Bijlage 2 - Begrotingswijziging 2025 ICT WBW

Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie

ICT-samenwerking West-Brabant West

1e Begrotingswijziging 2025

April 2025

Inleiding Voor u ligt de 1e begrotingswijziging 2025 van de ICT Samenwerking West-Brabant-West (ICT WBW). In april 2025 wordt door uw bestuur de jaarrekening 2024 en de begroting 2026 vastgesteld. Na aanleiding van deze documenten zijn er ontwikkelingen die ook voor 2025 leiden tot een financieel effect. In de kadernota 2026 is al opgenomen dat ICT WBW zich zal richten op het versterken van haar rol als regieorganisatie, het verder ontwikkelen van de cloudinfrastructuur, cybersecurity, innovatie en samenwerking tussen de deelnemers. Door deze doelstellingen te realiseren, kan ICT WBW bijdragen aan de digitale transformatie en efficiëntie van de deelnemers, terwijl we een veilige en kostenbewuste ICT-omgeving creëren. Voor de begeleiding in dit proces heeft ICT WBW een extern kantoor ingehuurd, IDC Metri. IDC Metri heeft op de bestuursvergadering 29 januari 2025 een presentatie gehouden “Transitie naar Managed Services”. Bij het in kaart brengen van de financiële consequenties hiervan, is gebleken dat in de voorbereiding naar 2026 extra kosten gemaakt moeten worden in 2025. Deze gevolgen zijn reeds besproken tijdens het bestuursoverleg 29 januari 2025 en zullen verderop worden toegelicht.

___________________________________________________________________________ Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 3 april 2025. De voorzitter,

De secretaris,

E. van der Star

J. Posthuma

2

1 Totaaloverzicht 1e begrotingswijziging 2025

In deze begrotingswijziging wordt voorgesteld om de begroting 2025 als volgt te wijzigen. 2025 begroting

2025 wijziging

2025 na wijz.

Lasten

1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces Bijz.toelagen BERM-gemeenten

€ €

3.511.276 41.000

€ 3.511.276 € 41.000

Advieskosten Facilitaire kosten

€ €

110.200 132.800

€ €

110.200 132.800

Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW

€ €

183.900 168.200

€ €

183.900 168.200

Onvoorzien

€

88.527

€

88.527

Specifieke infrastructuur

€

2.222.200

Gemeensch. infrastructuur

€ € €

1.212.100 € 1.261.000

€ 1.212.100 407.000 € 407.000 € 1.261.000

€

10.000

€

€

8.941.203 €

407.000 € 9.348.203

€

135.778

€

135.778

Exploitatie derden

€

10.000

€

10.000

Totaal baten Saldo lasten en baten

€ €

145.778 € 8.795.425 €

€ 145.778 407.000 € 9.202.425

Etten-Leur Roosendaal

€ €

1.992.633 € 2.921.344 €

88.410 € 2.081.043 137.636 € 3.058.980

Moerdijk Tholen

€ €

1.867.956 € 1.323.714 €

84.669 € 1.952.625 52.179 € 1.375.894

€ €

689.778 € 8.795.426 €

44.106 € 733.884 407.000 € 9.202.426

2 Exploitatie ICT infrastructuur

Aanbesteding en kosten doorontwikkeling

Kapitaallasten

€ 2.222.200

3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten Baten

10.000

1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces

3 Exploitatie derden

Bijdragen deelnemers

Werkplein Totaal deelnemersbijdragen

Tabel 1 Totaaloverzicht 1e begrotingswijziging 2025

3

2 Toelichting

De benodigde budgetaanpassing wordt hieronder nader toegelicht.

