Beantwoording Technische Vragen MV Uitbreiding formatie Evenementencoördinator

Technische vragen Moerdijk VOORUIT! Mevrouw D. Brekelmans Kenmerk Vergadering Datum

01275 TV Commissievergadering 18 juni 2026 15 juni 2025

Onderwerp

Uitbreiding formatie functie Evenementen coördinator

Geachte mevrouw Brekelmans, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk biedt u hierbij de beantwoording van de volgende technische vragen aan. 1. Kunt u ons een functieomschrijving anno 31 december 2025 verstrekken van de functie Evenementencoördinator van 28 uur/week? Net als bij veel andere gemeenten hanteert Moerdijk het ‘HR21 functiewaarderingssysteem’. De functie Evenementencoördinator (= werktitel) is in het functieboek opgenomen als Medewerker beleidsuitvoering I. Bijgevoegd treft u de functiebeschrijving voor deze functie. 2. U stelt: “de vraag naar ondersteuning is groot”. a. De vraag van wie? b. De vraag waarvoor? c. Hoe is deze vraag gemeten of vastgesteld? d. Welke taken blijven momenteel liggen, worden vertraagd of onvoldoende uitgevoerd als gevolg van de huidige formatie van 28 uur? a. De vraag komt van organisatoren van evenementen en vanuit de politiek, die heeft aangegeven meer ondersteuning voor organisaties te willen en daarvoor budget gereserveerd. b. De vraag betreft contactmomenten, ondersteuning bij de planvorming voordat een definitieve vergunningsaanvraag wordt ingediend en evaluaties van evenementen. c. Deze vraag wordt niet concreet of kwantitatief gemeten; de signalen komen voort uit de dagelijkse praktijk en tijdens overleggen met bestuurders, medewerkers, externe partners en organisatoren. d.

Werkzaamheden worden minder snel opgepakt en er moeten keuzes gemaakt worden wie we wel of niet kunnen ondersteunen waar wenselijk. Organisatoren moeten langer wachten op een reactie of op een contactmoment, bijvoorbeeld voor een evaluatie.

3. Heeft er een klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden bij de klanten van de Evenementencoördinator waaruit blijkt dat aanvragers van een evenementenvergunning etc. tevreden zijn over de dienstverlening, suggesties hebben gegeven voor verbetering? Aanvragers ontvangen bij het toezenden van een vergunning of ontheffing een verzoek om een online enquête in te vullen. In deze enquête wordt gevraagd naar de algemene tevredenheid over het aanvraagproces, de (telefonische) bereikbaarheid en de correctheid van medewerkers en de afhandelingstermijn. Daarnaast hebben we in een bijeenkomst met de organisatoren gevraagd om suggesties. In de steeds complexere wetgeving op dit gebied steekt ondersteuning vanuit de gemeente er bovenuit als wens. 4. Zijn er harde signalen (verzoeken in briefvorm, mails) waarbij verenigingen en/of vrijwilligersorganisaties formatie-uitbreiding vragen? Verenigingen of organisaties hebben geen formeel verzoek gedaan voor formatieuitbreiding. Ze spreken alleen de wens uit voor extra ondersteuning in het proces van start tot evaluatie. 5.

Zijn er klachten of signalen van organisatoren, verenigingen of vrijwilligersorganisaties over de kwaliteit of snelheid van dienstverlening? Zo ja, kan het college die onderbouwen? Of zijn die klachten niet aan de gemeente toe te schrijven? Deze zijn er in het verleden veel geweest en waren destijds ook gedeeltelijk aan de gemeente toe te schijven, na optimalisatie van het proces en het herschikken van werkzaamheden en prioriteiten is het aantal klachten en signalen aanzienlijk verminderd. Op dit moment krijgen we overwegend signalen over de complexiteit van wetgeving in het aanvraagproces, het meedenken om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en de wens om te evalueren vanuit de organisaties. Deze organisaties bestaan voor het merendeel uit vrijwilligers die niet bekend zijn de betreffende wetgeving welke ook soms wijzigt. 6. Welke structurele verbetering denkt u met een uitbreiding van bruto 8 uur per week te realiseren? De uitbreiding met 8 uur per week zorgt ervoor dat werkzaamheden tijdiger kunnen worden uitgevoerd en we meer organisaties kunnen ondersteunen waar nodig of wenselijk. Dit leidt tot een verbetering van de dienstverlening en behoud van het grote scala aan evenementen binnen de gemeente. 7.

Welk deel van de extra uren wordt ingezet voor directe dienstverlening en welk deel voor intern overleg of beleidstaken? De inzet van de extra uren zal per periode verschillen. Zowel directe dienstverlening als intern overleg en beleidstaken profiteren van de uitbreiding. Directe dienstverlening aan de organisaties wanneer nodig, met name in de maanden dat er veel aanvragen ingediend worden en evenementen plaatsvinden. Intern overleg en beleidstaken dragen uiteindelijk bij aan een betere dienstverlening aan inwoners, organisatoren en bezoekers.

8. Is onderzocht of digitalisering of procesoptimalisering de werkdruk kan verlichten, voordat tot formatie-uitbreiding wordt overgegaan? Zo ja, dan verzoeken wij u het onderzoeksrapport als bijlage toe te voegen om inzicht te geven in de resultaten; Het evenementenproces is vorig jaar herzien en dit kwartaal opnieuw beoordeeld. Het proces is opnieuw beschreven en volledig gedigitaliseerd. 9. Waarom wordt direct gekozen voor een structurele uitbreiding en niet voor een tijdelijke uitbreiding met een verplicht evaluatiemoment na bijvoorbeeld één jaar? Het college kiest voor een structurele uitbreiding, zo heeft de gemeenteraad het destijds ook opgenomen in de begroting, omdat de werkzaamheden structureel van aard zijn. Een tijdelijke uitbreiding zou tijdelijk een ondersteuning voor organisatoren betekenen die later weer teruggedraaid zou moeten worden. De wetgeving zal de komende jaren nog verder aangescherpt en complexer worden. De extra formatie zal ook in de toekomst nodig zijn om de te zorgen dat de organisatoren tot een vergunbare aanvraag kunnen komen zodat evenementen veilig plaats kunnen vinden. 10.

Welke criteria zou het college hanteren om op een later moment te concluderen dat de uitbreiding niet langer nodig is? Met andere worden: is de uitbreiding ook terug te draaien? Zo ja, onder welke omstandigheden? De uitbreiding is altijd terug te draaien als blijkt dat de extra uren niet meer nodig zijn. 11. Heeft het college overwogen de extra werkzaamheden op te vangen via herverdeling van taken binnen de afdeling VVTH? De functie van Evenementencoördinator vereist specifieke kennis en vaardigheden die niet aanwezig zijn in andere functies binnen de afdeling. Taken die afgedaan kunnen worden zonder deze vaardigheden zijn al elders gelegd. Verdere herverdeling van taken is geen reële optie. 12. Bestaat het bedrag van € 22.700,-- uitsluitend uit salariskosten of zijn daarin ook overhead en werkplekkosten meegenomen? Het bedrag van € 22.700 bestaat uitsluitend uit loonkosten. Het is een bestaande functie dus de overige kosten zitten al in de huidige formatieplaats. Met vriendelijke groet,

S. Elseman gemeentesecretaris