Bijlage 5, rapportage IC-toets 2021

IC-Toets 2021 Rechtmatigheid & Getrouwheid

Inhoud Bestuurlijke samenvatting............................................................................................................................. 3 1.

Inleiding ................................................................................................................................................. 5

2.

Nieuwe opzet IC-verslag ....................................................................................................................... 5

3.

Begrotingscriterium ............................................................................................................................... 7 3.1.Inleiding ................................................................................................................................ 7 3.2.Bevindingen .......................................................................................................................... 7 3.3.Conclusie .............................................................................................................................. 7

4.

Voorwaardencriterium ........................................................................................................................... 8 4.1.Inleiding ................................................................................................................................ 8 4.2.Bevindingen & Conclusies op hoofdlijnen ............................................................................ 9 4.3.Bevindingen & Conclusies op procesniveau ...................................................................... 10 4.3.1. Budgetsubsidies ................................................................................................ 10 4.3.2. Sociaal Domein: Jeugdwet & Wmo ................................................................... 12 4.3.3. Omgevingsvergunningen .................................................................................. 13 4.3.4. Van inkoop tot betalen ....................................................................................... 14

5.

M&O-criterium ..................................................................................................................................... 17 5.1.Inleiding .............................................................................................................................. 17 5.2.Bevindingen ........................................................................................................................ 17 5.3.Conclusies & Aanbevelingen .............................................................................................. 18

6.

Kwaliteitszorg procesbeheersing ........................................................................................................ 19 6.1.Inleiding .............................................................................................................................. 19 6.2.Eigenaarschap.................................................................................................................... 19 6.2.1. Bevindingen ....................................................................................................... 19 6.2.2. Conclusies & Aanbeveling ................................................................................. 23 6.3. Follow-up aanbevelingen eerdere controles ..................................................................... 23 6.3.1. Bevindingen ....................................................................................................... 23 6.3.2. Conclusies & Aanbeveling ................................................................................. 24

Bijlage 1. Rechtmatiheidsverklaring college B&W ..................................................................................... 25 Bijlage 2. Uitgangspunten rechtmatigheidsoordeel .................................................................................... 26 Bijlage 3: Stand van zaken follow-up aanbevelingen eerdere controles .................................................... 27

2

Bestuurlijke samenvatting Vanaf het verantwoordingsjaar 2022 moet het college in de jaarrekening verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Zoals afgesproken met het college en raad wordt 2021 als proefjaar voor deze verantwoording gebruikt. Eventuele leerpunten kunnen dan voor het verantwoordingsjaar 2022 worden gebruikt. Dit heeft geleid tot een nieuwe opzet van IC-verslag. De opzet is gericht op het verkrijgen van alle benodigde informatie om aan de raad verantwoording over de rechtmatigheid van het gemeentelijke handelen af te kunnen leggen. Dit geschiedt aan de hand van de drie onderscheiden rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium: wordt er binnen financiële kaders van de raad gehandeld? 2. Het voorwaardencriterium: wordt wet- en regelgeving nageleefd? 3. Het M&O criterium: Hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke diensten en voorzieningen voorkomen? Op basis van de verrichte controles en analyses, waarin in deze rapportage verslag wordt gedaan, kunnen conclusies m.b.t. zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid worden getrokken. Bij het beoordelen van getrouwheid gaat het vooral om het beantwoorden van de vraag of alle uitgaven en inkomsten juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Bevindingen 1. Begrotingscriterium: a. Er zijn geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd; 2.

Voorwaardencriterium: a. Bij de beoordeling van de rechtmatigheid van het proces van het verlenen en vaststellen van budgetsubsidies aan professionele instellingen zijn 2 financiële onrechtmatigheden vastgesteld. Het gaat hier om een bedrag van totaal € 35.485. Dat is 1,7 % van het totaal aan vastgestelde subsidies aan professionele instellingen. Om deze fouten in de toekomst te voorkomen zijn, aanvullende beheersmaatregelen getroffen; b. De beoordeling van de overige getoetste processen heeft geen rechtmatigheidsfouten aan het licht gebracht; c. Er zijn geen fouten ten aanzien van getrouwheid waargenomen. 3

3. M&O-criterium: a. Er is in 2021 in de diverse processen voldoende aandacht geweest voor het voorkomen van Misbruik & Oneigenlijk gebruik; b. Er ontbreekt nog een specifiek beleidskader voor M&O. De verrichte controles en analyses hebben naast bovenstaande conclusies ook geleid tot diverse aanbevelingen ter verbetering van de kwaliteit van procesbeheersing. Deze aanbevelingen worden onderschreven door het management. De realisatie hiervan wordt in de loop van 2022/2023 gestart. Conclusies Rechtmatigheid De geconstateerde financiële onrechtmatigheden met een omvang van €35.485 liggen ruim onder de verantwoordingsgrens zoals vastgesteld door de gemeenteraad, zijnde 1% van de totale lasten (inclusief reserves) over 2021. De verantwoordingsgrens bedraagt op basis van de voorlopige jaarrekening zodoende € 1.348.110. Op basis hiervan kan het college van B&W richting de raad verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen van de gemeente. De wijze waarop dit dient te geschieden is voorgeschreven. In bijlage 1 is betreffende modelverantwoording ingevuld op basis van de conclusies van deze rapportage. Getrouwheid De in deze nota toegelichte controle heeft geen fouten ten aanzien van getrouwheid opgeleverd. De accountant geeft uiteindelijk een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt.

4

1. Inleiding Vanaf het begrotingsjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten. Het vaststellen dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, gebeurt dan niet meer de door de accountant maar door het college van B&W. Aan de hand van een op te stellen rechtmatigheidsverantwoording dient het college zelfstandig verantwoording af te leggen over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het college.

2. Nieuwe opzet IC-verslag Om proefondervindelijke invulling te geven aan bovengeschetste nieuwe verantwoordelijkheid van het college van B&W wordt het verslagjaar 2021 benut voor het testen van het verantwoorden aan de hand van de voorgeschreven modelverantwoording. In deze verantwoording dienen de volgende rechtmatigheidscriteria tot uitdrukking te komen: 1. Het begrotingscriterium: Passen de financiële handelingen binnen het kader van de geautoriseerde begroting? 2. Het voorwaardencriterium voorwaarden: Worden voorwaarden in wet- en regelgeving nageleefd. 3. Het M&O-criterium (Misbruik & Oneigenlijk gebruik): Vindt toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen?

