Agenda van het bestuurlijk overleg van Havenschap Moerdijk van 2 april 2025

Agenda tweeëndertigste vergadering bestuur BVO Havenschap Moerdijk op woensdag 2 april 2025 van 09:00 – 10:00 uur digitaal via TEAMS (BVO-HM 2025-01) 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda Welkom aan de heer E. Schoneveld, die inmiddels als wethouder bij de gemeente Moerdijk is aangesteld. In zijn portefeuille: Middelen, beleid en beheer openbare ruimte, maatschappelijk accommodatiebeleid, coördinerende functie vastgoed, afval en grondstoffen inzameling en verwerking en dierenwelzijn (zwerf)dierenopvang, herplaatsing, dienambulance en overig. Daarnaast ook een hartelijk welkom voor mevrouw Van Splunter. Zij vervangt mevrouw A. Vlemmix als ondersteuner en notulist voor het Havenschap. 2. Verslag van de vorige vergadering 29 augustus 2024 (BVO-HM 2025-02) Bespreking van het verslag van de eenendertigste vergadering van het bestuur BVO Havenschap Moerdijk 29 augustus 2024. Voorstel: vaststellen van het verslag. 3. Concept Jaarverslag en Jaarrekening 2024 (BVO-HM 2025-03) Ter bespreking liggen voor de concept jaarstukken 2024 Havenschap Moerdijk: het jaarverslag en de jaarrekening van het boekjaar 2024. Dit is een concept per maart 2024 en nog niet voorzien van een accountantsverklaring. De concept jaarstukken kunnen worden besproken. In overeenstemming met de wet dient de voorlopige jaarrekening uiterlijk 15 april te worden gezonden aan de deelnemers van de GR.

Na afronding van de controlewerkzaamheden van de accountant kan het jaarverslag inclusief de accountantsverklaring in de volgende bestuursvergadering van 22 mei 2025 worden behandeld en vastgesteld. Bij die vergadering zal ook de accountant aanwezig zijn om een toelichting te geven op de controle van de jaarrekening en om vragen te beantwoorden. De Jaarrekening 2024 van Havenbedrijf Moerdijk is nog niet beschikbaar. Deze zal eerst worden besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Voorstel: a. Bespreken van het concept Jaarverslag en Jaarrekening 2024 Havenschap Moerdijk en deze vervolgens ter informatie zenden aan deelnemers van de GR. b. Bespreking en vaststelling van de jaarstukken 2024 Havenschap Moerdijk in de bestuursvergadering van 22 mei 2025, nadat de accountant de verklaring en het rapport van bevindingen heeft uitgebracht. 4. Concept begroting 2026 BVO Havenschap Moerdijk (BVO-HM 2025-04) Voor 2026 is een Ontwerp Begroting en Meerjarenraming 2027-2029 opgesteld. Aan deze begroting is een liquiditeitsplanning toegevoegd waaruit de financieringsbehoefte van het havenbedrijf resulteert. Aan de hand van de liquiditeitsplanning is een voorstel opgenomen in de begroting om de kredietlimiet voor 2026 te bepalen op € 205,4 miljoen.

Na vaststelling van het concept zal de Begroting 2026 voor zienswijzen voorgelegd worden aan de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling: de gemeente Moerdijk en de provincie 1

Noord–Brabant. Nadat de zienswijzen zijn verwerkt kan de begroting worden vastgesteld en ter informatie gezonden worden aan de toezichthouder, het ministerie van BZK. Deze toezending moet gebeuren voor 15 september 2025, conform de nieuwe Wet gemeenschappelijke Regeling. Daarnaast dient de GR uiterlijk 15 april 2025 de algemene financiële en beleidsmatige kaders ter informatie te zenden aan de deelnemers. Deze zijn opgenomen in de conceptbegroting. In 2022 is de garantievergoeding vastgesteld voor vier jaar (tot en met 2025) en verhoogd van € 150.000 naar € 160.000. Voor de begroting 2026 dient dus een nieuwe garantievergoeding te worden vastgesteld voor de periode van vier jaar. Het ligt in de rede om de garantievergoeding voor de periode 2026 tot en met 2029 vast te stellen op € 175.000. Voorstel: a. Vaststellen van de Concept Begroting 2026 en kennisnemen van de Concept Meerjarenraming 2027-2029; b. Kennisnemen van de liquiditeitsplanning en beoogde kredietlimiet 2026 van € 205,4 miljoen; c. Vaststellen van de garantievergoeding voor de periode 2026 t/m 2029 (vier jaar) op € 175.000 per deelnemer; c. Toezenden van de Concept Begroting 2026 en Concept Meerjarenraming 2027-2029 aan de deelnemers van de GR, waarin opgenomen de algemene financiële en beleidsmatige kaders, met het verzoek binnen 12 weken hun zienswijze kenbaar te maken. 5.

