Beheerplan gemeentelijk vastgoed 2024-2028
Tekst van het document
Beheerplan 2024-2028 Gemeentelijk vastgoed | Gebouwen en objecten
Oktober 2023
Inhoudsopgave 1.
2.
Inleiding .......................................................................................................................................................... 4 1.1
Aanleiding .............................................................................................................................................. 4
1.2
Procesaanpak ........................................................................................................................................ 4
Vastgoedportefeuille ...................................................................................................................................... 5 2.1
Wat is vastgoed? ................................................................................................................................... 5
2.2
Lange termijn strategie.......................................................................................................................... 5
2.3
Maatschappelijk en wettelijke kaders ................................................................................................... 5
3.
Vastgoedportefeuillestrategie en -indeling .................................................................................................... 7
4.
Cluster Vastgoed ............................................................................................................................................ 8
5.
6.
4.1
Vastgoedorganisatie .............................................................................................................................. 8
4.2
Rolverdeling ........................................................................................................................................... 8
Huurprijs- en verhuurbeleid ........................................................................................................................... 9 5.1
Wet Markt en Overheid ......................................................................................................................... 9
5.2
Harmonisatie van de maatschappelijke tarieven .................................................................................. 9
5.3
Kostprijsdekkende huur ......................................................................................................................... 9
5.4
Exploitatiebijdrage en subsidie .............................................................................................................. 9
5.5
Contractbeheer.................................................................................................................................... 10
5.6
Exploitant huurovereenkomst ............................................................................................................. 11
5.7
Maatschappelijk accommodatiebeleid ................................................................................................ 11
5.8
Leegstand ............................................................................................................................................ 12
Verantwoordelijkheden exploitanten en gemeente .................................................................................... 13 6.1
Verantwoordelijkheden exploitant ..................................................................................................... 13
6.2
Verantwoordelijkheden gemeente ..................................................................................................... 13
7.
Vastgoedinformatiesysteem ........................................................................................................................ 15
8.
Toekomstperspectieven ............................................................................................................................... 16
9.
Verduurzamen gemeentelijk vastgoed ........................................................................................................ 16
10. Onderhoudsbeleid gebouwen en monumentale objecten .......................................................................... 17 10.1
Algemeen ............................................................................................................................................. 17
10.2
Facetten onderhoudsbeleid ................................................................................................................ 17
10.3
Onderhoudsvisie .................................................................................................................................. 18
10.4
Kwaliteits- en risiconiveau (onderhoudsniveau) ................................................................................. 19
10.5
Financiële component ......................................................................................................................... 21
10.6
Demarcaties ......................................................................................................................................... 22
2
10.7
Onderhoudssoorten ............................................................................................................................ 22
10.8
Kaders waarbinnen medewerkers kunnen handelen .......................................................................... 23
10.9
Verantwoordelijkheden en afspraken ................................................................................................. 23
Bijlagen .................................................................................................................................................................. 24 Bijlage 1: Begrippenlijst ............................................................................................................................................ I Bijlage 2: Overzicht (Rijks)monumentale objecten met gewenste onderhoudsniveaus ........................................ II Bijlage 3: Kaart vesting Willemstad met objectennummering............................................................................... III Bijlage 4: MOP (Rijks)monumentale objecten 2024-2033 ..................................................................................... IV Bijlage 5: MOP Gebouwen 2024-2033 .................................................................................................................... V
3
1. Inleiding Dit beheerplan vormt een stap naar het verder professionaliseren van het cluster Vastgoed.
1.1 Aanleiding Cluster Vastgoed is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed, gebouwen en objecten. De afgelopen jaren hebben verschillende ontwikkelingen plaatsgevonden om het cluster Vastgoed verder te professionaliseren. Voorbeeld hiervan zijn de routekaart voor gemeentelijk maatschappelijk vastgoed en het gebruik van een vastgoedinformatiesysteem. Voor de verdere doorontwikkeling van het cluster is zowel door de ambtelijke organisatie als een extern adviesbureau aangegeven dat er behoefte is aan een lange termijn strategie in combinatie met het vastleggen van afspraken. Dit beheerplan richt zich op de strategische en tactische onderwerpen op het gebied van vastgoed. Het doel hiervan is het creëren van een lange termijn visie op strategisch vastgoed en het creëren van eenduidigheid binnen cluster Vastgoed.
1.2 Procesaanpak Het beheerplan borduurt verder op en geeft invulling aan het advies dat eind 2021 is gegeven door adviesbureau Republiq. Er hebben diverse co-creatiesessies plaatsgevonden met de medewerkers van cluster Vastgoed voor het vaststellen van de contouren van dit beheerplan. De uitwerking is tot stand gekomen in overleg met de betrokken medewerkers en afdelingen van de ambtelijke organisatie. Het beheerplan is een dynamisch document dat elke 5 jaar wordt herzien.
4
2. Vastgoedportefeuille 2.1 Wat is vastgoed? Met vastgoed wordt het onroerend goed bedoeld dat in bezit is van de gemeente, wordt gehuurd of er is een onderhoudsrelatie.
2.2 Lange termijn strategie Het gemeentelijk vastgoed staat uiteindelijk ten dienste aan de doelstellingen van de gemeente. Zo kan het vastgoed bepaalde activiteiten huisvesten die een bepaalde maatschappelijk functie vervullen en die op hun beurt weer bijdragen aan de doelstellingen van het beleid. Onze kerndoelstelling voor het eigen vastgoed is: ‘We zetten vastgoed op een efficiënte, effectieve en transparante wijze in ten behoeve van het verwezenlijken van gemeentelijke (of regionale) doelstellingen, waarbij we streven naar een optimale balans tussen het maatschappelijke en het financiële rendement’. Uiteindelijk draagt het vastgoed bij aan het bereiken van maatschappelijke doelstellingen. Deze maatschappelijke doelstellingen zijn vastgelegd in de beleidsvisies. Hierbij kan gedacht worden aan de visie op multifunctionele accommodaties of de visie op de verdedigingswerken. Daarnaast speelt vastgoed in op voorzieningen die geen maatschappelijke doelstelling beoefent, maar noodzakelijk en gewenst zijn om in te voorzien. Hieraan kan een wettelijke vereiste gekoppeld zijn zoals (bewegings-)onderwijs, openbare orde en veiligheid, ambtelijke huisvesting, etc. Uiteindelijk heeft cluster Vastgoed de rol om het vastgoed te laten aansluiten op de gevraagde gebruikerseisen vanuit de maatschappelijke en wettelijke taak.
Cluster Vastgoed wenst zich te onderscheiden op: • Bezettingsgraad: we streven naar een bezettingsgraad die in verhouding staat tot de grootte van de kern. • Technische staat: we onderhouden het maatschappelijk vastgoed in lijn met het gebruik en het doel van het vastgoed. • Ontwikkeling bestaand vastgoed: we hebben een signaleringsfunctie op de vastgoedportefeuille. Hiermee wordt bedoeld dat bestaand vastgoed ontwikkelpotentie heeft en we hierop actief signaleren en acteren. • Financieel rendement: we maken de financiën van de vastgoedportefeuille inzichtelijk. Hierbij wordt gestreefd naar transparantie in de verdeling en financiële stromingen. • Inspelen op trends en ontwikkelingen: we spelen in op actuele trends en ontwikkelingen uit de maatschappij.
2.3 Maatschappelijk en wettelijke kaders Vastgoed is een middel om maatschappelijke en wettelijke doelstellingen te bereiken. Op basis van de gestelde kaders wordt de vastgoedbehoefte bepaald.
