Bijlage 5 managementletters, accountantsverklaringen, jaarrekning en IC-rapportages
Tekst van het document
47
• Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Astrium wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een audit commissie of algemeen bestuur, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Astrium, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.
48
2022
Interne Controle Plan
Zevenbergen, 5 april 2022
Inhoud 1.
2.
Inleiding .............................................................................................................................................. 3 1.1.
Aanleiding ................................................................................................................................... 3
1.2.
Doel interne controleplan ........................................................................................................... 3
1.3.
Relevante ontwikkelingen........................................................................................................... 4
1.4.
Ambitie komend jaar................................................................................................................... 5
1.5.
Bevindingen controles 2021 ....................................................................................................... 5
Doelen, kaders en accenten interne controle 2022 ........................................................................... 7 2.1.
Doelen ........................................................................................................................................ 7
2.2.
Kaders interne controle .............................................................................................................. 7
3.
Organisatorische opzet interne controle ............................................................................................ 8
4.
Controles ............................................................................................................................................ 9
5.
4.1.
Inleiding ...................................................................................................................................... 9
4.2.
Begrotingscriterium .................................................................................................................... 9
4.3.
Het voorwaardencriterium ........................................................................................................ 10
4.4.
Het M&O-criterium .................................................................................................................... 12
4.5.
Overige ..................................................................................................................................... 12
Planning IC ten behoeve van proces rechtmatigheidsverklaring ..................................................... 13
2
1. Inleiding 1.1. Aanleiding Vanaf het begrotingsjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten. Het vaststellen dat in lijn met weten regelgeving wordt gehandeld, gebeurt dan niet meer de door de accountant maar door het college van B&W. Aan de hand van een op te stellen rechtmatigheidsverantwoording dient het college zelfstandig verantwoording af te leggen over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Het verantwoorden dient aan de hand van een voorgeschreven modelverantwoording plaats te vinden. In deze verantwoording dienen de volgende rechtmatigheidscriteria tot uitdrukking te komen: 1. Het begrotingscriterium: Passen de financiële handelingen binnen het kader van de geautoriseerde begroting? 2. Het voorwaardencriterium voorwaarden: Worden voorwaarden in wet- en regelgeving nageleefd? 3. Het M&O-criterium (Misbruik & Oneigenlijk gebruik): Vindt toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen? De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt.
Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. Een positieve beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. M.a.w. er wordt dan vastgesteld dat de verantwoording feitelijk juist en volledig is.
1.2. Doel interne controleplan Om verantwoording te kunnen afleggen aan de raad stelt het college van B&W jaarlijks een interne controleplan vast. Als gevolg van de introductie en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is de opzet van het IC-plan van vorige jaren tegen het licht te houden. Dit heeft geleid tot een opzet die beter aansluit op bovengenoemde rechtmatigheidscriteria.
De in dit plan opgenomen controle-activiteiten raken zowel het aspect van getrouwheid als het aspect van rechtmatigheid. Daar waar het aspect getrouwheid zich richt op de vraag of alle verrichte transacties juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt, ziet het aspect rechtmatigheid met name toe op de naleving van wet- en regelgeving. De interne controles richten zich met name op de beheersing van processen die een in- of uitgaande geldstroom tot gevolg hebben.
3
In dit plan wordt beschreven hoe de interne controle voor 2022 wordt ingericht. Uitgangspunt is dat de verantwoordelijkheid voor de beheersing van processen en de uitvoering van de hierbij behorende interne controles primair bij de teamleiders (= eigenaars) ligt.
Met dit plan wordt een maximale aansluiting gerealiseerd tussen de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden en de door de (externe) accountant te verrichten werkzaamheden. Hierbij is het van belang te benadrukken dat hoe hoger de kwaliteit van de interne controle door de organisatie is, hoe minder controlewerkzaamheden de accountant hoeft uit te voeren en meerkosten worden voorkomen.
