Beantwoording technische vragen Onafhankelijk Moerdijk

AANBIEDINGSBRIEF TECHNISCHE VRAGEN 8.3 Gemeentehuis Nieuwe Stijl, tweede fase

Zaaknummer

: 230651

BI-nummer

: 00977 TV

Aan de leden van de gemeenteraad, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk biedt u hierbij de beantwoording van de volgende technische vragen aan. Vergadering Vraagsteller Datum vergadering

: Commissie B&M : OM, H. van Brenkelen : 8 april 2021

De werkzaamheden aan het gemeentehuis 1e fase (hal, loketten en restaurant) zijn afgerond. Dit ziet er zeer mooi uit en is van deze tijd. De 2e fase betreffen werkzaamheden gemeentehuis nieuwe stijl in de backoffice (kantoren, werkplekkenconcept, vergaderruimten, klimaatsysteem en onderhoud). Een totale investering van 8,2 miljoen. 1. Inwoners vragen zich af waarom wel investeren in het gemeentehuis en niet in een geluidswal bij Helwijk? Kunt u dit uitleggen? Dit is meer een politieke dan een technische vraag. 2. Er wordt flink geïnvesteerd voor toekomstige huurders. Zijn deze al in beeld en aan welke toekomstige huurders denkt u dan? Er is nog geen concrete huurder in beeld. We denken vooral aan gelieerde (overheids-) partijen die baat hebben bij samenwerking vanuit 1 gebouw. Gedurende het bouwproces (ongeveer een jaar) kan gerichter worden gezocht naar toekomstige huurders, waarbij er met behulp van de ontwerptekeningen ook een indruk kan worden gegevens van de werkomgeving die te huur komt. Indien er tijdens de bouwfase (nog) geen zicht is op huurders, dan kan er ook voor worden gekozen om (nog) niet te investeren in de inrichting van de werkplekken, als beheersmaatregel voor het verhuurdersrisico. Het heeft immers geen nut te investeren in zaken die niet gebruikt zullen worden. 3. U geeft aan een goede werkgever te willen zijn.

Op basis waarvan denkt u 1% op het personeelsbudget te bezuinigen door de investering in het gemeentehuis nieuwe stijl? Heeft de ondernemingsraad ook hiermee ingestemd? Het huidige gemeentehuis is een werkplek die een prettige en efficiënte werkwijze belemmert. Met het verbouwde gemeentehuis verwachten we efficiënter te kunnen werken. Dat voordeel schatten we in op minstens 1%. Dit is dus geen bezuiniging in de zin dat er werk vervalt, maar het daadwerkelijk en concreet inboeken van het efficiencybesparing door de budgetten met 1% terug te brengen. De Ondernemingsraad heeft de opgestelde businesscase, scenario Optimaal op hoofdlijnen onderschreven. De dekking vanuit de efficiencybesparing maakte daar integraal onderdeel van uit.

1

4. Waarom wordt er € 75.000,- voor scholing opgenomen in de begroting? Het leren omgaan met een nieuwe manier van werken vraagt training en verandermanagement. Het gaat immers om het ontwikkelen van een nieuwe gewoonte, niet langer gebaseerd op een vaste werkplek. Om een compleet beeld te bieden van de overgang naar de nieuwe manier van werken en de kosten die daarmee gemoeid zijn, is dit bedrag opgenomen in de begroting. 5. U bent voornemens om fors te investeren in de Raadszaal en de Moerdijkzaal. Wat is hiervan de reden en wat heeft u hiermee voor ogen? Wat wordt er precies bedoeld met het ‘multifunctioneel inrichten’ van de raadszaal? Waarom is dat nodig? Met dit voorstel voor gemeentehuis nieuwe stijl, tweede fase willen we het gehele gemeentehuis weer bij de tijd brengen. Dus ook de Raadzaal en Moerdijkzaal. De Raadzaal en Moerdijkzaal worden nu slechts een beperkt gedeelte van de tijd gebruikt. Dit terwijl er in het gemeentehuis behoefte is aan grotere ruimtes voor bijeenkomsten. Ook wordt de raadzaal gebruikt voor huwelijken. Door voor een multifunctionele inrichting te kiezen kan de raadzaal beter benut kunnen worden, naast zijn functie als vergaderruimte voor de gemeenteraad. 6.