5
Gebouwen en objecten vastgoedportefeuille
Welzijn
Gemeenschaps -huizen
Onderwijs
Jeugd
Sport
Cultuur
Overige
Primair onderwijs
Speeltuin
Zwembaden
Heemkunde
Moerdijkregeli ng
Voortgezet onderwijs
Scouting
Buitensport
Stadhuis Klundert
Woning/opslag
Integraal Kind Centra
Jongerenwerk
Binnensport
Theater
Brandweer
Vestingwerken
Gemeentehuis
Bibliotheek
Milieustraat
Kinderboerderi j
Gemeentelood s
Figuur 1: Verdeling vastgoedportefeuille
• •
•
•
•
•
Welzijn: Hieronder vallen de gemeenschapshuizen. In 2022 en 2023 is de gemeente bezig met het vormen van beleid op de gemeenschapshuizen. De intentie is dat dit beleid per 2024 van kracht is. Onderwijs: Voor de onderwijsaccommodaties is de intentie in 2023-2024 een duurzaam integraal huisvestingsplan (IHP) op te stellen. Daarnaast komt er een visie hoe om te gaan met de Integrale Kind Centra (IKC). Jeugd: o Speeltuinen: er ligt een speelruimteplan waarin wordt beschreven hoe we omgaan met de speelplekken in de openbare ruimte. In dit onderdeel gaat het specifiek om de speeltuinen; o Scouting; o Kinderboerderij/Milieu Educatief Centrum (MEC); o Jongerenwerk. Sport: o Binnensport: onder binnensport verstaan we de sporthallen en gymzalen. In de meeste gevallen worden deze overdag gebruikt voor het bewegingsonderwijs van de scholen en in de avonden en weekenden door sportverenigingen; o Buitensport: voor buitensport accommodaties wordt beleid opgesteld met de intentie deze in 2023 vast te stellen; o Zwembaden: Er ligt een visie op zwemmen waarin staat hoe we omgaan met het zwemmen in de gemeente. Cultuur: Er wordt een cultuurnota opgesteld om o.a. de doelstellingen op het gebied van cultuur, toerisme en/of erfgoed duidelijk te krijgen. De intentie is deze cultuurnota in 2023-2024 vast te stellen. Deze cultuurnota heeft raakvlakken met onze monumentale gebouwen, objecten en groen.
Overige: Er zijn diverse wettelijke taken voor de gemeente als het gaat om ambtelijke huisvesting, openbare orde en veiligheid.
6
3. Vastgoedportefeuillestrategie en -indeling In 2022 is de vastgoedportefeuillestrategie (VPS) en -indeling (VPI) met het vaststellen van de routekaart herijkt. Onder VPS wordt verstaan het differentiëren van het gemeentelijk vastgoedbezit dat al dan niet wordt geëxploiteerd. De VPS is in hoofdlijnen als volgt: • Kernportefeuille: deze gebouwen/objecten zijn 100% eigendom van de gemeente, gebruiken gedurende het gehele jaar energie om het binnenklimaat1 te regelen én cluster Vastgoed is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van deze gebouwen. Dit is exclusief de Moerdijkregeling; • Strategisch bezit: De gebouwen/objecten in deze categorie voorzien in de verplichting rondom de Moerdijkregeling en de wettelijke taak te voorzien in huisvesting van het primair (PO) en voortgezet onderwijs (VO). Beheer en onderhoud van deze gebouwen is elders belegd; • Bijzonder bezit: de gemeente is (gedeeltelijk) geen eigenaar van de grond en/of het gebouw/object maar bijvoorbeeld van Woonkwartier worden gehuurd. Hieronder vallen ook alle overige gebouwen en/of (monumentale) objecten of betreft het gebouwen en/of (monumentale) objecten die weinig tot geen energie gebruiken om het binnenklimaat te regelen. Deze gebouwen kunnen ook voorzien in wettelijke taken van de gemeente zoals bewegingsonderwijs.
Cluster Vastgoed is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van de gebouwen/objecten die 100% eigendom zijn. Voor die gebouwen waar de gemeente alleen als participant/huurder betrokken is, is het beheer en onderhoud anders belegd; • Dispositie/afstoot: gemeente wenst het gebouw/object (op termijn) af te stoten. Op basis van onderstaande stroomdiagram bepalen we in welke VPS een gebouw/object wordt geclassificeerd:
Wordt het binnen nu en 5 jaar afgestoten?
Ja, Dispositie/ afstoot Nee
Valt het onder de Moerdijkregeling of voorziet het in een wettelijke taak in onderwijs?
Ja, strategisch bezit Nee
Is het 100% eigendom van de gemeente en heeft het een actief binnenklimaat?
Ja, Kernportfeuille Nee, Bijzonder bezit
Figuur 2: Stroomdiagram classificatie gebouwen/objecten
Op basis van de VPS is een nadere onderverdeling gemaakt van de vastgoedportefeuille. De sectoren en categorieën komen overeen met de gemeentelijke beleidsvelden en volgen tevens de lijn van de Sectorale Routekaart Gemeentelijk Maatschappelijk Vastgoed (Routekaart gemeenten 2020) van VNG. Er wordt anders omgegaan met het beheer en onderhoud van het gemeentehuis en een brandweerkazerne dan met het beheer en onderhoud van een multifunctionele accommodatie of een monument. Het beheer en onderhoud van een gebouw dat genomineerd is voor dispositie of sloop wordt weer anders georganiseerd.
1 Definitie binnenklimaat: betreft de atmosferische omstandigheden zoals temperatuur, geluid, geur, relatieve luchtvochtigheid, etc. in
leefomgevingen (gebouwen). Om deze atmosferische omstandigheden te kunnen regelen zijn gebouwgebonden installaties nodig. Deze installaties gebruiken energie.
7
4. Cluster Vastgoed Cluster Vastgoed maakt onderdeel uit van het team Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling (REO).
4.1 Vastgoedorganisatie Binnen het cluster Vastgoed zetten we vastgoed op een efficiënte, effectieve en transparante wijze in ten behoeve van het verwezenlijken van gemeentelijke (of regionale) doelstellingen, waarbij we streven naar een optimale balans tussen het maatschappelijke en het financiële rendement. Om daartoe te komen maken we in de organisatie gebruik van de volgende piramide: Figuur 6 Vastgoedmanagement indeling (Bouwstenen, 2022) Figuur 3: Piramide speelvelden vastgoedorganisatie
Met strategisch vastgoedmanagement wordt bedoeld dat de gebouwen en objecten moeten bijdragen aan maatschappelijke doelstellingen. Hierbinnen wordt de visie vertaald naar wat dit betekent voor de verschillende gebouwen. Binnen tactisch vastgoedmanagement worden de visies vertaald naar gebouw- en objectniveau. Hieronder vallen onderwerpen als meerjarige onderhoudsplannen, exploitatie en herontwikkeling. Tot slot wordt er op operationeel vastgoedmanagement invulling gegeven aan het technisch onderhoud, contractbeheer en administratieve ondersteuning.
4.2 Rolverdeling Binnen het cluster Vastgoed zijn de volgende rollen geformuleerd: • Programmamanager/Sr Adviseur Vastgoed: de programmamanager zorgt voor de strategische visie en uitvoering van het maatschappelijk vastgoed. Verantwoordelijk voor de integrale afstemming, budgethouderschap onderhoudsvoorzieningen, financiële verantwoording, verantwoording richting en afstemming met management en bestuur en aanspreekpunt van het cluster. • Accountmanager: aanspreekpunt en relatiebeheer van een deel van de gebouwen. Tactische uitvoering en advisering op het gebied van aanbestedingen, exploitatie en contracten. • Technisch beheerder: voorbereiding en opdrachtverstrekking van dagelijks- en planmatig onderhoud, jaarlijkse inspecties en actualisaties MOP. • Contractbeheer: beheer van lopende contracten en herzien van aflopende contracten. • Beheer binnensport accommodaties: lange en korte termijn reserveringen binnensport accommodaties en gymzalen. • Ondersteuning: algehele ondersteuning voor contractbeheer, contractmanagementsysteem en technisch beheer.
