Document · PDF

Bijlage 1, eindrapportage Business Case Gemeente Moerdijk Februari 2021

Raadsvergadering 22 april 2021, gemeente MoerdijkBij agendapunt: Gemeentehuis nieuwe stijl, tweede fase9.262 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

GEMEENTE MOERDIJK NIEUW KANTOORCONCEPT Business Case Eindrapportage Versie 2 Februari 2021

INHOUD  SAMENVATTING EN CONCLUSIES

 INLEIDING

 HUIDIGE SITUATIE EN AMBITIE

 NIEUW CONCEPT EN VLEKKENPLAN

 INVESTERING

 EXPLOITATIE

 AANBEVELING EN VERVOLG

BIJLAGEN 1.

INVESTERING

AFSCHRIJVING

EXPLOITATIE

NEN-Meetstaat

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Vertrekpunten  Door de gemeente zijn in een oriënterend onderzoek een aantal acute knelpunten vastgesteld: o.a. een gebrek aan goede mogelijkheden voor geconcentreerd werken en samenwerken, inefficiënt ruimtegebruik, akoestische en klimaat-technische knelpunten, een gebrek aan eigentijdse ICT-faciliteiten en een verouderde werkstijl.

 Op basis hiervan is opdracht gegeven voor het uitvoeren van een business case voor: - het oplossen van deze acute knelpunten en het op orde brengen van het kantoorconcept voor de gemeentelijke organisatie (Scenario BASIS PLUS) - EN tevens het op orde brengen van het gebouw (Scenario OPTIMAAL).

 De belangrijkste ambities hierbij zijn: klaar zijn voor de (digitale) toekomst, betere dienstverlening, goed werkgeverschap, betere samenwerking en een eigentijds werkomgeving.

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Oplossing  Door de invoering van een nieuw kantoorconcept voor de gemeentelijke organisatie is er sprake van een efficiënter gebruik van de beschikbare ruimte. Hierdoor komt ruimte vrij voor verhuur.  Om deze beschikbare ruimte op een goede manier in te vullen is er gekozen voor een multi-tenant concept, waarbij maximaal gestreefd wordt naar synergie-effecten door een gezamenlijk gebruik van ruimtes en faciliteiten (o.a. vergaderruimtes, restaurant, entree, receptie en support).  Door het creëren van een co-working zone (werkgebied dat door meerdere organisaties gedeeld wordt) kan er heel flexibel ingegaan worden op mogelijke toekomstige wijzigingen in de ruimtebehoefte.

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Vlekkenplan

Het plan voorziet in een ruimtelijk concept:  BEGANE GROND vooral de publieksfuncties en gezamenlijke faciliteiten. Naast de bestaande functies (entree, balies, raadzaal, moerdijkzaal en restaurant) betreft dit een gezamenlijk te gebruiken meeting centrum met co-working zone.  EERSTE VERDIEPING de bestaande bestuurs-vleugel en in de andere vleugel met name te verhuren kantoorruimte.  de gemeentelijke kantooorfuncties met name op VERDIEPING 2-4. Specifieke gemeentelijke functies op begane grond (o.a. balies en griffie) en verdieping 1 (vergaderen en co-working zone).

Huurder

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Investeringskosten  De renovatie zal aansluiten op het kwaliteitsniveau en de uitstraling van de recent gerenoveerde nieuwe hal van het gemeentehuis.  Scenario BASIS PLUS :

 Scenario OPTIMAAL:

Het kantoorconcept voor de gemeentelijke organisatie op orde brengen en een basis renovatie van het gemeentehuis. Het klimaatsysteem wordt hierbij niet vernieuwd, maar aangepast aan de noodzakelijke indelingswijzigingen. De bruikbaarheid is hierbij beperkt en de investeringen kunnen maximaal worden afgeschreven over een periode van 10 jaar. Investering € 6.885.000,- excl. BTW. Kantoorconcept gemeentelijke organisatie en het gebouw op orde brengen. Het klimaatsysteem wordt hierbij volledig vernieuwd (inclusief openen, aanpassen en sluiten vloeren en vervanging plafonds). De bruikbaarheid is optimaal en de bouwkundige en installatietechnische investeringen kunnen worden afgeschreven over een periode van 20 jaar. Investering € 8.290.000,- excl. BTW.

 In het geval de investeringen voor de inrichting van de te verhuren ruimtes door deze huurders zelf gedragen worden, dan liggen de bovengenoemde bedragen lager: respectievelijk € 5.965.000 excl. BTW (Scenario BASIS PLUS) en € 7.370.000,- excl. BTW (Scenario OPTIMAAL).

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Beschikbare dekking Voor de dekking van de bovengenoemde investeringen zijn er een aantal mogelijkheden beschikbaar. Het totaal bedrag is circa. € 605.000,- op jaarbasis en bestaat met name uit middelen voor de invoering van het werkplekconcept, nieuw ICT Beleid, onderhoudsreserveringen en verwachte efficiencyverbeteringen ten aanzien van de personeelskosten. Naast deze kwantificeerbare dekkingsmiddelen zijn er ook een aantal kwalitatieve voordelen. Dit betreft met name een te verwachten lager ziekteverzuim en een verbetering van de aantrekkelijkheid als werkgever.

Exploitatiekosten De totale toekomstige jaarlijkse exploitatiekosten liggen lager als de gemiddelde situatie in de markt: •

Scenario BASIS PLUS:

€ 200,- per m2

•

Scenario OPTIMAAL:

€ 178,- per m2

•

Markt Mediaan:

€ 210,- per m2

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Saldo van exploitatielasten en -opbrengsten Als het totale saldo van lasten en –opbrengsten vergeleken wordt met de huidige situatie dan is dat afhankelijk van de te realiseren huuropbrengsten. Hieronder de resultaten bij respectievelijk 100%, 50% en 0% verhuur van de beschikbare ruimtes:

Om per saldo minimaal op het huidige kostenniveau te blijven is in het BASIS PLUS scenario € 368.000 aan jaarlijkse huuropbrengsten nodig. In het OPTIMAAL scenario is minstens € 198.000,- per jaar nodig. De te verwachten opbrengsten liggen maximaal bij ca. € 345.000,- per jaar bij volledige verhuur van de beschikbare ruimtes. In het BASIS PLUS scenario zal er aldus per saldo een tekort ontstaan van minimaal ca. € 23.000,- (bij 100% verhuur). In het scenario OPTIMAAL ontstaat er vanaf 57% van totale verhuur een positief saldo dat kan oplopen tot maximaal ca. € 147.000,- bij 100% verhuur.

* In de huidige situatie wordt reeds ruimte verhuurd voor een totaalbedrag van ca. € 96.000,- per jaar (28% van totale toekomstige verhuur).

SAMENVATTING EN CONCLUSIES Conclusies en aanbevelingen. Op basis van de voorliggende globale toets kan worden geconcludeerd dat het beoogde plan financieel haalbaar is. De minimale huuropbrengsten, die nodig zijn om de investeringen te dekken zijn relatief laag (€ 198.000,- per jaar in Scenario OPTIMAAL). Dit kan gezien worden als een acceptabel risico, aangezien dit reeds gerealiseerd wordt bij 57% verhuur van de beschikbare ruimte. Er zijn dus realistische verwachtingen dat de huuropbrengsten van dien aard zullen zijn dat er substantiële positieve financiële resultaten geboekt kunnen worden.

De grote winst van de beoogde investeringen ligt bij het realiseren van de doelstellingen en ambities. Met name betreft dit: klaar zijn voor de (digitale) toekomst, betere dienstverlening, goed werkgeverschap, bijdrage aan verbetering duurzaamheid, betere samenwerking en een eigentijds werkomgeving.

We adviseren aldus te besluiten voor Scenario OPTIMAAL en te starten met het uitwerken van een ontwerp en een definitieve business case.