5

Om verantwoording te kunnen afleggen aan de raad stelt het college van B&W jaarlijks een Interne Controleplan vast. De hierin opgenomen controle-activiteiten raken zowel het aspect van getrouwheid als het aspect van rechtmatigheid. Daar waar het aspect getrouwheid zich richt op de vraag of alle uitgaven en inkomsten juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt, ziet het aspect rechtmatigheid met name toe op de naleving van wet- en regelgeving. Gezien de geschetste nieuwe verantwoordelijkheid van het college van B&W is de nieuwe IC-rapportage zodanig ingericht dat meteen een goed inzicht wordt verschaft in de toepassing van de 3 genoemde rechtmatigheidscriteria. Zo moeten de jaarrekening en het jaarverslag en in het bijzonder het op basis hiervan vaststellen van de begrotingsrechtmatigheid met name inzicht in het toepassen van het begrotingscriterium geven. Basis voor inzicht in de toepassing van de 2 overige criteria zijn de uitkomsten van de verrichte interne controles, zoals opgenomen in het IC-plan.

Het IC-plan richt zich met name op de zogenaamde financieel significante processen, zowel voor de rechtmatigheid als op het aantonen van de getrouwheid. In deze rapportage worden dan ook bevindingen en conclusies met betrekking tot zowel rechtmatigheid als getrouwheid gemeld. Tot slot wordt in deze rapportage ingegaan op de kwaliteitszorg met betrekking tot de beheersing van processen. Dit om antwoord te krijgen op de vraag “hoe staat de organisatie er voor als het gaat om het continu verbeteren van gemeentelijke diensten, en producten op basis van de kwaliteit van de interne beheersing van processen”. 6

3. Begrotingscriterium 3.1. Inleiding Bij de beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid is het van belang dat de werkelijke lasten binnen de diverse programma’s en de uitgaven binnen de investeringskredieten de begrote lasten niet overschrijden. De beoordeling hiervan vindt plaats volgens de uitgangspunten in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV (zie bijlage 2). Voor de diverse programma’s zijn de werkelijke lasten afgezet tegen de begrote lasten 2021. Voor de investeringskredieten is nagegaan in hoeverre de uitgaven t/m 31-12-2021 passen binnen de beschikbaar gestelde investeringskredieten. In de jaarrekening wordt in het onderdeel ‘programmarekening’ nader inzicht gegeven in de lasten en baten binnen de diverse programma’s. In het onderdeel ‘investeringsoverzicht’ is een specificatie te vinden van de diverse investeringen. 3.2. Bevindingen De verrichte analyses levert het volgende beeld op: (Bedragen x €1.000)

Programma

Begrote lasten

Werkelijke lasten

Verschil

Invloed op oordeel

1

€

14.328

€

14.041

€

-287

n.v.t. (geen overschrijding)

2

€

34.246

€

34.050

€

-196

n.v.t. (geen overschrijding)

3

€

14.691

€

11.291

€

-3.400

n.v.t. (geen overschrijding)

4

€

42.217

€

41.435

€

-781

n.v.t. (geen overschrijding)

5

€

19.408

€

17.903

€

-1.505

n.v.t. (geen overschrijding)

Kredieten

Zie investeringsoverzicht in jaarrekening

n.v.t. (geen overschrijding)

De totale lasten binnen de diverse programma’s blijven ruimschoots binnen de begrote lasten. Ook binnen de diverse investeringskredieten blijven de uitgaven die t/m 31-122021 zijn gedaan binnen de beschikbaar gestelde investeringskredieten. 3.3. Conclusie Er is in 2021 geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden. 7

4. Voorwaardencriterium 4.1. Inleiding Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Aan de hand van de uitvoering van het door het college vastgestelde IC-plan 2021 wordt inzicht verkregen in het voldoen aan het voorwaardencriterium. Dit geschiedt door kwaliteitscontroles gericht op het toetsen van de “opzet”, het “bestaan” en de “werking” van de administratieve organisatie en interne beheersing van de significante processen. Deze termen vereisen enige toelichting. Een significant proces is een gemeentelijk proces waarvan de financiële omvang voor 2021 minimaal €725.0001 bedraagt. Voor 2021 leidt dit de volgende significante processen: Belastingen, Budgetsubsidies, Grondaankopen, Grondverkopen, Omgevingsvergunningen, Salarissen, Uitvoering Jeugdwet, Uitvoering Wmo, Van inkoop tot betalen en Verhuur accommodaties. De wijze waarop een proces is ingericht met de daarbij behorende beheersmaatregelen om de in beeld zijnde risico’s te voorkomen dan wel te reduceren wordt de opzet genoemd.

Een beschrijving van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) moet hier een goed inzicht in geven. Om het bestaan van een AO/IB te kunnen vaststellen wordt aan de hand van één casus getoetst of de onderscheiden beheersmaatregelen zichtbaar worden toegepast en vastgelegd. De opzet en het bestaan van een proces worden door middel van een lijncontrole vastgesteld. Om te kunnen beoordelen of er ook gedurende het gehele jaar gewerkt wordt zoals afgesproken (AO/IB), vinden er steekproefsgewijze controles plaats. Met deze controles kan als het ware een oordeel worden gevormd over de werking van een proces en in het verlengde hiervan het niveau van de interne beheersing.

1 Deze omvang is berekend op basis van gehanteerde normen voor de accountantscontrole.

8

4.2. Bevindingen & Conclusies op hoofdlijnen De volgens het IC-plan 20201 verrichte controles leiden tot het globale beeld zoals weergegeven in onderstaande overzicht. Een deel van dit beeld is al beschreven in het eerste deel van de IC-rapportage 2021. Deze rapportage is op 5 oktober 2021 vastgesteld door het college van B&W en op 9 december 2021 besproken in de Rekeningcommissie. Hierin is vastgesteld dat van alle significante processen de opzet en het bestaan van is vastgesteld. Op basis hiervan werd door Concern Control geconcludeerd dat de beschreven beheersmaatregelen afdoende zijn om de onderkende risico’s af te dekken en dat deze zichtbaar worden toegepast. Een conclusie die door de accountant in zijn Managementletter 2021 is onderschreven.

In het vervolg van dit hoofdstuk wordt verslag gedaan van de toetsing van de werking van processen. De focus ligt hierbij op dié processen waarvan op basis van deze toetsing bijzonderheden te melden zijn (zie laatste kolom bovenstaande tabel). Deze bijzonderheden liggen op het vlak van zowel geconstateerde tekortkomingen als resultaten van doorgevoerde verbeteringen.

9

4.3. Bevindingen & Conclusies op procesniveau 4.3.1. Budgetsubsidies Subsidie of inkoop Het onderscheid tussen subsidies en overheidsopdrachten (die moeten worden aanbesteed) vervaagt. Hierdoor ontstaat het risico dat “uitgaande subsidies mogelijk te kwalificeren zijn als overheidsopdracht en ten onrechte niet worden aanbesteed”. In dit kader zijn de onderscheiden subsidies in het sociale domein tegen het licht gehouden. Het resultaat hiervan is verwoord in een positionpaper. M.b.t. de in 2021 verstrekte budgetsubsidies wordt hierin vastgesteld dat: 1. Er geen sprake is van het ten onrechte niet aanbesteden van een overheidsopdracht; 2. Er zijn 2 jaarlijks terugkerende subsidies omgezet in inkooptrajecten. Werking proces De doorgevoerde digitalisering van het aanvraagproces budgetsubsidies (aan professionele instellingen) komt de beheersbaarheid van het subsidieproces ten goede. Vastgesteld is dat het proces van de verlening van budgetsubsidies over het geheel consequent wordt toegepast en hiermee de mogelijke risico’s tot een minimum zijn gereduceerd. Er zijn 2 aanvraagprocessen die financieel van invloed zijn op het jaar 2021, namelijk: 1.

