Agenda BVO bestuur Havenschap Moerdijk van 4 april 2024

Agenda negenentwintigste vergadering bestuur BVO Havenschap Moerdijk op donderdag 4 april 2023 van 13:00 – 13:30 uur via TEAMS (BVO-HM 2024-05) 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda Welkom aan Eveline Dielissen. Zij is de vervangster van Sander van Geel als netwerksecretaris namens de gemeente Moerdijk. 2. Verslag van de vorige vergadering 25 januari 2024 (BVO-HM 2024-06) Bespreking van het verslag van de achtentwintigste (extra geplande) vergadering van het bestuur BVO Havenschap Moerdijk 25 januari 2024. Naar aanleiding van dit verslag is ook het verslag toegevoegd van de vergadering van 16 november 2023 (BVO-HM 202402_aangepast). In rood zijn de aanpassingen zichtbaar gemaakt bij agendapunt 9 en 11. Voorstel: vaststellen van het verslag en de wijzigingen bij het verslag van 16-11-2023. 3. Concept Jaarverslag en Jaarrekening 2023 (BVO HM 2024-07). Ter bespreking liggen voor de concept jaarstukken 2023 Havenschap Moerdijk: het jaarverslag en de jaarrekening van het boekjaar 2023. Dit is een concept per 25 maart 2024 en nog niet voorzien van een accountantsverklaring. De concept jaarstukken kunnen worden besproken. In overeenstemming met de wet dient de voorlopige jaarrekening uiterlijk 15 april te worden gezonden aan de deelnemers van de GR.

Na afronding van de controlewerkzaamheden van de accountant kan het jaarverslag inclusief de accountantsverklaring in de volgende bestuursvergadering van 16 mei 2024 worden behandeld en vastgesteld. Bij die vergadering zal ook de accountant aanwezig zijn om een toelichting te geven op de controle van de jaarrekening en om vragen te beantwoorden. De Jaarrekening 2023 van Havenbedrijf Moerdijk is nog niet beschikbaar. Deze zal eerst worden besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Voorstel: a. Bespreken van het concept Jaarverslag en Jaarrekening 2023 Havenschap Moerdijk en deze vervolgens ter informatie zenden aan deelnemers van de GR. b. Bespreking en vaststelling van de jaarstukken 2023 Havenschap Moerdijk in de volgende bestuursvergadering nadat de accountant de verklaring en het rapport van bevindingen heeft uitgebracht. 4. Concept Begroting 2025 en Meerjarenraming 2026-2028 (BVO-HM 2024-08) Voor 2025 is een Ontwerp Begroting en Meerjarenraming 2026-2028 opgesteld. Aan deze begroting is een liquiditeitsplanning toegevoegd waaruit de financieringsbehoefte van het havenbedrijf resulteert. Aan de hand van de liquiditeitsplanning is een voorstel opgenomen in de begroting om de kredietlimiet voor 2025 te bepalen op € 258,3 miljoen.

Na vaststelling van het concept zal de Begroting 2025 voor zienswijzen voorgelegd worden aan de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling: de gemeente Moerdijk en de provincie Noord-Brabant. Nadat de zienswijzen zijn verwerkt kan de begroting worden vastgesteld en ter informatie gezonden worden aan de toezichthouder, het ministerie van 1

BZK. Deze toezending moet gebeuren voor 15 september 2024, conform de nieuwe Wet gemeenschappelijke Regeling. Daarnaast dient de GR uiterlijk 15 april 2024 de algemene financiële en beleidsmatige kaders ter informatie te zenden aan de deelnemers. Deze zijn opgenomen in de conceptbegroting. Voorstel: a. Vaststellen van de Concept Begroting 2025 en kennisnemen van de Concept Meerjarenraming 2026-2028; b. Kennisnemen van de liquiditeitsplanning en beoogde kredietlimiet 2025 van € 258,3 miljoen; c. Toezenden van de Concept Begroting 2025 en Concept Meerjarenraming 2026-2028 aan de deelnemers van de GR, waarin opgenomen de algemene financiële en beleidsmatige kaders, met het verzoek binnen 12 weken hun zienswijze kenbaar te maken. 5. Rapportage ratio’s en indicatoren Havenbedrijf Moerdijk NV (BVO-HM 2024-09) In samenhang met de opdracht aan de accountant is afgesproken dat het Havenbedrijf periodiek rapporteert aan Havenschap Moerdijk over een aantal relevante ratio’s en indicatoren. In de opdrachtverstrekking aan de accountant zijn deze opgenomen. Het bestuur van het Havenschap wordt bij elke vergadering geïnformeerd over het verloop van de ratio’s en indicatoren. Deze ratio’s en indicatoren worden waar mogelijk gerapporteerd samen met normen en streefwaarden.