INLEIDING Voortraject: oriënterend onderzoek  Beoordeling huidige huisvesting en toekomstvisie gemeentelijke organisatie  Indicatie van oplossingsrichtingen c.q. scenario’s Voorlopig besluit voorafgaande aan business case  Nadere uitwerking van business case voor - Scenario BASIS PLUS :

Kantoorconcept gemeentelijke organisatie op orde brengen

- Scenario OPTIMAAL:

Kantoorconcept gemeentelijke organisatie EN gebouw op orde brengen

 Scenario BASIS (alleen acute knelpunten oplossen) is afgevallen In de voorliggende rapportage zijn de resultaten van de business case uitgewerkt

IMPRESSIES

WERKOMGEVING Knelpunten  Gebrek aan goede mogelijkheden voor geconcentreerd werken  Gebrek aan goede samenwerkfaciliteiten  Inefficiënt ruimtegebruik  Akoestische en klimaat-technische knelpunten  Gebrek aan eigentijdse ICT-faciliteiten (m.n. telefonie, laptops)  Verouderde werkstijl; op papier gebaseerd, grote werkbladen, veel kasten en printers

Algemene indruk Gedateerd, inspiratieloos, gebrekkige faciliteiten, geen herkenbaarheid en futloze uitstraling (veel grauw en grijs)

HUIDIGE SITUATIE

1. KLAAR ZIJN VOOR DE (DIGITALE) TOEKOMST 2. BETERE DIENSTVERLENING 3. GOED WERKGEVERSCHAP 4. BETERE SAMENWERKING 5. EIGENTIJDSE WERKOMGEVING

AMBITIE

IMPRESSIES

NIEUW CONCEPT Nieuwe manier van werken voor gemeentelijke organisatie  Activiteit gerelateerde werkomgeving  Hedendaagse technologische ondersteuning  Inspirerende werkomgeving en efficiënt ruimtegebruik Gebouwtechniek en –inrichting op orde brengen  Klimaat- en akoestiek  Inrichting specifieke ruimtes (o.a. raadzaal, moerdijkzaal en bestuur) Multi-tenant concept voor gebouw  Beschikbare ruimte gebruiken voor verhuur en gezamenlijk gebruik

3 PIJLERS OPLOSSING 1. Door de invoering van een nieuw kantoorconcept op basis van ‘activity based working’ voor de gemeentelijke organisatie is er sprake van een efficiënter gebruik van de beschikbare ruimte. Hierdoor komt ruimte vrij voor verhuur. 2. Om deze beschikbare ruimte op een goede manier in te vullen is er gekozen voor een multi-tenant concept, waarbij maximaal gestreefd wordt naar synergie-effecten door een gezamenlijk gebruik van ruimtes en faciliteiten (o.a. vergaderruimtes, restaurant, entree, receptie en support). 3. Door het creëren van een co-working zone (werkgebied dat door meerdere organisaties gedeeld wordt) kan er heel flexibel ingegaan worden op mogelijke toekomstige wijzigingen in de ruimtebehoefte.

OVERZICHT RUIMTEVRAAG Uitgangspunten

Vraag (m2 VVO)

 PVE gemeentelijke organisatie op basis van

Gemeente totaal

3.966

* Kantoor Bestuur

150

* Kantoor organisatie

2.305

profielindeling en activiteit gerelateerd werkconcept  Overige gemeentelijke functies (o.a. raadzaal,

Totaal

* Balie

* Entree en wachtruimte

150

* Vergaderen en co-working*

400

* Raadzaal

246

 ICT WBW en Politie op basis van huidige situatie

* Moerdijkzaal

317

* Restaurant

318

 Restant is beschikbare kantoorruimte en

ICT WBW

390

Politie

moerdijkzaal en bestuur op basis van huidige situatie)

beschikbare ruimte in hal

Derden (=restant)

1.591

Totaal

6.007

* Co-working betekent ruimte met meerdere organisaties delen

Kantoor (restant)

841

(concept wordt later nader toegelicht, zie onder ‘Flexibiliteit’)

Hal (restant)

750

SPECIFIEKE UITGANGSPUNTEN GEMEENTE Gemeentelijke organisatie  Aantal fte (formatie, incl. vacatures)

246*

 Aantal medewerkers

266

 Aantal ARBO werkplekken

172

 Gemiddelde flex-factor

0,7 (focus 0,8 dynamisch 0,7 com. 0,6 en tel 0,45)

 Verhouding fte/mdw

0,92 conform landelijk gemiddelde

 Op (middellange) termijn krimp verwacht

* Gebaseerd op “Bezetting Gemeente Moerdijk 25-1-2019 zonder APPA etc.xlsx”. Hieruit is de totaal toegestane formatie gebruikt (233,6fte). Vervolgens zijn de gegevens door de verschillende afdelingen gecontroleerd (interviews), wat heeft geleid tot een toename van 12,3 fte. Dit samen is 245,9 fte en inclusief vacatures en externe c.q. tijdelijke medewerkers.

FLEXIBILITEIT Co-working area (ca. 600 m2, incl. vergadercentrum)  Gemeenschappelijk werkgebied, dat gedeeld wordt met andere organisaties  Pieken en dalen in behoefte kunnen gemakkelijker opgevangen worden  Eventuele inschattingsfouten kunnen hersteld en toekomstige ontwikkelingen opgevangen worden  Tevens bijdrage aan het stimuleren van externe samenwerking en kennisdeling Multifunctionaliteit en multi-tenant concept  Functies zoveel mogelijk geschikt maken voor gezamenlijk gebruik en het delen van faciliteiten  Multifunctioneel inrichten van vergaderruimtes, moerdijkzaal, raadzaal, restaurant en hal  Geschikt voor meerdere doeleinden en gebruikers  Logistiek en infrastructuur baseren op multi-tenant gebruik (schillen)

FLEXIBILITEIT Algemene effecten Corona  De korte termijn effecten van Corona hebben ertoe geleid dat er op grote schaal wordt thuis gewerkt en dat meetings veelvuldig via videobellen worden opgelost. Op langere termijn (na Corona) is de verwachting dat de toename in het thuiswerken op zijn minst voor een deel blijvend zal zijn. Onderzoeken (nationaal en internationaal) wijzen op een te verwachten blijvend effect van ca. 1-2 dagen per week thuiswerken.  Door blijvend meer thuis te werken wordt het kantoor minder een plek voor individueel werk, maar meer een plek voor ontmoeting en samenwerking (incl. videobellen). Dat wil zeggen minder standaard werkplekken en meer specifieke plekken en variatie (o.a. geconcentreerd werk, teamwork, video-bellen en online meetings).  De kantorenmarkt zal naar verwachting sterk in beweging komen doordat veel organisaties hun ruimtebehoefte gaan heroverwegen. Dit zal verschuivingen teweeg gaan brengen, waarbij er winnaars en verliezers zullen zijn. Moderne kantoren, voorbereid op nieuwe werkconcepten, zullen de winnaars zijn en verouderde kantoren de verliezers.

FLEXIBILITEIT Specifieke effecten op de huisvestingsplannen gemeente Moerdijk  Op hoofdlijn zijn de voorliggende plannen al voorbereid op deze ontwikkelingen (flexibel concept, activiteit gerelateerd werken, variatie aan werkplekvoorzieningen en co-working zones).  In de huidige situatie is er sprake van een ratio van 1,2 werkplekken per fte. In de voorliggende plannen gaan we uit van een gemiddelde flex-ratio van 0,7 werkplekken per fte. Deze ratio zou mogelijk in de toekomst nog verder verlaagd kunnen worden door een verdere groei van thuiswerken. In dat geval kan de verminderde ruimtebehoefte opgevangen worden in de genoemde co-working zone. Deze zone bevat ca. 600 m2 vvo voor maximaal ca. 40-50 werkplekken.  Ten aanzien van de financiële haalbaarheid kan gerekend worden met neutrale tot licht positieve effecten in het geval er meer ruimte verhuurd zou kunnen worden.

FLEXIBILITEIT Capaciteit Het programma van eisen voor de gemeentelijke organisatie omvat 2.761 m2 VVO (flex-ratio Ø 0,7 )

•

Stel: Flex-norm

dempen

Ø 0,8

+ 270 m2 VVO

intensiveren Ø 0,6

- 270 m2 VVO

extreem intensiveren Ø 0,5 •

Stel: Formatie

- 540 m2 VVO (bijv. door Corona effecten/ thuiswerken)

krimp

10%

- 200 m2 VVO

groei

10%

+ 200 m2 VVO

Al deze effecten kunnen worden opgevangen in de co-working zone. In het geval van extreem intensiveren, zal het verschil weliswaar ook grotendeels in de co-working zone kunnen worden opgevangen, maar zal het tevens voor een klein deel (ca. 200 M2 VVO) door extra verhuur opgevangen kunnen worden. Extreme intensivering levert dan meer verhuurbare ruimte op.

HUIDIGE SITUATIE

V2 * Technische ruimte en kelder zijn vanwege overzichtelijkheid niet ingekleurd cq opgenomen

FUNCTIES

V3 Specifiek Hal Kantoren

MULTI-TENANT CONCEPT Schil 1: Publiek gebied  Hal

900 m2

Schil 2: Semi-publiek gebied

 Balieruimte

80 m2

 Raadzaal

246 m2

 Restaurant

318 m2

 Moerdijkzaal

317 m2

 Kantoren BG en V1

1.841 m2 2.802 m2

Schil 3: Toren BG

 Kantoren V2, 3 en 4

2.305 m2 6.007 m2 VVO

Schil 1: De Hal Hal: ca. 900 m2  Publiek, vrij toegankelijk: de ruimte van de burger  Entree, wachtruimte en balies  Mogelijke en bestaande functies: wachtruimte, expositie, bibliotheek/leeszaal, ontmoeting, (short-stay) werken, overleggen, uitloop restaurant, koffie-/thee-bar, evenementen

Exploitatiemogelijkheden  Permanente verhuur (bijv. bibliotheek), ca. 300 m2  Evenementen en gezamenlijk gebruik (bijv. overleg, ontmoeting)

Eisen  Geschikt als verblijfsruimte voor grote aantallen mensen  Flexibele inrichting ivm exposities en evenementen