De toekenning van voorlopige budgetsubsidies 2021 (december 2020);

2. De vaststelling budgetsubsidie 2020 (september 2021). Ad 1. Bij de verrichte controle op de toekenning van voorlopige budgetsubsidies 2021 is vastgesteld dat het niet in overstemming handelen met de geldende Algemene subsidieverordening (ASV) heeft geleid tot een financiële onrechtmatigheid van € 8.200. Dit is het gevolg van het niet toepassen van een korting (van 10%) vanwege een te laat ingediende aanvraag. Met de vaststelling van de geactualiseerde Algemene Subsidie Verordening (ASV), welke per 1-1-2021 is ingegaan, is het toepassen van deze korting geschrapt. Te laat ontvangen subsidieaanvragen dienen dan in principe buiten behandeling te worden gelaten.

10

Ad 2. Bij de controle van het proces van behandeling van aanvragen tot vaststelling van budgetsubsidies 2020 is vastgesteld dat er sprake is van een zichtbare beoordeling van de aanvragen en het al dan niet voldoen aan de subsidievoorwaarden. Deze beoordeling heeft geleid tot een vaststelling van een totaal subsidiebedrag van ongeveer € 2.059.000 aan 11 professionele instellingen. Voorts is vastgesteld dat één subsidie € 27.285 hoger vastgesteld is dan voorlopig was beschikt. Het verschil heeft met name te maken met de P x Q afspraken in de voorwaarden van de voorlopige toekenning. Dit hogere bedrag is financieel onrechtmatig (= 1,3% van totaal van vastgestelde subsidies) omdat de ASV hiervoor geen grondslag biedt. Om deze onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen, worden de “activiteiten/diensten” van betreffende instelling vanaf 2021 ingekocht. Dit mede op basis van de verrichte analyse “subsidie of inkoop”. Formele fouten Punt van aandacht blijft het consequent volgens de ASV en het eigen proces afhandelen van subsidieaanvragen. Het niet volgens de ASV handelen leidt naast de voorgaande geschetste financiële korting tot formele fouten daar waar de vastgestelde termijnen niet in acht worden genomen. Dit schaadt het beeld van een eerlijke en betrouwbare overheid (zeggen wat we doen en doen wat we zeggen).

Bij één van de aanvragen voor vaststelling van de subsidie 2020 was de beslissingstermijn van 13 weken met 2 maanden overschreden (een feit waarover het college in betreffend advies overigens niet is geïnformeerd). In deze situaties loopt de gemeente het risico in gebreke gesteld te worden met een mogelijke dwangsom als gevolg. Dit risico is overigens zeer gering, gezien de langdurige subsidierelaties die wij met professionele instellingen onderhouden. Conclusies 1. Proces: Het gedigitaliseerde proces heeft zijn nut bewezen als het gaat om beter beheersen van het proces en daarmee het verbeteren en borgen van de kwaliteit van onze dienstverlening. Het voorkomen van fouten is nu nog vooral een kwestie van het stimuleren van het juiste gedrag en het aanspreken van adviseurs als dit gedrag niet wordt getoond. Het verantwoordelijk management heeft aangegeven hierop beter te sturen. 2. Rechtmatigheid: Er is sprake van een financiële onrechtmatigheid van € 35.485. 3. Getrouwheid: Er zijn geen fouten ten aanzien van de getrouwheid geconstateerd. 11

Aanbeveling 1. De in het Sociaal Domein geïntroduceerde beoordeling van subsidies ten aanzien van het mogelijk ten onrechte niet aanbesteden van een overheidsopdracht eveneens toe te passen voor de subsidies die door het Domein Ondernemen en Leefomgeving (REO en Openbare Ruimte) worden verleend. 4.3.2. Sociaal Domein: Jeugdwet & Wmo Werking processen Vastgesteld is dat de verantwoordelijke teams volgens de beschreven processen zorg verlenen en dat deze processen voldoende beheersmaatregelen bevatten om de vooraf verkende risico’s te kunnen managen. Er zijn geen noemenswaardige tekortkomingen geconstateerd. Tot slot is vastgesteld dat de uitvoering van een aantal specifieke nietcliëntgebonden beheersmaatregelen, in het bijzonder gericht op het beheersen van informatieveiligheidsrisco’s en frauderisico’s én op het juist verantwoorden van de zorguitgaven, zichtbaar worden toegepast en van waarde zijn. Prestatielevering Eén van de hoofdonderdelen van de processen m.b.t. uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet is de toetsing van de prestatielevering. De uitgevoerde controles hebben aangetoond dat de verschillende toetsen van de prestatielevering zichtbaar plaatsvinden en worden vastgelegd. Conclusies 1.

De processen m.b.t. de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet worden beheerst.

2.

De doorgevoerde verbeteringen van de afgelopen jaren hebben geleid tot een sluitende controleaanpak met ingang van het jaar 2021. Dit betekent dat de organisatie voor de verantwoording volledig kan steunen op de eigen administratie en beheersmaatregelen. Deze conclusie is vooraf gedeeld met de accountant en wordt door de accountant onderschreven.

3.

Er zijn geen fouten m.b.t. rechtmatigheid of getrouwheid geconstateerd.

Aanbeveling Geen. 12

4.3.3. Omgevingsvergunningen De in de AO/IB opgenomen beheersmaatregelen en de in de applicatie LEEF opgenomen gegevens dekken in voldoende mate de onderkende risico’s af. Vermeldenswaard is evenwel dat bij de controle is gebleken dat er enkele keren binnen de zogenaamde fatale termijn geen besluit is genomen. In deze gevallen is op grond van de wet (artikel 3.9 lid 3 Wabo juncto artikel 4:20b lid 1 Awb) van rechtswege een vergunning verleend door een daartoe gemandateerd persoon. Er wordt m.a.w. volgens de wet gehandeld, maar het bewaken van de afhandelingstermijn heeft in deze gevallen onvoldoende plaatsgevonden. Deze constatering heeft geleid tot de aanbeveling van Concern Control om (beter) toe te zien op het werken volgens het vastgestelde proces. Hierbij gaat het met name om het bewaken van afhandelingstermijnen (tijdig afhandelen of beslissingstermijn verlengen). In reactie hierop is door de teamleider VTH aangegeven dat de inzet er uiteraard op gericht is om het van rechtswege verlenen van vergunningen tot een minimum te beperken, doch dat dit helaas niet volledig te voorkomen is. De huidige maatregelen worden door de teamleider (vooralsnog) als toereikend beschouwd.

