2023 - 2026 werkplan griffie

WERKPLAN GRIFFIE 2023-2026

1

Inhoud WERKPLAN GRIFFIE 2023-2026 .......................................................................................................... 1 INLEIDING ........................................................................................................................................... 4 ONDERSTEUNING RAAD ................................................................................................................... 5 iBabs ................................................................................................................................................ 5 Toegankelijkheid informatie ............................................................................................................. 5 Verbetering raadsvoorstellen ........................................................................................................... 5 Bestuurlijke planning / lange termijn agenda ................................................................................... 6 Voortgang grote projecten ................................................................................................................ 6 Verbouwing gemeentehuis ...............................................................................................................

6 Hybride vergaderen .......................................................................................................................... 7 Opleidingen ...................................................................................................................................... 7 Werkbezoeken ................................................................................................................................. 7 Heidag .............................................................................................................................................. 8 Integriteit ........................................................................................................................................... 8 Rekenkamer ..................................................................................................................................... 8 Wekelijkse nieuwsbrief .................................................................................................................. 9 Actualisering reglement van Orde en diverse verordeningen .................................................... 9 Verkiezingen 2026 .......................................................................................................................

11 PARTICIPATIE ................................................................................................................................... 12 Participatieverordening ................................................................................................................ 12 Cursus Politiek Actief ................................................................................................................... 12 Gast van de raad .......................................................................................................................... 13 Jongeren ....................................................................................................................................... 13 RAADSCOMMUNICATIE .................................................................................................................. 14 Nieuwe huisstijl ............................................................................................................................. 14 Fotografie ...................................................................................................................................... 14 Moerdijkse Bode ...........................................................................................................................

14 Jaaroverzicht ................................................................................................................................ 14 Website .......................................................................................................................................... 15 Social media .................................................................................................................................. 15 Interne communicatie ................................................................................................................... 15 Gebiedstafels ................................................................................................................................ 15

2

SAMENWERKING .............................................................................................................................. 16 Regionaal ....................................................................................................................................... 16 Ambassadeursmodel .................................................................................................................... 16 Implementatie nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen en nieuwe Nota Verbonden Partijen ........................................................................................................................................... 16 Regionale contacten ..................................................................................................................... 17 Interne samenwerking .................................................................................................................. 17 ONTWIKKELING GRIFFIE ................................................................................................................. 18 Functieprofielen griffie ................................................................................................................. 18 Scholing .........................................................................................................................................

18 Teamontwikkeling griffie ............................................................................................................. 18 PLANNING ......................................................................................................................................... 19

3

INLEIDING In maart 2021 is door het raads- en griffieplan 2021 en 2022 vastgesteld, met als titel ”Samenwerken aan een toekomstbestendige griffie: verbeteren, vernieuwen en verbinden”. In dit plan is de ambitie van de raad en de koers van de griffie vastgelegd en met elkaar zijn we aan de slag gegaan. Inmiddels zijn we ruim twee jaar verder. Jaren waarin zowel in de raad als op de griffie veranderingen hebben plaatsgevonden. In maart 2022 zijn verkiezingen gehouden en de samenstelling van de gemeenteraad is flink gewijzigd. Van 11 zijn we teruggegaan naar 8 fracties. Nieuwe raads- en burgerleden hebben een plek gevonden tussen raads- en burgerleden die al langere tijd meedraaien. Ook op de griffie hebben wijzigingen plaatsgevonden, sterker nog: het hele team is vernieuwd of op een nieuwe plek terechtgekomen. Vanaf 1 september 2021 is Monique van der Blom onze adviseur raadscommunicatie en participatie. Per 1 oktober 2021 is Gerhard Brunsveld gestart als raadsadviseur en per 1 september 2022 begon Corinne van Beek als griffiemedewerker. Toen per 8 september de nieuwe griffier werd benoemd, kwam de plek van de tweede raadsadviseur vrij. Vanaf 1 december 2022 vult Robbert-Jan Willeboordse deze rol in, waarmee het griffieteam weer compleet en op sterkte is. Tijd dus voor een nieuw griffiewerkplan.