Schil 2: Semi-Publiek Semi-Publiek: ca. 2.800 m2  Semi-Publiek, toegankelijk vanaf de centrale hal

 Mogelijke en bestaande functies: kantoren, vergaderruimtes, balie, raadzaal, moerdijkzaal en restaurant Exploitatiemogelijkheden  Gebruik door Bestuur (ca. 150 m2) en permanente verhuur van kantoorruimte, bijv. ICT WBW en Politie (ca. 450 m2). Er resteert ca. 840 m2 voor verhuur kantoorruimte  Gedeeld gebruik van vergaderruimtes in combinatie met co-working (ca. 400 m2), raadzaal, moerdijkzaal en restaurant Eisen  Toegankelijkheid vanaf de hal met mogelijkheid voor toegangsbeveiliging  Multifunctionele inrichting van vergaderruimtes incl. raadzaal met het oog op gedeeld gebruik

Schil 2: Semi-Publiek

Huurder

Schil 3: Kantoren Kantoren: ca. 2.305 m2  Kantoren, met name voor gemeentelijke functies  Inrichting conform nieuw kantoorconcept gemeente

Exploitatiemogelijkheden  Permanent gebruik door gemeentelijke organisatie  Eventueel incidentele verhuur van ruimtes

V3*

Eisen  Toegankelijkheid vanaf de hal  Inrichtingseisen conform nieuw kantoorconcept * Serverruimte ICT (V3) en Repro (V2) zijn onderdeel van kantoorruimte

V2*

VLEKKENPLAN

V2 Huurder

VLEKKENPLAN Verdieping

Functie M2 VVO

Gemeente

1.326

Kantoor Bestuur

V2 335

V3 355

V4 970

Totaal 980

150

Kantoor organisatie

3.966 150

355

970

980

2.305

Balie

Entree en wachtruimte

150

Vergaderen en co-working

400

Raadzaal

186

Moerdijkzaal

317

Restaurant

193

ICT WBW

246 317

125

318

390

Politie

Derden

1.090

501

1.591

Totaal

2.476

1.226

355

970

980

6.007

Kantoor

140

501

Derden-co-working

200

Hal

750

641

VLEKKENPLAN Functie M2 VVO

Totaal

Schil 1

Gemeente Kantoor Bestuur

3.966

Kantoor organisatie

2.305

150

Schil Schil 2

Schil 3

1.511 150

Mogelijkheid tot delen (%) (m2)

tot verhuur (m2)

2.305 2.305

Balie

Entree en wachtruimte

150

Vergaderen en co-working

400

200

Raadzaal

246

Moerdijkzaal

317

Restaurant

318

ICT WBW

390

Politie

Derden

1.591

450

1.141

Totaal

6.007

600

3.102

2.305

Kantoor

641

Derden-co-working

200

Hal

750

150

450

300

641 100

200 300

INVESTERING Algemene uitgangspunten voor alle functies  De renovatie zal aansluiten op het kwaliteitsniveau en de uitstraling van de recent gerenoveerde nieuwe hal van het gemeentehuis. Zie bijlage voor nadere specificatie van de investeringskosten. Op de volgende slides is een samenvatting opgenomen van de resultaten hiervan.  Er zijn twee scenario’s uitgewerkt: - Scenario BASIS PLUS :

- Scenario OPTIMAAL:

Kantoorconcept gemeentelijke organisatie en het gebouw op orde brengen. Het klimaatsysteem wordt hierbij volledig vernieuwd (inclusief openen, aanpassen en sluiten vloeren en vervanging plafonds). De bruikbaarheid is optimaal en de bouwkundige en installatietechnische investeringen kunnen worden afgeschreven over een periode van 20 jaar.

INVESTERING Specifieke uitgangspunten kantoorconcept gemeentelijke organisatie  Volledige indelingswijziging van bestaande ruimte, conform ruimtebehoefte activiteitenanalyse.  Toevoegen van 21 multifunctionele ruimtes in de open ruimte (inclusief wanden, vloerbedekking en inrichting). Overlegtafel (4-6 personen), elektrisch hoogte verstelbaar met 4-6 bureaustoelen. Hiermee worden tevens de grote open ruimtes gebroken en een prettiger werkklimaat gerealiseerd.  Vervangen van alle losse bureau ‘s en bureaustoelen door elektrisch hoogte verstelbare bureaus (1,40 x 0,80 meter). Tevens nieuw meubilair vergaderruimtes.  Interieur timmerwerk voor informele gebieden.  Aanvullende akoestische maatregelen, post voor ‘look and feel’ elementen, wijzigen bestickering van wanden en schilderwerk.  Vervangen van de volledige vloerbedekking.  Vervangen van verlichting door LED verlichting.  Compleet nieuwe pantry’s (in totaal 5 stuks) met koffievoorziening en informeel ontmoetingsgebied.  In totaal 40 stuks 40-inch beeldschermen voor in overlegruimtes en multifunctionele ruimtes.  Extra post opgenomen voor toename videobellen en tool voor werkplekreservering.  In de investeringsramingen (zie bijlage) is uitgegaan van een post onvoorzien ter hoogte van 20%. De hoogte hiervan is gebaseerd op de huidige vroege planningsfase en de daarmee samenhangende onzekerheden.

Hoe verder er gevorderd wordt in de uitvoering (bijvoorbeeld schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp enz.) zal het percentage onvoorzien geleidelijk steeds verder afnemen.  Tot slot zal er rekening gehouden moeten worden met een eenmalige kostenpost van ca. € 75.000,- voor training en change management bij de invoering van het nieuwe kantoorconcept. Deze post is niet in het investeringsbedrag opgenomen omdat het een eenmalige post betreft, die niet wordt afgeschreven. Er is separate dekking hiervoor (opgave Gemeente).

INVESTERING Duurzaamheid Duurzaamheid is een belangrijk aspect binnen het project. De mate waarin duurzame maatregelen worden doorgevoerd is afhankelijk van het scenario dat gekozen wordt. Indien er gekozen wordt voor het scenario Basis+ worden er geen ingrijpende duurzaamheidsmaatregelen doorgevoerd omdat een groot deel van de bestaande installatie behouden blijf. Bij het scenario Optimaal wordt de installatie up-to-date gemaakt middels een intensief gewijzigd klimaatconcept. Voorbeelden hiervan zijn de vervanging van luchtbehandelingskasten door een variant met warmteterugwinning. In het Optimale scenario is er ten aanzien van de aanpassingen in het warmte opwekkingsysteem een keuze te maken tussen een hybride oplossing of een gasloos concept.

INVESTERING Overzicht volledige investeringskosten Overzicht investeringskosten (x € 1.000 excl. BTW) Gemeente Verhuur Specifiek Totaal, excl. BTW Per m2 VVO

Aantal Scenario Scenario Opmerkingen m2 vvo Basis Plus Optimaal 2.455 3.408 4.329 Gemeentelijke organisatie en bestuur 1.291 1.655 2.139 ICT WBW, Politie, Restant te verhuren ruimte 1.713 1.822 1.822 Vergadercentrum en co-working, Raadzaal, Moerdijkzaal en Hal 6.885 8.290 1.261 1.519

In bovenstaand overzicht zijn de investeringen opgesplitst voor de: 1. De gemeentelijke kantoorfuncties (gemeentelijke organisatie en bestuur), 2. De te verhuren ruimtes en 3. De specifieke functies in het gemeentehuis (vergadercentrum, co-working, raadzaal, moerdijkzaal en de hal). In bovenstaand overzicht wordt ervan uitgegaan dat de volledige investering door de gemeente gedaan wordt. Als er vanuit gegaan wordt dat de huurders zelf de kosten dragen voor de inrichting van hun eigen ruimte dan liggen de bedragen lager (zie volgende slide). In de bijlage zijn de totale investeringskosten nader gespecificeerd.

INVESTERING Overzicht investeringskosten ZONDER huurdersaandeel te verhuren ruimte In dit geval wordt ervan uitgegaan dat de investeringen voor de inrichting van de te verhuren ruimtes pas gedaan worden, zodra er een huurder is en dat deze huurder de inrichtingskosten (huurdersaandeel) zelf draagt. Overzicht investeringskosten (x € 1.000 excl. BTW) Gemeente Verhuur Specifiek Totaal, excl. BTW

Aantal Scenario Scenario Opmerkingen m2 vvo Basis Plus Optimaal 2.455 3.408 4.329 Gemeentelijke organisatie en bestuur 1.291 735 1.219 ICT WBW, Politie, Restant te verhuren ruimte 1.713 1.822 1.822 Vergadercentrum en co-working, Raadzaal, Moerdijkzaal en Hal 5.965 7.370 1.093 1.350

De bovenstaande kosten zijn exact hetzelfde als het overzicht op de vorige pagina, alleen zijn de inrichtingskosten van de huurder afgetrokken bij ‘Verhuur’.

*Het huurdersaandeel betreft met name de inrichting en bestaat uit: scheidingswanden, vloerbedekking, interieur timmerwerk, lockerkasten, werkplekken, wandbestickering en akoestische maatregelen.