Het gaat hier om de volgende maatregelen: systeemsignalering bij dreigende overschrijding van termijnen, aandacht hiervoor in werkoverleggen, specifieke werkafspraken over hoe te handelen bij een besluit van rechtswege én de verantwoording hiervan in het jaarverslag van VTH. Conclusies 1.

Het proces wordt beheerst.

2.

Er zijn geen fouten m.b.t. rechtmatigheid of getrouwheid geconstateerd.

3.

Alhoewel het van rechtswege verlenen van vergunningen rechtmatig is, is dit niet risicoloos. Bij het van rechtswege verlenen van omgevingsvergunning wordt immers niet getoetst of aan de bepalingen van het Besluit omgevingsrecht en de Regeling omgevingsrecht wordt voldaan. Er vindt dan ook geen afweging plaats of met de toegestane ontwikkeling de kwaliteit van de leefomgeving in het geding is.

Aanbeveling 1.

Als de organisatie genoodzaakt is om vergunningen van rechtswege te verlenen, pas dit dan toe op aanvragen waarvan het risico op aantasting van de kwaliteit van de leefomgeving minimaal is.

13

4.3.4. Van inkoop tot betalen Gemeenten zijn verplicht om (tenminste jaarlijks) aan te kunnen tonen dat er rechtmatig wordt ingekocht. Inkopen met een inkoopvolume hoger dan de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen moeten in ieder geval aanbesteed worden. Om de rechtmatigheid van de gemeentelijke inkopen te kunnen de beoordelen hebben verschillende controles plaatsgevonden. Eén van de controles betreft de zogenaamde spendanalyse. Hierbij wordt aan de hand van de uitgaven beoordeeld of de juiste inkoop- en aanbestedingsregels zijn gevolgd. Naast de spendanalyse is getoetst of er volgens het eigen proces is gewerkt. Eén stap van dit proces heeft als gevolg van de strengere controlevereisten voor gemeenten en accountants bijzondere aandacht. Het gaat hier om het kunnen aantonen van de (geleverde) prestatielevering. Een ander aspect van het inkoopproces dat bij de controle specifieke aandacht heeft, is de werking van de doorgevoerde functiescheiding. Dit met het oog op het voorkomen van integriteitsrisico’s. Resultaten spendanalyse Deze controle richtte zich hoofdzakelijk op uitgaven rondom de Europese aanbestedingsdrempel van ongeveer € 200.000. De hiervoor gehanteerde onderzoeksmethode is afgestemd met de accountant. Zodoende is met name gekeken naar de uitgaven van de afgelopen 4 jaar per crediteur.

Van alle bijbehorende inkooptrajecten is beoordeeld of voldaan is aan de aanbestedingsregels uit de Aanbestedingswet 2012 met bijbehorende Europese drempelbedragen. De uitgaven die met de spendanalyse beoordeeld zijn, bedragen over de periode 2018 t/m 2021 ongeveer € 353 miljoen. De spendanalyse levert voor het controlejaar 2021 het volgende beeld op: Totale controle-omvang 2021

€ 69.580.000

Rechtmatig

€ 69.580.000

Onrechtmatig 2021

€0

De spendanalyse is een tijdrovende klus. Het is in de praktijk nog steeds moeilijk om de (inkoop)uitgaven vanuit de financiële administratie te herleiden naar de bijbehorende inkoopdossiers. Het is dan ook van belang de nog openstaande aanbevelingen m.b.t. het proces “Van inkoop tot betalen” spoedig te realiseren. 14

Toets prestatielevering Eén van de belangrijkste onderdelen bij het vaststellen of een inkoop rechtmatig heeft plaatsgevonden is de toets op de prestatielevering. Deze toets houdt in dat vastgesteld wordt of de goederen, diensten of werken volgens de afgesproken prijs en kwaliteit zijn geleverd en gefactureerd. Volgens het beleid in de budgethoudersregeling dient het vastleggen van de prestatielevering te gebeuren voor facturen boven de € 5.000. Om dit te stimuleren en te faciliteren hebben in afgelopen jaren diverse investeringen plaatsgevonden. Naast onder meer trainings- en bewustwordingssessies is de nieuwe financiële applicatie zo ingericht dat het vanaf 2021 mogelijk is om de wijze van vaststellen van de prestatielevering toe te lichten en bewijsstukken van prestatielevering te uploaden. Op basis van de verrichte IC is geconstateerd dat van deze mogelijkheid nog te weinig gebruik wordt gemaakt. De prestatielevering kan ook achteraf door middel van steekproeven worden vastgesteld, zoals tot op heden gebruikelijk is bij de interne controle. Aan het achteraf vaststellen van de prestatieleveringen kleeft echter een risico. Immers, het aantonen van de getrouwheid van de uitgaven komt in het geding als prestatieleveringen niet kunnen worden vastgesteld en facturen mogelijk niet terecht zijn betaald.

Voor de toets op prestatielevering zijn in dit kader random 80 facturen geselecteerd. Op basis van de door de budgethouders geleverde onderbouwing is vastgesteld dat er afdoende bewijs is van de prestatielevering. Functiescheiding Met het oog op het voorkomen van integriteitsrisico’s is de nieuwe financiële applicatie op basis van het 4-ogenprincipe ingericht. Hiermee wordt de in de budgethoudersregeling opgenomen functiescheiding feitelijk afgedwongen.

15

De controle op de juiste toepassing van het 4-ogenprincipe levert 2 aandachtspunten op: 1. De functiescheiding kan worden doorbroken bij aanwijzing van een vervanger bij afwezigheid. Een budgethouder zou iemand kunnen aanwijzen die de order heeft ingevoerd. Volgens de budgethoudersregeling moet een collega-teamleider als vervanger worden aangewezen, zodat dit niet voor kan komen. 2. De verschillende rollen in het inkoopproces dienen zuiver te worden ingevuld. Degene die de order invoert moet ook degene zijn die daadwerkelijk bij de inkoop is betrokken. In een aantal gevallen, daar waar het invoeren van de orders is belegd bij de administratieve ondersteuning, kan via de financiële applicatie niet worden aangetoond dat sprake is van een juiste functiescheiding. De mogelijke risico’s als gevolg van deze aandachtspunten zijn ondervangen door de controle op prestatielevering vanuit het team Concern Control. In de over 2021 geconstateerde gevallen van functievermenging zijn achteraf door de budgethouder de orders alsnog beoordeeld en goedgekeurd. Bovenstaande aandachtspunten zijn ook besproken met het gezamenlijke management. Dit heeft geleid tot de toezegging dat hierop beter wordt toegezien. Conclusies 1.

Er zijn wederom belangrijke stappen gezet in de verbetering van dit proces.

2.

Realisatie van nog openstaande aanbevelingen m.b.t. het proces Van inkopen tot betalen (zie bijlage) is evenwel noodzakelijk om te komen tot een betere beheersing van proces alsmede een tijdige rechtmatigheidsverantwoording door het college.

