen beoordelen of er ook gedurende het gehele jaar gewerkt wordt zoals afgesproken (AO/IB), vinden er steekproefsgewijze controles plaats. Met deze controles kan als het ware een oordeel worden gevormd over de werking van een proces en in het verlengde hiervan het niveau van de interne beheersing. In de in oktober 2024 opgeleverde IC-rapportage (=deel 1) lag de focus -geheel in lijn met de interimcontrole van de accountant- op het vaststellen van de opzet en bestaan van de significante processen. In deze rapportage staat de werking van deze processen centraal. 3.2

Bevindingen & Conclusies op hoofdlijnen

De volgens het IC-plan 2024 verrichte controles leiden tot het globale beeld zoals weergegeven in onderstaand overzicht. Hieruit blijkt dat van alle significante processen de werking door Concern Control is vastgesteld. Op basis hiervan komt Concern Control tot de beoordeling dat de in opzet beschreven beheersmaatregelen daadwerkelijk afdoende zijn om de vooraf onderkende risico’s te voorkomen dan wel te mitigeren. De conclusie is dan ook gerechtvaardigd dat de beoordeelde processen worden beheerst.

1 Deze omvang is berekend op basis van gehanteerde normen voor de accountantscontrole, zijnde 65%

van het totaal aan lasten voor 2024 inclusief reserves.

8

Significant proces

Werking

Bijzonderheden m.b.t. rechtmatigheid

1. Budgetsubsidies aan professionele instellingen a. Voorlopige toekenning ‘24

√

Geen. Geen.

b. Vaststelling ‘23 2. Grondaankoop

√

Geen.

3. Grondverkoop

√

Geen.

4. Jeugdwet

√

Geen.

5. Leerlingenvervoer

Geen.

6.

√

Door externe signalen en de 2de lijnscontrole is een aantal fouten in de oplegging van leges aan het licht gebracht. Dit heeft geleid tot snelle herstelacties met als resultaat dat alle leges in 2024 op de juiste wijze zijn opgelegd.

7. Salarissen

√

Geen.

8. Treasury (incl. naleving Fido)

√

Geen.

9. Van inkoop tot betalen

√

Geen.

10. Verhuur vastgoed

√

Geen.

11. Wmo

√

Geen.

Omgevingsvergunning

Niet significante proces 1. Waardedocumenten

3.3

Werking √

Bijzonderheden m.b.t. rechtmatigheid Geen.

Toelichting bevindingen rechtmatigheid

Leges Omgevingsvergunning In de eerste IC-rapportage van 2024 (oktober 2024) is gemeld dat het naar aanleiding van de implementatie van de Omgevingswet nieuw ingerichte proces van het opleggen een deel van de leges van de opgelegde leges niet of niet correct bij de Belastingsamenwerking West-Brabant is aangeleverd. Vastgesteld is dat de door het vakteam de in dit kader aangegeven herstelacties zijn uitgevoerd. Zo heeft er een 100%-controle op alle besluiten op aanvragen vanaf 1 januari 2024 uitgevoerd en is op basis hiervan een correctieoverzicht aan de BWB aangeleverd.

9

Naast de geconstateerde fouten in de legesoplegging, is de door de 2de lijnscontrole (belegd binnen het team VVTH) vastgesteld dat voor de aanvragen met een bouwsom groter dan € 500.000 de opgelegde leges niet juist zijn. Na signalering hiervan naar de verantwoordelijken binnen team en Concern Control is hierop direct actie genomen. Deze herstelacties, waarvan in een memo verslag is gedaan, hebben ertoe geleid dat: 1. De legesregels in LEEF zijn aangepast, getest en in productie gezet; 2. Alle aanvragen uit 2024 waarop is besloten met een bouwsom € 500.000 zijn nagelopen en hersteld. Gebleken is dat het om 5 aanvragen ging. Concern Control stelt vast dat door enerzijds de maandelijkse controle door de IC’er en anderzijds het adequate handelen van de IC’er én de hierop volgende snelle herstelacties van het team, de geconstateerde juistheden zijn hersteld en er uiteindelijk geen verkeerde legesfacturen zijn verzonden. Conclusie: 1. De inrichting van de 2de lijnscontrole binnen VVTH bewijst zijn waarde en is effectief. Door de goed uitgevoerde maandelijkse controles leidt deze tot tijdige signalering van het mogelijk haperen van het proces en/of systeem, waardoor er snelle herstelacties kunnen plaatsvinden; 2. De IC leidt tot snelle correcties indien onvolkomenheden worden geconstateerd; 3.