EXPLOITATIE Huidige exploitatiekosten Onderstaand de huidige exploitatiekosten van de Gemeente Moerdijk in vergelijking met de marktmediaan*: Exploitatiekosten Huidig Gebouw Onderhoud Schoonmaak Energie en water Overig Totaal

Gem. Moerdijk Gem. Moerdijk Markt Opmerkingen (x1.000 €) Per m2 Mediaan 14 2 119 Huur en afschrijving 425 54 53 133 17 20 89 11 13 Gas, electriciteit, water 27 3 5 Belasting, verzekering, groen en kunst 688 87 210

Wat hierin opvalt zijn de lage kosten voor gebouw. Dit is verklaarbaar omdat de gemeente geen huurkosten heeft (eigendomspand) en er nauwelijks afschrijvingen zijn over investeringen uit het verleden, omdat deze investeringen gedekt zijn uit reserves. Alle overige exploitatiekosten zijn vergelijkbaar met de markt of liggen er onder.

*De kosten per m2 zijn gebaseerd op de bruto m2 (7.908 m2 BVO). Dit komt overeen met 6.007 m2 VVO.

DEKKING Beschikbare dekking In onderstaande tabel zijn de dekkingsmogelijkheden in beeld gebracht: Dekking (x € 1.000,-) Stelpost nieuw beleid/nieuwe ontw. Energie Bureaustoelen Verstelbare bureaus Efficiency personeel MeerJarenOnderhoud Reservering klein onderhoud Kwalitatieve voordelen Totaal

Eenmalig

178,5 315 1102

Jaarlijks 308 4 12 16 175 85 5 p.m. 605

Toelichting 5% besparing op basis van 15 jaar afschrijving op basis van 20 jaar afschrijving 1% besparing conform opgave gemeente conform opgave gemeente o.a. lager ziekteverzuim en aantrekkelijkheid werkgever

Toelichting  De eenmalige incidentele middelen zijn omgerekend naar jaarbedragen op basis van de afschrijvingstermijn.  Eventuele autonome tegenvallers kunnen als dekking gebruikt worden, maar zijn op dit moment ook onbekend  Kwalitatieve voordelen spelen zeker een rol, maar kunnen niet gekwantificeerd worden.  Tot slot zal er rekening gehouden moeten worden met een eenmalige kostenpost van ca. € 75.000,- voor training en change management bij de invoering van het nieuwe kantoorconcept. Er is separate dekking hiervoor (opgave Gemeente).  Op de volgende slide is een toelichting opgenomen ten aanzien van de efficiency besparing personeel.

DEKKING Efficiency-besparing personeel De geraamde besparing van 1% wordt ingeboekt door aftrek van de personeelsbudgetten. De verwachting is gebaseerd op de aanname dat de invoering van een nieuw kantoorconcept de werkwijze van de organisatie op een aantal punten zal verbeteren. Met name heeft dit betrekking op:  Verbetering communicatie en teamwork In algemene zin is de verwachting dat de communicatie verbetert. Enerzijds door het aanbieden van hedendaagse faciliteiten voor ontmoeting, formeel en informeel overleg, samenwerking en teamwork en anderzijds door een meer open en transparante werkomgeving.  Verbetering concentratie Door het aanbieden van specifieke faciliteiten voor geconcentreerd werk (onder meer concentratie werkplekken en stilte zones) is de verwachting dat hierdoor naar behoefte rustiger en geconcentreerder kan worden gewerkt.  Flexibiliteit Door het flexibel gebruik van de faciliteiten wordt het mogelijk om activiteit gerelateerd te gaan werken. Dat wil zeggen gebruik te maken van de juiste werkomgeving passend bij de activiteiten van dat moment. In tegenstelling tot de huidige situatie, waarin vrijwel alle werkzaamheden vanaf dezelfde vaste plek gedaan moeten worden.  Verhoging werkplezier Uit onderzoek blijkt dat een hoger werkplezier bijdraagt aan een betere productiviteit.

Enerzijds wordt dit gerealiseerd door een aantrekkelijke, frisse nieuwe werkomgeving en anderzijds wordt ook de klimaattechniek en akoestiek aanzienlijk verbeterd.

EXPLOITATIE Toekomstige exploitatiekosten (bij 100% verhuur) Onderstaand de toekomstige exploitatiekosten voor het scenario BASIS PLUS en voor het scenario OPTIMAAL: Exploitatiekosten Gem. Moerdijk Gem. Moerdijk Markt Opmerkingen BASIS PLUS 100% verhuur (x1.000 €) per m2 Mediaan Gebouw 779 101 119 Huur, afschrijving en rente Onderhoud 537 68 53 Incl. reservering klimaat € 112.000 Schoonmaak 133 17 20 Energie en water 89 11 13 Gas, electriciteit, water Overig 27 3 5 Belasting, verzekering, groen en kunst Subtotaal 1565 200 210 Opbrengst verhuur* 228 100% verhuur Opbr. gedeeld gebr* 117 100% gedeeld gebruik Dekking 605 Totaal 615

Exploitatiekosten OPTIMAAL 100% verhuur Gebouw Onderhoud Schoonmaak Energie en water Overig Subtotaal Opbrengst verhuur* Opbr. gedeeld gebr* Dekking Totaal

Gem. Moerdijk Gem. Moerdijk Markt Opmerkingen (x1.000 €) per m2 Mediaan 725 94 119 Huur, afschrijving en rente 425 54 53 133 17 20 85 10 13 Gas, electriciteit, water (5% energie besparing) 27 3 5 Belasting, verzekering, groen en kunst 1395 178 210 228 100% verhuur 117 100% gedeeld gebruik 605 445

Uitgangspunten  Toekomstige gebouwkosten op basis van huidige gebouwkosten plus afschrijvingen en rente.  Berekening van afschrijvingen, zie BIJLAGE en gebaseerd op investeringen excl. huurdersaandeel.  Rentelasten 1,5% conform rente-omslagpercentage.  De opbrengsten voor verhuur en gedeeld gebruik zijn gebaseerd op een volledige verhuur van de beschikbare ruimtes (100%) en optimaal gedeeld gebruik: - Verhuur ICT WBW, Politie, Restant kantoren en 2/3 restant hal. Zie vlekkenplan voor m2-verdeling. Totaal 1.291 m2 vvo (1.700 m2 bvo). - Gedeeld gebruik Vergaderruimtes, co-working, raadzaal, moerdijkzaal en restaurant. Zie tabel vlekkenplan voor m2-verdeling. Totaal 664 m2 vvo (874 m2 bvo). 

Dekking: zie voor toelichting vorige 2 slides.

* De toekomstige opbrengsten (verhuur en gedeeltelijk gebruik) zijn gebaseerd op doorberekening conform wettelijke regels, inclusief facilitaire kosten en liggen onder marktmediaan.

EXPLOITATIE Toekomstige exploitatiekosten (bij 50% verhuur) Onderstaand de toekomstige exploitatiekosten voor het scenario BASIS PLUS en voor het scenario OPTIMAAL: Exploitatiekosten BASIS PLUS 50% verhuur Gebouw Onderhoud Schoonmaak Energie en water Overig Subtotaal Opbrengst verhuur* Opbr. gedeeld gebr* Dekking Totaal

Gem. Moerdijk Gem. Moerdijk Markt Opmerkingen (x1.000 €) per m2 Mediaan 779 101 119 Huur, afschrijving en rente 537 68 53 Incl. reservering klimaat € 112.000 133 17 20 89 11 13 Gas, electriciteit, water 27 3 5 Belasting, verzekering, groen en kunst 1565 200 210 114 50% verhuur 59 50% gedeeld gebruik 605 787

Exploitatiekosten OPTIMAAL 50% verhuur Gebouw Onderhoud Schoonmaak Energie en water Overig Subtotaal Opbrengst verhuur* Opbr. gedeeld gebr* Dekking Totaal

Uitgangspunten  Toekomstige gebouwkosten op basis van huidige gebouwkosten plus afschrijvingen en rente  Berekening van afschrijvingen, zie BIJLAGE en gebaseerd op investeringen excl. huurdersaandeel.  Rentelasten 1,5% conform rente-omslagpercentage.  De opbrengsten voor verhuur en gedeeld gebruik zijn gebaseerd op een verhuur en gedeeld gebruik van 50%. Dat wil zeggen voor het voorzichtige scenario dat slechts 50% van de beschikbare ruimte verhuurd wordt. -Verhuur ICT WBW, Politie, Restant kantoren en 2/3 restant hal. Zie vlekkenplan voor m2-verdeling. Totaal 1.291 m2 vvo (1.700 m2 bvo). -Gedeeld gebruik Vergaderruimtes, co-working, raadzaal, moerdijkzaal en restaurant. Zie tabel vlekkenplan voor m2-verdeling. Totaal 664 m2 vvo (874 m2 bvo). 

Dekking: zie voor toelichting 2 slides terug.