1.3. Relevante ontwikkelingen Bepalend voor de focus en het leggen van de accenten van de IC zijn de volgende ontwikkelingen:
Intern 1. Van goed naar beter: een visie op de organisatieontwikkeling, op weg naar een toekomst bestendige organisatie. Het hierin geschetste overkoepelend doel is meerwaarde leveren voor de samenleving: samen zorgen voor een duurzame, comfortabele toekomst. De voornaamste uitgangspunten hierbij zijn: Integraal werken en het beleggen van eigenaarschap, een leiderschap welke vooral gericht is op samenwerking en het bieden van ruimte voor eigen verantwoordelijkheid, het leggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie en het vormgeven van gebruiksvriendelijke ondersteuning. 2. Nieuwe applicaties: In het kader van het verbeteren van de beheersing van processen, zijn mede op basis van IC-uitkomsten in afgelopen jaren diverse nieuwe applicaties geïmplementeerd: Financials (financiële administratie), Mercell (Inkoop & aanbesteding), Axxerion (vastgoedbeheer) en Zaaksysteem (contractmanagement). Het werken met deze nieuwe applicaties moet in 2022 uitwijzen wat het effect hiervan is op de feitelijk beheersing van processen.
Extern 1. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Met ingang van het verslagjaar 2022 dient het college van B &W zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Hiermee legt het college zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. 2. De Coronacrisis heeft geleid tot besluiten die de reguliere bedrijfsvoering en dienstverlening raken. Deze besluiten zijn van belang voor de gangbare verantwoording. Het is daarom van belang als organisatie een actueel beeld te hebben en te houden van alle impliciete en expliciete besluiten met betrekking tot Corona-maatregelen en het effect hiervan op de lasten en baten, de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen en de gevolgen voor de verantwoording.
4
3. Omgevingswet & Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (de Wkb): De Omgevingswet bundelt en moderniseert de wetten voor de leefomgeving. Hierbij gaat het onder meer om wet- en regelgeving over bouwen, milieu, water, ruimtelijke ordening en natuur. De Omgevingswet staat voor een goed evenwicht tussen het benutten en beschermen van de leefomgeving. De nieuwe wet zorgt voor een samenhangende aanpak van de leefomgeving, ruimte voor lokaal maatwerk en betere en snellere besluitvorming. Daarnaast wordt participatie bevorderd. De beoogde inwerkingtredingsdatum is 1 januari 2023. De Wkb gaat op hetzelfde moment als de Omgevingswet van start.
1.4. Ambitie komend jaar Net als voorgaand jaar is de ambitie het (verder) vormgeven en borgen van een solide basis voor de beoogde kwaliteitszorg binnen de gemeentelijke organisatie. Deze basis omvat het (beter) tot uitdrukking laten komen van de eigen verantwoordelijkheid en het eigenaarschap ten aanzien van de beheersing van processen. Dit is in lijn met de organisatiefilosofie zoals geschetst in “Van goed naar beter”. Met het goed inbedden van het eigenaarschap wordt beoogd de interne beheersing te verbeteren. Als “eigenaar” zijn de teams verantwoordelijk voor het inrichten, onderhouden en beheersen van efficiënte en effectieve processen. Vanuit deze verantwoordelijkheid is de afgelopen jaren voor diverse processen gestart met het beschrijven en actueel houden van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (de AO/IB). Een AO/IB is een beschrijving van de kritieke stappen van een proces, waarin op basis van een verkenning van risico’s waaronder frauderisico’s en risico’s m.b.t. misbruik en oneigenlijk gebruik, beheersmaatregelen zijn ingebed. Door het effect van deze beheersmaatregelen te monitoren en op basis hiervan het proces zo nodig bij te stellen worden de kwaliteit en de beheersing van de processen continu verbeterd.
Ook in 2022 ligt de focus van de organisatie op het (beter) borgen van het eigenaarschap in de teams en in het bijzonder het ontwikkelen van soft controls. Met deze aanpak wordt ook een efficiëntere informatievoorziening verkregen, benodigd voor de (tijdige) verantwoording. Een goede inbedding van het eigenaarschap, een goed risicomanagement en een toegankelijke en goed ingerichte informatievoorziening zijn voorname bases voor het college van B&W om richting de raad een rechtmatigheidsverantwoording (als onderdeel van de jaarrekening) te kunnen afgeven.