3.

Het kennisniveau ten aanzien van het vastleggen van de prestatielevering is bij een deel van de medewerkers nog niet op voldoende niveau.

4.

Er zijn geen fouten m.b.t. rechtmatigheid of getrouwheid geconstateerd.

Aanbevelingen 1.

Investeer structureel in het op voldoende peil brengen en houden van de kennis van medewerkers ten aanzien van het vastleggen van de prestatielevering’. Goede kennis biedt immers meer garanties voor een juiste beoordeling vóórdat de factuur betaalbaar wordt gesteld.

16

5. M&O-criterium 5.1.

Inleiding

Eén van de rechtmatigheidscriteria waarover verantwoording dient te worden afgelegd, is het misbruik en oneigenlijke gebruik criterium. Het college dient in dit kader een uitspraak te doen in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen en bestreden en of de getroffen maatregelen werken. 5.2.

Bevindingen

Op dit moment beschikt de gemeente Moerdijk niet over een expliciet beleid m.b.t. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O beleid). Vastgesteld is dat de organisatie desondanks op verschillende wijzen aandacht heeft gehad voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik: 1. Een belangrijke interne beheersingsmaatregel van het college in het kader van fraude(risico’s) is het uitvoeren van het Interne controleplan. Het oordeel van Concern Control is dat de gehanteerde beheersmaatregelen over het algemeen afdoende zijn om de onderkende frauderisico’s en risico’s M&O af te dekken. 2. Er is in opdracht van het college en de burgemeester een inventarisatie uitgevoerd naar wat er georganiseerd is op het gebied van integriteit en op welke wijze continue aandacht geborgd kan worden. De hierop gebaseerde en overgenomen aanbevelingen variëren van het opstellen van een regeling tot aan het cyclisch maken van het integriteitsbeleid middels een plan en een expliciete verantwoording. 3. Het college heeft in mei 2021 de geactualiseerde Regeling melding vermoeden integriteitsschending vastgesteld. 4. De normen en waarden die in Moerdijk van belang zijn, zijn uitgewerkt in de ambtelijke en bestuurlijke Gedragscodes. 5. Door Concern Control wordt jaarlijks, zo ook voor het jaar 2021, een notitie frauderisico-analyse (inclusief overzicht frauderisico’s) opgesteld.

Deze is beschikbaar gesteld aan de accountant ten behoeve van de interimcontrole.

17

6. Er is een jaarverslag integriteit 2020/2021 opgesteld, welke in de vergadering van het college van B&W op 22 maart 2022 is vastgesteld. Hieruit blijkt dat in 2021 twee meldingen van integriteitsschendingen zijn geregistreerd. Eén melding ging over misbruik van gegevens, de desbetreffende medewerker heeft een schriftelijke waarschuwing ontvangen. De tweede melding ging over een schending van het inkoopbeleid, de desbetreffende ambtenaar heeft een finale waarschuwing ontvangen. Daarnaast zijn er in 2021 twee meldingen over ongewenst gedrag gedaan bij de externe vertrouwenspersoon. In beide situaties is hierover geen formele klacht ingediend of melding van gemaakt. 5.3.

Conclusies & Aanbevelingen

Conclusies 1.

Er ontbreekt een specifiek beleidskader voor M&O.

2.

Er is in 2021 voldoende aandacht geweest voor het voorkomen van Misbruik & Oneigenlijk gebruik.

Aanbevelingen 1.

In 2022 starten met het opstellen van een specifiek M&O-beleid.

2.

De jaarlijks te actualiseren frauderisicoanalyse vast laten stellen door het college en deze vervolgens te bespreken in de raad/rekeningcommissie. Aan de hand van de frauderisicoanalyse wordt toegelicht welke (fraude)risico’s het college accepteert en op welke risico’s interne beheersingsmaatregelen nodig worden geacht.

18

6. Kwaliteitszorg procesbeheersing 6.1. Inleiding Uitvoering van het IC-plan 2021 levert naast informatie over de rechtmatigheid en getrouwheid van gemeentelijk handelen ook een beeld op van de kwaliteit(szorg) van beheersing van processen. Bij een goede kwaliteitszorg wordt er continu gewerkt aan het verbeteren van gemeentelijke diensten en producten en de onderliggende (werk)processen. Hierbij zijn 2 aspecten van belang: 1. De invulling van het eigenaarschap van processen (=verantwoordelijkheid voelen en nemen); 2. Het vermogen aan de slag te gaan met continue verbetering van het proces mede aan de hand van de door het management overgenomen aanbevelingen van de accountant en Concern Control. Deze aspecten worden in het vervolg van dit hoofdstuk nader beschouwd. 6.2. Eigenaarschap 6.2.1. Bevindingen In de IC-overall rapportage van september 2021 is verslag gedaan van de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het eigenaarschap ten aanzien van de kwaliteit en beheersing van processen. Vastgesteld is dat, alhoewel er duidelijke voortgang is geconstateerd, de mate waarop het eigenaarschap wordt gevoeld en invulling wordt gegeven per team verschilt. Door Concern Control is gewezen op twee succesfactoren die van doorslaggevende betekenis zijn bij de invulling van het eigenaarschap.

De eerste en voornaamste succesfactor is het belang dat een teamleider hieraan hecht en dit actief uitdraagt. De tweede succesfactor is de aanwezigheid van betrokken medewerkers die zich verantwoordelijk voelen voor het uitvoeren van efficiënte en effectieve (team)processen en die in dit kader ook de ruimte voelen en nemen. Op basis van de resultaten van de over 2021 verrichte controles wordt in deze paragraaf per significant proces stilgestaan bij de mate van invulling van het eigenaarschap, de geboekte voortgang en de ontwikkelopgave.

19

Belastingen Het eigenaarschap m.b.t. beheersing van het proces heffen en innen van belastingen ne leges is duidelijk. Door het team Financiën & JZ wordt goed zicht gehouden op de kwaliteit van het proces dat grotendeels wordt uitgevoerd door de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB). Zowel de 1e als 2e lijnscontrole worden goed ingevuld. (Budget)subsidies Vastgesteld kan worden dat met de digitalisering van dit proces alsmede de actualisatie van de ASV er de afgelopen jaren ruime aandacht is geweest voor de verbetering van de procesbeheersing. De tekortkomingen die nu nog worden geconstateerd, zijn met name het gevolg van het niet handelen volgens de ASV. Het is nu nog vooral een kwestie van het stimuleren van het juiste gedrag en het aanspreken van adviseurs als dit gedrag niet wordt getoond. De verantwoordelijke teamleider heeft aangegeven hierop meer te gaan sturen. Het realiseren van een nog ontbrekende schakel in de beheersing van dit proces, het vormgeven van een eigen kwaliteitscontrole in de vorm van een 2de lijnscontrole, kan de teamleider hierin volledig ondersteunen en ontlasten. De teamleider heeft het initiatief genomen om samen met Concern Control de mogelijkheden hiertoe te verkennen. Grondaankopen & Grondverkopen Het eigenaarschap (team REO) voor deze 2 processen is optimaal ingevuld.

