Bijlage 2, optimaliseringsvoorstellen met gevolgen voor financiële verordening

Optimaliseringsvoorstellen met gevolgen voor financiële verordening In de rapportage Evaluatie P&C-cyclus worden 6 optimaliseringsmogelijkheden aangedragen die besluitvorming van het college/de raad vereisen en daarnaast gevolgen (kunnen) hebben voor de Financiële verordening. Voorgesteld wordt de betreffende optimaliseringsmogelijkheden mee te nemen bij de actualisatie van de Financiële verordening die (voor raadsbehandeling) gepland staat voor het 1e kwartaal van 2022 (actiepunt Concerncontrol/Financiën: Henk Verbeek en Ben Cornel). Op deze wijze kunnen alle wijzigingsvoorstellen voor de Financiële verordening in zijn geheel worden bezien. In september/oktober zullen we het college en de raad informeren over de resultaten van de evaluatie P&C-cyclus en de door het S-team XL voorgestane prioritering van de op te pakken optimaliseringsmogelijkheden. Op dat moment zullen we het college en de raad ook meteen informeren over de optimaliseringsvoorstellen die via de actualisering van de Financiële verordening aan hen zullen worden voorgelegd. Dit betreft de volgende items: FV 1 Optimaliseren proces en inhoud Kadernota De in de rapportage opgenomen optimaliseringsvoorstellen voor het proces en de inhoud van de Kadernota zijn reeds – in afstemming met het college en de raad – betrokken bij het opstellen van de Kadernota 2022.

Zo hebben we de raad al bij voorbereiding van de Kadernota betrokken om beter invulling te kunnen geven aan de kaderstellende rol en is de raad uitgenodigd om ook zelf nieuwe ontwikkelingen aan te dragen. Daarnaast is de Kadernota aanzienlijk compacter geworden, hetgeen aansluit op de informatiebehoefte van de raad. Het opstellen van de Kadernota 2022 volgens de nieuwe aanpak is goed ontvangen bij het bestuur, hoewel niet alle optimaliseringsvoorstellen (bijv. integrale bespreking van de door de raad en het college aangedragen nieuwe ontwikkelingen) even goed uit de verf kwamen. Ruim voor het opstellen van de Kadernota 2023 volgt een evaluatie met de raad en het college om te bezien of en op welke wijze nadere optimalisering van het proces/de inhoud van de Kadernota gewenst is. Gevolgen Financiële verordening

Het nieuwe proces heeft tot gevolg dat de Kadernota niet voor 1 juni aan de gemeenteraad aangeboden kan worden. Dit wijkt af van de Financiële verordening (art. 4). Overwogen kan worden om de datum van 1 juni in de Financiële verordening te wijzigen dan wel geen aanleverdatum op te nemen.

Nadere toelichting

Zie rapportage optimaliseringsmogelijkheid 11

FV 2 Invoeren 1e berap light De projectgroep stelt voor om – zoals in 2020 en 2021 - de 1e bestuursrapportage voortaan op te stellen in een light-versie: een rapportage op zogenaamde “rode vlaggen”. Deze light versies zijn goed ontvangen bij het college en de raad. De beperkte berap geeft inzicht in de stand van zaken van de 15-20 grootste budgetten. Verder worden in deze berap de eerder genomen collegebesluiten opgenomen, waarvan al is aangegeven dat deze in de betreffende 1e berap verwerkt zouden worden. De voorstellen uit de 1e berap light die leiden tot bijstelling van het budget alsmede de eerder genomen besluiten worden via een raadsvoorstel (incl. begrotingswijziging) voorgelegd aan de raad. Gevolgen Financiële verordening

In de Financiële verordening is in art. 6 geregeld dat er twee tussentijdse rapportages worden opgesteld. De vorm waarin deze rapportages worden opgesteld wordt vrijgelaten. Dit voorstel behoeft dus in principe geen aanpassing van de Financiële verordening. Overwogen kan worden om de 1e berap light expliciet in de Financiële verordening op te nemen.

Nadere toelichting

Zie rapportage optimaliseringsmogelijkheid 23

FV 3 Aanpassen rapportagegrens 1e berap In optimaliseringsmogelijkheid 23 / FV2 wordt voorgesteld een 1e berap light in te voeren. In de 1e berap light focussen we op grote(re) afwijkingen. Gelet hierop wordt voorgesteld de rapportagegrens van € 40.000 zoals nu opgenomen in art. 6 van de Financiële verordening, te verhogen voor de 1e berap light. N.B.: vanuit de project groep wordt het verhogen van de rapportagegrens van € 40.000 in art. 6 van de Financiële verordening voor de 2e berap vooralsnog niet voorgestaan. Dit, met het oog op de begrotingsrechtmatigheid omdat de 1e berap light zich met name richt op grote(re) afwijkingen. Gevolgen Financiële verordening

Het verhogen van de rapportagegrens betekent dat art. 6 van de Financiële verordening aangepast moet worden.

