Bijlage 2, verslag rekeningcommissie d.d. 09-12-2021
Tekst van het document
Verslag Rekeningcommissie
Datum
9 december 2021
Locatie
Moerdijkzaal
Tijd
Voorzitter
Aanwezigen
Tevens
aanwezig
Afwezigen 1 2
18:00 - 20:30 L. Schreuders
H.J.M.A.G. van de Bergh, G.J.M. Blom, J. van Brenkelen, G.M. Brunsveld
(verslag), A, Goslings (griffier), C Punt, L. Schreuders, C.H.W. Tak-Broere, H. Verbeek, C.L.F. Vermunt, G. Vos en G. Wiers
De heer J. Han (Astrium), C,J.A. van Dorst (wethouder) en J.H. Slagboom (gemeentesecretaris), H. Verbeek (concerncontroller) K. Willemstein Opening
Mededelingen en ingekomen stukken
Afwezig zijn de leden: K. Willemstein en G. Wiers.
De griffier meldt dat er een concept advies ontvangen is voor de opzet van de nieuwe rekenkamer. In dat advies wordt de nieuwe auditcommissie als adviescommissie voor de rekenkamer opgenomen. 2.1
Ingekomen stuk/Memo Risico’s en onzekerheden en bijlagen
In de rekeningcommissie van 24 juni is toegezegd om de raad c.q.
rekeningcommissie meer inzicht te geven in de ramingen en risico’s met
betrekking tot de diverse kapitaalgoederen. Een en ander is beschreven in de paragrafen Onderhoud kapitaalgoederen en Weerstandsvermogen en
risicobeheersing die beide onderdeel uitmaken van de begroting. Beide
paragrafen zijn bijgevoegd alsmede een korte memo als oplegger waarin
bovendien een korte specificatie is opgenomen van de risicobedragen zoals die momenteel zijn opgenomen in het weerstandsvermogen.
Besluit
De rekeningcommissie neemt kennis van memo.
Verslag
De heer Blom vraagt naar de gehanteerde percentages. Als de kans 100% is,
moet een risico dan niet in de begroting worden opgenomen.100% inschatting. De heer Verbeek licht toe dat de landelijk gehanteerde percentages zijn toegepast.
De heer van Brenkelen vraagt naar de afwijkende schuldquote van 26 procent in 2021. Dit wordt nagevraagd en een schriftelijk antwoord zal worden gegeven. 3
Verslag vergadering van de rekeningcommissie van d.d. 22 september 2021
Er zijn geen verzoeken tot wijzigingen op het verslag ontvangen. Voorgesteld wordt het verslag ongewijzigd vast te stellen.
Besluit:
De Rekeningcommissie stelt het verslag ongewijzigd vast.
4
Management Letter en management reactie en overall rapportage interne controle
De heer Han geeft namens de accountant een toelichting op de Management Letter.
Besluit:
De Rekeningcommissie constateert dat de Management Letter tot tevredenheid stemt. De trend is positief. De organisatie krijgt complimenten. De Managementletter wordt vastgesteld.
Verslag
De heer Han concludeert dat de administratieve organisatie van de gemeente Moerdijk op orde is. Daardoor is de controle eenvoudig te doen. De
beoordeling toereikend is in de Management Letter past hierbij .Een betere kwalificatie is er niet.
Er zijn wel opmerkingen te maken naar aanleiding van de interne controle. Bij de administratieve proces mist regelmatig de tweede lijnscontrole. De eerste lijnscontrole wordt gedaan door de medewerkers die de opdracht heeft
verstrekt. De tweede lijnscontrole vindt plaats op het managementniveau en de derde lijnscontrole gebeurd door de concern control. Door capaciteit vindt de tweede lijnscontrole niet of nauwelijks plaats. Dat pas bij de omvang van de
gemeente Moerdijk. De heer Slagboom geeft aan dat er gekeken wordt of er
capaciteit van de derde lijn naar eerste of tweede lijn kan worden verschoven. In de management letter is een paragraaf opgenomen over het risico op fraude. Dit is conform de wettelijke verplichting die sinds 2022 geldt voor de controle door de accountant.
De accountant heeft nieuwe aandachtspunten geconstateerd. Die betreffen:
de handeling dat de registratie van de opdrachtwaarde niet gekoppeld
is aan de inkoop. Dit wordt opgelost door een handmatige controle via een werkafspraak.
Het uploaden van de bewijslast van de uitvoering van een opdracht gebeurt in een ander systeem dan de accordering van een factuur.
De heer Slagboom geeft aan dat bij de volgende aanbesteding van de financiële automatisering dit punten van aandacht zullen zijn. Het bestaande pakket is niet toereikend.
Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is extra informatie nodig voor:
o
De continuïteit van de dienstverlening bij en opvolging van incidenten
o
De databescherming; de veilige omgang met data in software
Pagina 2
o
Controle op naleving van de afspraken m.b.t. informatiebeveiliging binnen de organisatie
o
De juiste toegang voor medewerkers tot gebouwen, systemen en gegevens
De heer Blom geeft aan behoefte te hebben om te worden bijgepraat op de informatiebeveiliging. Dit wordt toegezegd.