Dit uit zich in een continue aandacht voor verbetering van deze processen én een goede inrichting van de 1e en 2e lijnscontrole. Omgevingsvergunning Vastgesteld is dat er ruime aandacht is voor de verbetering van de procesbeheersing, gerelateerd aan de implementatie van de Omgevingswet. Het eigenaarschap ten aanzien van dit proces wordt gevoeld. Binnen het team is één persoon aangewezen voor de algehele coördinatie van de opzet, uitvoering en verantwoording van dit proces. De 1e lijnscontrole is goed vormgegeven. De maandelijkse controle van de oplegging van de leges is belegd bij de functie van applicatiebeheerder. Vanuit Concern Control is in overweging gegeven deze controle zo mogelijk onder te brengen bij de backoffice, mede met het oog op het verminderen van de kwetsbaarheid. Datzelfde geldt voor het vormgeven van een eigen kwaliteitscontrole in de vorm van een 2e lijnscontrole, de nog ontbrekende schakel in de beheersing van dit proces. 20

De verantwoordelijk teamleider (VTH) geeft aan de mogelijkheden hiertoe, mede in relatie tot de verwachte impact van de Omgevingswet op de capaciteit, te verkennen. Salarissen Binnen het team PCS is ruim aandacht voor een goede kwaliteit van het proces salarissen. Dit komt tot uitdrukking door middel van continue kwaliteitscontroles vanuit de 1e lijn ten aanzien van de salarisadministratie en regionale afspraken met betrekking tot de uitvoering van de 2e lijnscontrole. Sociaal Domein: Jeugd & Wmo Voor de uitvoering van beide wetten is duidelijk sprake van een gevoeld eigenaarschap. Dit heeft in de afgelopen jaren geleid tot talrijke verbeterslagen, met name in de vorm van procesverbeteringen (= 1ste lijn). Verbeteringen die geleid hebben tot een sluitende controle aanpak waarmee we volledig kunnen steunen op onze eigen administratie en beheersmaatregelen en niet meer afhankelijk zijn van de productieverantwoordingen van zorgaanbieders. Met de inzet van een specifieke procesondersteuner is voor het proces Jeugd ook de 2e lijnscontrole geborgd. Hiermee is een voorname basis gelegd voor de beoogde kwaliteitszorg voor het proces Jeugd. Met de invoering van een budgetteam Jeugd met ingang van 2022 wordt deze kwaliteitszorg gecompleteerd. Hiermee is het eigenaarschap volledig ingericht en geborgd binnen het team. Voor de bewaking van de kwaliteit van processen m.b.t.

de Wmo ontbreekt nog de inrichting van de 2de-lijnscontrole. Er zijn door het team verkenningen gestart of en in hoeverre met de ervaringen en inzet van de procesondersteuner Jeugd deze 2de lijnscontrole ook voor Wmo-processen kan worden vormgegeven. Van inkoop tot betalen De afgelopen jaren is er flink geïnvesteerd in de beheersing van dit proces (o.a. actualisering van het beleid, aanpassing budget- en mandaatregeling, implementatie van inkoopsoftware, inkoopcursussen). Vastgesteld wordt dat niet elke doorgevoerde verbetering meteen het gewenste resultaat oplevert. Er moeten daardoor nog diverse herstel- en verbeteracties worden uitgevoerd. Een aantal verbeteracties is nog onderhanden (zie bijlage 3). 21

Het voornaamste knelpunt als het gaat om kwaliteitsborging is en blijft echter de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het eigenaarschap van het proces “van inkoop tot betalen”. Begin 2021 heeft het gezamenlijk management het advies van Concern Control om op managementniveau in te zetten op een organisatie brede coördinatie en sturing van dit proces niet overgenomen. Wel wordt gesproken van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Op basis hiervan is overeengekomen dat alle teamleiders beter gaan toezien op een strikte toepassing van de (geactualiseerde) budget- en mandaatregeling en de naleving van het inkoopbeleid. Over het algemeen kan worden geconstateerd dat er op teamniveau beter wordt gestuurd op het inkoop- en betalingsproces. De gezamenlijke verantwoordelijkheid komt minder uit de verf. Er wordt enkel en alleen gehandeld op basis van controles en rapportages van Concern Control, die bij de huidige procesinrichting veelal pas aan het eind van het boekjaar uitgevoerd c.q. opgeleverd kunnen worden. Gevolg hiervan is dat bij eventueel geconstateerde onrechtmatigheden (bij)sturing niet of nauwelijks meer mogelijk is. De keuze van het gezamenlijk management heeft er voorts toe geleid dat de invulling van de 2de lijnscontrole niet van de grond komt. Gevolg hiervan is dat Concern Control al jaren tal van extra (tijdrovende) controles dient te verrichten.

Eén coördinerend aanspreekpunt voor de optimalisering van dit proces wordt dan ook node gemist. Het meest voor de hand liggend is het eigenaarschap van dit proces te beleggen bij het team Financiën, Juridische Zaken en Inkoop (FJI), dat richting de diverse teamleiders een ondersteunende rol heeft op het gebied van zowel inkoop als het betalingsproces. Op dit moment is een groot deel van de 1e lijnscontrole immers ook al belegd binnen dit team. Verhuur Het eigenaarschap van dit proces is afgelopen jaren adequaat ingevuld. Vastgesteld is dat er continue aandacht is voor de verbetering van de procesbeheersing. Met name door de implementatie van een nieuw vastgoedbeheersysteem worden de nodige verbeteringen doorgevoerd. Een laatste stap is het vormgeven van een kwaliteitscontrole d.m.v. het inbedden van de 2e lijnscontrole. Binnen het verantwoordelijke team (REO) worden de mogelijke opties hiervoor verkend en besproken.

22

6.2.2. Conclusies & Aanbeveling Conclusies 1.

Er is serieuze aandacht van het management voor de inrichting en verdere vormgeving van het eigenaarschap.

2.

De mate waarin de controlelijnen als basis voor het borgen van kwaliteitszorg is vormgegeven verschilt per proces: a. De 1ste lijnscontrole is voor alle processen goed ingericht en leidt over het algemeen tot een afdoende beheersing en controle; b. De 2de lijnscontrole is nog niet voor alle processen ingericht. Daar waar de 2de lijn is ingevuld, is een continue intrinsieke aandacht voor verbetering van het proces waarneembaar, waarbij efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening centraal staan.

Aanbevelingen 1.

Het jaar 2022 benutten voor het verkennen en invullen van de ontbrekende schakels in de procesbeheersing (met name invulling 2de lijnscontrole). Het gaat hierbij om de volgende processen: (Budget)subsidies, Omgevingsvergunning, Van inkoop tot betalen, Verhuur en Wmo.

2.