8
5. Huurprijs- en verhuurbeleid In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de afspraken rondom de huurprijs en het verhuurbeleid.
5.1 Wet Markt en Overheid De overheid concurreert vaker met bedrijven. Om concurrentievervalsing te voorkomen, moet de gemeente zich aan vier gedragsregels houden welke zijn beschreven in de Wet Markt en Overheid 2: 1. Kosten doorberekenen: de gemeente mag een product of dienst niet onder de kostprijs worden aangeboden; 2. Bevoordelingsverbod: de gemeente mag zijn overheidsondernemingen niet bevoordelen boven concurrerende ondernemingen; 3. Gegevensgebruik: gegevens waar de gemeente beschikking tot heeft mogen alleen gebruikt worden voor economische activiteiten; 4. Functiescheiding: de gemeente moet bestuurlijke zaken en economische activiteiten strikt gescheiden houden. Gemeente Moerdijk heeft een aantal uitzonderingen op de wet Markt & Overheid. Deze zijn vastgelegd in het raadsvoorstel ‘Vaststellen economische activiteiten in het algemeen belang op grond van de Wet Markt en Overheid’ (juli 2014).
5.2 Harmonisatie van de maatschappelijke tarieven In februari 2006 heeft de gemeenteraad besloten over te gaan tot de harmonisatie van de maatschappelijke tarieven van de gemeenschapshuizen, multifunctionele accommodaties en binnensportaccommodaties (gymzalen en sporthallen). De nieuwe tarievenstructuur is met ingang van 1 januari 2009 ingegaan. Deze tarievenstructuur houdt in dat verenigingen in de Gemeente Moerdijk gemeentebreed dezelfde tarieven betalen voor het gebruik van de accommodaties. Voor de exacte afspraken is het raadsvoorstel3 van de raadsvergadering van 3 juli 2008 te raadplegen.
5.3 Kostprijsdekkende huur Gemeente Moerdijk wil het maatschappelijk vastgoed effectief inzetten om de maatschappelijke doelen te bereiken. De gemeente is verplicht een kostprijsdekkende huur te gebruiken. De kostprijsdekkende huur is de minimaal benodigde opbrengst om de kosten van het betreffende nieuwe of bestaande vastgoed te dekken. Door middel van een intern rekenmodel wordt bepaald wat de kostprijsdekkende huur is. De marktconformiteit van de huurprijs wordt getoetst aan landelijke kengetallen die vanuit de jaarlijkse Benchmark gemeentelijk vastgoed beschikbaar zijn.
5.4 Exploitatiebijdrage en subsidie Als gemeente is het van belang dat het maatschappelijk vastgoed wordt gebruikt voor het uiten van de maatschappelijke doelstellingen. Exploitanten van het maatschappelijk vastgoed zijn vaak niet in staat om de volledige huurprijs te betalen. Daarom wordt als uitgangspunt gewerkt met een exploitatievergoeding voor exploitanten van maatschappelijk vastgoed. Voor de multifunctionele accommodaties bedraagt de exploitatievergoeding maximaal 90% van de kostprijsdekkende huur. De hoogte van de kostprijsdekkende huur en exploitatiebijdrage wordt bepaald door cluster Vastgoed met, indien van toepassing, advisering van afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. Daarnaast is er nog subsidie voor het mogelijk maken van maatschappelijke 2
Bron: https://www.acm.nl/nl/onderwerpen/concurrentie-en-marktwerking/concurrentie-door-overheden/wet-markt-en-overheid
3 Raadsvoorstel: Harmonisatie tarieven gemeenschapshuizen, multifunctionele accommodaties, gymzalen en sporthallen.
9
activiteiten. Deze wordt bepaald en verstrekt door Maatschappelijke Ondersteuning. De exploitatiebijdrage bij commerciële verhuur, zonder maatschappelijk doel, wordt per individuele situatie bepaald. Commerciële huurders kunnen het gebouw blijven exploiteren totdat het een maatschappelijke functie krijgt. Voor nieuwe contracten wordt gebruikt gemaakt van een huurprijs van 10% van de kostprijsdekkende huur. Voor bestaande contracten kan het wenselijk zijn om de contracten te behouden. Dit wordt per gebouw/object bepaald. Voor de transparantie in financiële stromingen wordt het onderstaande figuur gebruikt. Voor de transparantie in financiële middelen wordt de gevraagde huurprijs (100%) doorberekend aan de verhuurder. Vervolgens ontvangt de exploitant van de gemeente de exploitatiebijdrage (90%).
Figuur 4: Toelichting kostprijsdekkende huur
5.5 Contractbeheer Om te kunnen sturen is het van belang eenduidige contracten te hebben. Gemeente Moerdijk wenst eenduidige contracten en zo min mogelijk maatwerk in het contractbeheer. Om die reden wordt er gebruik gemaakt van modelovereenkomsten. Voor het creëren van eenduidigheid en duidelijkheid bestaat iedere overeenkomst uit de volgende onderdelen: • •
• •
•
•
Huurprijs: Zie paragraaf Exploitatiebijdrage en subsidie. Duur, verlenging en opzegging: De duur van een contract is maximaal 10 jaar. Voor het 9de jaar wordt het contract geëvalueerd en wordt bepaald of het contract wordt verlengd. Als er wordt gekozen om het contract te verlengen, wordt hier een maximum termijn van 5 jaar voor gebruikt. Er zit geen maximum aan het aantal verlengingen van het contract. Opzeggen gebeurt op basis van de wettelijke huurgronden voor ’Huur overige bedrijfsruimten’ en ‘Huur horeca bedrijfsruimten’. Kosten van water-, elektriciteit- en gasverbruik: Kosten van water-, elektriciteit- en gasverbruik komen voor rekening van de huurder/exploitant. Jaarlijkse indexering prijzen: Jaarlijks worden de huurprijzen, servicekosten en exploitatiebijdragen geïndexeerd zoals opgenomen in de overeenkomsten. Indexering vindt plaats in april aan de hand van de jaarindex CPI consumentenhuishouding. Gebruik van het gehuurde: Maatschappelijke- en resultaatdoelstellingen voor de exploitatie van een gebouw wordt nader toegelicht in de beleidsvisies van de diverse accommodaties. Verantwoordelijkheden gemeente en exploitant: De verantwoordelijkheden van de gemeente en exploitant zijn weergegeven in hoofdstuk 6.
10
•
•
•
•
•
Onderverhuur: De huurder mag de bestemming of functie van de accommodatie niet veranderen en het is hem zonder schriftelijke toestemming van de gemeente niet toegestaan enig onderdeel van het gehuurde te verbouwen, aan te passen, te wijzigen en /of daaraan (nieuwe) voorzieningen te treffen alsmede in onderhuur of gebruik te geven. Onderhoud, herstel en demarcatielijst: De onderhoudsverplichtingen van de huurder en gemeente zijn vastgelegd in de demarcatielijst. Inwendige, dagelijkse en/of periodiek onderhoud zijn voor rekening van de huurder, tenzij vastgelegd in de demarcatielijst. Verzekeringen, belastingen en heffingen: De verhuurder/gemeente is verantwoordelijk voor de verzekeringen tegen brand-, storm- en waterschade. De huurder is verplicht te verzekeren tegen bedrijfsschade en inboedelverzekering. Belastingen, zoals riool-en reinigingsrecht en onroerendezaakbelasting komen voor rekening van de huurder. Algemene voorwaarden: De algemene voorwaarden “Algemene bepalingen huurovereenkomst kantoorruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:230a BW”, zijn van toepassing. Overige: De volgende overige onderdelen kunnen opgenomen worden in de overeenkomst: o Aanvaarding van het gehuurde; o Toegang tot het gehuurde als gemeente; o Overige rechten en plichten van de huurder; o Inventaris; o Openingstijden.
