Agenda BVO bestuur Havenschap Moerdijk van 16 mei 2024

Agenda dertigste vergadering bestuur BVO Havenschap Moerdijk op donderdag 16 mei 2024 van 13:00 – 14:00 uur gemeentehuis van Moerdijk, Pastoor van Kessellaan 15, 4761 BJ Zevenbergen of digitaal via TEAMS (BVO-HM 2024-14) 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda 2. Verslag van de vorige vergadering 4 april 2024 (BVO-HM 2024-15) Bespreking van het verslag van de negenentwintigste vergadering van het bestuur BVO Havenschap Moerdijk 4 april 2024. Voorstel: vaststellen van het verslag. 3. Jaarstukken 2023 BVO Havenschap Moerdijk (BVO-HM 2024-16 en BVO-HM 2023-17) Ter bespreking liggen voor de jaarstukken 2023 Havenschap Moerdijk. Bijgevoegd is ook het concept accountantsverslag (BVO-HM 2024-17) bij de controle van de administratie en de jaarstukken. Bij de bespreking van de jaarstukken 2023 zal de accountant aanwezig zijn om een toelichting te geven en mogelijke vragen te beantwoorden. De Jaarrekening 2023 van Havenbedrijf Moerdijk is nog niet beschikbaar. Deze zal eerst worden besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders op 22 mei 2024. Tijdens de eerstvolgende vergadering van het bestuur van het Havenschap na deze vaststelling zal de Jaarrekening 2023 van het Havenbedrijf worden geagendeerd. Voorstel: bespreken en vaststellen van de jaarstukken 2023 Havenschap Moerdijk en deze ter informatie zenden aan deelnemers van de GR.

Toezenden van de vastgestelde jaarstukken 2023 aan de toezichthouder, het ministerie van BZK. Deze toezending moet gebeuren binnen twee weken na vaststelling en uiterlijk voor 15 september 2024. 4. Rapportage ratio’s en indicatoren eerste kwartaal 2024 Havenbedrijf Moerdijk NV (BVOHM 2024-18) In samenhang met de opdracht aan de accountant is afgesproken dat het Havenbedrijf periodiek rapporteert aan Havenschap Moerdijk over een aantal relevante ratio’s en indicatoren. In de opdrachtverstrekking aan de accountant zijn deze opgenomen. Het bestuur van het Havenschap wordt bij elke vergadering geïnformeerd over het verloop van de ratio’s en indicatoren. Deze ratio’s en indicatoren worden waar mogelijk gerapporteerd samen met normen en streefwaarden. Bijgevoegd is de rapportage met de ratio’s en indicatoren op basis van de eerste Kwartaalrapportage 2024 van het Havenbedrijf. Alle indicatoren voldoen aan de normwaarden en zijn ook verbeterd ten opzichte van het vorige kwartaal. De “Debt/EBITDA van de N.V.” voldoet als enige indicator niet aan de normwaarde, maar is de laatste twee kwartalen sterk verbeterd van 22,9 (Q3-2023) naar 18,5 (Q4-2023) en 14,1 in Q1-2024. De normwaarde is maximaal 7 Voorstel: kennisnemen en bespreken van de rapportage ratio’s en indicatoren Havenbedrijf over het eerste Kwartaal 2024. 1

5. Vergaderdata Voor de vergaderdata zal rekening worden gehouden met de wettelijke termijnen waaraan moet worden voldaan: a. Voor 15 april moet de BVO de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de Gemeenteraad en Provinciale Staten sturen. b. Twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 september moet de begroting zijn verstuurd naar het ministerie van BZK. c. De jaarrekening moet twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 juli zijn verstuurd naar de minister van BZK. d. De ontwerpbegroting moet 12 weken voor vaststelling in het bestuur van de BVO voor een zienswijze worden verstuurd naar raad en PS. Voor 2024 zijn de vergadering gepland op: 25 januari 2024 (digitaal via TEAMS) extra vergadering i.v.m. GR wijziging 4 april 2024 (digitaal via TEAMS) 16 mei 2024 (fysiek op gemeentehuis Moerdijk en digitaal via TEAMS) 29 augustus 2024 (digitaal via TEAMS) 10 oktober 2024 (digitaal via TEAMS) 6. Rondvraag en sluiting

2