* De toekomstige opbrengsten (verhuur en gedeeltelijk gebruik) zijn gebaseerd op doorberekening conform wettelijke regels, inclusief facilitaire kosten en liggen onder marktmediaan.

EXPLOITATIE Overzicht exploitatiekosten Onderstaand een overzicht van de totale lasten en opbrengsten in de verschillende scenario’s. Hierin zijn geen kwalitatieve effecten meegenomen (o.a. verlaging ziekteverzuim en aantrekkelijkheid werkgever) en overige voordelen, bijvoorbeeld het efficiënter inzetten van facilitaire diensten in een multi-tenant concept. Exploitatiekosten (x1.000 €) Lasten Opbrengsten* Dekking Totaal Saldo ivm huidig

HUIDIG 688 96 592

100% verh. 1565 345 605 615 -23

BASIS PLUS 50% verh. 0% verh. 1565 1565 173 0 605 605 787 960 -195 -368

OPTIMAAL 100% verh. 50% verh. 0% verh. 1395 1395 1395 345 173 0 605 605 605 445 617 790 147 -25 -198

Beoordeling huuropbrengsten - De totale verhuurmogelijkheden bedragen ca. € 345.000,-. - In het scenario OPTIMAAL is er een verhuuropbrengst nodig van € 198.000,- om per saldo op dezelfde lasten uit te komen als in de huidige situatie. Dit komt overeen met 57% van de totale verhuurmogelijkheden. - In de huidige situatie zijn er reeds huuropbrengsten ter hoogte van € 96.000,- (28%). - Bij 50% verhuur levert het OPTIMAAL scenario een klein jaarlijks tekort op van ca. € 25.000,- en bij 100% verhuur een plus van ca. € 147.000,-. - Het BASIS PLUS scenario levert in alle gevallen een negatief resultaat. Bij 100% verhuur betreft dit echter slechts € 23.000,-. * De huidige opbrengsten zijn gebaseerd op opgave van Gemeente. De toekomstige opbrengsten zijn gebaseerd op doorberekening conform wettelijke regels.

AANBEVELING EN VERVOLG (1) Conclusies en aanbevelingen. Op basis van de voorliggende globale toets kan worden geconcludeerd dat het beoogde plan financieel haalbaar is. De minimale huuropbrengsten, die nodig zijn om de investeringen te dekken zijn relatief laag (€ 198.000,- per jaar in scenario OPTIMAAL). Dit kan gezien worden als een acceptabel risico, aangezien dit reeds gerealiseerd wordt bij 57% verhuur van de beschikbare ruimte. Er zijn dus realistische verwachtingen dat de huuropbrengsten van dien aard zullen zijn dat er substantiële positieve financiële resultaten geboekt kunnen worden.

We adviseren aldus te besluiten voor Scenario OPTIMAAL en te starten met het uitwerken van een ontwerp en een definitieve business case.

AANBEVELING EN VERVOLG (2) Projectorganisatie Een nieuw kantoorconcept heeft consequenties voor een breed scala aan aandachtsgebieden, met name:  Werkplektechnologie (ICT)  Facilities, archivering en digitalisering  Inrichting en design van het kantoor  Werkwijze en communicatie Omdat de bovengenoemde aspecten sterk met elkaar samenhangen en ook van elkaar afhankelijk zijn stellen we voor om de coördinatie veilig te stellen middels een projectteam. Onder het projectteam worden een aantal werkgroepen gestart, die voor de verschillende deelaspecten verantwoordelijk zijn en aan het projectteam rapporteren. Het projectteam rapporteert aan de stuurgroep.

AANBEVELING EN VERVOLG (3) Vervolgtraject Op basis van de voorliggende eindrapportage kan het vervolgtraject er globaal als volgt uitzien:

BIJLAGE 1 INVESTERING

INVESTERING KANTOREN GEMEENTELIJKE ORGANISATIE + BESTUUR INVESTERING EN AFSCHRIJVING

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

OPTIMAAL 2455 m2 VVO

Aantal

Sloop en afvoer oude inrichting (inclusief koelplafonds in optimaal scenario) Vervanging wand- en vloertegels toiletgroepen (bestaand) Vervanging sanitair toiletgroepen (bestaand) Uitbreiding toiletten (vollledig nieuw) Trappenhuizen (vloerbedekking en schilderwerk plus verlichting) en liften Liften (muurkop omkleding, vloeren, wanden en plafond plus verlichting) Openen, aanpassen en sluiten verhoogde vloeren i.v.m. klimaataanpassing Nieuw verlaagd plafond (ter vervanging koelplafonds) Divers schilder- en sauswerk te handhaven wanden, kozijnen en deuren Scheidingswanden nieuw Vloerbedekking nieuw Interieurtimmerwerk (pantries, garderobes, loungebanken e.d.) Lockerkasten met digicodeslot, ca. 60% v/h aantal arbowerkplekken Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting Diverse installatiewerk elektra en data Volledige vervanging klimaatsysteem Regeltechnische installatie Arbo werkplekken (hoogteverstelbare tafel en bureaustoel) Meubilair vergader- en overlegruimten Diverse wandbestickering Diverse akoestische maatregelen (geluidsschotten, roomdividers, wandpanelen e.d.) Groenvoorziening binnen Beeldschermen 21" tbv werkplekken Beeldschermen 40" tbv presentaties en samenwerken Samenwerken op afstand (smart working/videobellen) en online reserveren werkplek Beeldschermarmen tbv 2 beeldschermen Dockingstations Laptops

2.455 2.455 2.455 1 1 1 2.455 2.455 2.455 2.455 2.455 2.455 103 2.455 2.455 2.455 2.455 172 2.455 1 1 1 0 37 1 172 0 0

Eenheid

m² m² m² post post post m² m² m² m² m² m² stuks m² m² m² m² stuks m² post post post stuks stuks post stuks stuks stuks

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW Onvoorzien en nader te detailleren zaken Architect Projectmanagement en begeleiding Overige adviseurs (klimaat, akoestiek ) TOTAAL, EXCLUSIEF BTW Kosten per m²

Prijs

Totaal

€ 65 € € 45 € € 28 € € 200.000 € € 80.000 € € 50.000 € € 25 € € 70 € € 40 € € 80 € € 70 € € 100 € € 200 € € 79 € € 60 € € 204 € € 43 € € 1.750 € € 45 € € 25.000 € € 105.000 € € 25.000 € € 250 € € 1.500 € € 30.000 € € 275 € € 150 € € 550 €

159.575 110.475 68.740 200.000 80.000 50.000 61.375 171.850 98.200 196.400 171.850 245.500 20.640 193.331 147.300 500.820 104.338 301.000 110.475 25.000 105.000 25.000 55.500 30.000 47.300 -

BASIS PLUS Prijs

Totaal

€ 40 € € 45 € € 28 € € 200.000 € € 80.000 € € 50.000 € € € € € € 40 € € 80 € € 70 € € 100 € € 200 € € 79 € € 60 € € 40 € € 43 € € 1.750 € € 45 € € 25.000 € € 105.000 € € 25.000 € € 250 € € 1.500 € € 30.000 € € 275 € € 150 € € 550 €

98.200 110.475 68.740 200.000 80.000 50.000 98.200 196.400 171.850 245.500 20.640 193.331 147.300 98.200 104.338 301.000 110.475 25.000 105.000 25.000 55.500 30.000 47.300 -

€ 3.279.669 20% € 655.934 4% € 131.187 6% € 196.780 2% € 65.593

€ 2.582.449 20% € 516.490 4% € 103.298 6% € 154.947 2% € 51.649

€ 4.329.163 € 1.763

€ 3.408.832 € 1.389

INVESTERING KANTOREN POLITIE, ICT WBW EN KANTOREN RESTANT (1291 m2 VERHUURBAAR) 1291 m2 VVO Aantal Eenheid

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

1291 Prijs

Sloop en afvoer oude inrichting (inclusief koelplafonds in optimaal scenario) 1.291 m² Vervanging wand- en vloertegels toiltegroepen 1.291 m² Vervanging sanitair toiletgroepen 1.291 m² Uitbreiding toiletten (vollledig nieuw) 1 post Openen, aanpassen en sluiten verhoogde vloeren i.v.m. klimaataanpassing 1.291 m² Nieuw verlaagd plafond (ter vervanging koelplafonds) 1.291 m² Divers schilder- en sauswerk te handhaven wanden, kozijnen en deuren 1.291 m² Scheidingswanden nieuw 1.291 m² Vloerbedekking nieuw 1.291 m² Interieurtimmerwerk (pantries, garderobes, loungebanken e.d.) 1.291 m² Lockerkasten met digicodeslot, ca. 60% v/h aantal arbowerkplekken 0 stuks Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting 1.291 m² Diverse installatiewerk elektra en data 1.291 m² Volledige vervanging klimaatsysteem 1.291 m² Regeltechnische installatie 1.291 m² Arbo werkplekken (hoogteverstelbare tafel en bureaustoel) 90 stuks Meubilair vergader- en overlegruimten 0 m² Diverse wandbestickering 1 post Diverse akoestische maatregelen (geluidsschotten, roomdividers, wandpanelen e.d.) 1 post Groenvoorzieningen binnen 1 post Beeldschermen 21" tbv werkplekken 0 stuks Beeldschermen 40" tbv presentaties en samenwerken 37 stuks Samenwerken op afstand (smart working) en online reserveren 1 post Beeldschermarmen tbv 2 beeldschermen 86 stuks Dockingstations 0 stuks Laptops 0 stuks