De precieze afspraken zijn vastgelegd in de overeenkomsten tussen de huurder en de gemeente.
5.6 Exploitant huurovereenkomst De exploitant is verantwoordelijk voor het behalen van (maatschappelijke) doelstellingen die zijn vastgelegd in de huurovereenkomst. Van de exploitant verwachten we dat hij zich actief inzet voor het behalen van deze doelstellingen. In de jaarlijkse gesprekken met de exploitant worden deze doelstellingen besproken en is de exploitant verantwoordelijk voor het aanleveren van de gevraagde informatie vastgelegd in de overeenkomst. Indien nodig kan er een bestuurlijk gesprek worden gevoerd met de bestuurder. De exacte verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het hoofdstuk Verantwoordelijkheden exploitanten en gemeente.
5.7 Maatschappelijk accommodatiebeleid Vanuit de gemeente is het wenselijk om te bepalen waar het vastgoed voor wordt ingezet. De doelstellingen voor het maatschappelijk vastgoed wordt vastgelegd in het maatschappelijk accommodatiebeleid wat in 2023 wordt opgesteld vanuit het sociaal domein. Het voordeel hiervan is dat de doelstellingen meegenomen kunnen worden in de contracten en dat het vastgoed gebruikt wordt in lijn met de wensen vanuit de gemeente. Het maatschappelijk accommodatiebeleid helpt om met een realistische blik naar de accommodaties te kijken. Naast het maatschappelijk accommodatiebeleid wordt er ook rekening gehouden met de andere beleidsnota’s (o.a. buitensport, cultuur, zwemmen).
11
5.8 Leegstand De wens vanuit de gemeente is om het vastgoed zoveel mogelijk te verhuren. Er is een mogelijkheid door interne en externe factoren dat het vastgoed voor een (langere) periode onbenut is. Gemeente Moerdijk organiseert, al dan niet op verzoek van de projectleider of bijvoorbeeld het cluster Grondzaken in geval van een strategische verwerving, bij leegstaand van vastgoed waarvan zij eigenaar is, het leegstandbeheer. Als het gebouw geen beleidsdoel dient dan zal het marktconform worden verkocht. Eventuele verkoop van vastgoed wordt door het cluster Vastgoed georganiseerd als het object relatief eenvoudig en met de huidige bestemming kan worden verkocht. Er zal altijd een taxatie worden verricht. De herbestemming en verkoop van het betreffende object zal dan worden aangemeld als potentieel (REO) project. Als het leegstand betreft, kan er gebruik worden gemaakt van leegstandbeheer, 3 opties: • Gebouw beveiligen door middel van alarmsysteem; • Antikraak basis in bruikleen; • Commerciële verhuur. De betreffende optie gebeurt in overleg met projectleider, cluster Vastgoed en leegstaandbeheerder.
12
6. Verantwoordelijkheden exploitanten en gemeente Voor het creëren van duidelijkheid rondom het verwachtingspatroon van exploitanten en de gemeente worden de verantwoordelijkheden vastgelegd in dit hoofdstuk. De verantwoordelijkheden worden ook vastgelegd in contracten met de exploitanten.
6.1 Verantwoordelijkheden exploitant De exploitant is verantwoordelijk voor de volgende thema’s en aspecten: • Exploiteren van het gebouw in lijn met de maatschappelijke doelstellingen: indien een gebouw een maatschappelijk doel dient, is de exploitant verantwoordelijk voor het behalen van dit maatschappelijke doel. Dit wordt vastgelegd in het contract. • Uitvoering en naleving van de overeenkomst en voorwaarden: exploitant is verantwoordelijk voor de uitvoering en naleving van wat er in de overeenkomst is vastgelegd. • Actieve (onder)verhuur aan gebruikers: in het geval van een multifunctionele accommodatie worden ruimten verhuurd aan verenigingen. De exploitant is verantwoordelijk voor alle werkzaamheden die betrokken zijn bij deze verhuur. • Dagelijks beheer: de exploitant is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en onderhoud van het gebouw, zoals de schoonmaak. • Huurdersonderhoud: de exploitant is verantwoordelijk voor het huurdersonderhoud van het gebouw. De precieze verantwoordelijkheden van de exploitant en gemeente zijn vastgelegd in de demarcatielijst. • Aanspreekpunt voor gebruikers: exploitant is aanspreekpunt voor de gebruikers, zoals verenigingen die gebruik maken van het gebouw. • Exploitant is verantwoordelijk voor het aandragen van een jaarverslag.
Dit omvat de bezettingsgraad, aantal verenigingen, wijzigingen in het aantal verenigingen, georganiseerde activiteiten in relatie tot de maatschappelijke doelstellingen en openingstijden. Jaarlijks vindt een gesprek plaats met de gemeente en exploitant waarin dit wordt besproken. • Aanvragen vergunningen/organiseren evenementen: een exploitant is verantwoordelijk voor het aanvragen van vergunningen en organiseren van evenementen indien hij deze wenst te organiseren in het gebouw.
6.2 Verantwoordelijkheden gemeente De gemeente is verantwoordelijk voor de volgende thema’s en aspecten: • Controle op de naleving van overeenkomsten en voorwaarden: de gemeente voert de controle uit op de naleving van de in de overeenkomst gestelde doelen en voorwaarden. In de jaarlijkse gesprekken met de exploitanten wordt het volgende besproken: o Gemeente beoordeelt of de gestelde maatschappelijke doelen zijn behaald; o Gemeente beoordeelt de aangeleverde jaarverslagen; o Gemeente zorgt voor de schriftelijke vastlegging van de gesprekken. • Verhuurdersonderhoud: de gemeente is verantwoordelijk voor het verhuurdersonderhoud van het gebouw. De precieze verantwoordelijkheden van de exploitant en gemeente zijn vastgelegd in de demarcatielijst. • Verduurzaming van de kernportefeuille op basis van de routekaart: de gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van de routekaart om te voldoen aan de verduurzaming van de kernportefeuille. • Beheer sportinventaris: de gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van de sportinventaris van de sporthallen en gymzalen van de gebouwen die zij beheert.
13
• • • •
Actueel houden van beleid: de gemeente is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van beleid. Relatiemanagement: de gemeente is verantwoordelijk voor het relatiemanagement met de exploitant. Indien nodig kan er een bestuurlijk gesprek worden gevoerd met de bestuurder. Verzekering en taxatie van de gebouwen: de gemeente is verantwoordelijk voor de verzekering en taxatie van de gebouwen. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor de verantwoording aan het college B&W en de gemeenteraad in relatie tot het nastreven van de maatschappelijke doelstellingen met betrekking tot de gebouwen in de vastgoedportefeuille.
