Algemeen Bestuur Havenschap Moerdijk, 10 november 2022

Concept Agenda tweeëntwintigste vergadering bestuur BVO Havenschap Moerdijk op donderdag 10 november 2022 van 09:30 – 10:30 uur via TEAMS (BVO-HM 2022-22) 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda. Voorstel: Instemmen met de agenda van deze vergadering. 2. Verslag van de vorige vergadering 14 juli 2022 (BVO-HM 2022-23) Bespreking van het verslag van de eenentwintigste vergadering van het bestuur BVO Havenschap Moerdijk 14 juli 2022. Voorstel: vaststellen van het verslag. 3. Nieuw af te sluiten kredietfaciliteit (BVO-HM 2022-24) BNG heeft per 31 december 2022 de kredietfaciliteit van Havenschap Moerdijk ad. € 140 miljoen opgezegd. De BNG biedt een nieuwe kredietfaciliteit aan, echter voor het niet opgenomen deel zullen dan kosten in rekening worden gebracht. Voorstel: kennisnemen van het ontvangen memo en beslissen of de voorgestelde procedure akkoord is. 4. Kwartaalrapportage Havenbedrijf Moerdijk derde kwartaal 2022 Op 4 november 2022 wordt/is door de Raad van Commissarissen Havenbedrijf Moerdijk de Kwartaalrapportage Derde kwartaal 2022 van het Havenbedrijf besproken. Deze rapportage kon niet tijdig worden verstuurd. De rapportage wordt ter informatie nagezonden en indien gewenst schriftelijk toegelicht. 5.

Rapportage ratio’s en indicatoren Havenbedrijf Moerdijk NV (BVO-HM 2022-25) Ten behoeve van de risicobeheersing van het Havenschap en in samenhang met de opdracht aan de accountant is afgesproken dat het havenbedrijf periodiek rapporteert aan Havenschap Moerdijk over een aantal relevante ratio’s en indicatoren. In de opdrachtverstrekking aan de accountant zijn deze opgenomen. Het bestuur van het Havenschap wordt bij elke vergadering geïnformeerd over het verloop van de ratio’s en indicatoren. Bijgaand is een overzicht gevoegd met een rapportage van de ratio’s en indicatoren. Voorstel: kennisnemen en bespreken van de ratio’s en indicatoren. 6. Opdracht aan Accountant BDO (BVO-HM 2022-26) Op basis van het programma van eisen dat in 2021 is besproken, is aan BDO Accountants gevraagd een offerte uit te brengen voor de controle van de administratie en de jaarstukken van Havenschap Moerdijk. Ter bespreking ligt voor de concept offerte van BDO Accountants tot het uitvoeren van de accountantswerkzaamheden voor Havenschap Moerdijk. Voor het boekjaar 2021 bedroeg de offerte € 20.500,-. Aan structureel meerwerk is € 6.000,gefactureerd (maar uiteindelijk € 3.000,- betaald). In deze offerte wordt uitgegaan van een

1

basisbedrag over 2021 van € 26.500,- dat wordt geïndexeerd met 10,3%, zodat het bedrag nu is berekend op € 29.000 (afgerond), exclusief omzetbelasting en inclusief kantoorkosten. Toelichting van de accountant op de hoge indexatie: “De indexatie ligt in lijn met de CBS-indexatie. Afgelopen jaren is de audit markt nog krapper geworden: er is erg veel vraag naar accountants en helaas te weinig aanbod van personeel. Te weinig collega’s vanuit het HBO en de Universiteit gaan werken in deze sector. Hierdoor ontstaat er een krapte welke leidt tot een loonkostenspiraal die alleen maar toeneemt. Door de schaarste aan medewerkers op alle kantoren blijven de loonkosten, en daardoor tarieven, stijgen. We hopen dat dit uiteindelijk weer gaat afvlakken maar voorlopig zien we dat nog niet. Ook onze overige bedrijfskosten zijn de afgelopen periode sterk gestegen (ter illustratie: CBS index augustus 2022 is circa 12%). Belangrijke posten daarbij zijn kostenstijgingen voor IT en innovatie, en kosten van trainingen / opleidingen.” Voorstel: In te stemmen met de offerte en BDO opdracht te verstrekken tot het verrichten van de accountantswerkzaamheden voor GR BVO Havenschap Moerdijk voor het boekjaar 2022. 7. Kaderbrief 2024 (BVO-HM 2022-27) Op verzoek van de gemeente Moerdijk is voor Havenschap Moerdijk een kaderbrief 2024 opgesteld.

Bijgaand het concept van de Kaderbrief 2024, die na akkoord kan worden getekend door voorzitter en secretaris. En vervolgens kan worden verzonden. Voorstel: kennisnemen van de kaderbrief 2024. De netwerksecretarissen opdracht geven om de brief te versturen 8. Vergaderdata Voor de vergaderdata zal rekening worden gehouden met de wettelijke termijnen waaraan moet worden voldaan: a. Voor 15 april moet de BVO de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de Gemeenteraad en Provinciale Staten sturen. b. Twee weken na vaststelling maar uiterlijk 1 augustus moet de begroting zijn verstuurd naar het ministerie van BZK. c. De jaarrekening moet twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 juli zijn verstuurd naar de minister van BZK. d. De ontwerpbegroting moet 8 weken voor vaststelling in het bestuur van de BVO voor een zienswijze worden verstuurd naar raad en PS. Voor 2023 stellen we de volgende vergaderdata voor: Donderdag 6 april 2023 om 13.30 – 14.30 uur, digitaal via TEAMS Donderdag 11 mei 2023 om 10.00 – 11.00 uur op locatie, gemeente Moerdijk Donderdag 13 juli 2023 om 10.00 – 11.00 uur, digitaal via TEAMS Donderdag 16 november 2023 om 14.00 – 15.00 uur, digitaal via TEAMS 9. Rondvraag en sluiting

2