Nadere toelichting

Zie rapportage optimaliseringsmogelijkheid 27

FV 4 Integreren kwartaalrapportage (investeringskredieten) in de reguliere P&C producten Uit de evaluatie is de wens naar voren gekomen om de kwartaalrapportages (investeringskredieten) af te schaffen, enerzijds omdat de rapportages niet goed passen in de P&C cyclus en anderzijds omdat het opstellen ervan een extra belasting voor de organisatie met zich meebrengt. De gemeenteraad heeft in de bijeenkomst van 28 januari 2021 aangegeven dat de kwartaalrapportages losgelaten mogen worden, omdat de raad vertrouwen heeft dat we nu meer in control zijn. Ook het college kan zich vinden in het loslaten van de kwartaalrapportages. De projectgroep stelt voor om de kwartaalrapportages te integreren in de reguliere P&C producten zodat rapporteren op (nadere) afwijkingen in kredieten geborgd wordt in het reguliere proces. Concreet wordt voorgesteld terug te gaan naar 3 rapportagemomenten: bij de 1e berap, 2e berap en de jaarrekening. De uitvraag voor de stand van zaken van de kredieten wordt gekoppeld aan de uitvraag voor deze producten. Voordeel is dat budgethouders gedwongen worden op hetzelfde moment zowel over de exploitatie als de kredieten na te denken en te rapporteren. Gevolgen Financiële verordening

Dit voorstel heeft gevolgen voor art. 5 lid 6 waarin geregeld is dat het college de raad per kwartaal via een raadsinformatiebrief informeert over (verwachte) afwijkingen van geautoriseerde investeringskredieten groter dan 10% met een minimum van € 10.000 en over afwijkingen van geautoriseerde investeringskredieten groter dan € 40.000.

Nadere toelichting

Zie rapportage optimaliseringsmogelijkheid 32

FV 5 Efficiëntere procedure stelpost nieuw beleid De projectgroep stelt voor om de werkwijze ten aanzien van de stelpost nieuw beleid onder de loep te nemen en te bezien op welke wijze het (vaak) onnodig druk leggen op de begrotingsuitkomsten voorkomen kan worden. Voorts wordt voorgesteld om claims van “geringe” omvang die niet politiek gevoelig zijn en/of betrekking hebben op de uitvoering van een concreet voorstel, meteen in het raadsvoorstel bij de begroting mee te nemen. Dit ter bevordering van de efficiency. Gevolgen Financiële verordening

Wijzigingen in de procedure nieuw beleid kunnen gevolgen hebben voor hetgeen nu in de financiële verordening geregeld is (art. 5.2): De lasten van voorziene nieuwe investeringen in de begroting worden opgenomen bij de stelpost nieuw beleid. De raad ontvangt voor deze investeringen in het begrotingsjaar een apart raadsvoorstel, waarbij autorisatie plaatsvindt van de benodigde middelen.

Nadere toelichting

Zie rapportage optimaliseringsmogelijkheid 13

FV 6 Efficiëntere procedure m.b.t. aangaan verplichtingen

Voor de wijziging van de Financiële verordening in 2018 had het college de bevoegdheid om voor goederen en diensten onder de € 25.000 zelfstandig verplichtingen aan te gaan (geen nieuw beleid). In het kader van efficiënt werken zou een dergelijke bevoegdheid opnieuw in de Financiële verordening opgenomen kunnen worden. De vraag is of de gemeenteraad voldoende vertrouwen heeft om deze bevoegdheid opnieuw toe kennen. Gevolgen financiële verordening

Een wijziging in deze procedure heeft gevolgen voor de Financiële verordening. Nu is de betreffende bevoegdheid niet in de Financiële verordening opgenomen.

Nadere toelichting

Zie rapportage optimaliseringsmogelijkheid 22

N.B.: De voorstellen die worden overgenomen door het college/de raad en leiden tot een wijziging van de Financiële verordening, zullen vervolgens nog geïmplementeerd moeten worden in de P&C cyclus. Zodra hieromtrent duidelijkheid is zal moeten worden bepaald wie binnen FJI verantwoordelijk wordt/worden voor de implementatie en borging ervan.