De uitvoering van de gestructureerde IC én bovengeschetste (herstel)acties rechtvaardigen de conclusie dat alle leges in 2024 op correcte wijze zijn opgelegd. Controles moeten uitwijzen of met ingang van 2025 weer volledig kan worden gesteund op de LEEF-applicatie voor wat betreft de volledigheid en betrouwbaarheid van de aanslagoverzichten. 3.4

Speerpunt accountantscontrole 2024: rechtmatigheid aanbesteding

Op 4 juli 2024 is één aandachtspunt voor de accountantscontrole 2024 vastgesteld. Het aandachtpunt betreft de rechtmatigheidstoets op de aanbesteding van opdrachten op productbasis en inhuuropdrachten van de inkoopopdrachten met een waarde onder de Europese aanbestedingsdrempels. In de auditcommissie van 12-11-2024 is op aangeven van de Concern Controller ingestemd met het doorschuiven van dit speerpunt naar 2025. Een voorstel ter zake is in de raadsvergadering van 13 maart 2025 vastgesteld.

10

4 M&O-criterium 4.1

Inleiding

Eén van de rechtmatigheidscriteria waarover verantwoording afgelegd moet worden, is het misbruik en oneigenlijke gebruik (M&O) criterium. Het college dient in dit kader een uitspraak doen over de effectiviteit van de ingezette instrumenten om M&O van gemeentelijke diensten en producten te voorkomen. 4.2

Bevindingen

1. De in 2022 vastgestelde nota Voorkomen Misbruik & Oneigenlijk is nog steeds actueel en vormt de basis voor een sluitende aanpak voor het voorkomen van M&O van gemeentelijke diensten en producten. De essentie van de nota is dat misbruik en oneigenlijk gebruik nooit op zichzelf staat, maar het altijd deel uitmaakt van de gemeentelijke regelgeving, beleids- en dienstverleningsprocessen. Het voorkomen en bestrijden van M&O-risico’s dient dan ook in de beleidscyclus van processen aandacht te krijgen en afhankelijk van de mate van risico ingeregeld te worden. In de nota worden hiervoor de nodige handvatten aangereikt. 2. Processen waarbij de informatie van derden van groot belang is voor het toekennen c.q. leveren van voorzieningen, diensten en producten zijn in het bijzonder gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik (bijvoorbeeld processen als het verstrekken van voorzieningen in het kader van de Wmo en de Jeugdwet, het verstrekken van subsidies en vergunningverlening). Voor de M&O gevoelige processen is de Administratieve Organisatie en Interne beheersing beschreven. Dit is een beschrijving van de kritieke stappen van een proces, waarin op basis van een verkenning van risico’s waaronder M&O risico’s, beheersmaatregelen zijn ingebed.

Door het effect van deze beheersmaatregelen te monitoren en op basis hiervan het proces zo nodig bij te stellen worden de kwaliteit en de beheersing van de processen continu verbeterd. De verrichte controles hebben uitgewezen dat de beheersmaatregelen specifiek gericht op M&O risico’s zichtbaar worden toegepast en effectief zijn. In de praktijk komt dit vaak neer op het toepassen van het 4-ogenprincipe. 4.3

Conclusies

Er wordt beschikt over een actueel beleidskader voor het voorkomen van M&O. Deze nota vormt de basis voor een sluitende aanpak. Van een belangrijk deel van de hierin opgenomen handvatten is vastgesteld dat deze 2024 zijn toegepast. Zo is in de opzet van M&O-gevoelige processen voldoende aandacht voor (het voorkomen van) M&O-risico’s. Kortom, er is voldoende aandacht voor M&O-risico’s en de ingezette beheersmaatregelen om deze risico’s te beheersen zijn effectief.