Rapportage ratio’s en indicatoren vierde kwartaal 2024 Havenbedrijf Moerdijk NV (BVOHM 2025-05) In samenhang met de opdracht aan de accountant is afgesproken dat het Havenbedrijf periodiek rapporteert aan Havenschap Moerdijk over een aantal relevante ratio’s en indicatoren. In de opdrachtverstrekking aan de accountant zijn deze opgenomen. Het bestuur van het Havenschap wordt bij elke vergadering geïnformeerd over het verloop van de ratio’s en indicatoren. Deze ratio’s en indicatoren worden waar mogelijk gerapporteerd samen met normen en streefwaarden. Bijgevoegd is de rapportage met de ratio’s en indicatoren op basis van de vierde Kwartaalrapportage 2024 van het Havenbedrijf. Op één na staan alle ratio’s op “groen”. De ratio die op rood staat is de afgelopen kwartalen ook iedere keer gestegen in plaats van afgenomen. Voorstel: kennisnemen en bespreken van de rapportage ratio’s en indicatoren Havenbedrijf over het vierde Kwartaal 2024. 6. Begroting 2025 Havenbedrijf Moerdijk (BVO-HM 2025-06) Bijgevoegd is de vastgestelde begroting 2025 van Havenbedrijf Moerdijk. Voorstel: kennisnemen van de Begroting 2025 van het Havenbedrijf Moerdijk. 7. Verzoek verlaging kredietlimiet 2025 (BVO-HM 2025-07 en BVO-HM 2025-08) Financiering van het Havenbedrijf wordt verzorgd door Havenschap Moerdijk op basis van een Kredietovereenkomst.

Jaarlijks wordt door het bestuur van de GR een kredietlimiet vastgesteld. Het Havenbedrijf heeft, na vaststelling van de Begroting 2025, op 19 december 2024 verzocht om de kredietlimiet 2025 te verlagen van € 258,3 miljoen naar € 255,3 miljoen. Na het verzoek heeft een schriftelijke goedkeuringsronde plaatsgevonden. Op basis daarvan is bijgaand antwoord aan het Havenbedrijf op 6 januari 2025 (zie BVO-HM 2025-08) verzonden. 2

De kredietlimiet is gebaseerd op een maximale financieringsbehoefte van het Havenbedrijf in 2025 van € 232,1 miljoen + 10% in verband met fluctuaties. Het verzoek over de verlaging van de kredietlimiet past binnen de afspraken die zijn gemaakt en past ook binnen het kredietplafond (€ 280 miljoen) die in de Kredietovereenkomst is vastgelegd. Voorstel: a. Kennisnemen van de op 19.12.2024 gevraagde aanpassing van het kredietlimiet 2025 en; b. kennisnemen van de beantwoording – na schriftelijke instemming – op 6.1.2025 aan het havenbedrijf. 8. Gewijzigd Controleprotocol 2025 - 2028 (BVO-HM 2025-09) Het controleprotocol wordt voor een periode van vier jaar vastgesteld, te weten 2025 t/m 2028. De wijziging in bijgaand gewijzigd controleprotocol als gevolg van gewijzigde wet– en regelgeving, heeft betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording die door het bestuur moet worden opgesteld en die opgenomen moet worden in de jaarrekening. Voorstel: a. Kennisnemen van de aanpassingen van het controleprotocol; b. Het aangepaste controleprotocol vast te stellen 9. Gewijzigd Normenkader 2025 – 2028 (BVO-HM 2025-10) Ook het normenkader dient als gevolg van gewijzigde wet– en regelgeving te worden aangepast. De wijziging ziet met name toe op: “Zonder een actueel normenkader financiële rechtmatigheid kan het Bestuur geen verantwoording kan afleggen over de financiële rechtmatigheid”.

In plaats van de accountant. Voorstel: a. Kennisnemen van de aanpassingen van het normenkader; b. Het aangepaste normenkader vast te stellen. 10. Evaluatie kredietovereenkomst, inclusief bancaire ratio’s In de kredietovereenkomst die is afgesloten tussen GR Havenschap Moerdijk en Havenbedrijf Moerdijk NV, is opgenomen (art. 12, lid 1) dat na afloop van iedere vier (4) jaar Partijen met elkaar nut en noodzaak van ongewijzigde voortzetting van de Kredietovereenkomst evalueren. In 2021 heeft de laatste evaluatie plaatsgevonden. EY Adviseurs is als financieel adviseur betrokken geweest bij de totstandkoming van de oorspronkelijke financieringsafspraken, het financieringsbeleid van het Havenbedrijf en de daarbij in gebruik zijnde financieringsinstrumenten en heeft ook de evaluatie in 2021 uitgevoerd. Voorstel: Het Havenbedrijf verzoeken om – gelijk aan 2021 – een evaluatie uit te (laten) voeren van de Financieringsovereenkomst tussen het Havenbedrijf Moerdijk en Havenschap Moerdijk, welke in de vergadering van 25 juni 2025 kan worden geagendeerd. 11. Controleverordening (BVO-HM 2025-11 wordt nagezonden) De Controleverordening dient als gevolg van de gewijzigde wet– en regelgeving aangepast te worden. De nieuwe controleverordening is nog “onderhanden” en wij gaan ervan uit dat we uiterlijk maandag 31 maart 2025 een concept versie kunnen overleggen welke kan worden vastgesteld.

Voorstel: a. kennisnemen van de concept controleverordening; 3

b. de concept controleverordening vast te stellen. 12. Vergaderdata Voor de vergaderdata zal rekening worden gehouden met de wettelijke termijnen waaraan moet worden voldaan: a. Voor 15 april moet de BVO de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de Gemeenteraad en Provinciale Staten sturen. b. Twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 september moet de begroting zijn verstuurd naar het ministerie van BZK. c. De jaarrekening moet twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 juli zijn verstuurd naar de minister van BZK. d. De ontwerpbegroting moet 12 weken voor vaststelling in het bestuur van de BVO voor een zienswijze worden verstuurd naar raad en PS. Voor 2025 zijn de vergaderingen inmiddels gepland op: 02 april 2025 22 mei 2025 25 juni 2025 05 november 2025

09:00 – 10:00 digitaal 09:00 – 10:00 live Moerdijk 09:00 – 10:00 digitaal 09:00 – 10:00 digitaal

13. Rondvraag en sluiting

4