In het vorige plan zijn veel plannen en ambities weergegeven en een flink aantal is inmiddels ook afgerond of opgepakt. Het is dus zaak verder te bouwen op het gelegde fundament maar ook om met nieuwe zaken aan de slag te gaan. Met het bijgaande plan willen we verder bouwen aan een goede ondersteuning van de gemeenteraad van Moerdijk. De kernwaarden uit de organisatieontwikkeling Van Goed Naar Beter gelden nog steeds: aansprekend, samenwerkend, bevlogen en vertrouwd. De organisatie wil toekomstbestendig zijn. Hierbij is het doel om flexibel mee te bewegen met de ontwikkelingen in de samenleving. In het verlengde hiervan wil ook de griffie haar rol pakken en de wensen van de raad vertalen naar de juiste ondersteuning. Daarbij is samenwerking met de ambtelijke organisatie belangrijk. De opbouw van het werkplan is als volgt: -

-

Ondersteuning raad Participatie Raadscommunicatie Samenwerking o Intern o Regionaal Ontwikkeling griffie

Per blok zijn acties opgenomen. Deze acties vormen de accenten vanuit de griffie naast de reguliere ondersteuning van de raad bij de diverse vergaderingen en bijeenkomsten.

4

ONDERSTEUNING RAAD iBabs Via iBabs worden agenda’s voor vergaderingen maar ook uitnodigingen gepubliceerd. Daarnaast zijn er overzichten te vinden van alle vragen die worden gesteld. Als griffie willen we graag de informatie in iBabs zo overzichtelijk mogelijk indelen (belangrijk hierbij is de zoekfunctie) en deze informatie ook actueel houden. iBabs als systeem biedt daarvoor heel veel mogelijkheden, die we nog niet voldoende benutten. De volgende onderdelen verdienen daarbij aandacht: -

Documenten, waaronder het handboek raadsleden; Overzichten Bestuurlijke planning

Nu we al een flink aantal jaren met iBabs werken en er dus ook steeds meer informatie in te vinden is, is het tijd om te kijken naar de mogelijkheden om de informatie beter te rubriceren en vollediger te maken. Dit is een mooie klus voor rustigere tijden, zoals de recesperioden.

Actie: actualiseren, rubriceren en volledig maken informatie binnen iBabs (Q4 2023 - Q3 2024)

Toegankelijkheid informatie Een ander punt van aandacht is de toegankelijkheid van informatie. Hoe zorgen we dat ook mensen met een beperking de website van de gemeenteraad optimaal kunnen raadplegen?

Actie: plan van aanpak voor het toegankelijker maken van de raadsinformatie (inclusiviteit) (vanaf Q3 2024)

Verbetering raadsvoorstellen Voor raadsvoorstellen wordt een standaard format gebruikt. Dit format is onder de loep genomen met ondersteuning van bureau Loo van Eck. Begin maart 2023 is een digitale workshop aangeboden, zodat raadsleden mee konden denken over de inhoud van het nieuwe format. Het presidium heeft na terugkoppeling vanuit de deelnemers aangegeven met deze ontwikkeling te willen doorgaan. Dit traject is uiteraard in nauwe samenwerking met de ambtelijke organisatie doorlopen en het format is inmiddels geïmplementeerd. Na verloop van tijd zal de raad de eerste voorstellen ‘nieuwe stijl’ ter besluitvorming voorgelegd krijgen.

5

Bestuurlijke planning / lange termijn agenda Elke presidiumvergadering wordt de bestuurlijke planning ter kennisname voorgelegd. Hierin staan per raadsvergadering de ingeplande onderwerpen op een rij. Ook voor de langere termijn wil de raad graag inzicht krijgen in wanneer welke onderwerpen verwacht worden en hier sturing aan geven. Op dit moment is de werkwijze niet optimaal.