11

5 Monitoring overige risico’s 5.1

Inleiding

Om in het kader van de gemeentelijke ambitie te komen tot een organisatiebrede ontwikkeling en inbedding van kwaliteitszorg, is het stapsgewijs realiseren van integraal risicomanagement een belangrijke stap. In dit kader is in het IC-plan 2024 (voor het eerst) opgenomen de beheersing van risico’s op andere bedrijfsvoeringsaspecten te monitoren. Dit geschiedt door middel van het volgen van de uitvoering van een aantal actieplannen, te weten: a. Het actieplan fiscaliteit; b. De roadmap IT; c. De actieplannen ter realisering van het vastgestelde integriteitsbeleid. In de volgende paragrafen wordt van de uitvoering van bovenstaande plannen de stand van zaken/voortgang geschetst. 5.2

Fiscale risico’s

Om antwoord te geven op de vraag “hoe als gemeente om te gaan met het geheel van wetten en regels met betrekking tot de belastingheffing” heeft het college de notitie “Een bewust fiscale strategie” vastgesteld. Eén van de doelen van deze strategie is het verkrijgen van meer zekerheid in de fiscaliteit door het vroegtijdig signaleren van risico’s. In dit kader is de gemeentelijke inzet onder meer gericht op het onderhouden van een open en constructieve relatie met de Belastingdienst, waarbij proactief afstemming wordt gezocht over de aanpak van in beeld zijnde fiscale risico’s. Hierdoor wordt de kans op onverwachte fiscale tegenvallers, zoals naheffingen, boetes en belastingrente, tot een minimum gereduceerd. Om de doelen verwoord in de fiscale strategie te kunnen realiseren is gekozen voor een gefaseerde aanpak, te beginnen met het verankeren van de benodigde fiscale beheersing binnen de organisatie én het aanpakken van de voornaamste risico’s. Dit heeft geleid tot een vaststelling van een actieplan voor 20232024. Hieronder volgt de voortgang van de in dit plan opgenomen acties: 1. Het in beeld brengen van de gewenste organisatie voor de fiscale beheersing van processen. In 2024 is een aantal risicovolle fiscale processen kritisch tegen het licht gehouden en vervolgens vertaald in een Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB).

Dit is een opzet waar naast het in beeld brengen van de verschillende rollen in het proces, aangeven wordt welke beheersmaatregelen ingezet worden om de in beeld zijnde risico’s te managen. Voor de volgende processen is een AO/IB opgesteld: gebruik dienstauto’s, het voldoen aan renseigneringverplichting, aangifte omzetbelasting, uitvoeren werkkostenregeling en aangifte vennootschapsbelasting. In 2025 wordt op basis van deze AO/IB’s gewerkt en wordt de controle hierop vormgegeven. In de volgende rapportages wordt verslag gedaan van de uitkomsten van de interne controles van deze processen.

12

Daarnaast is er 2024 een fiscaal kernteam in het leven geroepen. Dit team houdt zich bezig met de planning en de monitoring van de uitvoering van jaarlijks terugkerende fiscale werkzaamheden en monitort de uitvoering hiervan. Doen zich hierbij knelpunten voor dan zoekt dit team naar oplossingen. Tot slot zoekt en onderhoudt het kernteam de contacten en verbinding met externe partners. De ervaring hiermee heeft uitgewezen dat dit de ontwikkeling van het kernteam ten goede komt. Zo wordt bijvoorbeeld de voorbereiding van de aangifte vennootschapsbelasting sinds 2024 zo veel als mogelijk intern opgepakt. Ook worden volgens de vastgestelde fiscale strategie proactief zaken gedeeld of voorgelegd aan de Belastingdienst. In 2024 is zodoende de Belastingdienst op de hoogte gebracht van de beoogde uitbreiding van het IKB en de actualisatie van de btw-mixpercentages voor de grondexploitaties. 2. Stimuleren fiscaal bewustzijn Een fiscaal bewustzijn in een team betekent dat medewerkers betrokken bij fiscaal relevante onderwerpen tenminste op hoofdlijnen weten wat er speelt, mogelijke fiscale risico’s kunnen signaleren en weten dat zij bij het fiscaal kernteam terecht kunnen met fiscale vragen. Om dit vergemakkelijken is een “fiscale tegel” aan ons Intranet toegevoegd. Collega’s kunnen via dit kanaal al hun fiscale vragen aan het kernteam voorleggen.