1.5. Bevindingen controles 2021 Naast de in 1.3 geschetste ontwikkelingen zijn de uitkomsten van de in 2021 verrichte controles van belang voor de IC van 2022. De resultaten van de verrichte controles over de 1ste helft van 2021 zijn vastgelegd in de 1ste overall rapportage 2021. De rapportage, inclusief managementreactie, is op 5 oktober 2021 door het college van B&W vastgesteld.
5
De hoofdlijn van de rapportage is dat er goede stappen zijn gemaakt in het verbeteren van beheersing van processen en dat de resultaten van de verrichte controles geen aanleiding geven tot het doen van nieuwe aanbevelingen. Daarentegen wordt het belang van de realisatie van eerder overgenomen, doch nog niet volledig gerealiseerde, aanbevelingen onderstreept. Bijzondere aandacht gaat hierbij vooral uit naar het proces van inkoop tot betalen. Een ander punt van aandacht is de noodzaak van het (blijven) investeren in soft controls. De Moerdijkse praktijk leert dat we het met alleen systeemcontroles en signaleringen niet redden als het gaat om het in control komen. Als systeemsignaleringen, bijvoorbeeld dreigende overschrijding van indienings- of afhandelingstermijnen bij subsidieverlening en vergunningverlening bewust of onbewust worden genegeerd, blijft de kans op (onrechtmatigheids)fouten immers even groot. Het management heeft in reactie op het IC-rapport aangegeven trots te zijn op de gerealiseerde verbeterslagen en in te zetten op het realiseren van een goede balans tussen hard en soft controls.
6
2. Doelen, kaders en accenten interne controle 2022 2.1. Doelen De interne controle heeft als doel het verbeteren van de kwaliteit van de processen door middel van: •
Het tijdig opsporen van onvolkomenheden in opzet en uitvoering van processen;
•
Het creëren van de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden daar waar mogelijk te corrigeren en in de toekomst te voorkomen;
•
Het voortdurend, cyclisch verbeteren van de werkprocessen.
De interne controles worden periodiek uitgevoerd als onderdeel van de Deming-circle “plan-do-checkact”. Hierdoor draagt de interne controle bij aan het cyclisch verbeteren van de processen. Het is een continu proces van leren en bijsturen van de gewenste kwaliteit, op een zodanige wijze dat eveneens de verantwoording over de kwaliteit van de processen op een efficiënte wijze kan plaatsvinden.
2.2. Kaders interne controle a. Algemeen normenkader externe regelgeving: •
Gemeentewet
•
BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden)
•
BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten)
•
Kadernota rechtmatigheid (commissie BBV)
b. Algemeen normenkader interne regelgeving:
c.
•
Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening
•
Financiële verordening gemeente Moerdijk
•
Controlstatuut
Specifiek normenkader: Voor de zogenaamde financieel significante processen wordt het toetsingskader (geldende wet- en regelgeving) per proces uitgewerkt in een werkprogramma (zie paragraaf 4.3.)
Het Controleprotocol wordt jaarlijks aan het eind van het jaar door de gemeenteraad vastgesteld. Het Controleprotocol vormt de leidraad voor de accountant en afgeleid daarvan ook voor de interne controle. De accountantscontrole beslaat vanaf 2022 alleen nog maar de getrouwheid (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de financiële beheershandelingen. De interne controle beslaat zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. In de loop van 2022 zal de Financiële verordening worden aangepast c.q. aangevuld ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. De Financiële verordening geeft kaders voor de uit te voeren interne controles. Tot het moment van de vaststelling van het Controleprotocol 2022 en de Financiële verordening zal het Controleprotocol van 2021 als leidraad worden gehanteerd voor de uit te voeren interne controles. Het is de verwachting dat de raad
7
wederom zal worden voorgesteld de door het college vastgestelde beleids- en uitvoeringsregels geen onderdeel te laten zijn van de rechtmatigheidstoets.
Door middel van het door het college vastgesteld Controlstatuut ten slotte wordt de onafhankelijkheid van de interne controles gewaarborgd.
