Beantwoording Technische Vragen OM 2.4 GR ICT West-Brabant-West

Technische vragen Onafhankelijk Moerdijk De heer Jeffrey van Dorst

Kenmerk Vergadering Datum

OM/240522-2.4/JvD --5 juni 2024

Onderwerp

Agendapunt 2.4 ICT West-Brabant- West, commissievergadering 22 mei 2024

Geachte heer Van Dorst, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk biedt u hierbij de beantwoording van de volgende technische vragen aan. Gestelde vragen vanuit Onafhankelijk Moerdijk: 1. Waarom bent u van mening dat de aangedragen organisatorische oplossing passend is bij de aangegeven procesmatige oorzaken? 2. Welke zekerheid is er dat met de aangedragen oplossing de processen (op het gebied van communicatie en het omgaan met de effecten van personele wisselingen) in control komen en daarmee herhaling in de toekomst wordt voorkomen? Beantwoording ICT West-Brabant-West: 1. Anderhalf jaar geleden lag de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de begroting maar ook het beheer van alle contracten bij één persoon. Momenteel zijn meerdere personen (directeur ICT WBW, Teammanager Backoffice, Architect Infrastructuur en Architect Workspaces) verantwoordelijk voor het beheren van de contracten en zijn we parallel daaraan contractmanagement aan het optimaliseren. Het opstellen van de begroting gebeurt nu ook in nauwe samenwerking door 2 personen (directeur ICT WBW en de teammanager Backoffice). Hierdoor zijn we in staat voor beide processen het 4ogen principe te hanteren.

2. Door de taken te verdelen over meerdere personen, zowel voor het opstellen van de begroting als het contractbeheer, zijn we beter in staat om het 4-ogen principe te hanteren en blijven we kritisch kijken hoe we beide processen hebben ingericht. Door het procesmatig aan te pakken is alles beschreven op proces, procedure en werkinstructie niveau. Dit maakt het eenvoudiger bij een personele wisseling om kennis over te dragen. Met vriendelijke groet, de gemeentesecretaris,

drs. M.E. de Groot