2.1

Exploitatie ICT infrastructuur (€ 407.000 nadelig)

De lasten voor 2025 vallen ca. € 407.000 hoger uit dan begroot en zijn incidenteel. Zoals in de inleiding al aangegeven is bij het in kaart brengen van de financiële consequenties van de transitie en transformatie naar voren gekomen dat in de voorbereiding naar 2026 extra kosten gemaakt moeten worden in 2025. De gevolgen zijn reeds besproken tijdens het bestuursoverleg 29 januari 2025. De kosten bestaan uit: - Doorontwikkeling ICT WBW naar een regie organisatie o Her-ontwerp ICT WBW o Strategische Personeels Planning o Opleidingen o Frictiekosten - Sourcing strategie: o Uitvoeren aanbesteding o Consultancy extern bureau o Opvang beheercapaciteit

3 Bijdragen deelnemers De budgetaanpassingen in deze begrotingswijziging hebben gevolgen voor de bijdragen van de deelnemers. Hieronder is inzichtelijk gemaakt hoe de verschillende kosten worden toegerekend aan de deelnemers. De verdeling vindt plaats conform de in de begroting 2025 vastgestelde verdeelsleutels. Aanbesteding en kosten doorontwikkeling 2025 Etten-Leur € 88.410 Roosendaal € 137.636 Moerdijk € 84.669 Tholen € 52.179 Werkplein € 44.106 Totaal € 407.000 Tabel 2 Kostenverdeling 2025 (na 1e begrotingswijziging)

De nieuwe deelnemersbijdragen komen er hierdoor als volgt uit te zien, waarbij tevens inzichtelijk is gemaakt hoe dit zich verhoudt tot de deelnemersbijdragen zoals die in de begroting 2025 waren vastgesteld. Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein

2025 begroting

2025 wijziging

2025 na wijziging

€ 1.992.633 € 2.921.344 € 1.867.956 € 1.323.714 € 689.778

€ 88.410 € 137.636 € 84.669 € 52.179 € 44.106

€ 2.081.043 € 3.058.980 € 1.952.625 € 1.375.894 € 733.884

4

€ 8.795.426

Totaal

€ 407.000

€ 9.202.426

Tabel 3 Deelnemersbijdragen 2025

4 Aanvullende informatie De investeringen die de afgelopen jaren (voornamelijk 2019-2021) zijn gedaan ten behoeve van de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur worden in 5 jaar afgeschreven. Deze investeringen zijn daardoor binnenkort volledig afgeschreven waardoor de kapitaallasten vanaf 2025 dalen. Vanuit de wetenschap dat na afloop van 5 jaar PQR er andere kosten voor in de plaats komen, is reeds bij het opstellen van de begroting 2023 als inschatting een (vervangings-) investering van € 3 miljoen in 2025 opgenomen. Concreet betekent dit dat vanaf 2026 gerekend is met € 600.000,-- aan kapitaallasten voor 5 jaar. Dit omdat op dat moment nog niet duidelijk was of een vervangingsinvestering nodig zou zijn (met daaruit voortkomende kapitaallasten) of dat er sprake zou gaan zijn van jaarlijkse exploitatielasten. Op deze manier is wel geborgd dat in de begroting (en dus de deelnemersbijdragen) vanaf 2026 rekening is gehouden met een structurele last van € 600.000. In de bestuursvergadering 29-1-2025 is er een keuze gemaakt om niet te investeren maar om door te gaan als een regieorganisatie en het verder ontwikkelen van de cloudinfrastructuur, cybersecurity, innovatie en samenwerking tussen de deelnemers. Omdat hierdoor geen sprake meer is van een (vervangingsinvestering) wordt in de begroting 2026 het volgende overzicht opgenomen voor Investeringen (t.b.v.

berekening kapitaallasten): Omschrijving van de investering Investering Etten-Leur 2023 Investering Roosendaal 2023 Investering Moerdijk 2023 Investering Tholen 2023 Investering Werkplein 2023 Vervangingsinvestering 2025 Vervanging laptops ICT WBW Totaal

2024 € € € € € € € €

2025 -

€ € € € € € € €

2026 -

€ € € € € € € €

70.000 70.000

2027 € € € € € € € €

2028 -

€ € € € € € € €

-

De kapitaallasten die in de begroting waren voorzien (€ 600.000 vanaf 2026) worden in de begroting 2026 omgezet naar exploitatie kosten. De vrijval van de kapitaallasten zijn in 2026 en 2027 niet toereikend voor de transitie- en transformatie kosten. Dit resulteert in een hogere deelnemersbijdrage voor 2026 en 2027. Deze wijzigingen zijn gedetailleerd terug te vinden in de begroting 2026.

5