3. Organisatorische opzet interne controle Bij het toetsen van de beheersing van de processen onderkennen we al enige jaren organisatorisch gezien 4 controlelijnen. Deze worden in onderstaand figuur schematisch weergegeven.
• 1ste lijnscontrole: Deze controles worden onder verantwoordelijkheid van het lijnmanagement, zijnde de teamleiders, uitgevoerd en betreft de uitvoering van teamprocessen. Hierbij gaat het om ingebouwde systeemcontroles en de door de lijn uitgevoerde procescontroles. Het is van belang dat de ingebouwde systeem- en procescontroles zichtbaar worden vastgelegd en traceerbaar zijn naar de juiste geautoriseerde medewerker die de controle heeft uitgevoerd.
• 2de lijnscontrole: Deze lijn omvat kwaliteitscontroles die in opdracht van het lijnmanagement uitgevoerd worden door functionarissen die de 1ste lijn ondersteunen en adviseren. Deze functionarissen rapporteren aan het verantwoordelijke management (=eigenaar), opdat deze een goed beeld krijgt en behoudt van de kwaliteit van de interne beheersing van het proces en waar nodig bijstuurt. • De 3de lijnscontrole: Dit betreft de verbijzonderde interne controle door het onafhankelijke team Concern Control, die onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller namens de secretaris en het college wordt uitgevoerd.
8
• De 4de lijnscontrole: Dit betreft de accountantscontrole, die de externe accountant in opdracht van de gemeenteraad uitvoert.
De afgelopen jaren is het nodige geïnvesteerd in het leggen dan wel versterken van de benodigde fundamenten van bovenstaande 4 lijnen van controle. Ook voor 2022 verdient de versteviging van de eerste 2 controlelijnen nog de nodige aandacht.
4. Controles 4.1. Inleiding De in 2022 uit te voeren controle-activiteiten hebben enerzijds betrekking op het de afsluiting van begrotingsjaar 2021 (jaarrekening en- verslag) en anderzijds op aspecten van rechtmatigheid en getrouwheid over het begrotingsjaar 2022. De opzet van de te verrichten controles zijn voor, zover mogelijk, zoveel mogelijk in lijn gebracht met de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording. Concreet betekent dit dat de activiteiten toegespitst zijn op de 3 rechtmatigheidscriteria.
4.2. Begrotingscriterium Gedurende een begrotingsjaar is het de verantwoordelijkheid van budgethouders om hun budgetten te beheersen. Als zich ontwikkelingen voordoen die leiden tot benodigde budgetaanpassingen, wordt dit inzichtelijk gemaakt en voorgelegd aan de gemeenteraad. Dit vindt doorgaans plaats via de 1e en 2e bestuursrapportage of via separate voorstellen waarbij aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om in te stemmen met de benodigde budgetaanpassingen.
Het toetsen van de toepassing van het begrotingscriterium geschiedt grotendeels achteraf in het kader van de opstelling van de jaarrekening. In dit proces worden eventuele begrotingsonrechtmatigheden in beeld gebracht. Van een begrotingsonrechtmatigheid is sprake als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door raad zijn vastgesteld.
9
Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden, de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget. Ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring vindt er een analyse van de eventuele geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden plaats. Hierbij wordt aangegeven wat de gevolgen van de geconstateerde onrechtmatigheden zijn. Basis hiervoor is op dit moment de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. In de loop van 2022 zal de Financiële Verordening op dit punt worden geactualiseerd en uitgewerkt.
Zodra de raad de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden. De resultaten van de begrotingsrechtmatigheid over het verslagjaar 2022 worden opgenomen in de notitie “IC-toets 2022: Rechtmatigheid & Getrouwheid. Deze notitie, opgesteld in het eerste kwartaal van 2023, dient als basis voor de rechtmatigheidsverklaring van het college en de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening 2022.