Overweeg een nadere invulling van de projectadministratie. De
projectorganisatie wordt via paperflow gemonitord. Bij grotere en
complexere projecten is dit onvoldoende. Vanuit de organisatie is het
een bewuste keuze om financiën niet op twee plekken te administreren. De accountant adviseert de aanschaf van een uitgebreidere projectadministratie.
De accountant heeft een aantal onderhanden aandachtspunten m.b.t. de IT-
omgeving en het traject van inkoop tot betaling. De accountant constateert dat de gemeente werkt aan de verbetering van deze punten. De
voortgangsrapportage die de accountant heeft ontvangen maakt dit voldoende inzichtelijk en is naar waarheid.
De heer Vos vraagt wat van alle aandachtspunten het eerste wordt opgepakt. De heer Slagboom antwoordt dat dit het traject is waarbij de
rechtsmatigheidsverantwoording bij het college terecht komt. Dit moet vanaf 1 januari 2022 ingevoegd zijn.
De heer Van Dorst geeft nog een reactie op de Management Letter. In het
college is de Letter in het bijzijn van de accountant besproken. Er zijn stappen gezet en verbetering van de administratieve processen heeft de aandacht van de organisatie. Het bespreken hiervan met de rekeningcommissie is van meerwaarde. 5
Herziening verordening rekeningcommissie
Voorgesteld wordt de herziening van de verordening Rekeningcommissie met een positief advies aan de raad voor te leggen.
Besluit:
De Rekeningcommissie besluit om de herziening verordening
rekeningcommissie met een positief advies aan de raad voor te leggen. De
rekeningcommissie ziet aanpassing van de passages over voldoende expertise geschrapt en aangepast. De aangepaste verordening wordt vooraf naar de leden van de rekeningcommissie verzonden.
Verslag:
De leden van de auditcommissie worden benoemd door de raad en uit de raad, inclusief burgerleden. De raad is een lekenbestuur. De vereiste voor voldoende expertise staat hier op gespannen voet. De rekeningcommissie ziet die
passages graag geschrapt of aangepast. Toegevoegd zal worden dat er een
Pagina 3
training wordt georganiseerd voor de leden van de auditcommissie. Die passage wordt toegevoegd aan de toelichting.
Er wordt gekeken of op basis van de rechtspositie de passage over de vergoeding moet worden aangepast.
Het raadsvoorstel met de verordening auditcommissie komt in de raad van
maart. De financiële verordening zal worden geagendeerd voor de raad van 3 februari 2022. 6
Voorstel aanpassen financiële verordening
De heer Verbeek geeft een toelichting geven op het voorstel op de aanpassing van de Financiële Verordening
Besluit:
De Rekeningcommissie stemt in met de aanpassing van de Financiële Verordening en legt deze aan de raad voor van februari 2022.
Verslag:
Voorstellen rechtsmatigheid verantwoording in auditcommissie van mei.
Doel van de aanpassing van de financiële verordening is om de raad zo veel mogelijk aan de voorkant van de besluitvorming akkoord te geven. Bij
afwijkingen boven de €50.000 tot een €100.000 wordt de raad geïnformeerd Bij afwijkingen boven €100.000 wordt de raad vooraf om instemming
gevraagd. Nieuwe gebeurtenissen worden altijd aan de raad vooraf voorgelegd. 7
Bespreekpunten Overdrachtsdocument raad
De griffie heeft opgepakt om een overdrachtsdocument te maken van de huidige raad naar de nieuwe raad. Daarin is ook ruimte voor de
rekeningcommissie om een overdracht mee te geven aan de nieuwe
auditcommissie. Door deze overgang is er de afgelopen tijd binnen de
rekeningcommissie het een en ander besproken en vastgelegd in memo’s
waarin verbeterpunten staan opgenomen. Aanvullend op deze memo’s wordt de input van de rekeningcommissie gevraagd op een aantal bijgevoegde vragen.
Besluit:
De rekeningcommissie geeft een aantal tips en adviezen mee om op te nemen in het overdrachtsdocument.
Verslag:
De wens voor expertise in de auditcommissie wordt losgelaten. Een goede training voor de nieuwe auditcommissie is belangrijker.
Elke fractie kan 1 lid voor de auditcommissie voordragen. Meerder partijen kunnen ook gezamenlijk een kandidaat voordragen.
Pagina 4
8
Voorstel Planning 2022
Besluit:
De rekeningcommissie stemt in met de planning 2022.
Verslag
De rekeningcommissie geeft aan dat een combinatie met andere vergaderingen niet wenselijk is. Zij geeft de voorkeur voor een donderdag waarop geen
bijeenkomsten zijn of eventueel een overloopdonderdag. Een alternatief is om naar de woensdagavond te kijken. De griffie stemt dit af met de ambtelijke organisatie. Anders blijft het voorstel zoals het nu is. 9
Rondvraag
Verslag:
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 10
Sluiting
Verslag:
Dit is de laatste rekeningcommissie in deze raadsperiode. Voor alle leden is een presentje als dank voor de open en constructieve inbreng in deze commissie.
Pagina 5