De gezamenlijke verantwoordelijkheid tot uitdrukking brengen in een gezamenlijke sturing door middel van een periodieke agendering (juni en december) van de inrichting en uitvoering van het inkoop- en betalingsproces op basis van informatie aangeleverd door het team FJI.

6.3. Follow-up aanbevelingen eerdere controles 6.3.1. Bevindingen De wil en het vermogen om verbeteringen van processen ter hand te nemen, kan worden afgemeten aan de mate en snelheid waarop aanbevelingen van de accountant en Concern Control worden gerealiseerd. Van de 15 in september 2021 nog niet gerealiseerde (inclusief 4 nieuwe overgenomen) aanbevelingen wordt in bijlage 3 de stand van zaken weergegeven. Mede op basis hiervan kan het volgende worden vastgesteld: 1.

Het leveren van de actuele stand van zaken van de realisatie door de proceseigenaren vergt (onnodig) veel tijd;

23

2.

6 van de 15 aanbevelingen zijn gerealiseerd. Deze hebben geleid tot verbetering van onder meer het proces Van inkoop tot betalen (o.a. vastleggen opdrachtwaarde), een actuele en meer op de bouw toegespitste manier van indexeren van grondexploitaties en de opzet van een register verbonden partijen;

3.

Het overgrote deel van de overige aanbevelingen, gericht op vooral de verdere verbetering van de beheersing van het inkoopproces en grondexploitaties, is onderhanden;

4.

Van een beperkt deel van de (oudere) aanbevelingen, met name die met betrekking tot applicatie- en systeembeheer is niet duidelijk wanneer deze worden opgepakt. Door het verantwoordelijk team wordt gewezen op de recent verrichte nulmeting Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Hieruit zijn diverse aanbevelingen naar voren gekomen. Medio 2022 wordt door het team I&F, op basis van een risico-afweging, een advies voorgelegd over welke aanbevelingen met welke prioriteit moeten worden opgepakt.

6.3.2. Conclusies & Aanbeveling Conclusies 1. De opvolging van aanbevelingen krijgt over het algemeen de nodige aandacht. 2. De mate waarop gestuurd wordt op de realisatie van overgenomen aanbevelingen verschilt per team/proces. Daar waar sturing plaatsvindt, wordt zichtbaar voortgang geboekt en kost het aanleveren van een actuele stand van zaken nauwelijks moeite. Daar waar geen of weinig sturing plaatsvindt, wordt de stand van zaken pas opgemaakt op het moment dat er om gevraagd wordt voor deze rapportage. Regelmatig leidt dit tot de constatering dat betreffende aanbeveling onvoldoende aandacht heeft gehad. 3. De realisatie van aanbevelingen leidt over het algemeen tot verbeteringen in de beheersing van diverse processen. Of deze verbeteringen ook het gewenste effect hebben wordt door Concern Control in de loop van de tijd getoetst. Aanbeveling Als (gezamenlijk) management sturen op de realisatie van aanbevelingen en dit periodiek monitoren. Bij het overnemen van aanbevelingen nadrukkelijk stilstaan bij de haalbaarheid van de realisatie en het vastleggen van een realistische planning. 24

Bijlage 1. Rechtmatigheidsverklaring college B&W

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 4 november 2021 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.348.110.

Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

25

Bijlage 2. Uitgangspunten rechtmatigheidsoordeel In onderstaand overzicht wordt aangegeven welke overschrijdingen volgens de commissie BBV in het oordeel van het college van B&W meegenomen moeten worden. Nr.

Begrotingsafwijkingen door:

Telt niet mee Telt mee

Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet 1.

passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen

X

voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande 2.

beleid, maar waarbij ondubbelzinnig wordt vastgesteld dat

X

die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Hogere lasten die passen binnen het bestaande beleid die 3.

geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct

X

gerelateerde inkomsten, kostendekkende omzet. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. 4.

Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconsta-

X

teerde) overschrijding. Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door 5.

extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de X

aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen. Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit

6.

bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. a. Geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar b. Geconstateerd na verantwoordingsjaar

X X

Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten 7.

(investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten a. In het jaar van investeren

X

b. In latere jaren 8

X

Overig

n.v.t. 26

n.v.t.

Bijlage 3: Stand van zaken follow-up aanbevelingen eerdere controles Proces

Van inkoop tot betaling

Aanbeveling Optimaliseer het contractenregister van de inkopen (Negometrix), zodat deze inzicht geeft in de rechtmatigheid van de aanbesteding en informatie bevat over de beheersing van de inkoop na de gunning.

Bron IC 2020-II (CC) Jaarrekeningcontrole 2020

Eigenaar FJI/ Teamleide rs

27

Stand van zaken 1 april 2022 Status Om deze aanbeveling te realiseren is 2021 benut om het contractenregister te actualiseren en te completeren. De in dit kader uitgezette inventarisatie heeft inmiddels tot de nodige aanvullingen geleid. Om tot In ontwikkeling een volledige invulling te komen, zijn er in de eerste helft van 2022 nog vervolgacties nodig voor het team Openbare Ruimte en de teams Jeugd en MO specifiek voor wat betreft regionaal aanbestede trajecten.

Proces

Aanbeveling Leg de gegunde opdrachtwaarde vast in de inkoopopdracht c.q. overeenkomst en in het contractenregister.

Bron IC 2020-II (CC)

Eigenaar

Stand van zaken april 2022

Status

FJI Binnen Negometrix wordt afhankelijk van het type Teamleiders opdracht de gegunde opdrachtwaarde als volgt vastgelegd: 1.

Bij enkelvoudige opdrachten (prijs uitvragen) wordt het bedrag handmatig opgenomen in het bericht waarmee de ‘opdracht’’ wordt verstrekt. 2. Vanaf meervoudig onderhandse procedures wordt het gunningsbedrag ‘automatisch’ vastgelegd in de module. 3. Bij meerjarige (raam)overeenkomsten wordt het gegunde opdrachtwaarde bedrag, mits bekend, in de contracten module ook handmatig opgenomen.

Vervolg: Van inkoop tot betaling

Bewaak de uitgaven per inkoopcontract door de gegunde opdrachtwaarde als orderbedrag te hanteren in Financials.

IC 2020-II (CC)

Voer aan de hand van de verstrekte opdracht periodieke (min. 2 keer per jaar) voortgangsgesprekken met ingehuurd personeel en leg de resultaten hiervan kort en bondig vast.

IC 2020-II (CC)

Daarnaast wordt met ingang van 2022 de gegunde opdrachtwaarde opgenomen in de opdrachtbrief. Teamleiders Naast de sturing hierop per team (soft control) is als /FJI hard control de koppeling tussen Mercell en Financials in onderzoek. De uitkomsten hiervan worden het 3de kwartaal van 2022 verwacht.

Gerealiseerd

In ontwikkeling

Teamleiders In 2022 wordt de nieuwe gesprekkencyclus concreet /PCS vormgegeven. Hierbij wordt de wijze van monitoring van het functioneren van ingehuurd personeel In ontwikkeling meegenomen, met als doel de prestatie goed vast te leggen.