4.3. Het voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Aan de hand van (kwaliteits)controles gericht op het toetsen van de “opzet”, het “bestaan” en de “werking” van processen wordt inzicht verkregen in het voldoen aan het voorwaardencriterium. De wijze waarop een proces is ingericht met de daarbij behorende beheersmaatregelen om de in beeld zijnde risico’s te voorkomen dan wel te reduceren wordt de opzet genoemd. Een beschrijving van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) moet hier een goed inzicht in geven. Om het bestaan van een AO/IB te kunnen vaststellen wordt aan de hand van één casus getoetst of de onderscheiden beheersmaatregelen zichtbaar worden toegepast en vastgelegd. De opzet en het bestaan van een proces wordt door middel van een lijncontrole vastgesteld. Om te kunnen beoordelen of er ook gedurende het gehele jaar gewerkt wordt zoals afgesproken (AO/IB), vinden er steekproefsgewijze controles plaats.
Met deze controles kan als het ware een oordeel worden gevormd over de werking van een proces en in het verlengde hiervan het niveau van de interne beheersing. De opzet van de controle van de werking verschilt per proces en is uitgewerkt in een werkprogramma. Bij het toetsen van dit criterium ligt de focus op de (financieel) significante processen. Dit zijn gemeentelijke processen waarvan de financiële omvang voor 2022 minimaal €725.0001 bedraagt.
1 Deze omvang is berekend op basis van de door de accountant gehanteerde goedkeuringstolerantie
van 1 % (van lasten) voor fouten in de jaarrekening én een uitvoeringsmaterialiteit van 65%. De begrote lasten in 2022 zijn € 111.500.000
10
Per significant proces wordt, m.u.v. de processen die zijn uitbesteed (Belastingen & Participatiewet), een werkprogramma opgesteld waarin onder meer de kaderstelling, de AO/IB en de resultaten van de controles worden vastgelegd. Van de significante processen wordt ook getoetst in hoeverre er ten aanzien van de eerder gesignaleerde knelpunten verbeteringen zichtbaar zijn en of de gerealiseerde verbeteringen voldoende zijn geborgd (=monitoring follow-up). Daar waar dit nog onvoldoende zichtbaar is, zullen er mogelijk aanvullende herstel- en controlemaatregelen nodig zijn om tot een goede beheersing van de processen te komen. Ook de resultaten van de beoordeling van de follow-up en de eventuele herstel- en controlewerkzaamheden worden in het werkprogramma vastgelegd.
De voor 2022 significante processen worden in onderstaand overzicht weergegeven. Hierin is per proces aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de 1ste en de 2de controle lijn en of deze zijn ingericht. De 3de lijnscontrole wordt in de regel uitgevoerd door Concern Control. Uit het overzicht blijkt dat de 2de lijn nog niet voor alle processen is vormgegeven. Dit heeft tot gevolg dat Concern Control vanuit de 3de lijnscontrole genoodzaakt is aanvullende controlewerkzaamheden uit te voeren. Dit gaat ten koste van andere nodige controlewerkzaamheden én ontwikkelingscapaciteit ten behoeve van het verder vormgeven van onder meer de organisatiebrede kwaliteitszorg.
Van de resultaten van de toetsing van het voorwaardencriterium wordt op 2 momenten verslag gedaan. In september 2022 richt de (tussen)rapportage zich vooral op de aspecten “opzet” en “bestaan” van de financieel significante processen. De resultaten van de toetsing van het aspect “werking” maakt onderdeel uit de notitie “IC-toets 2022: Rechtmatigheid & Getrouwheid”. Deze notitie wordt in april 2023 aan het college aangeboden. Mochten de controles van de werking van processen tussentijds omvangrijke financiële onrechtmatigheden aan het licht brengen, dan wordt hierover uiteraard direct gerapporteerd, zodat indien mogelijk tijdig herstelacties kunnen worden gestart.