In het kader van vergroten van het fiscaal bewustzijn is het kernteam in 2024 gestart met het geven van gerichte cursus aan medewerkers over de WKR. Met ingang van 2025 wordt deze cursus structureel aangeboden via de Moerdijk Academie. Ook in regionaal verband wordt geïnvesteerd in het vergroten dan wel actueel houden van fiscale kennis door het organiseren en deelnemen aan gezamenlijke kennissessies. 3. Aanpak voornaamste risico’s In 2024 lag de focus op het versterken van de beheersing van het gebruik van de dienstauto’s én het toepassen van actuele mixpercentages voor grondexploitaties en vastgoed. a. Gebruik dienstauto’s Ter verbetering van de fiscale beheersing van het gebruik van dienstauto’s heeft 2024 in teken gestaan van het inrichten van een aantal aanvullende, noodzakelijke beheersmaatregelen. Zo is na een zorgvuldig communicatietraject met medewerkers, management en de OR een regeling ”Gebruik dienstauto’s” door het college van B&W vastgesteld. Aan deze regeling is ook een protocol controle rittenregistratie verbonden. De vastgestelde regeling wordt met ingang van 2025 in gebruik genomen. Om de regeling in de praktijk goed te kunnen uitvoeren is een aantal randvoorwaarden essentieel. Dit betreft: 1. Het invoeren van het afgeven van een verklaring “gebruik dienstauto”; 2. Het implementeren van een sleuteladministratie poolauto’s; 3.

Het vormgeven van toezicht en beheer van het wagenpark. De eerste randvoorwaarde is ingevuld. De invulling van de 2 andere randvoorwaarden heeft de aandacht van de organisatie. De inzet is er opgericht deze randvoorwaarden in het eerste kwartaal van 2025 te hebben ingevuld.

13

b. Actualiseren mixpercentages Met de Belastingdienst heeft afstemming plaatsgevonden over het gebruik van actuele mixpercentages voor grondexploitaties. Vervolgens is de nieuwe methodiek ingeregeld in de administratie, zodat deze met ingang van 2025 in gebruik kan worden genomen. Dit actiepunt is hiermee afgerond. 4. Voldoen aan renseigneringsplicht Met ingang van 1 januari 2022 zijn gemeenten wettelijk verplicht om uitbetaalde bedragen aan natuurlijke personen/derden aan de Belastingdienst door te geven. Met de invoering waren er landelijk een aantal onduidelijkheden welke een toelichting verdienden vanuit de Belastingdienst. Met de beantwoording van de vragen moet opnieuw getoetst worden of volledig wordt voldaan aan de renseigneringsplicht. De toets heeft geleid tot de opzet van een nieuwe aanpak die zich onder andere richt op de controle van de boekingen. De voorbereidingen voor het invullen van de opgaaf van de Belastingdienst worden nu halfjaarlijks opgepakt, mede doordat uit de jaaragenda blijkt dat het jaarlijks beoordelen hiervan, na afloop van het betreffende boekjaar, qua tijdsplanning niet haalbaar is. Door het halfjaarlijks beoordelen van de renseigneringsplicht kan makkelijker worden voldaan aan de deadline van de Belastingdienst. Het werkproces van de renseigneringverplichting is, zoals al eerder aangegeven, beschreven in de vorm van een AO/IB.

