Beantwoording Technische Vragen Moerdijk Lokaal, BBM-BBB en Onafhankelijk Moerdijk

AANBIEDINGSBRIEF TECHNISCHE VRAGEN 4.6 West-Brabants Archief

Zaaknummer

: 858605

BI-nummer

: 01085 TV

Aan de leden van de gemeenteraad, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk biedt u hierbij de beantwoording van de volgende technische vragen aan. Vergadering Vraagstellers Datum vergadering

: Commissie begrotingen verbonden partijen : De heer Willigers (Moerdijk Lokaal) De heer Stehouwer (BBM/BBB) De heer Mulders (Onafhankelijk Moerdijk) : 31 mei 2023

1.

Kunt u met ons delen wat de exacte redenen waren om de verdeelsleutel m.b.t. de bijdrage tot de gemeenschappelijke regeling te wijzigen? De verdeelsleutel die vanaf 2016 gehanteerd wordt door het West-Brabants Archief (WBA) is niet meer actueel met de huidige status. De nieuwe kostenverdeelsleutel moet daarnaast eerlijk en beheersbaar zijn.

2.

Kunt u aangeven wat de oude verdeelsleutel was? De oude (huidige) verdeelsleutel gaat uit van meters overgedragen archief zoals deze bij aanvang van de gemeenschappelijke regeling gemeten is. Bij de oude verdeelsleutel wordt uitgegaan van de overgedragen meters archief, waartoe overheidsarchieven, particuliere archieven en gemeenschappelijke collecties behoren.

3.

Kunt u aangeven wat de nieuwe verdeelsleutel is? Meters overgedragen archief periodieke vaststelling. Bij de nieuwe verdeelsleutel wordt voortaan alleen uitgegaan van de overgedragen meters overheidsarchieven en vindt er een periodieke bijstelling plaats.

4.

Kunt u aangeven waarom de nieuwe verdeelsleutel eerlijker zou zijn t.o.v. de oude verdeelsleutel? Argumenten om te kiezen voor deze verdeelsleutel waren: • Er is een werkelijke meting wat eerlijk is; • Goed uitlegbaar als kosten per gemeente veranderen door het verhogen van het aantal meters door fysieke overdracht en verlaging van het aantal meters door digitalisering; • Digitalisering in combinatie met vervanging papieren archiefstukken levert financieel voordeel op voor de gemeente; • Digitalisering wordt gestimuleerd; • Komende vijf jaar nog actueel, omdat de verwachting is dat er nog 1 km aan papieren archief naar het WBA komt vanuit de deelnemers; • Schonen (bewerken) van de papieren archieven voor overdracht wordt gestimuleerd.

5.

Is het bestuur van de GR zelf tot deze nieuwe verdeelsleutel gekomen of hebben zij zich ook extern laten adviseren? Tijdens de evaluatie zijn bij de stakeholders meningen opgehaald voor een nieuwe kostenverdeling. Een belangrijke conclusie was dat deze beheersbaar moet zijn en moet voldoen aan de volgende uitgangspunten: eenvoudig, objectief, begrijpelijk en meetbaar.

1

De nieuwe verdeelsleutel is tot stand gekomen vanuit een commissie met negen professionals uit de regio. Elke gemeente kon aansluiten bij deze commissie. De commissie bestond uit een bestuurder vanuit het algemeen bestuur, regiefunctionarissen en financieel specialisten van de deelnemers en de directeur en administratieve ondersteuning van het WBA. In de vergadering d.d. 06-04-2022 heeft het Algemeen Bestuur daartoe een procesvoorstel vastgesteld om te komen tot een nieuwe kostenverdeelsleutel. Dit voorstel bestond uit twee fasen: een voorbereidingsfase en een uitvoeringsfase. In de vergadering d.d. 07-07-2022 heeft het Algemeen Bestuur het voorgestelde plan van aanpak vastgesteld om tot een nieuwe kostenverdeling te komen. In de vergaderging d.d. 07-12-2022 heeft het Algemeen Bestuur een keuze gemaakt uit de zes onderzochte scenario’s voor de twee als beste gewogen opties als volgt: ▪ Meters overgebracht archief (periodieke vaststelling) ▪ Inwoneraantal (jaarlijkse vaststelling). a. Indien zij zich niet extern hebben laten adviseren; waarom is dit niet gebeurd? Als de deelnemers gezien worden als extern dan is deze verdeelsleutel tot stand gekomen met externe adviseurs. Als bedoeld wordt een commerciële, onafhankelijke partij dan is dit niet het geval geweest.

Hier is niet voor gekozen omdat er voldoende kennis en kunde in de regio aanwezig is om tot deze keuze te komen waardoor dit geen extra kosten met zich meebrengt. b. Heeft er überhaupt een verzoek gelegen om extern advies in te winnen? Zie bovenstaand antwoord. Er is gekozen voor een methode waarbij elke deelnemer mee kon denken en adviseren en binnen de commissie was tevens een unaniem advies om te komen tot deze verdeelmethodiek of te kiezen voor een methode op inwonersaantal. Deze twee mogelijke scenario’s pasten het beste bij de opgestelde uitgangspunten door de deelnemers. c. Zo ja; waarom is dit niet gehonoreerd? In de vergadering d.d. 06-04-2022 heeft het Algemeen Bestuur een procesvoorstel vastgesteld om te komen tot een nieuwe kostenverdeelsleutel. Zie ook antwoord onder 5a. 6.

Wat is het standpunt van het college m.b.t. het wijzigen van de verdeelsleutel? Het college kan zich niet vinden in de uitleg van de nieuwe verdeelsystematiek waarbij ook in het verleden overgebrachte private archieven ten laste van de gemeenschappelijk regeling worden gebracht en stelt de gemeenteraad voor om: de volgende zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2024-2027 bij het bestuur van het West-Brabants Archief: a. Wij kunnen niet instemmen met de nieuwe verdeelsystematiek, omdat wij het niet logisch vinden om de ingebrachte particuliere archieven ten laste van het collectief te brengen. Deze zouden logischerwijs ten laste van de inbrengende gemeente moeten blijven; b. De nieuwe verdeelsleutel daarom nog niet toe te passen in de begroting 2024-2027; c. Een aangepast voorstel uitwerken voor de verdeelsleutel dat aansluit op de drie kerntaken die het WBA op basis van de GR voor de deelnemers uitvoert, en de deelnemers hierin te betrekken. d. Voor de invoering van de nieuwe verdeelsleutel een overgangsregeling te hanteren van minimaal 3 jaar.

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Moerdijk d.d. 5 juni 2023 de gemeentesecretaris

ir. J.C. Slagboom

2