11
4.4. Het M&O-criterium Bij dit criterium staat het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen centraal. Ondanks het feit dat er nog geen expliciet beleid m.b.t. het voorkomen en/of mitigeren van dit risico is opgesteld en vastgesteld, worden in 2022 de volgende beheersmaatregelen toegepast: 1. Het beschrijven van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) voor alle financieel significante processen. Dit is een beschrijving van een proces gebaseerd op een verkenning van mogelijke risico’s, waaronder frauderisico’s. Aan de hand van door de teams en Concern Control te verrichten interne controles en op te stellen rapportages, zoals in paragraaf 4.3 beschreven, dient te worden beoordeeld of alle beschreven beheersmaatregelen zichtbaar worden toegepast en de onderkende risico’s afdoende zijn afgedekt. 2. Het uitvoeren van een (jaarlijkse) frauderisico-analyse, waarvan de resultaten ter vaststelling aan het college van B&W worden aangeboden. 3. Het opstellen en uitvoeren van een beleidsplan integriteit, inclusief uitvoeringsprogramma. 4. Het opstellen van een jaarverslag integriteit 2022. 5. Het zo nodig toepassen van de in 2021 geactualiseerde Regeling melding vermoeden integriteitsschending en het volgens deze regeling rapporteren.
Van de hoofdlijnen van de bevindingen van bovengenoemde beheersmaatregelen wordt verslag gedaan in de notitie “IC-toets 2022: Rechtmatigheid & Getrouwheid”. Deze notitie dient als basis voor de rechtmatigheidsverklaring van het college en de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening 2022.
4.5. Overige Uitvoeren doeltreffendheid- en doelmatigheidsonderzoeken Volgens de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid dient het college periodiek onderzoeken uit te voeren. De frequentie en vorm van deze zogenaamde 213a-onderzoeken zijn vrij. Voor 2021 is ervoor gekozen de onderzoekscapaciteit ten aanzien van de doelmatigheidsonderzoeken meer aan de voorkant in te zetten. Deze aanpak leidt ertoe dat tijdens het doorlichten van een proces al direct verbeteracties kunnen worden doorgevoerd. Deze aanpak heeft zich met de evaluatie van de budgetcyclus bewezen. Dit heeft geleid tot een definitieve overgang van formatie van Concern Control naar het domein Interne Dienstverlening. Voor 2022 wordt vanuit dit Domein o.a. verbetering van enerzijds de budgetcyclus én anderzijds het fiscale proces werkkostenregeling ter hand genomen.
Uitvoeren nazorgonderzoeken In het verleden zijn er talrijke doelmatigheids- en doelmatigheidsonderzoeken verricht. De hierop volgende aanbevelingen zijn in de regel overgenomen. Het is van belang om de afhechting van de verrichte onderzoeken te organiseren, d.w.z. het sturen op en het monitoren van het realiseren c.q. toepassen van de aanbevelingen. Dit gebeurt doorgaans via nazorgonderzoeken. Voor 2022 komt in ieder geval het rekenkameronderzoek Inkoop in aanmerking voor een nazorgonderzoek.
12
5. Planning IC ten behoeve van proces rechtmatigheidsverklaring Uit te voerenwerkzaamheden 1.
Wie
Start
Einde
IC-plan 2022 a.
Opstellen
Concern Control
Februari
Maart
b.
Vaststellen
College
April
April
Proceseigenaren
Januari
Maart
Proceseigenaren
Maart
Mei
Proceseigenaren
April
Juni
2.
Actualiseren AO/IB significante processen
3.
Actualiseren werkprogramma’s significante processen
4.
Uitvoeren lijncontroles
5.
Tussentijdse IC-rapportage: opzet & bestaan a.
Opstellen
CC i.s.m. Fin.
Juli
September
b.
Vaststellen
College
September
September
6.
Uitvoeren interne controles
Teams
Juni
Februari t+1
7.
Uitvoeren VIC
Concern Control
Juni
Maart t+1
8.
Uitvoeren nazorgonderzoek Inkoop
Concern Control
Juni
Oktober
9.
Spendanalyse Inkoop
Concern Control
November
Maart+1
10. IC-rapportage: rechtmatigheid & getrouwheid a.
Toets begrotingsmatigheid
Fin.
Maart +1
April +1
b.
Opstellen rapportage
CC
April+1
April+1
c.
Vaststellen
College
Mei+1
Mei+1
11. Jaarrekening en verslag a.
Voorbereiding
Teams
December
Maart+1
b.
