7.1 Agenda van het bestuurlijk overleg van Havenschap Moerdijk van 22 mei 2025

Agenda drieëndertigste vergadering bestuur BVO Havenschap Moerdijk op woensdag 22 mei 2025 van 08:30 – 09:15 uur digitaal via TEAMS (BVO-HM 2025-12) 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de agenda 2. Verslag van de vorige vergadering 2 april 2025 (BVO-HM 2025-13) Bespreking van het verslag van de tweeëndertigste vergadering van het bestuur BVO Havenschap Moerdijk 2 april 2025. Voorstel: vaststellen van het verslag. 3. Aangepast Controleprotocol (BVO-HM 2025-14) Als gevolg van gewijzigde regelgeving in april is de tabel aangepast. In overleg met de accountant zijn de teksten (onder 5. Normenkader) en een extra toevoeging met betrekking tot de grens voor de rechtmatigheidsverantwoording van 2% (onder 4. Rechtmatigheid) is het controleprotocol aangepast. De grens van 2% rechtmatigheidsverantwoording is gekozen, omdat deze aansluit bij het percentage van 2% voor de getrouwheid, zoals die is opgenomen in het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” (Bado). Daarnaast zijn afwijkingen die aan zowel de lasten – als de baten plaatsvinden acceptabele afwijkingen als ze tijdig worden gemeld en leiden daarmee niet tot een onacceptabele rechtmatigheidsafwijking. Voorstel: a. Kennisnemen van het aangepaste Controleprotocol; b. Controleprotocol vaststellen 4.

Jaarstukken 2024 BVO Havenschap Moerdijk (BVO-HM 2025-15 en BVO-HM 2025-16) Ter bespreking liggen voor de jaarstukken 2024 Havenschap Moerdijk. Bijgevoegd is ook het concept accountantsverslag (BVO-HM 2025-16) bij de controle van de administratie en de jaarstukken. Bij de bespreking van de jaarstukken 2024 zal de accountant aanwezig zijn om een toelichting te geven en mogelijke vragen te beantwoorden. De Jaarrekening 2024 van Havenbedrijf Moerdijk is nog niet beschikbaar. Deze zal eerst worden besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders op 22 mei 2025. Tijdens de eerstvolgende vergadering van het bestuur van het Havenschap na deze vaststelling zal de Jaarrekening 2024 van het Havenbedrijf worden geagendeerd. Voorstel: bespreken en vaststellen van de jaarstukken 2024 Havenschap Moerdijk en deze ter informatie zenden aan deelnemers van de GR. Toezenden van de vastgestelde jaarstukken 2024 aan de toezichthouder, het ministerie van BZK. Deze toezending moet gebeuren binnen twee weken na vaststelling en uiterlijk voor 15 september 2025. 5. Controleverordening (BVO-HM 2025-17)

1

De Controleverordening dient als gevolg van de gewijzigde wet– en regelgeving aangepast te worden. De nieuwe controleverordening is gewijzigd met enkele technische aanpassingen. Daarnaast ligt er meer verantwoordelijkheid bij (het Bestuur van) de bedriifsvoeringsorganisatie met betrekking tot de rechtsmatigheidsverantwoording. Intern zijn de processen zo beschreven dat de verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk kan worden gedragen. Voorstel: a. kennisnemen van de concept controleverordening; b. de concept controleverordening definitief vast te stellen met inwerkingtreding per 23 mei 2025. 6. Vergaderdata Voor de vergaderdata zal rekening worden gehouden met de wettelijke termijnen waaraan moet worden voldaan: a. Voor 15 april moet de BVO de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de Gemeenteraad en Provinciale Staten sturen. b. Twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 september moet de begroting zijn verstuurd naar het ministerie van BZK. c. De jaarrekening moet twee weken na vaststelling maar uiterlijk 15 juli zijn verstuurd naar de minister van BZK. d. De ontwerpbegroting moet 12 weken voor vaststelling in het bestuur van de BVO voor een zienswijze worden verstuurd naar raad en PS. De provincie is niet in de gelegenheid om voor 25 juni 2025 de zienswijze m.b.t. de begroting 2026 vast te stellen.

Er is dus voor 15 september 2025 een extra vergadering ingepland om de begroting na zienswijze van de gemeenteraad en Provinciale Staten te kunnen vaststellen. Deze vergadering vindt plaats op donderdag 21 augustus 2025 van 16:30 tot 17:30 uur. Voor 2025 zijn de vergaderingen inmiddels gepland op: 02 april 2025 09:00 – 10:00 digitaal 22 mei 2025 09:00 – 10:00 digitaal 25 juni 2025 09:00 – 10:00 digitaal Extra ingelast 25 augustus 2025 16:30 – 17:30 digitaal 05 november 2025 09:00 – 10:00 digitaal 7. Rondvraag en sluiting

2