Bijlage 5 - Collegereactie op concept accountantsverslag 2023

Memo Aan Van Datum Portefeuillehouder

De gemeenteraad Het college van burgemeester en wethouders 4 juli 2024 wethouder A.M.J. Dingemans Med

Onderwerp

Collegereactie op concept accountantsverslag jaarrekening 2023

Inleiding Zoals in het raadsvoorstel tot vaststelling van de jaarrekening 2023 is aangegeven, loopt de accountantscontrole nog. Dit heeft te maken met een gewijzigde controleaanpak vanuit de accountant, die niet tijdig met ons was gedeeld en toegelicht. Deze gewijzigde controleaanpak die de accountant dit jaar voor het eerst heeft gehanteerd, heeft aan onze kant extra inzet gevraagd. Hierdoor hebben de werkzaamheden voor de interim controle 2024 inmiddels vertraging opgelopen. Ook stagneren verbeteracties die op basis van aanbevelingen van de accountant en Concern Control in gang zijn gezet en lopen de werkzaamheden voor de begroting 2025 vertraging op. Moeizaam controleproces Op 13 mei is de accountant gestart met de controle van de jaarrekening 2023. In het accountantsverslag rapporteert de accountant over de bevindingen die hij in dat kader heeft gedaan. De beoogde opleverdatum van het conceptverslag door de accountant was 7 juni. Aangezien de accountant op 3 juli nog niet klaar was met alle controlewerkzaamheden en geen definitief verslag heeft opgeleverd, geven wij hieronder een reactie op het eerste conceptverslag van de accountant, wat hij op 20 juni met de auditcommissie heeft besproken.

Wij vinden het namelijk belangrijk dat u bij de raadsbehandeling van de jaarstukken kunt beschikken over de collegereactie op het accountantsverslag voor zover dat 3 juli wel gereed was. Hierbij benadrukken we dat de controle nog niet is afgerond en nog nieuwe bevindingen kan opleveren. Onderstaande reactie is onder het voorbehoud dat er geen nieuwe bevindingen worden gedaan. Goedkeurende controleverklaring De accountant heeft mondeling aangegeven tot op heden geen enkel signaal te hebben gevonden wat een goedkeurende controleverklaring over de jaarrekening 2023 in de weg staat. Dit betekent dat de jaarrekening net als voorgaande jaren een getrouw beeld geeft over 2023 en dat ook de rechtmatigheidsverklaring door het college een getrouwe weergave van de (on)rechtmatigheid geeft. Wij zijn er trots op dat de accountantscontrole tot op heden ook dit jaar geen significante afwijkingen heeft opgeleverd ten opzichte van wat wijzelf al hadden geconstateerd. Rekening houdend met een begrotingsomvang van ca. € 150 miljoen en het feit dat we als gemeente vele processen uitvoeren, er sprake is van nieuw geïmplementeerde wet- en regelgeving rond de rechtmatigheidsverklaring en er veel medewerkers bij betrokken zijn, is dit een goede prestatie. Dat stemt ons tevreden en geeft wederom aan dat onze organisatie in control is.

Rechtmatigheidsverklaring door het college Het college heeft dit jaar voor het eerst in de jaarrekening verantwoording afgelegd over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Na 2 succesvolle jaren van proefdraaien, zijn er pas

recent (november 2023) door de commissie BBV wijzigingen aangebracht in de wijze waarop deze verantwoording plaats moest vinden. Dit betekent dat we op deze wijzigingen in het boekjaar 2023 niet hebben kunnen organiseren, maar wel in de controle moesten toepassen. De reikwijdte van het begrotingscriterium is hierbij op twee onderdelen verruimd. Dit betekent dat de commissie BBV strenger is geworden. 1. Overschrijdingen van de lasten die conform de financiële verordening (art. 12 lid 4) als acceptabel zijn aan te merken, moeten -in tegenstelling tot voorgaande jaren- in de rechtmatigheidsverklaring toch als onrechtmatig meegeteld worden. 2. Onderschrijdingen van de lasten en afwijkingen op de baten moeten beoordeeld worden en tijdig aan de gemeenteraad gemeld zijn. In de raadsinformatiebrief van 2 juli 2024 hebben wij u hierover geïnformeerd. Wij onderschrijven het doel van de rechtmatigheidsverklaring, namelijk het goede gesprek met de gemeenteraad over onrechtmatigheden die er echt toe doen en welke maatregelen daar vervolgens tegen getroffen kunnen worden. De huidige invulling van het begrotingscriterium doet ons inziens echter geen recht aan dit doel en zorgt juist voor een vertroebeld beeld en een devaluatie van het begrip rechtmatigheid.