14
7. Vastgoedinformatiesysteem Een vastgoedinformatiesysteem helpt de gemeente Moerdijk om overzicht en inzicht te creëren in de vastgoedportefeuille. Sinds 2022 werkt de gemeente met het vastgoedinformatiesysteem Axxerion. Enerzijds vanuit de wettelijke taak om alle contracten en onderhoudshistorie inzichtelijk te maken. Anderzijds om te groeien richting een professionele dienstverleningsorganisatie. Een professioneel beheer van de vastgoedportefeuille betekent voor gemeente Moerdijk: • ‘In control’ zijn van het gemeentelijk vastgoed en actief inspelen op (on)verwachte situaties. Een vastgoedinformatiesysteem geeft een totaal inzicht van de vastgoedportefeuille zodat geanticipeerd kan worden op zich voordoende situaties. • Bepalen welk toekomstperspectief wordt opgepakt in relatie tot de maatschappelijke doelstellingen. Bijvoorbeeld door aan kostenspreiding te doen. • Relatiemanagement: Door middel van een vastgoedinformatiesysteem kan de gemeente als één organisatie naar buiten toe treden en communiceren omdat alle contactmomenten en meldingen in één systeem worden vastgelegd. • Tot slot zorgt een vastgoedinformatiesysteem ervoor dat processen worden geborgd. Dit leidt ertoe dat financiën, onderhoudsinformatie en werkprocessen beheersbaar zijn omdat wordt gewerkt met één systeem.
Cluster Vastgoed voorziet verschillende kansen in de doorontwikkeling van het vastgoedinformatiesysteem, namelijk: • Externen kunnen zelf reserveringen in Axxerion maken; • Externe onderhoudspartners hebben toegang tot het systeem zodat zij onder andere zelf storingen kunnen melden en opvolgen; • Aanschaf van een slim sleutelsysteem en de koppeling met het vastgoedinformatiesysteem; • Energiebeheer van de gehele vastgoedportefeuille vanuit Axxerion; • Vanuit het werkplekconcept gemeentehuis wordt een werkplekreserveringsysteem aangeschaft met diverse sensoren om bijvoorbeeld binnenklimaat en bezetting te meten. Dit kan worden gekoppeld met Axxerion en GBS. Cluster Vastgoed kan hierbij het energiebeheer efficiënt monitoren vanuit Axxerion. Bijvoorbeeld op rustige dagen een verdieping afsluiten om energie te besparen.
15
8. Toekomstperspectieven We gaan op verschillende manieren om met het maatschappelijk vastgoed. Binnen de vastgoedportefeuille wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende toekomstperspectieven: • Consolideren: er wordt verder gegaan met de exploitatie van een gebouw. Het gebouw draagt bij aan wettelijke en/of maatschappelijke doelstellingen vanuit de gemeente. De gemeente wil het gebouw in stand houden en behouden. • Investeren: het is wenselijk om de technische staat van het gebouw te verbeteren. Dit in lijn met de gewenste NEN-score van een gebouw. De investering is noodzakelijk om het gebouw te kunnen blijven exploiteren. • Heroverwegen: een gebouw heeft ontwikkelpotentieel door te blijven voorzien in het behalen van de doelstellingen. Cluster Vastgoed heeft een signaleringsfunctie op de vastgoedportefeuille. Hiermee wordt bedoeld dat bestaand vastgoed ontwikkelpotentie heeft en cluster Vastgoed hierop actief signaleert en acteert. Er wordt een (REO) project gestart om de ontwikkelpotentie nader te onderzoeken. • Afstoten (verkoop): het betreffende gebouw draagt niet (meer) bij aan het behalen van de maatschappelijke doelstellingen. Het betreffende gebouw wordt verkocht onder de regels van het Didam Arrest. • Vervangende nieuwbouw: het gebouw wordt gesloopt/afgestoten en nieuw gebouwd onder leiding van een (REO) projectleider.
Zodra het gebouw is opgeleverd, komt het in de portefeuille die beheerd wordt door cluster Vastgoed. Cluster Vastgoed wordt actief bij de voorbereidings-/ontwerpfase betrokken.
9. Verduurzamen gemeentelijk vastgoed In de Routekaart Gemeentelijk Maatschappelijk Vastgoed staat beschreven welke stappen worden genomen voor het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed. Onderstaande een samenvatting van de gestelde ambities en doestellingen: • We hebben de ambitie in 2050 energieneutraal te zijn. • We hebben de ambitie om nieuwbouw direct energieneutraal (ENG) op te leveren. • We bieden gebouwen die gelegen zijn in het warmteleveringsgebied zoveel mogelijk aan voor aansluiting op het warmtenet. • We houden rekening met beheer en onderhoud van het vastgoed. Verduurzamingsmaatregelen vinden zo veel mogelijk plaats op natuurlijke vervangingsmomenten. Als deze er niet zijn werken we toe naar een vervangingsmoment. We sluiten aan op het bestaande (D)MOP. • We verduurzamen de gebouwen op basis van maatwerk. Per gebouw onderzoeken we wat de technische mogelijkheden zijn. Dit geldt vooral voor monumenten en andere specials. • We nemen in ieder geval no-regret-maatregelen. Dit zijn maatregelen die naast directe voordelen ook indirecte voordelen opleveren, bijvoorbeeld comfort, sociaal of financieel. • We nemen energiemaatregelen met een terugverdientijd van 15-17 jaar of korter voor de eigen organisatie, gelieerde instellingen en opdrachtnemers. • We beginnen met het verduurzamen van een aantal zichtbare gebouwen waardoor de verduurzaming politieke waarde heeft.
• We maken waar mogelijk gebruik van innovatieve ontwikkelingen. • We beschouwen circulariteit als toegevoegde waarde als dat praktisch mogelijk is. • We hanteren in principe de 50/50 split incentive regel wanneer er sprake is van een verhuursituatie. • Per gebouw maken we maatwerkafspraken met de huurder. Er wordt gestreefd naar de bovenstaande doelstellingen mits financieel haalbaar. 16
10.
Onderhoudsbeleid gebouwen en monumentale objecten
Momenteel wordt het gemeentelijk vastgoed sober en doelmatig onderhouden. Dat wil zeggen dat we verval afremmen middels het uitvoeren van correctief en preventief onderhoud én opheffen middels het uitvoeren van planmatig onderhoud, waarbij we op een natuurlijk vervangingsmoment het element integraal vervangen. De uitvoering hiervan hebben we geborgd via raamovereenkomsten met externe onderhoudspartners die het onderhoud voor ons uitvoeren. Daarnaast implementeren we het proces van verbeteren en/of verduurzamen van onze gebouwen in het bestaande proces van beheer en onderhoud op basis van de ‘Routekaart gemeentelijk maatschappelijk vastgoed’ (zie ook hoofdstuk 9).
10.1
Algemeen
Er is behoefte het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed meer af te kaderen. Het is gebruikelijk hiervoor een onderhoudsbeleid vast te stellen. Dit is een op zichzelf staand beleid dat objectief en duidelijk weergeeft hoe de vastgoedportefeuille kwalitatief op orde gehouden kan worden. Het biedt aan de hand van een aantal kwaliteits- en risiconiveaus inzicht in het type onderhoud dat op een bepaalde locatie of bouwdeel moet worden uitgevoerd. Zo ontstaat een uniforme en transparante werkwijze. De inzet en uitvoering van het onderhoud is gebaseerd op een aantal eigenschappen van een locatie of bouwdeel zoals functie, wel of niet monumentaal en levensduur. Aan de hand van deze eigenschappen bepalen we het kwaliteits- en risiconiveau voor die locatie of het bouwdeel. In samenhang met de vastgoedportefeuillestrategie en -indeling (zie hoofdstuk 3) stellen we in dit beheerplan de doelstellingen van het onderhoudsbeleid vast. Dit onderhoudsbeleid is een product op strategisch-tactisch niveau en is feitelijk een verzameling van beleidsuitgangspunten waarin we beschrijven wat we willen bereiken met het beheer van onze vastgoedportefeuille en hoe dit gebeurt. De aanwezigheid van een gedegen onderhoudsbeleid is belangrijk, het vormt de grondslag voor goed vastgoedbeheer.