€ 65,00 € 45,00 € 28,00 € 100.000 € 25,00 € 70,00 € 40,00 € 80,00 € 70,00 € 100,00 € 200,00 € 78,75 € 40,00 € 204,00 € 42,50 € 1.750,00 € 45,00 € 25.000,00 € 85.000,00 € 12.500,00 € 250,00 € 1.500,00 € 15.000,00 € 275,00 € 150,00 € 550,00

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW Onvoorzien en nader te Architect Projectmanagement en Overige adviseurs (klimaat,

20% 4% 6% 2%

TOTAAL, EXCLUSIEF BTW Kosten per m²

OPTIMAAL Totaal

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

BASIS PLUS Totaal

Prijs

83.915 58.095 36.148 100.000 32.275 90.370 51.640 103.280 90.370 129.100 101.666 51.640 263.364 54.868 157.500 25.000 85.000 12.500 55.500 15.000 23.650 -

€ 40,00 € 45,00 € 28,00 € 100.000 € € € 40,00 € 80,00 € 70,00 € 100,00 € 200,00 € 78,75 € 40,00 € 40,00 € 42,50 € 1.750,00 € 45,00 € 25.000,00 € 85.000,00 € 12.500,00 € 250,00 € 1.500,00 € 15.000,00 € 275,00 € 150,00 € 550,00

€ 1.620.881 € 324.176 € 64.835 € 97.253 € 32.418

20% 4% 6% 2%

€ 2.139.563 € 1.657

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

51.640 58.095 36.148 100.000 51.640 103.280 90.370 129.100 101.666 51.640 51.640 54.868 157.500 25.000 85.000 12.500 55.500 15.000 23.650 -

€ 1.254.237 € 250.847 € 50.169 € 75.254 € 25.085 € 1.655.593 € 1.282

INVESTERING KANTOREN POLITIE, ICT WBW EN KANTOREN RESTANT (1291 m2 VERHUURBAAR) 1291 m2 VVO Aantal Eenheid Exclusief huurdersaandeel investeringen

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

60% v/h aantal arbowerkplekken 0 stuks Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting 1.291 m² Diverse installatiewerk elektra en data 1.291 m² Volledige vervanging klimaatsysteem 1.291 m² Regeltechnische installatie 1.291 m² Arbo werkplekken (hoogteverstelbare tafel en bureaustoel) 90 stuks Meubilair vergader- en overlegruimten 0 m² Diverse wandbestickering 1 post Diverse akoestische maatregelen (geluidsschotten, roomdividers, wandpanelen e.d.) 1 post Groenvoorzieningen binnen 1 post Beeldschermen 21" tbv werkplekken 0 stuks Beeldschermen 40" tbv presentaties en samenwerken 37 stuks Samenwerken op afstand (smart working) en online reserveren 1 post Beeldschermarmen tbv 2 beeldschermen 86 stuks Dockingstations 0 stuks Laptops 0 stuks SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW Onvoorzien en nader te Architect Projectmanagement en Overige adviseurs (klimaat, TOTAAL, EXCLUSIEF BTW Kosten per m²

1291

OPTIMAAL

Prijs

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

BASIS PLUS

Totaal

65,00 45,00 28,00 100.000 25,00 70,00 40,00 78,75 40,00 204,00 42,50 -

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

83.915 58.095 36.148 100.000 32.275 90.370 51.640 101.666 51.640 263.364 54.868 -

20% 4% 6% 2%

€ € € € €

923.981 184.796 36.959 55.439 18.480

€ 1.219.655 € 945

Prijs

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

Totaal

40,00 45,00 28,00 100.000 40,00 78,75 40,00 40,00 42,50 -

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

51.640 58.095 36.148 100.000 51.640 101.666 51.640 51.640 54.868 -

20% 4% 6% 2%

€ € € € €

557.337 111.467 22.293 33.440 11.147

€ €

735.685 570

INVESTERING m2TOTAAL

VERGADERRUIMTEN, RAADZAAL, MOERDIJKZAAL EN HAL 1 Sloop en afvoer oude inrichting 2 Nieuw plafond 3 Schilder- en sauswerk best. wanden, kozijnen en deuren 4 Scheidingswanden nieuw 5 Vloerbedekking nieuw 6 Interieurtimmerwerk 7 Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting 8 Diverse installatiewerk elektra en data 9 AV middelen (conf. Syst., geluidsinstall. schermen) 10 Aanpassingen aan bestaande klimaatinstallatie 11 Regeltechnische installatie 12 Nieuw meubilair

Onvoorzien Architect PM en Begeleiding Overige adviseurs

10% 4% 6% 2%

400 m² Aantal VVO

Prijs

400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m² 400 m²

€ 40,00 € 70,00 € 40,00 € 80,00 € 70,00 € 100,00 € 78,75 € 40,00 € 45,00 € 40,00 € 42,50 € 100,00

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW Onvoorzien Architect Projecetma nagement Overige adviseurs TOTAAL, EXCLUSIEF BTW Kosten per m²

246 m² Totaal

Aantal VVO

Prijs

16.000 28.000 16.000 32.000 28.000 40.000 31.500 16.000 18.000 16.000 17.000 40.000

246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m² 246 m²

€ 40,00 € 70,00 € 65,00 € € 90,00 € 135,00 € 125,00 € 65,00 € 175,00 € 60,00 € 42,50 € 250,00

€ 298.500 20% € 59.700 4% € 11.940 6% € 17.910 2% € 5.970

n Architect PM en Begeleidin Overige adviseurs

€ € € € € € € € € € € €

€ 394.020 € 985

317 m² Totaal

Aantal VVO

Prijs

9.840 17.220 15.990 22.140 33.210 30.750 15.990 43.050 14.760 10.455 61.500

317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m² 317 m²

€ 60,00 € 150,00 € 65,00 € € 150,00 € 250,00 € 125,00 € 40,00 € 175,00 € 60,00 € 42,50 € 250,00

€ 274.905 20% € 54.981 4% € 10.996 6% € 16.494 2% € 5.498

n Architect PM en Begeleidin Overige adviseurs

€ € € € € € € € € € € €

€ 362.875 € 1.475

750 m² Totaal

€ € € € € € € € € € € €

19.020 47.550 20.605 47.550 79.250 39.625 12.680 55.475 19.020 13.473 79.250

Aantal VVO

Prijs

750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m² 750 m²

€ € 70,00 € 65,00 € € € 100,00 € 78,75 € 40,00 € 45,00 € € € 100,00

€ 433.498 20% € 86.700 n 4% € 17.340 Architect PM en 6% € 26.010 Begeleidin Overige 2% € 8.670 adviseurs € 572.217 € 1.805

INVESTERING Totaal

€ € € € € € € € € € € €

52.500 48.750 75.000 59.063 30.000 33.750 75.000

€ € € € € € € € € € € €

44.860 145.270 101.345 32.000 97.690 227.460 160.938 74.670 150.275 49.780 40.928 255.750

€ 374.063 20% € 74.813 4% € 14.963 6% € 22.444 2% € 7.481

€ 1.380.965 € 276.193 € 55.239 € 82.858 € 27.619

€ 493.763 € 658

€ 1.822.874 1064

BIJLAGE 2 AFSCHRIJVINGEN

AFSCHRIJVING KANTOREN GEMEENTELIJKE ORGANISATIE + BESTUUR INVESTERING EN AFSCHRIJVING

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

2455 m2 VVO

OPTIMAAL

BASIS PLUS

Totaal

Sloop en afvoer oude inrichting (inclusief koelplafonds in optimaal scenario) € 159.575 Vervanging wand- en vloertegels toiletgroepen (bestaand) € 110.475 Vervanging sanitair toiletgroepen (bestaand) € 68.740 Uitbreiding toiletten (vollledig nieuw) € 200.000 Trappenhuizen (vloerbedekking en schilderwerk plus verlichting) en liften € 80.000 Liften (muurkop omkleding, vloeren, wanden en plafond plus verlichting) € 50.000 Openen, aanpassen en sluiten verhoogde vloeren i.v.m. klimaataanpassing € 61.375 Nieuw verlaagd plafond (ter vervanging koelplafonds) € 171.850 Divers schilder- en sauswerk te handhaven wanden, kozijnen en deuren € 98.200 Scheidingswanden nieuw € 196.400 Vloerbedekking nieuw € 171.850 Interieurtimmerwerk (pantries, garderobes, loungebanken e.d.) € 245.500 Lockerkasten met digicodeslot, ca.