Zijn de werkplekken in de backoffice zo slecht dat u toch regulier groot onderhoud moet verrichten als er geen extra investering gepland zou zijn? Welke voorzieningen heeft u voor dit groot onderhoud gevormd? Ja, deze werkplekken zijn versleten. Het betreft in ieder geval het vervangen van bureaus en stoelen. Het zou zonde zijn die nu 1-op-1 te vervangen terwijl we weten dat de flexfactor omlaag kan van 1,2 naar 0,7. Nu 300 nieuwe bureaus en bureaustoelen kopen, terwijl 175 bureaus en bureaustoelen voldoende zijn om voor iedereen een flexibele werkplek te bieden. Voor de vervangingen van bureaus en stoelen zijn investeringskredieten gevoteerd voor totaal € 493.500, die bij goedkeuring van het voorstel worden ingetrokken. De flexfactor kan alleen in samenhang met de andere onderdelen van het nieuwe werkplekconcept worden bijgesteld naar 0,7. Zonder deze aanpassingen blijft de vaste werkplek het uitgangspunt en de flexfactor dus 1,2. Daarnaast zijn er in de voorziening onderhoud gebouwen reserveringen gedaan ter grootte van € 1.102.000, waarvan de werkzaamheden onderdeel uitmaken van dit voorstel. En voor de recentelijk wettelijk verplicht geworden verduurzamingsmaatregelen zal nog nader moeten worden geïnvesteerd indien niet voor dit voorstel wordt gekozen, daarvoor is namelijk geen voorziening gevormd. 7.

In hoeverre biedt het vernieuwde werkplekconcept ruimte aan werknemers die juist wél behoefte hebben aan één vaste, specifieke werkplek? Afhankelijk van het soort functie en de diversiteit of uniformiteit aan werkzaamheden zullen de behoeften voor een werkplek verschillend zijn. Vaste specifieke werkplekken zullen in uitzonderingsgevallen zeer beperkt voorkomen, als de functie daar om vraagt of voor de medewerker maatwerk nodig is. 8. Worden er naast stiltezones ook prikkelarme ruimtes gerealiseerd, waarin rekening wordt gehouden met mogelijke visuele prikkels? De voornaamste functie van het gemeentehuis is ontmoeten en verbinden. In de ontwerpfase kan worden meegenomen welke behoefte er is aan prikkelarme ruimtes. Voor geconcentreerd werken kan dit prettig zijn, maar ook de thuiswerkplek biedt daarin voor veel medewerkers meerwaarde.

2

9. Is er ook een inschatting gemaakt van de gevolgen die dit vernieuwde werkplekconcept met zich meebrengt voor de organisatiecultuur (bijvoorbeeld in het kader van teamgevoel of controle en toezicht)? Voor de (gewenste) organisatiecultuur is op basis van Van Goed Naar Beter al een vertaling gemaakt naar de werkplek die de gewenste organisatiecultuur ondersteunt. Integraler en opgavegericht samenwerken, met de collega´s die horen bij de opgave waar op dat moment aan gewerkt wordt, in plaats van op vaste plekken met vaste collega´s samenwerken. De huidige werkplek vormt een belemmering voor de gewenste cultuur, terwijl het nieuwe werkplekconcept daar juist toegevoegde waarde aan biedt. De inschatting is dan ook dat het vernieuwde werkplekconcept een positief effect heeft op de organisatiecultuur en organisatietrots. 10. Vraagt het voorliggende werkplekconcept ook niet om een aanvullende ‘technische investering’ zoals een app waarmee werknemers beschikbare plekken en ruimtes kunnen vinden? Dergelijke systemen kunnen zeker onderdeel zijn van de benodigde of gewenste voorzieningen en vragen financieel niet om een extra investering bovenop dit voorstel, maar maken daar onderdeel van uit.

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Moerdijk d.d. 8 april 2021 de gemeentesecretaris

ir. J.C. Slagboom

3