Hierin staan we niet alleen; tijdens de ALV van de VNG is de motie Heemstede met grote meerderheid van stemmen aangenomen waarin gepleit wordt dat de rechtmatigheidsverklaring het voor gemeenteraden juist transparanter moet maken. Op het gebied van het voorwaardencriterium is bij 1 inkoopdossier sprake van een onduidelijkheid. Dit betekent dat nog niet definitief duidelijk is of er sprake is van rechtmatigheid of onrechtmatigheid. Het betreft een regionaal gecoördineerd inkooptraject m.b.t. de inhuur van jeugdprofessionals. De vraag luidt of er sprake is van een wezenlijke wijziging. Het voorlopige oordeel van een onafhankelijke aanbestedingsjurist luidt dat het dossier rechtmatig is. Het definitieve oordeel (wat door de accountant gevolgd zal worden) laat echter nog op zich wachten waardoor dit dossier als onduidelijk moet worden aangemerkt. Deze onduidelijkheid telt in de rechtmatigheidsverklaring mee als onrechtmatig. Om in de toekomst te voorkomen dat individuele gemeenten zo laat in het jaarrekeningproces geconfronteerd worden met mogelijke onrechtmatigheden of onduidelijkheden m.b.t. regionale aanbestedingen gaan we sluitende afspraken maken over tussentijdse monitoring en beoordeling van het betreffende inkoopcontract.

Verder is een aandachtspunt dat individuele gemeenten direct na het definitief worden van de aanbesteding de beschikking krijgen over regionale inkoopdossiers. Voor alle overige inkoopdossiers hebben wij kunnen concluderen dat zij voldoen aan de Europese aanbestedingsregels. Hiermee is de lijn van de voorgaande drie jaren voortgezet. Zowel de verruiming van de reikwijdte van het begrotingscriterium als het als onduidelijk gekwalificeerde inkoopdossier hebben ertoe geleid dat wij helaas geen goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid hebben kunnen afgeven. Bevindingen accountant Verder constateren we dat het accountantsverslag net als vorig jaar diverse positieve bevindingen bevat. Zo geeft de accountant m.b.t. de Europese aanbestedingen aan: “Wij constateren dat er voldoende aandacht binnen de organisatie is voor het naleven van de Europese aanbestedingsregels.” Daarnaast wordt een positief beeld van de interne beheersing gegeven. Verder is de accountant van mening dat “voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.” Nieuw in het accountantsverslag zijn de bevindingen en aanbevelingen m.b.t. de IT-omgeving.

Het oordeel over een aantal onderdelen is dat “de inrichting van het proces voldoet gedeeltelijk, maar de risico’s die ermee samenhangen, vormen geen directe bedreiging voor de bedrijfsprocessen.” Deze bevindingen worden grotendeels gedeeld door de organisatie en hebben de aandacht. De

aanbevelingen pakken we op. Diverse verbeteracties zijn reeds ingezet of worden komend jaar ingezet. Evaluatie proces accountantscontrole Wij betreuren het dat het hele controleproces langer duurt dan vooraf afgesproken. De accountant is op 13 mei met de controle gestart. Vier weken later, op 7 juni was de geplande datum van oplevering van het conceptverslag. Helaas lag er pas op 18 juni een eerste conceptverslag met veel onvolledige tekstdelen omdat de controle op verschillende onderdelen nog niet was afgerond. Desondanks heeft de accountant op 20 juni dit eerste concept met de auditcommissie doorgesproken. Uiteindelijk was op 3 juli de controle nog steeds niet afgerond. Door het uitlopen van het controleproces was het niet mogelijk om het gebruikelijke ambtelijk/bestuurlijke traject te doorlopen, te weten: • ambtelijke reactie op het conceptverslag, • verwerken van door de accountant geconstateerde correcties op de jaarrekening, • bespreken conceptverslag door de accountant met de directie en de portefeuillehouder financiën, • tijdige verzending naar de auditcommissie. Op verzoek van de auditcommissie is met de accountant de afspraak gemaakt om na afronding van de controle het doorlopen proces ook met de auditcommissie te evalueren. Hierbij worden Concern Control en de ambtelijke organisatie betrokken.

Het doel is om de wederzijdse verwachtingen op elkaar aan te laten sluiten en te komen tot een werkbare procesplanning voor volgend jaar. Het is daarbij belangrijk om (wijzigingen in) het controleproces aan de voorkant helder te hebben zodat de wederzijdse verwachtingen goed op elkaar zijn afgestemd en de organisatie optimaal in staat is de controle te faciliteren. Tot slot Als college herkennen wij onszelf in de bevindingen in het concept accountantsverslag en zijn we er trots op dat we de lijn van de afgelopen jaren hebben doorgezet. Ondanks dat we een onrechtmatigheidsverklaring hebben moeten afgeven. Wij hopen dat de vertraging in de controle en de gewijzigde spelregels het goede gesprek met de raad over de inhoud van de controle en de daaruit voortkomende bevindingen niet in de weg staan. Ook spreken wij onze dank uit naar de auditcommissie en de gemeenteraad voor de geboden flexibiliteit.