In 2025 zal volgens deze beschrijving worden gewerkt en zal een interne controle hierop worden ingericht. Hiermee wordt dit actiepunt als afgerond beschouwd. 5. Borgen jaarlijkse actualisatie risicoanalyse In 2022 is in opdracht van de gemeente door een externe partij een risicoanalyse uitgevoerd. Op basis hiervan is een actieplan voor de jaren 2023-2024 opgesteld, waarin ingezet wordt op een aanpak van de grootste fiscale risico’s. Om te borgen dat er beschikt wordt een actuele fiscale risicoanalyse is voor de volgende lijn gekozen: a. Eén keer in de 3 jaar een actualisatie verricht door een deskundige externe partij; b. Tussentijds een actualisatie door het kernteam op basis van het monitoren van nieuwe fiscale ontwikkelingen en het reguliere overleg met de Belastingdienst. Op basis van deze lijn vindt er in 2025 een nieuwe risicoanalyse plaats door een externe partij. Met deze lijn wordt het actiepunt als afgerond beschouwd. Conclusie: Het fiscaal actieplan 2023-2024 wordt gestaag uitgevoerd. Een aantal actiepunten is inmiddels afgerond, waardoor een deel van de fiscale risico’s beter gemanaged kan worden. Interne controles moeten uitwijzen of de ingezette beheersmaatregels ook voldoende zijn. Op basis van de in 2025 uit te voeren risicoanalyse, zal voor de komende jaren een nieuw actieplan worden opgesteld.

14

5.3

IT-risico’s

In de huidige digitale samenleving is het verlenen van gemeentelijke dienstverlening én het functioneren van alle onderliggende bedrijfsprocessen in toenemende mate afhankelijk van goed functionerende IT. Ondanks voorzorgsmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, ligt het risico van informatiebeveiligingsincidenten continu op de loer. Ook de gemeente Moerdijk is verantwoordelijk voor steeds meer (digitale) processen die zowel binnen als buiten onze organisatie plaatsvinden, vaak in de vorm van samenwerkingsverbanden. Dit vereist extra aandacht voor informatiebeveiliging binnen deze ketens en vraagt dat we in onze overeenkomsten met ketenpartners duidelijke afspraken maken over informatiebeveiliging. Dit benadrukt de belangen van informatiebeveiliging en maakt een verdere volwassenheidsgroei noodzakelijk. In dit kader zijn de teammanagers in 2024 bijgepraat over de ambities, taken en verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeveiliging. Om informatiebeveiligingsrisico's te mitigeren en daarmee in volwassenheid te groeien heeft de Chief Information Security Officer (CISO) een “roadmap” ontwikkeld. Hierin wordt op basis van 4 pijlers de jaarlijkse prioriteiten bepaald. In 2024 is op basis hiervan het strategisch informatiebeveiligings- en privacy beleid herzien, evenals een aantal tactische beleidsdocumenten inclusief het logisch toegangsbeleid.

Om de digitale weerbaarheid te vergroten is gestart met het opstellen van een incident response plan, waarin onder meer beschreven wordt over hoe als organisatie te handelen bij een datalek of cyberaanval. Dit plan wordt begin 2025 in samenwerking met ICT WBW geoptimaliseerd. Tot slot is de regionale samenwerking in 2024 geïntensiveerd binnen het project “samenwerking op de informatievoorziening”. Hierbij is er door de CISO’s een plan van aanpak opgesteld voor het verder opstellen van tactisch beleid, het formeren van een crisisteam en de implementatie van de Europese NIS2-richtlijn en hier uit voortvloeiende Nederlandse Cyberbeveiligingswet. De transitie naar een moderne werkplek, waarbij we tijd en plaats onafhankelijk kunnen werken brengt naast voordelen ook risico's met zich mee, vooral op het gebied van beschikbaarheid en beveiliging van onze diensten. Als we onze applicaties onderbrengen bij externe leveranciers, verliezen we een deel van de controle over deze aspecten. Daarom is het essentieel om de risico's te beperken om de beveiliging en betrouwbaarheid van onze bedrijfsgegevens en -processen te waarborgen. De volgende risicobeperkende maatregelen worden in dit kader ingezet: •

Betrouwbare leveranciers: Gekozen wordt voor gerenommeerde leveranciers die voldoen aan relevante certificeringen;

•

Periodieke back-ups en herstelprocedures: Zowel de leverancier als de gemeente Moerdijk (via dienstverlener ICT WBW) maken regelmatig back-ups en testen herstelprocedures;

•

Minimale rechten: Voor toegang tot gegevens wordt het principe van minimale rechten gehanteerd;

•

Logbeheer en monitoring: Om verdachte activiteiten snel te detecteren wordt het logbeheer samen met onze dienstverlener en leveranciers geregeld;

•

Regelmatige updates: Het uitvoeren van updates is cruciaal om beveiligingslekken te dichten.

