Bijlage 2.1 - Collegereactie op onderzoek Rekenkamer grote infrastructurele projecten

8 oktober 2024 Onderwerp: reactie op Rekenkamer onderzoek grote infrastructurele projecten

Geachte Rekenkamer, De afgelopen periode heeft uw Rekenkamer in opdracht van onze gemeenteraad onderzoek gedaan naar hoe de sturing, beheersing en verantwoording van grote infrastructurele projecten wordt vormgegeven tussen het college en de gemeenteraad en welke mogelijkheden er zijn om dit samenspel te verbeteren. Lysias Advies heeft dit onderzoek in de vorm van een quickscan uitgevoerd. We maken graag van de gelegenheid gebruik om op de uitkomsten te reageren. Wij verzoeken u deze reactie te verwerken in de rapportage aan de gemeenteraad, zodat dit kan worden betrokken bij hun behandeling van het onderzoek. Wij attenderen u er op dat de term “grote infrastructurele projecten” de lading en scope van uw onderzoek niet geheel dekt. Wij hanteren zelf de term “grote ruimtelijke projecten” en hebben zo uw bevindingen ook geïnterpreteerd. In algemene zin doet het ons deugd dat ook uw Rekenkamer in de nota van bevindingen concludeert dat we in Moerdijk onze zaken op orde hebben als het gaat om de grote ruimtelijke projecten. De inhoudelijke (door de raad vastgestelde) kaders zijn aanwezig, en die maken we in Moerdijk project specifiek in de startdocumenten die ter vaststelling aan de raad worden aangeboden. De werkwijze met een herkenbare projectfasering, met daarin de geijkte “go of no go” momenten voor de raad, is in de loop der jaren een houvast geworden.

Ook zijn we content met de constatering dat we goede instrumenten in handen hebben om de projecten te kunnen sturen en beheersen. We zijn het van harte eens met de uitspraak dat projectmatig werken een ontwikkelproces is. Ter illustratie daarvan wordt in de nota het verbetertraject rond 2021 geschetst. Maar ook vandaag de dag heeft het verbeteren van de werkwijze de aandacht. Zo hebben we bijvoorbeeld een externe spiegel georganiseerd om te reflecteren op ons risicomanagement. Daarnaast blijven we investeren in het opleiden van de medewerkers die in de projectteams werkzaam zijn. U constateert dat ons college in beginsel de verantwoordings- en informatieplicht richting de raad adequaat vervult, en de raad in staat stelt om op basis van de beschikbaar gestelde informatie tijdig, juist en volledig besluiten te nemen. Daar voegt u aan toe dat de informatiepositie van de raad verder versterkt kan worden. Dit herkennen wij. Om die reden zijn we dit voorjaar gestart met het opstellen van de Monitor Ruimtelijke Projecten. Bij de aanbieding van de eerste editie daarvan heeft ons college reeds aangegeven dat dit wat ons betreft een document in ontwikkeling is. De reacties vanuit de raad nemen wij mee richting de tweede editie.

Indien de raad daar behoefte aan heeft, gaan wij als college uiteraard graag nader in gesprek over de wijze waarop we de informatiepositie verder kunnen versterken. U geeft aan dat er voor de raad meer mogelijk is in de sturing, met name bij de kaderstelling aan de voorkant van projecten. In lijn hiermee zoeken we momenteel naar het aanscherpen van de financiële kaders in startdocumenten, met name voor projecten waarin nieuwe of vervangende gemeentelijke voorzieningen worden gerealiseerd. Uw suggestie om voor grote projecten te werken met verschillende varianten/scenario’s nemen wij niet over in onze vaste werkwijze. Soms passen we dit toe in onze projecten. Denk bijvoorbeeld aan de opmaat naar het besluit over de toekomst van de zwembaden. En - zoals de raad van het college gewend is - trachten wij bij elk raadsvoorstel op geschetste “go of no go” momenten een alternatief op het voorgestelde besluit voor te leggen.

Een standaard werkwijze met meerdere scenario’s gaat echter verder, en is niet altijd wenselijk. Soms juist vanwege de door de raad aangegeven koers, of omdat er een uitkomst van een participatietraject wordt voorgelegd en/of er slechts de optie bestaat om een ontwikkeling wel of niet mogelijk te maken. Standaard werken met verschillende varianten/scenario’s doet bovendien afbreuk aan tempo en vergt een grotere ambtelijke inzet per project. Gezien de omvang van onze opgaven is efficiency in toenemende mate een thema voor ons college en onze organisatie. Wat betreft het samenspel tussen college en raad onderschrijven we de aanwezige basis van vertrouwen. Overigens is de mate waarin de raad gebruik maakt van instrumenten als amendementen, moties en het indienen van raadsvragen, wat ons college betreft niet zozeer een signaal dat de raad weinig stuurt, maar eerder een signaal dat de voorstellen die wij voorleggen doorgaans aan de verwachtingen voldoen. In lijn met uw aanbeveling zullen we op zoek gaan naar een vorm om toekomstige projectevaluaties met de gemeenteraad te gaan delen. Tot op heden hebben die evaluaties een ambtelijk karakter, en worden deze enkel met het college gedeeld. Tot slot merken we op dat met name de door ons ontvangen infographic geen representatief beeld geeft van uw bevindingen.

Op een aantal punten volgen wij de stap van de nota van bevindingen naar uw conclusies en aanbevelingen niet. Daarmee doet u naar onze mening uw eigen onderzoek, maar ook de bevindingen over onze werkwijze enigszins tekort. We brengen de positieve conclusies van het onderzoek en de bijbehorende complimenten over aan onze projectteams. Aanvullend gaan we graag met de raad in gesprek over de opvolging van de aanbevelingen en leveren we onze inbreng wanneer de raad dit eerste onderzoek door de Rekenkamer gaat evalueren. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Moerdijk, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

drs. M.E. de Groot

A.J. Moerkerke