Agenda 17e BVO bestuur Havenschap Moerdijk (7 juli 2021)

Agenda zeventiende vergadering bestuur BVO Havenschap Moerdijk op woensdag 7 juli 2021 van 11:30 – 12:30 uur te Zevenbergen (BVO-HM 2021-10) 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda. Van de provincie Noord-Brabant is bericht ontvangen over de invulling van de bestuursfuncties bij Havenschap Moerdijk (BVO-HM 2021-11). De heer De Bie is afgetreden als lid van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant en zal geen deel meer uitmaken van het bestuur van Havenschap Moerdijk. De heer Van der Maat, lid van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, wordt voorgedragen als nieuw bestuurslid. In overeenstemming met hetgeen is vastgelegd in de Gemeenschappelijke regeling zal één van de vertegenwoordigers van de provincie de functie van voorzitter bekleden. Het voorstel wordt gedaan om de heer Van der Maat aan te wijzen als voorzitter van het bestuur. Voorstel: Instemmen met de aanwijzing van de heer Van der Maat als voorzitter van het Bestuur van Havenschap Moerdijk. Ook wordt voorgesteld in te stemmen met de agenda van deze vergadering. 2. Verslag van de vorige vergadering 7 april 2021 (BVO-HM 2021-12) Bespreking van het verslag van de zestiende vergadering van het bestuur BVO Havenschap Moerdijk 7 april 2021. Voorstel: vaststellen van het verslag. 3. Jaarstukken 2020 BVO Havenschap Moerdijk (BVO-HM 2021-13) Ter bespreking liggen voor de jaarstukken 2020 Havenschap Moerdijk.

Bijgevoegd is ook het concept accountantsverslag en concept accountantsverklaring (BVOHM 2021-14) bij de controle van de administratie en de jaarstukken. Bij de bespreking van de jaarstukken 2020 zal de accountant aanwezig zijn om een toelichting te geven en mogelijke vragen te beantwoorden. De Jaarrekening 2020 van Havenbedrijf Moerdijk is nog niet beschikbaar. Deze zal eerst worden besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Tijdens de eerstvolgende vergadering van het bestuur van het Havenschap na deze vaststelling zal de Jaarrekening 2020 van het Havenbedrijf worden geagendeerd. Voorstel: bespreken en vaststellen van de jaarstukken 2020 Havenschap Moerdijk en deze ter informatie zenden aan deelnemers van de GR. Toezenden van de vastgestelde jaarstukken 2020 aan de toezichthouder, het ministerie van BZK. Deze toezending moet gebeuren binnen twee weken na vaststelling en uiterlijk voor 15 juli 2021. 4. Begroting 2022 BVO Havenschap Moerdijk (BVO-HM 2021-15) Voor 2022 is een Begroting en Meerjarenraming 2023-2025 opgesteld. Aan deze begroting is een liquiditeitsplanning toegevoegd waaruit de financieringsbehoefte van het havenbedrijf resulteert. Aan de hand van de liquiditeitsplanning is een voorstel opgenomen in de

1

begroting om de kredietlimiet voor 2022 te bepalen op € 246,6 miljoen (Begroting 2021 244,8 miljoen, bijgesteld op 2 december 2020 op € 260,2 miljoen). De vergoeding die Havenschap Moerdijk ontvang van het Havenbedrijf voor financiering en garantstelling bedraagt vanaf 2022 € 320.000,- per jaar. Het havenbedrijf heeft door middel van de bijgevoegde brief BVO-HM 2021-16) ingestemd met de aanpassing van deze vergoeding van € 300.00,- naar € 320.000,- per jaar. De concept Begroting 2022 is op 7 april 2021 goedgekeurd door het bestuur van Havenschap Moerdijk en voor zienswijzen voorgelegd aan de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling. De provincie Noord-Brabant heeft op 11 juni 2021 (BVO-HM 2021-17) besloten geen zienswijze in te brengen bij de concept Begroting 2021 en de gemeente Moerdijk heeft op 17 juni 2021 een gelijkluidend voorstel goedgekeurd. Voorstel: a. Vaststellen van de Begroting 2022 en kennisnemen van de Meerjarenraming 2023-2025. b. Toezenden van de vastgestelde Begroting 2022 aan de toezichthouder, het ministerie van BZK. Deze toezending moet gebeuren voor 1 augustus 2021. c. Toezenden van de vastgestelde Begroting 2022 en Meerjarenraming 2023-2025 aan de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling: gemeente Moerdijk en provincie NoordBrabant. 5.

Rapportage ratio’s en indicatoren Havenbedrijf Moerdijk NV (BVO-HM 2021-18) Ten behoeve van de risicobeheersing van het Havenschap en in samenhang met de opdracht aan de accountant is afgesproken dat het havenbedrijf periodiek rapporteert aan Havenschap Moerdijk over een aantal relevante ratio’s en indicatoren. In de opdrachtverstrekking aan de accountant zijn deze opgenomen. Het bestuur van het Havenschap wordt bij elke vergadering geïnformeerd over het verloop van de ratio’s en indicatoren. Bijgaand is een overzicht gevoegd met een rapportage van de ratio’s en indicatoren. Voorstel: kennisnemen en bespreken van de ratio’s en indicatoren. 6. Normenkader Financiële Rechtmatigheid (BVO-HM 2021–19) en Controleprotocol accountantscontrole (BVO-HM 2021-20) Het normenkader financiële rechtmatigheid heeft de accountant nodig om een oordeel te geven over de financiële rechtmatigheid. In het normenkader wordt een limitatieve opsomming gegeven van zowel extern als intern bepaalde wet- en regelgeving waaraan het Havenschap Moerdijk moet voldoen in het kader van de financiële rechtmatigheid. In het controleprotocol zijn het programma van eisen voor de accountantscontrole en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties opgenomen. Zonder een actueel vastgesteld controleprotocol mag de accountant de accountantscontrole niet uitvoeren.

Voorstel: vaststellen van het Normenkader Financiële rechtmatigheid 2021-2024 en vaststellen van het Controleprotocol 2021-2024. 7. Wissel netwerksecretaris (BVO-HM 2021-21) In verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd zal de heer M.A.P.M. Spijkers ontslagen worden van zijn taken bij de provincie Noord-Brabant en zal daarmee ook zijn taken als netwerksecretaris van Havenschap Moerdijk neerleggen. In overeenstemming met artikel 14 van de regeling Havenschap Moerdijk draagt de provincie Noord-Brabant de heer F.G.A. van Dam voor als opvolger van de heer Spijkers. 2

Voorstel: Benoemen van de heer F.G.A. van Dam als netwerksecretaris van BVO Havenschap Moerdijk per 10 juli 2021. 8. Vergaderdata Voor de vergaderdata zal rekening worden gehouden met de wettelijke termijnen waaraan moet worden voldaan: a. Voor 15 april moet de BVO de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de Gemeenteraad en Provinciale Staten sturen. b. Twee weken na vaststelling maar uiterlijk 1 augustus moet de begroting zijn verstuurd naar het ministerie van BZK. c. De jaarrekening moet twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 juli zijn verstuurd naar de minister van BZK. d. De ontwerpbegroting moet 8 weken voor vaststelling in het bestuur van de BVO voor een zienswijze worden verstuurd naar raad en PS. Voor 2021 is nog de volgende vergaderdatum gepland: 17 november 2021 9. Rondvraag en sluiting

3