Opstellen
Financiën
Maart+1
Mei+1
c.
Vaststellen
College
Juni+1
Juli+1
13
JAARREKENING 2021 Een krachtige, ondernemende partner. Dat zijn wij!
Inhoudsopgave
Aanbiedingsnota ................................................................................................................................... 5 Leeswijzer ................................................................................................................................................ 6 Vaststellingsbesluit ............................................................................................................................... 8 Controleverklaring ................................................................................................................................... 9 Grondslagen van de financiële verslaglegging. .................................................................................... 10 Balans .................................................................................................................................................... 14 Toelichting op de balans........................................................................................................................ 17 Vaste activa ...................................................................................................................................... 18 Immateriële vaste activa:................................................................................................................
18 Materiële vaste activa:.................................................................................................................... 19 Financiële vaste activa: .................................................................................................................. 23 Vlottende activa ............................................................................................................................... 24 Voorraden ....................................................................................................................................... 24 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar .................................................... 25 Liquide middelen ............................................................................................................................ 26 Overlopende activa ........................................................................................................................ 26 Vaste passiva ................................................................................................................................... 28 Eigen vermogen .............................................................................................................................
28 Voorzieningen ................................................................................................................................ 34 Vaste schulden met een rentetypische looptijd langer dan één jaar ............................................. 36 Vlottende passiva ............................................................................................................................ 37 Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ............................... 37 Overlopende passiva...................................................................................................................... 37 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen: .............................................................. 39 Staat van baten en lasten ...................................................................................................................... 42 Programmarekening .............................................................................................................................. 44 Programma 1 .................................................................................................................................... 45 Programma 2 ....................................................................................................................................
47 Programma 3 .................................................................................................................................... 50 Programma 4 .................................................................................................................................... 53 Programma 5 .................................................................................................................................... 57 Overzicht incidentele baten en lasten ................................................................................................... 61 Analyse begrotingsrechtmatigheid ........................................................................................................ 64 Overzicht onvoorzien ............................................................................................................................. 66 Overzicht WNT ...................................................................................................................................... 68 SISA....................................................................................................................................................... 72 Overzicht lasten en baten per taakveld .................................................................................................
85 Investeringen ......................................................................................................................................... 88
Aanbiedingsnota Algemeen Voor u liggen de jaarstukken 2021. De jaarstukken bestaan uit het ‘jaarverslag 2021’ en de ‘jaarrekening 2021’. Naast digitale verspreiding liggen genoemde documenten ook voor u ter inzage. In het jaarverslag treft u de beleidstoelichting, de verplicht voorgeschreven paragrafen en de financiële paragraaf aan. In het boekwerk ‘jaarrekening 2021’ wordt naast de balans en de toelichting hierop, ook ingegaan op de cijfermatige uitkomst van de jaarrekening per programma en worden de belangrijkste verschillen met de begroting na wijziging toegelicht.
Het resultaat De jaarrekening 2021 sluit met een nadelig resultaat vóór bestemming van € 1.250.000. Dit bedraagt 1,05% van de totale uitgaven, voor verwerking van de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Na verwerking van alle raadbesluiten in 2021 werd dit resultaat geschat op € 5.145.000 nadelig, zijnde 4,12% van de totale uitgaven. Als alle mutaties op de reserves worden meegenomen bedraagt het resultaat 2021 € 8.610.000 voordelig en is het percentage 6,39%. Op basis van de aangepaste begroting 2021 werd een voordelig resultaat verwacht van € 4.551.000, zijnde 3,22% van de totale uitgaven. De in de jaarrekening verwerkte mutaties met de reserves zijn allen gebaseerd op eerder door uw raad genomen besluiten. Het voordelig resultaat van € 8.610.000 is afzonderlijk op de balans opgenomen onder het eigen vermogen. Gelijktijdig met een voorstel tot vaststelling van de jaarrekening 2021 zal aan de gemeenteraad een voorstel worden voorgelegd om dit voordelig resultaat te bestemmen.
Zevenbergen, 21 juni 2022. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk.
5