Bijgevoegd is de rapportage met de ratio’s en indicatoren op basis van de vierde Kwartaalrapportage 2023 van het Havenbedrijf. Op één na staan alle ratio’s op “groen”. Voorstel: kennisnemen en bespreken van de rapportage ratio’s en indicatoren Havenbedrijf bij de Vierde Kwartaalrapportage 2023. 6. Begroting 2024 Havenbedrijf Moerdijk (BVO-HM 2024-10) Bijgevoegd is de vastgestelde Begroting 2024 van Havenbedrijf Moerdijk. Voorstel: Kennisnemen van de Begroting 2024 van Havenbedrijf Moerdijk. 7. Verzoek verlaging kredietlimiet 2024 (BVO-HM 2024-11 en BVO-HM 2024-12) Financiering van het Havenbedrijf wordt verzorgd door Havenschap Moerdijk op basis van een Kredietovereenkomst. Jaarlijks wordt door het bestuur van de GR een kredietlimiet vastgesteld. Het Havenbedrijf heeft, na vaststelling van de Begroting 2024, op 18 december 2023 verzocht om de kredietlimiet 2024 te verhogen van € 258,4 miljoen naar € 280,0 miljoen. Conform afspraak is op 1 maart 2024 een verzoek ontvangen om de kredietlimiet 2024 te verlagen van € 280 miljoen naar € 258,3 miljoen. Dit is gebaseerd op een maximale financieringsbehoefte van het Havenbedrijf in 2024 van € 234,8 miljoen + 10% in verband met fluctuaties. Het verzoek over de verlaging van de kredietlimiet past binnen de afspraken die zijn gemaakt en past ook binnen het kredietplafond (€ 280 miljoen) dat in de Kredietovereenkomst is vastgelegd.

Een concept van de uitgaande brief aan het havenbedrijf is bijgevoegd. Voorstel: In te stemmen met de gevraagde aanpassing van de kredietlimiet 2024 en kennisnemen van de conceptbrief aan het havenbedrijf. 8. Netwerksecretaris vanuit de gemeente MoerdijkB (BVO-HM 2024-13) De heer A.G.J. (Sander) van Geel is door de gemeente Moerdijk aangewezen als netwerksecretaris. Ter vervanging is mevrouw E.H.M.C. (Eveline) Dielissen aangewezen als 2

plaatsvervangend netwerksecretaris. Aangezien de heer Van Geel langdurig is uitgeschakeld wegens ziekte zal mevrouw Dielissen aanwezig zijn bij deze vergadering. Ter informatie is de brief van de gemeente Moerdijk bijgevoegd met de aanstellingen. Voorstel: kennis te nemen en in te stemmen met de aanwijzing van de heer Sander van Geel en mevrouw Eveline Dielissen als respectievelijk netwerksecretaris en plaatsvervangend netwerksecretaris. 9. Vergaderdata Voor de vergaderdata zal rekening worden gehouden met de wettelijke termijnen waaraan moet worden voldaan: a. Voor 15 april moet de BVO de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de Gemeenteraad en Provinciale Staten sturen. b. Twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 september moet de begroting zijn verstuurd naar het ministerie van BZK. c. De jaarrekening moet twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 juli zijn verstuurd naar de minister van BZK. d. De ontwerpbegroting moet 12 weken voor vaststelling in het bestuur van de BVO voor een zienswijze worden verstuurd naar raad en PS. Voor 2022 zijn de vergadering gepland op: 4 april 2024 (digitaal via TEAMS) 16 mei 2024 (hybride / fysiek bij de gemeente Moerdijk) 29 augustus 2024 (digitaal via TEAMS) 10 oktober 2024 (digitaal via TEAMS) 10. Rondvraag en sluiting

3