28

Proces Salarissen

Applicatiebeheer

Aanbeveling Richt het salarisproces zo in dat mutaties van salarissen na aanbieding voor controle niet ongegrond/ongeoorloofd kunnen worden doorgevoerd Zie toe op de toepassing van de geldende procedure “Toegangsverlening Informatiesystemen”.

Actualisatie procedure “Toegangsverlening Informatiesystemen”. Applicatiebeheer

Bron IC 2020-II (CC)

Eigenaar P&O

Stand van zaken 1 april 2022 Dit actiepunt wordt regionaal opgepakt. Het is nog onzeker of de applicatie op deze manier ingericht kan worden.

IC 2020-I (CC)

I&F

Vanaf 2020 is d.m.v. de controles van Concern Control getoetst of het toegangsprotocol voor de kernapplicaties Unit4Financials, ADP, ZorgNed en LEEF wordt toegepast. Vastgesteld is o.a. dat gebruik van deze applicaties plaatsvindt op basis van een autorisatiematrix (rechten verbonden aan rollen), welke periodiek wordt gemonitord. Uit een verrichte evaluatie is gebleken dat de procedure “Toegangsverlening Informatiesystemen toegangsprotocol” achterhaald en niet meer goed toepasbaar is. Begin 2022 is een nulmeting Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) opgesteld. Hieruit zijn diverse aanbevelingen naar voren gekomen, waaronder de actualisatie van het protocol toegangsverlening. Medio 2022 wordt duidelijk welke aanbevelingen met welke prioriteit worden opgepakt. Om te voorkomen dat superusers onterecht financiële transactie uitvoeren doen we 2 dingen: 1. Superusers hebben geen rol bij het doen van betalingen; 2. Controles logging worden ingeregeld. T.a.v. de financiële applicatie Unit4Financials wordt het 4-ogen principe toegepast bij het aanmaken van orders en het afboeken van facturen op de orders. Bij het doen van betalingen spelen superusers geen rol in controle en/of autorisatie van betalingen. Daarnaast geldt het 4 ogen principe bij betalingen.

Interim Controle 2020 Afgeleid van IC 2020-I (CC)

I&F

Interim Controle 2020

Mitigeer het risico dat superusers onterecht transacties en activiteiten uitvoeren binnen de financiële applicaties.

Interim Controle 2020

I&F

IT-omgeving

Voor de controles m.b.t. de logging vanuit de applicaties is met de inzet van SIEM/SOC een structuur in ontwikkeling, die past binnen de BIO. Dit zal vanaf 2022 operationeel zijn. 29

Status In ontwikkeling

Gerealiseerd

In ontwikkeling

Ten dele gerealiseerd

Proces Systeembeheer

Verbonden partijen

Tozo

Controle

Financiële administratie

Aanbeveling Breng alle specifieke afspraken m.b.t systeembeheer met ICT WBW in kaart en voer hierop een eenduidige regie onder meer t.b.v. een adequate verantwoording richting management en college.

Zet een volledig register van alle verbonden partijen op, waarin in ieder geval de volgende documenten worden beheerd: actuele GR, DVO, SLA en verwerkersovereenkomsten. Houd toezicht op het M&O-beleid van het Werkplein inzake de Tozo en de herstelacties die hieruit voortvloeien. Leg de objectieve bepaling van de steekproeven vast in het controleplan. Breng alle relevante processen in kaart o.b.v. financiële stromen zoals verwerkt in de financiële administratie en voer een risicoanalyse op basis van alle financiële stromen.

Bron IC 2020-I (CC)

Eigenaar I&F

Interim Controle 2020

IC 2020-I (CC)

Jaarrekeningcontrole 2020 Jaarrekeningcontrole 2020

Staf

MO CC

Jaarrekeningcontrole 2020 FJI

30

Stand van zaken 1 april 2022 Er is een assurancerapport voor Suwinet. Tevens is er een BIO 0-meting verricht in onze organisatie en die van ICT WBW. Op basis van onze BIO 0-meting zal een plan van aanpak worden opgesteld om de BIO (verder) in onze gemeentelijke organisatie te implementeren. Jaarlijks zal er opnieuw een BIOmeting plaatsvinden om onze vooruitgang meetbaar en inzichtelijk te houden. De aanbevelingen van de accountant zullen uiteraard meegewogen worden in de prioritering van de BIO maatregelen. Een register van verbonden partijen is opgezet. Punt van aandacht is het actueel houden van dit register. Er vindt jaarlijks een update plaats.

Aan de hand van de beleidsrapportages van het Werkplein (per kwartaal) wordt hierop toezicht gehouden. Het controleplan omvat een beschrijving op hoofdlijnen. Het objectief bepalen van de steekproef beschouwen we als detailinformatie, welke wij met instemming van de account vastleggen in het per proces op te zetten IC-werkprogramma. Financials is opnieuw ingericht waarbij de kostencategorieën gekoppeld zijn aan diverse IV-3 processen. De processen voor de interne controles vragen bij een aantal IV-3 processen om een nadere verfijning en verder de discipline om het ook zo uit te voeren. Financiën zal dit in samenwerking met Concern Control nader uitwerken.

Status In ontwikkeling

Gerealiseerd

Gerealiseerd

Gerealiseerd

In ontwikkeling

Proces Grondexploitaties

Grondexploitaties

Aanbeveling Beschrijf het proces van de grondexploitaties waarbij specifiek aandacht is voor onderbouwing van ramingen door middel van bewijsstukken

Bron Interim Controle 2019

Evalueer t.a.v. projecten met een Jaarrekeningdoorlooptijd verder dan 2023 het controle 2020 percentage voor de kostenstijging gezien de stijgende inflatie in de huidige markt.

Eigenaar REO

REO

31

Stand van zaken 1 maart Dit actiepunt maakt onderdeel uit van het verbeterplan projectmatig werken. In 2021 lag de focus vooral op het uitlijnen van mandaten, rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast is er in de manier van werken een handboek projectmatig werken opgesteld dat inzicht geeft in de Moerdijkse manier van projectmatig werken. Ook is in 2021 gestart met een andere projectadministratie in Pepperflow. Dit systeem vervangt voor een deel Verseon. Naar verwachting zal in 2022 verder worden ingegaan op het ramings- en uitvoeringsproces binnen het projectmatig werken. In 2021 is de methodiek van kostenstijging in grondexploitaties tegen het licht gehouden. Door middel van een memo is onderzoek gedaan naar de parameters (kostenstijging en rente) in grondexploitaties. Daarbij is de huidige methodiek van het indexeren van kostenstijging komen te vervallen en vervangen voor een nieuwe, meer op de bouw toegespitste manier, van indexeren. Het actualiseren van rente in grondexploitatie blijft gehandhaafd.

Status

In ontwikkeling

Gerealiseerd