De hoofddoelstelling van het onderhoudsbeleid is dat gebouwen en objecten behoefte hebben aan onderhoud, technisch in conditie moeten zijn en voldoen aan de eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid, duurzaamheid en milieu. Bovendien is controle houden op de financiën die hierbij horen van essentieel belang. Door het verder professionaliseren van het proces rondom het beheren en onderhouden van onze gebouwen en objecten krijgen we meer grip op onze huisvesting. Dit onderhoudsbeleid geeft een minimum kwaliteits- en risiconiveau aan waar de locaties of bouwdelen aan moeten voldoen. Gezien de diversiteit aan gebouwen en objecten, gebruikers en processen en dus ook onderhoudsbehoeften is kwalificeren van groot belang.
10.2
Facetten onderhoudsbeleid
Het onderhoudsbeleid bestaat uit meerdere facetten en is grofweg als volgt te verdelen: • Onderhoudsvisie • Kwaliteits- en risiconiveau (onderhoudsniveau) • Financiële component • Demarcaties • Onderhoudssoorten • Kaders waarbinnen medewerkers kunnen handelen • Verantwoordelijkheden en afspraken 17
10.3
Onderhoudsvisie
Vanuit de vastgoedportefeuillestrategie (VPS) en -indeling (VPI) (zie hoofdstuk 3) zijn meerdere onderhoudsvisies voor planmatig onderhoud mogelijk. We hebben op hoofdlijnen vastgesteld welke VPS bij welke onderhoudsvisie (OV) logisch is. Zo zou de ‘Kernportefeuille’ in deze visie een onderhoudslabel Plus toegekend kunnen krijgen, het ‘Bijzonder bezit’ een onderhoudslabel Basis en de indeling ‘Dispositie/afstoot’ een onderhoudslabel Minimum. Het ‘Strategisch Bezit’ is niet opgenomen omdat we geen actieve rol spelen in het beheer en onderhoud van die gebouwen. In onderstaand schema is aangegeven welke OV bij welke VPS het meest logisch is (groen), welke OV bij welke VPS nog mogelijk is (oranje) en welke OV bij welke VPS af te raden is (rood).
VPS Kernportefeuille Bijzonder bezit* Dispositie/afstoot
OV Plus Plus onderhouden Plus onderhouden Plus onderhouden
Basis Basis onderhouden Basis onderhouden Basis onderhouden
Minimum Minimum onderhouden Minimum onderhouden Minimum onderhouden
Figuur 5: schema met inzicht in OV in relatie tot VPS.
De (Rijks)monumentale objecten vallen in de categorie ‘Bijzonder bezit*’. Per 2024 stellen we een separate voorziening in voor die objecten en krijgen deze een aparte status binnen de VPS (categorie ‘Cultuur overig – Monumenten II’). Dit komt onder andere tot uiting in een separate onderhoudsvisie die hieronder is weergegeven. Voor het overige deel van het ‘Bijzonder bezit’ hanteren we bovenstaande onderhoudsvisie. De onderhoudsvisie voor onze (Rijks)monumentale objecten sluit aan op de ‘Visie op de 4 verdedigingswerken’ van 17 april 2018 die is vastgesteld in de raadsvergadering van 5 juli 2018. In die visie zijn drie toeristische waarderingsniveaus opgenomen: • Blikvanger - de reis waard (niveau 1) • Parel - een omweg waard (niveau 2) • Interessant - een bezoek waard (niveau 3)
Afbeelding 1 Toeristische waarderingsniveaus verdedigingswerken.
4 Deze visie past beter bij onderhavige (veelal bouwkundige) objecten vanwege de monumentale status en/of cultuurhistorische en
toeristische waarde en is om die reden vertaald naar een maatwerk onderhoudsvisie specifiek voor deze categorie. Het vigerende ‘Beleidskader Beeldkwaliteit Gemeente Moerdijk’ past beter bij functionele civiele kunstwerken en functionele waterbouwkundige objecten. In het kader van het effect gestuurd beheer blijven de functionele civiele kunstwerken en functionele waterbouwkundige objecten dan ook conform het ‘Beleidskader Beeldkwaliteit Gemeente Moerdijk’ beheerd en onderhouden worden.
18
De toeristische waarderingsniveaus (TW) van de verdedigingswerken zijn vervolgens vertaald naar onderstaande onderhoudsvisie voor onze (Rijks)monumentale objecten. Daarin is aangegeven welke OV bij welke TW het meest logisch is (groen), welke OV bij welke TW nog mogelijk is (oranje) en welke OV bij welke TW af te raden is (rood).
TW Blikvanger Parel Interessant
OV Plus Plus onderhouden Plus onderhouden Plus onderhouden
Basis Basis onderhouden Basis onderhouden Basis onderhouden
Minimum Minimum onderhouden Minimum onderhouden Minimum onderhouden
Figuur 6: Schema met inzicht in OV in relatie tot waarderingsniveaus verdedigingswerken
Deze onderhoudsvisie voor (Rijks)monumentale objecten sluit aan op de gemaakte verdeling tussen de teams Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling en Openbare Ruimte. Team Openbare Ruimte blijft verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de functionele civiele kunstwerken en functionele waterbouwkundige objecten. Cluster Vastgoed is per 2024 verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de (Rijks)monumentale objecten. In Bijlage 2 is een overzicht van alle (Rijks)monumentale objecten met de gewenste onderhoudsniveaus gevoegd. Bijlage 3 bevat een kaart van de vesting Willemstad waarop de unieke objectletters en -cijfers overeenkomen met het overzicht in Bijlage 2.
10.4
Kwaliteits- en risiconiveau (onderhoudsniveau)
De onderhoudsbehoeftige bouwkundige en installatietechnische elementen beoordelen we eenmaal per 3 jaar op basis van de NEN 2767: Conditiemeting van bouw- en installatiedelen. Deze vorm van inspecteren is een in de praktijk gangbaar instrument voor het op objectieve en eenduidige wijze vastleggen van de conditie van bouw- en installatiedelen. De NEN 2767 heeft de volgende doelstellingen: • Het scheppen van uniformiteit in de conditiescores per bouw- en installatiedeel door een waarde die de degradatie uitdrukt. Deze waarde is een combinatie van ernst, omvang en intensiteit van een gebrek. • Het brengen van inzicht en eenheid in de soorten gebreken en de gebrekenparameters ernst, omvang en intensiteit. • Het geven van inzicht in de aangetroffen gebreken en uitgangspunten bieden voor een prioriteitsstelling; een rangorde in noodzaak van herstel van de aangetroffen gebreken. • Het zijn van een toetsingsmiddel en sturingsmechanisme voor organisatieonderdelen die gericht zijn op beheer en onderhoud.