15

Onze beoordeling van leveranciers vindt plaats op basis van een zorgvuldig opgesteld Programma van Eisen. Hierbij worden de geleverde diensten getoetst op diverse facetten. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA), waarin heldere kwaliteitsnormen en prestaties zijn gedefinieerd. Op basis hiervan worden periodieke evaluaties uitgevoerd om te waarborgen dat de afgesproken kwaliteit wordt geleverd. Deze werkwijze stelt ons in staat om continu een hoge standaard van dienstverlening te garanderen. De overgang naar de moderne werkplek vraagt ook om een aangepaste werkwijze van onze medewerkers. Om hen hierbij te ondersteunen, wordt voorzien in interne trainingen en workshops die gericht zijn op het ontwikkelen van de benodigde vaardigheden. Een voorbeeld van het verbeteren van digitale vaardigheden is de ook in 2024 de verplichte Arda e-learning modules voor medewerkers. Arda biedt als e-learning tool niet alleen inhoudelijke ondersteuning, maar voorziet managers ook van een managementrapportage waarmee zij de voortgang van hun team kunnen bewaken en sturen. Daarnaast zijn in 2024 andere acties ondernomen om de bewustwording te vergroten. Zo werd er regelmatig berichten over bijvoorbeeld het herkennen van phishing mails op het intranet geplaatst en vond in oktober een speciale cyber themamaand plaats. Al deze acties werpen hun vruchten af.

Een verbetering van de digitale vaardigheden van onze medewerkers is waarneembaar. Door de in voorgaande geschetste aanpak wordt optimaal geprofiteerd van de voordelen van een moderne werkplek en wordt het beheersen van risico's en de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering beter gewaarborgd. 5.4

Frauderisico’s

Op basis van het Beleidsplan bestuurlijke- en ambtelijke integriteit uit 2022 is het Actieplan bestuurlijke en ambtelijke integriteit 2023-2024 vastgesteld. In dit actieplan zijn acties opgenomen ten aanzien van de hard controls, zoals regelingen, richtlijnen, registers en gedragscodes, maar vooral ook acties in de sfeer van soft controls, die bijdragen aan het realiseren van een cultuur waarbinnen integer handelen wordt bevorderd. Het actieplan is volgens planning uitgevoerd. Dit heeft ertoe geleid dat in 2024 het thema ‘’integriteit’’ (wederom) benoemd is tot één van de focuspunten van de concernagenda c.q. teamplannen. De jaarlijkse teamdialogen over integriteit staan deze keer in het teken van het thema ‘’kwetsbare functies’’. Bij een kwetsbare functie gaat het om een positie, rol of verantwoordelijkheid binnen de gemeentelijke organisatie waarbij sprake is van een hoger risico op mogelijke fraude of onregelmatigheden. Personen die dergelijke functies bekleden, hebben vaak toegang tot gevoelige informatie, financiële middelen, besluitvormingsprocessen of andere bronnen die misbruikt kunnen worden voor frauduleuze activiteiten. De teamdialogen hebben in dit kader bijgedragen aan de bewustwording van het bestaan van kwetsbare functies.

Mede op basis van de opbrengst van de teamdialogen is op basis van 11 aandachtsgebieden (handreiking Screening gemeenteambtenaren van het min. BZK) gestart met een zorgvuldige screening van Moerdijkse functies/functieprofielen. De resultaten hiervan worden weer teruggelegd bij de teams inclusief eventueel aanvullend beleid en/of aanvullende maatregelen om integriteitsrisico’s tot een minimum te beperken. 16

Tot slot hebben in 2024 onder begeleiding van de burgemeester en gemeentesecretaris ook eed- en beloftesessies voor nieuwe medewerkers plaatsgevonden. Naast het formele aspect van het afleggen van de eed of belofte, wordt in deze sessies het gesprek over integriteit aangegaan met als doel de bewustwording over integriteitsrisico’s te vergroten. In 2024 hebben 63 nieuwe medewerkers de eed of belofte afgelegd. Tot slot zijn ook ingehuurde medewerkers verplicht een integriteitsverklaring te tekenen. In 2024 hebben circa 100 inhuurkrachten deze verklaring getekend.

17