60% v/h aantal arbowerkplekken € 20.640 Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting € 193.331 Diverse installatiewerk elektra en data € 147.300 Volledige vervanging klimaatsysteem € 500.820 Regeltechnische installatie € 104.338 Arbo werkplekken (hoogteverstelbare tafel en bureaustoel) € 301.000 Meubilair vergader- en overlegruimten € 110.475 Diverse wandbestickering € 25.000 Diverse akoestische maatregelen (geluidsschotten, roomdividers, wandpanelen € e.d.)105.000 Groenvoorziening binnen € 25.000 Beeldschermen 21" tbv werkplekken € Beeldschermen 40" tbv presentaties en samenwerken € 55.500 Samenwerken op afstand (smart working/videobellen) en online reserveren werkplek € 30.000 Beeldschermarmen tbv 2 beeldschermen € 47.300 Dockingstations € Laptops € -

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

98.200 110.475 68.740 200.000 80.000 50.000 98.200 196.400 171.850 245.500 20.640 193.331 147.300 98.200 104.338 301.000 110.475 25.000 105.000 25.000 55.500 30.000 47.300 -

OPTIMAAL

BASIS PLUS

Afchr. 10 jr Afchr. 20 jr Afchr. 10 jr Afchr. 20 jr

7.979 5.524 3.437 10.000 4.000 2.500 3.069 8.593 9.820 19.640 17.185 12.275 2.064 19.333 14.730 25.041 5.217 30.100 11.048 2.500 10.500

9.820 11.048 6.874 20.000 8.000 5.000 9.820 19.640 17.185 24.550 2.064 19.333 14.730 9.820 10.434 30.100 11.048 2.500 10.500 2.500 5.550 3.000 4.730 -

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 3.279.669 Onvoorzien en nader € 655.934 Architect € 131.187 Projectmanagement € 196.780 Overige adviseurs € 65.593

€ 2.582.449 € 516.490 € 103.298 € 154.947 € 51.649

136.920

87.634

258.245

TOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 4.329.163 Kosten per m² € 1.763

€ 3.408.832 € 1.389

167.042

106.913

315.059

AFSCHRIJVING KANTOREN POLITIE, ICT WBW EN KANTOREN RESTANT (1291 m2 VERHUURBAAR) 1291 m2 VVO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

OPTIMAAL Totaal

Sloop en afvoer oude inrichting (inclusief koelplafonds in optimaal scenario) € 83.915 Vervanging wand- en vloertegels toiltegroepen € 58.095 Vervanging sanitair toiletgroepen € 36.148 Uitbreiding toiletten (vollledig nieuw) € 100.000 Openen, aanpassen en sluiten verhoogde vloeren i.v.m. klimaataanpassing € 32.275 Nieuw verlaagd plafond (ter vervanging koelplafonds) € 90.370 Divers schilder- en sauswerk te handhaven wanden, kozijnen en deuren € 51.640 Scheidingswanden nieuw € 103.280 Vloerbedekking nieuw € 90.370 Interieurtimmerwerk (pantries, garderobes, loungebanken e.d.) € 129.100 Lockerkasten met digicodeslot, ca. 60% v/h aantal arbowerkplekken € Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting € 101.666 Diverse installatiewerk elektra en data € 51.640 Volledige vervanging klimaatsysteem € 263.364 Regeltechnische installatie € 54.868 Arbo werkplekken (hoogteverstelbare tafel en bureaustoel) € 157.500 Meubilair vergader- en overlegruimten € Diverse wandbestickering € 25.000 Diverse akoestische maatregelen (geluidsschotten, roomdividers, wandpanelen € e.d.) 85.000 Groenvoorzieningen binnen € 12.500 Beeldschermen 21" tbv werkplekken € Beeldschermen 40" tbv presentaties en samenwerken € 55.500 Samenwerken op afstand (smart working) en online reserveren € 15.000 Beeldschermarmen tbv 2 beeldschermen € 23.650 Dockingstations € Laptops € -

BASIS PLUS Totaal

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

51.640 58.095 36.148 100.000 51.640 103.280 90.370 129.100 101.666 51.640 51.640 54.868 157.500 25.000 85.000 12.500 55.500 15.000 23.650 -

OPTIMAAL Afchr. 10 jr

BASIS PLUS

Afchr. 20 jr

Afchr. 10 jr

2.500 8.500 1.250 5.550 1.500 2.365 -

€ 5.164 € 5.810 € 3.615 € 10.000 € € € 5.164 € 10.328 € 9.037 6.455 € 12.910 € € 10.167 € 5.164 13.168 € 5.164 2.743 € 5.487 € 15.750 € € 2.500 € 8.500 € 1.250 € € 5.550 € 1.500 € 2.365 € € -

Afchr. 20 jr

4.196 2.905 1.807 5.000 1.614 4.519

5.164 10.328 9.037

10.167 5.164

15.750

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 1.620.881 Onvoorzien en € 324.176 Architect € 64.835 Projectmanageme € 97.253 Overige adviseurs € 32.418

€ 1.254.237 € 250.847 € 50.169 € 75.254 € 25.085

77.275

42.407

125.424

TOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 2.139.563 Kosten per m² € 1.657

€ 1.655.593 € 1.282

102.003

55.977

165.559

AFSCHRIJVING KANTOREN POLITIE, ICT WBW EN KANTOREN RESTANT (1291 m2 VERHUURBAAR) 1291 m2 VVO Exclusief huurdersaandeel investeringen

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

OPTIMAAL

BASIS PLUS

Totaal

Sloop en afvoer oude inrichting (inclusief koelplafonds in optimaal scenario) € 83.915 Vervanging wand- en vloertegels toiltegroepen € 58.095 Vervanging sanitair toiletgroepen € 36.148 Uitbreiding toiletten (vollledig nieuw) € 100.000 Openen, aanpassen en sluiten verhoogde vloeren i.v.m. klimaataanpassing € 32.275 Nieuw verlaagd plafond (ter vervanging koelplafonds) € 90.370 Divers schilder- en sauswerk te handhaven wanden, kozijnen en deuren € 51.640 Scheidingswanden nieuw € Vloerbedekking nieuw € Interieurtimmerwerk (pantries, garderobes, loungebanken e.d.) € Lockerkasten met digicodeslot, ca. 60% v/h aantal arbowerkplekken € Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting € 101.666 Diverse installatiewerk elektra en data € 51.640 Volledige vervanging klimaatsysteem € 263.364 Regeltechnische installatie € 54.868 Arbo werkplekken (hoogteverstelbare tafel en bureaustoel) € Meubilair vergader- en overlegruimten € Diverse wandbestickering € Diverse akoestische maatregelen (geluidsschotten, roomdividers, wandpanelen € e.d.) Groenvoorzieningen binnen € Beeldschermen 21" tbv werkplekken € Beeldschermen 40" tbv presentaties en samenwerken € Samenwerken op afstand (smart working) en online reserveren € Beeldschermarmen tbv 2 beeldschermen € Dockingstations € Laptops € -

OPTIMAAL Afchr. 10 jr

BASIS PLUS

Afchr. 20 jr

Afchr. 10 jr

Afchr. 20 jr

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

51.640 58.095 36.148 100.000 51.640 101.666 51.640 51.640 54.868 -

923.981 184.796 36.959 55.439 18.480

€ € € € €

557.337 111.467 22.293 33.440 11.147

20.495

35.952

55.734

TOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 1.219.655 Kosten per m² € 945

€ €

735.685 570

27.053

47.456

73.568

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW € Onvoorzien en € Architect € Projectmanageme € Overige adviseurs €

4.196 2.905 1.807 5.000 1.614 4.519

5.164 -

10.167 5.164

€ 5.164 € 5.810 € 3.615 € 10.000 € € € 5.164 € € € € € 10.167 € 5.164 13.168 € 5.164 2.743 € 5.487 € € € € € € € € € € € -

AFSCHRIJVING VERGADERRUIMTEN, RAADZAAL, MOERDIJKZAAL EN HAL

TOTAAL TOTAAL OPTIMAAL

1 Sloop en afvoer oude inrichting € 2 Nieuw plafond € 3 Schilder- en sauswerk best. wanden, kozijnen en deuren € 4 Scheidingswanden nieuw € 5 Vloerbedekking nieuw € 6 Interieurtimmerwerk € 7 Vervanging basisverlichting door LED en sfeerverlichting € 8 Diverse installatiewerk elektra en data € 9 AV middelen (conf. Syst., geluidsinstall. schermen) € 10 Aanpassingen aan bestaande klimaatinstallatie € 11 Regeltechnische installatie € 12 Nieuw meubilair €

Onvoorzien Architect Begeleiding adviseurs

BASIS PLUS

INVESTERING Afchr. 10 jr Afchr. 20 jr Afchr. 10 jr Afchr. 20 jr

44.860 145.270 101.345 32.000 97.690 227.460 160.938 74.670 150.275 49.780 40.928 255.750

SUBTOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 1.380.965 10% € 276.193 4% € 55.239 6% € 82.858 2% € 27.619