De conditiescore van bouw- en installatiedelen wordt weergegeven op een zespuntsschaal: 1 Uitstekende conditie Incidenteel geringe gebreken 2 Goede conditie Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijke conditie Plaatselijk zichtbare veroudering, functievervulling niet in gevaar 4 Matige conditie Functievervulling incidenteel in gevaar 5 Slechte conditie Slechte conditie, veroudering onomkeerbaar 6 Zeer slechte conditie Technisch rijp voor sloop Figuur 7: Overzicht conditiescores 1 t/m 6 o.b.v. NEN 2767
19
Het gewenste en gerealiseerde onderhoudsniveau van het onderhoud leggen we vast in verifieerbare en valideerbare specificaties op basis van bovengenoemde inspectiemethodiek. We hebben als algemene doelstelling dat de onderhoudsbehoeftige bouwkundige en installatietechnische elementen minimaal CNO 3 conform NEN 2767 mogen scoren. Ernstige en serieuze gebreken, als zodanig gedefinieerd in de NEN 2767, zijn uitgesloten. Dit betekent concreet dat onderhoudsingrepen worden gedaan op het moment dat onderhoudsbehoeftige elementen CVO 4, 5 of 6 scoren of wanneer er ernstige en/of serieuze gebreken voorkomen. Naast de kenmerken van gebreken volgens de NEN 2767 inspectiemethodiek schatten we organisatiegerichte risico’s van gebreken in. We geven de mogelijke effecten van het eventueel niet oplossen van het gebrek aan. Samen met de conditiescore vormen de risico’s de basis voor de formulering van het gewenste onderhoudsniveau. Dit wordt conditie- en risicogestuurd onderhoud genoemd. Het effect wordt uitgedrukt in een driepuntsschaal. Onderscheid is gemaakt tussen geen of een zeer gering effect (1), een matig effect (2) en een sterk of ernstig effect (3).
Het betreft de volgende risico’s: • Veiligheid en gezondheid (1) (2) (3) • Cultuurhistorische waarde (1) (2) (3) • Gebruik en bedrijfsproces (1) (2) (3) • Technische vervolgschade (1) (2) (3) • Toename klachtenonderhoud (1) (2) (3) • Beleving, esthetica (1) (2) (3) • Energie (1) (2) (3) Bij sommige gebouwen/objecten accepteren we bepaalde risico’s eerder die we bij andere gebouwen/objecten niet accepteren. In het geval van een representatief gebouw zoals het Mauritshuis in Willemstad of het voormalige Stadhuis Klundert (Kernportefeuille) weegt bijvoorbeeld het risico ‘beleving, esthetica’ zwaarder dan in het geval van gebouwen die behoren tot Dispositie/afstoot. Een risico/prioriteitenmatrix vormt een hulpmiddel om te komen tot besluitvorming over het wel of niet uitvoeren van onderhoud. We stellen daarom de volgende risico/prioriteitenmatrices beleidsmatig vast: Risico/prioriteitenmatrix Kernportefeuille Prioriteit / Laag Risico 9
8
7
Veiligheid en gezondheid Cultuurhistorische waarde Gebruik en bedrijfsproces Technische vervolgschade Toename klachtenonderhoud Beleving, esthetica Energie Risico/prioriteitenmatrix Bijzonder bezit Prioriteit / Laag Risico 9 Veiligheid en gezondheid Cultuurhistorische waarde
6
(1) (1)
8
7
6
5
(1) (2) (2)
5 (1)
4 (1) (2) (3) (3) (1)
4 (2)
3 (1) (2) (3)
2 (2) (3)
(2) (1)
(3) (2)
3 (1) (3)
Hoog 1 (3)
(3)
Hoog 1
2 (2)
(3)
20
Gebruik en bedrijfsproces Technische vervolgschade Toename klachtenonderhoud Beleving, esthetica Energie
(1) (1)
Risico/prioriteitenmatrix Dispositie/afstoot Prioriteit / Laag Risico 9 Veiligheid en gezondheid Cultuurhistorische waarde Gebruik en bedrijfsproces Technische vervolgschade Toename klachtenonderhoud Beleving, esthetica Energie
(1)
(1) (1)
8 (2)
(2) (2)
7
6
(1) (2) (2) (1) (1)
(2) (3) (3) (2) (2)
(3)
5
4
3 (1)
(3) (3)
Hoog 1
2 (2)
(3)
(3) (1) (1) (3) (3)
(2) (2)
(1) (3) (3)
(2)
(3)
Gebreken met een prioriteitstelling 1, 2 en 3 worden in het eerste planjaar opgelost. Gebreken met een prioriteitstelling 4, 5 en 6 worden in het tweede planjaar opgelost. Gebreken met een prioriteitsstelling 7, 8 en 9 worden in het derde planjaar opgelost. De risico/prioriteitenmatrices kunnen - afhankelijk van de specifieke aard van het gebouw of object - per situatie verschillen.
10.5
Financiële component
Naast het vaststellen van de onderhoudsvisie en het kwaliteits- en risiconiveau is inzicht krijgen in de te verwachten onderhoudskosten over een bepaalde periode minstens zo belangrijk. Dit hebben we geborgd door te beschikken over een actueel Meerjaren Onderhouds Plan (MOP). Dit MOP vormt de basis voor de middelen die we inzetten om het gemeentelijk vastgoed te beheren en onderhouden. De middelen zijn gedekt via de ‘Voorziening onderhoud gebouwen’. Deze voorziening is specifiek bedoeld voor onze gebouwen. Per 2024 stellen we een separate voorziening in voor het beheren en onderhouden van onze (Rijks)monumentale objecten. Het MOP geeft weer wanneer bepaalde onderhoudsactiviteiten - in dit geval op basis van een uitgevoerde conditiemeting volgens de NEN 2767 inspectiemethodiek - uitgevoerd moeten worden en wat de te verwachten bijbehorende kosten zijn. Het vaststellen van de onderhoudstoestand is een momentopname. We actualiseren het MOP eenmaal per 3 jaar zodat een dynamisch en pragmatisch MOP is geborgd. Dit doen we door ter plaatse een zintuiglijke inspectie (conditiemeting) op basis van de eerder genoemde inspectiemethodiek uit te voeren. In de tussenliggende jaren passen we het MOP eventueel aan op basis van door gebruikers opgegeven klachten en wensen alsmede uitgevoerd onderhoud in voorgaande jaren, zonder een visuele inspectie ter plaatse uit te voeren.
Eventuele door gebruikers opgegeven wensen hebben enkel betrekking op onderhoud (dus geen toevoegingen of wijzigingen aan het gebouw of het terrein). Dit beheerplan wordt om de maximaal 5 jaar vastgesteld door de gemeenteraad. De voorziening wordt in totaal jaarlijks verantwoord.
21
In algemene zin heeft de onderhoudsvisie invloed op de te verwachten kosten van planmatig onderhoud in een MOP. In het geval van een Plus onderhouden gebouw/object is de interval van bepaalde planmatige onderhoudsactiviteiten immers kleiner dan in het geval van een Minimum onderhouden gebouw/object, waardoor deze vaker in de planhorizon voorkomen. Dit leidt - nog los van de hogere eenheidsprijzen logischerwijs tot hogere kosten van planmatig onderhoud voor een Plus onderhouden gebouw/object in vergelijking met een Minimum onderhouden gebouw/object. Concreet is de volgende verdeling bedacht: • OV Minimum: interval verruimd met 3 jaar; eenheidsprijzen verlaagd met 15%. • OV Basis: interval standaard volgens de NEN 2767; eenheidsprijzen marktconform. • OV Plus: interval verkleind met 3 jaar; eenheidsprijzen verhoogd met 15%. In Bijlage 4 bij dit beheerplan is het MOP (Rijks)monumentale objecten 2024-2033 gevoegd. Bijlage 5 voorziet in het MOP Gebouwen 2024-2033. De voorzieningen voor de komende 10 jaar zijn hierop gebaseerd. Voor het restaureren van de kademuren rondom bastion Groningen in Willemstad vragen we de gemeenteraad een krediet van € 650.000 beschikbaar te stellen. Dit is een investering en is om die reden niet in de voorziening opgenomen.