2.243 7.264

16.094 7.467 15.028 4.978 4.093 25.575

4.486 14.527 10.135 3.200 9.769 22.746 16.094 7.467 15.028 4.978 4.093 25.575

96.338

20.880 € 138.097

10.135 3.200 9.769 11.373

TOTAAL, EXCLUSIEF BTW € 1.822.874 127.166 Kosten per m² 1064

27.561

182.287

AFSCHRIJVING Totaaloverzicht afschrijvingen Afschrijving (x €1.000) Inclusief huurdersaandeel Afschrijving BASIS PLUS Afschrijving OPTIMAAL Exclusief huurdersaandeel Afschrijving BASIS PLUS Afschrijving OPTIMAAL

Gemeente

Verhuur

Specifiek

Totaal

315.059 273.955

165.559 157.980

182.287 154.727

662.905 586.662

315.059 273.955

73.568 74.509

182.287 154.727

570.914 503.191

BIJLAGE 3 EXPLOITATIE

EXPLOITATIE KOSTEN De Impact op de jaarlijkse exploitatiekosten is een belangrijk onderdeel van de businesscase. Niet alleen eenmalige investeringen, maar ook de jaarlijkse kosten hebben impact op de keuze. Voor de gemeente zijn de facilitaire kosten vergeleken met de Nederlandse markt. Scope de volgende activiteiten zijn opgenomen in de scope van het onderzoek: Activiteiten in scope Gebouw Groot onderhoud en renovaties Belastingen Verzekeringen Onderhoud Gas Elektriciteit Water

Schoonmaak Groenvoorziening binnen Kunst BHV, ARBO en Milieu Beveiliging Restaurant Automaten

Berekening Benchmarks bestaan uit een teller en een noemer. De teller is gebaseerd op de werkelijke facilitaire kosten. De noemer wordt gevormd door het volume aan verhuurbaar vloeroppervlakte in m² voor huisvestings- en facility management kosten en aantal FTE's voor diensten. Bij de berekeningen is gebruik gemaakt van een standaard deviatie en mediaanberekening. Hiermee wordt aangesloten bij de standaard wijze van de benchmark berekening van het NFC (Netherlands Facility Cost Index). In het onderzoek wordt gesproken over marktconformiteit van de kosten. Hiermee wordt bedoeld dat de kosten binnen de bandbreedte vallen van 50% van de scores van de referentiegroep. De locaties die boven de bandbreedte uitkomen, doen het slechter dan de markt, de locaties die onder de bandbreedte vallen, juist beter.

MARKTVERGELIJKING M² GEDREVEN KOSTEN Hiernaast worden de kosten voor de m2 gedreven activiteiten getoond (oranje staaf) en vergeleken met het Nederlands gemiddelde (zwart “kruis”). De kosten worden getoond per m² De meeste activiteiten worden aangeboden tegen marktconforme kosten of zelfs beter dan de markt.

Activiteit Gebouw (Groot) onderhoud en renovaties Belastingen Verzekeringen Gas Elektriciteit Water Schoonmaak Groenvoorziening binnen Kunst

Moerdijk € € € € € € € € € € €

14.176 425.055 6.299 11.500 30.000 50.000 9.000 133.000 6.500 3.083

markt laag

Moerdijk €/m² € € € € € € € € € €

1,81 54,20 0,80 1,47 3,83 6,38 1,15 16,96 0,83 0,39

€ € € € € € € € € €

95,51 36,30 2,30 0,23 2,70 7,15 0,22 18,47 0,39 0,22

Markt mediaan € € € € € € € € € €

118,67 53,37 3,21 0,74 4,22 8,29 0,28 20,42 0,85 0,51

Markt hoog € € € € € € € € € €

143,67 83,22 4,33 1,69 5,01 8,75 0,36 23,34 1,43 0,93

MARKTVERGELIJKING FTE GEDREVEN KOSTEN Hiernaast worden de kosten voor de fte gedreven activiteiten getoond (oranje staaf) en vergeleken met het Nederlands gemiddelde (zwart “kruis”). De meeste activiteiten worden aangeboden tegen marktconforme kosten of zelfs beter dan de markt. Kosten voor automaten zijn hoger dan gemiddeld

Activiteit

Moerdijk €

BHV, ARBO en Milieu € Beveiliging € Restaurant € Automaten €

8.989 60.000 45.000 65.000

Moerdijk €/m²

markt laag

€ € € €

€ 15,34 € 109,35 € 231,32 € 111,71

36,54 243,90 182,93 264,23

Markt mediaan € € € €

33,76 179,71 282,94 141,69

Markt hoog € € € €

64,50 274,44 339,77 179,18

IMPACT VERHUUR OP FM-AFDELING Bij het verhuren van een significant deel van het pand aan andere gebruikers verandert ook de rol van de FM-afdeling. Hieronder een opsomming van de belangrijkste wijzigingen 

FM krijgt de rol van verhuurder en is dus ook aanspreekpunt voor de onderhuurders. Er komt onderscheidt tussen de eigen dienstverlening en de dienstverlening die aan onderhuurders wordt geboden. De behoeftes van onderhuurders kunnen verschillen van de reguliere dienstverlening van de gemeente. Dit betekent dat een regelmatige afstemming noodzakelijk is om zaken rondom de dienstverlening te bespreken (bv. huurders overleggen). Dit betekent ook dat er een soort servicepunt of verantwoordelijke moet zijn waar onderhuurders problemen kunnen melden. Klachten en meldingen moeten bijgehouden en geadministreerd worden. Zodat eventuele extra kosten ook doorbelast kunnen worden.



Belangrijk is dat er een duidelijke demarcatie is tussen de gemeente als verhuurder en de onderhuurders: Wat wil de gemeente aanbieden qua dienstverlening? Wat moet de huurder afnemen en wat is optioneel?



De dienstverlening die de Gemeente uitvoert moet vervolgens doorbelast worden via servicekosten aan de onderhuurders. Belangrijk is hierbij dat er voor verschillende methodes gekozen kunnen worden en dat er vooraf goed nagedacht moet worden wat een praktische manier is om de kosten door te belasten. Zeker is dat er dus extra administratieve handelingen noodzakelijk zijn.



Toegang tot het pand voor de verschillende huurders en hun bezoekers moet worden ingeregeld. Denk hierbij ook aan de toegang tot zaken als de fietsenstalling en het parkeerterrein. Gezien de werkzaamheden van de gemeente moet er ook worden stilgestaan bij welke bezoekers er bij de onderhuurders langs komen en zitten daar risico's in voor de Gemeente?



Aanvullende werkzaamheden taken: 

Opstellen verhuurcontracten en samenwerkingsovereenkomst (asset managersrol)



Opstellen demarcatie dienstverlening waarbij enkele belangrijke keuzes gemaakt moeten worden die effect kunnen hebben op de reguliere dienstverlening of beveiligingsschillen.



Regelmatige afstemming met huurders en potentiele nieuwe huurders



Projectmanagement of afstemming over de inrichten van de gehuurde m²



Leveren dienstverlening volgens overeengekomen demarcatie aan onderhuurders



Aanspreekpunt voor storingen, klachten, wensen en meldingen en dit vervolgens uitzetten/ oppakken.



Administratieve afhandeling van innen huur, vaste servicekosten maar ook de doorbelasting van extra werkzaamheden

BIJLAGE 4 NEN MEETSTAAT

Meetrapport NEN 2580 Ruimteberekening In opdracht van de gemeente Moerdijk is er een NEN 2580 Meetrapport opgesteld d.d. 23 Mei 2020. In deze rapportage is het resultaat opgenomen van een ruimtemeting van het volledige gemeentehuis. Zie separaat rapport voor de volledige resultaten. Op deze plaats hebben we een korte samenvatting opgenomen van de belangrijkste meetresultaten. Zie volgende slide.

Gehanteerde ruimtekengetallen in relatie tot meetrapport In het onderzoek zijn we hoofdzakelijk uitgegaan van het verhuurbare oppervlakte (VVO). Deze verhuurbare oppervlakte is terug te vinden in de derde kolom van het schema op de volgende slide en bedraagt: 7.561 m2 VVO. Deze bestaat uit gebruiksruimte: kantoor- en werkruimte (A), facilitaire ruimte (B) en horizontale verkeersruimte (D). Om op het in het onderzoek gehanteerde totale ruimtegebruik van 6.007 m2 VVO te komen, dienen van de gedefinieerde gebruiksruimtes te worden afgetrokken: - 512 m2 VVO in het souterrain (o.a. archief en opslagruimte, deze is in het onderzoek buiten beschouwing gelaten) - 446 m2 VVO facilitaire ruimte (o.a. keuken en repro, deze zijn ook in het onderzoek buiten beschouwing gebleven) - 587 m2 VVO horizontale verkeersruimte (met name een deel van de horizontale verkeersruimte op de begane grond en eerste verdieping is in het onderzoek buiten beschouwing gebleven). In het onderzoek heeft de focus gelegen op de functionele ruimtes. Ondersteunende ruimtes zijn enkel (voor zover deze relevant) zijn in de kostencalculaties meegenomen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Moerdijk&id=90499056-aefe-4f8e-9823-e1b9808a4f39