In samenwerking/participatie met collega’s van toerisme en andere stakeholders combineren we het uitvoeren van onderhoud waar mogelijk met andere projecten, zoals het toeristisch aantrekkelijker maken van de directe omgeving van het gebouw of object. Een concreet voorbeeld hiervan is het beleefbaar maken van Bastion Groningen in het kader van Vitale Centra.
10.6
Demarcaties
In het MOP en/of jaaruitvoeringsplan zijn onderhoudsactiviteiten opgenomen. Middels een demarcatie duiden we aan wie welke onderhoudsactiviteit uitvoert en voor wiens rekening deze onderhoudsactiviteit komt. We hanteren hierbij de verdeling huurder-verhuurder. De demarcatie is contractueel vastgelegd in de (huur)overeenkomsten.
10.7
Onderhoudssoorten
We maken onderscheid in de volgende onderhoudssoorten: • Dagelijks onderhoud • Planmatig onderhoud In het MOP koppelen we aan elke onderhoudsactiviteit een onderhoudssoort zodat we eenvoudig onderscheid in deze categorisering kunnen genereren. Dat gebruiken we onder andere voor het contracteren van externe onderhoudspartners. Dagelijks onderhoud Onder dagelijks onderhoud verstaan we: al die onderhoudsactiviteiten die moeten worden uitgevoerd om het kwaliteitsverlies (verval) van het onderhoudsbehoeftig element te vertragen. Dit houdt in dat het betreffende onderhoudsbehoeftig element op een bepaald moment een preventieve of correctieve maatregel (bijvoorbeeld een reparatie of deelvervanging) moet ondergaan teneinde de theoretisch technische levensduur te bereiken. Doorgaans zijn dit de onderhoudsactiviteiten met een cyclus van 1 jaar. Schilderwerk beschouwen we ook als dagelijks onderhoud omdat verfsystemen uit het principe van onderhoud niet vervangen worden, maar alleen voorzien worden van een vervolg- of bijwerksysteem. Onder dagelijks onderhoud valt ook het zgn. klachtenonderhoud (correctief) dat uitgevoerd moet worden als externe factoren
22
zoals molest, weersinvloeden of andere onvoorziene tekorten hebben gezorgd voor schade, storingen of klachten. Momenteel hebben we het uitvoeren van dagelijks onderhoud geborgd via een raamovereenkomst met een externe onderhoudspartner. Planmatig onderhoud Onder planmatig onderhoud verstaan we: al die onderhoudsactiviteiten die moeten worden uitgevoerd om het kwaliteitsverlies (verval) van het onderhoudsbehoeftig element op te heffen. Bij niet-monumentale gebouwen en objecten houdt dit in dat het betreffende onderhoudsbehoeftig element integraal wordt vervangen als de technische levensduur is volbracht. Hierbij wordt het bouwjaar van het element als uitgangspunt gebruikt (of de gemeten conditiescore als het bouwjaar niet bekend is). Alle integrale vervangingen worden derhalve op basis van theoretisch technische levensduur ingepland in het MOP. Indien de theoretisch technische levensduur van een installatie is volbracht op basis van het bouwjaar én het vertoont geen uiterlijke gebreken, dan wordt de vervanging ervan niet direct in het eerste planjaar gepland. We plannen de vervanging van de installaties dan in het vierde jaar planjaar volgend op het inspectiejaar. Elementen die de veiligheid van een gebouw borgen vervangen we altijd preventief (bijvoorbeeld beveiligingsinstallaties). Dat stellen we niet uit.
Daarbij beschouwen we altijd of tactische clustering van integrale vervangingsactiviteiten mogelijk is omdat dit mogelijk organisatorische en financiële voordelen met zich meebrengt. We benaderen deze situaties projectmatig. Indien op een bepaald moment functionele verbeteringen (dit is geen onderhoud) gewenst zijn maken we een renovatieafweging, al dan niet in combinatie met tactisch geclusterde integrale vervangingsactiviteiten uit het oogpunt van onderhoud. Bij monumentale gebouwen en objecten worden onderhoudsbehoeftige elementen (bv. voegwerk of gevelkozijnen) in principe niet integraal vervangen. De gouden regel is: behouden gaat vóór vernieuwen. Vanuit organisatorisch en financieel oogpunt proberen we restauratieactiviteiten zoveel mogelijk tactisch te clusteren. In de onderhoudsplannen is hiermee rekening gehouden. Momenteel hebben we het uitvoeren van planmatig onderhoud geborgd via een raamovereenkomst met twee externe onderhoudspartners. Deze onderhoudspartners zijn eveneens erkend door en aangesloten bij de Stichting Erkende Restauratiekwaliteit Monumentenzorg (ERM).
10.8
Kaders waarbinnen medewerkers kunnen handelen
Zowel eerstelijns als tweedelijns meldingen worden door onze externe onderhoudspartner(s) opgelost. Ook de overige onderhoudsactiviteiten, zowel dagelijks als planmatig onderhoud zoals hiervoor omschreven, worden door de externe onderhoudspartners uitgevoerd.
10.9
Verantwoordelijkheden en afspraken
De verantwoordelijkheden en afspraken met betrekking tot het uitvoeren van dagelijks en planmatig onderhoud hebben we per discipline vastgelegd in een Uitgangspuntendocument (Upd) of Programma van Eisen (PvE) dat onderdeel is van de raamovereenkomst met de betreffende externe onderhoudspartner. Op dit moment besteden we deze raamovereenkomsten minimaal eens per 2 jaar en maximaal eens per 4 jaar opnieuw aan.
23
Bijlagen
24
Bijlage 1: Begrippenlijst Afkorting
Betekenis
CPI
Consumentenprijsindex
DMOP
Duurzaam Meerjaren Onderhouds Plan
ENG
Energie Neutraal Gebouw
NEN
Nederlandse Norm
MOP
Meerjaren Onderhouds Plan
(D)MOP
(Duurzaam) Meerjaren Onderhouds Plan
IHP
Integraal Huisvestingsplan
IKC
Integraal Kind Centra
M&O
Markt en Overheid
PO
Primair Onderwijs
REO
Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling
TW
Toeristische waarderingsniveaus
Upd
Uitgangspuntendocument
VO
Voortgezet Onderwijs
VPS
Vastgoedportefeuillestrategie
VPI
Vastgoedportefeuille indeling
VPG
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
GBS
Gebouw Beheerssysteem
I
Bijlage 2: Overzicht (Rijks)monumentale objecten met gewenste onderhoudsniveaus
II
Ext ra
-
object
3
Bijzonder bezit
Kadedijk 2
n.v.t.
Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed).
x
521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521706 521707 525988 -
object object object object object object object object object object object object object object object object object object object object object object object
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2
Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit
Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1 Fortweg 1A 51.678048, 4.398035 51.655793, 4.409712
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed).
Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed).
A B
HELWIJK Fort de Hel Duiker Steenpad
x x
38998 -
object object
2 3
Bijzonder bezit Bijzonder bezit
Helsedijk 85 51.678386, 4.435953
n.v.t. n.v.t.
Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed). Opgenomen in MOP (Rijks)monumentale objecten (REO/Vastgoed).
2103 5132 A B C
KLUNDERT Berging begraafplaats Dierenpark Sluis Verlaatsheul Sluis het Wachtertje Stenen beer met monniken
x x x
-
23684 23684 23684
object object object object object
3 3 1 1 1
Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit Bijzonder bezit
Schanspoort 6 51.664765, 4.544934 51.665412, 4.531752 51.661375, 4.538377 51.659623, 4.539991