Actie: de komende tijd wordt in samenwerking tussen griffie en ambtelijke organisatie gekeken op welke wijze de raad op een goede en overzichtelijke manier inzicht kan krijgen in de lange termijn agenda. Waar mogelijk wordt iBabs hiervoor gebruikt. (Q2 2024)

Voortgang grote projecten Daarnaast is in het presidium gevraagd om een beter inzicht te krijgen in de voortgang van grote projecten. Een werkgroepje heeft ideeën in kaart gebracht. Tijdens de projectentour van 21 september 2023 is dit onderwerp nogmaals besproken.

Actie: in samenwerking tussen griffie en ambtelijke organisatie worden de mogelijkheden uitgewerkt om te komen tot een regelmatig overzicht van de status en wijzigingen in de verschillende grote projecten. (Q2 2024)

Verbouwing gemeentehuis In januari 2023 heeft de raad het besluit genomen de verbouwing van het gemeentehuis door te zetten en is hiervoor extra geld beschikbaar gesteld. De verbouwing zal in 2024 starten. Dit betekent ook een verbouwing van de raadzaal. Het is belangrijk dat de raad betrokken is bij de inrichting van de raadzaal, hiervoor is de klankbordgroep verbouwing gemeentehuis en raadzaal ingesteld waarin de fractievoorzitters deelnemen. Onder andere de inrichting van de zaal maar ook de eisen die aan de nieuwe audio-video apparatuur gesteld moeten worden, zullen op de agenda komen van deze klankbordgroep. De verwachting is dat in 2024 ook de raadzaal verbouwd zal worden. Dat betekent dat tijdelijk een ander onderkomen voor de bijeenkomsten en vergaderingen van de raad gezocht moet worden. De griffie heeft hierover overleg met de projectorganisatie.

Actie: de griffie heeft overleg met de projectorganisatie verbouwing gemeentehuis over inrichting van de raadzaal, de audiovisuele diensten en de tijdelijke vergaderlocaties bij de verbouwing van de raadzaal. (Q1 2024 t/m Q4 2024)

6

Hybride vergaderen Ook na de Corona-pandemie is thuis werken en digitaal vergaderen nog actueel. De raad vergadert weer fysiek op locatie en zendt de vergaderingen uit zodat ook inwoners thuis kunnen meeluisteren. In sommige gevallen zou hybride vergaderen (een deel van de aanwezigen neemt in het gemeentehuis deel aan de vergadering, een ander deel doet dat vanuit huis) een goede tussenoplossing zijn. Denk bijvoorbeeld aan de vergaderingen van het presidium of van klankbordgroepen. Met de verbouwing van het gemeentehuis wordt ook de apparatuur in de raadzaal vernieuwd waarbij dit mogelijk gemaakt kan worden.

Actie: de griffie zal, samen met de klankbordgroep verbouwing gemeentehuis en raadzaal, de mogelijkheden voor hybride vergaderen in kaart brengen en dit betrekken bij de wensen ten aanzien van de verbouwing van de raadzaal. (Q3 2023 t/m Q3 2024) Al langere tijd bestond de wens om de vergaderstukken en ook de uitzendingen van vergaderingen via één systeem te laten lopen. Per 1 april 2023 is deze overgang een feit en zijn zowel de agenda als de live-uitzending online op één plek te raadplegen. Er zijn nog volop wensen ten aanzien van het uitzenden van de raadsvergaderingen. Denk hierbij aan het volgen van een presentatie tijdens de uitzending, het weer kunnen zien wie er spreekt. De uitvoering hiervan is afhankelijk van de verbouwing van de raadzaal.

Actie: uitwerken verdere efficiency mogelijkheden voor digitaal uitzenden van de raads- en commissievergaderingen. (Q4 2024)

Opleidingen Raadsleden hebben de mogelijkheid om trainingen of opleidingen te volgen. In het inwerkprogramma is hiermee al een start gemaakt: de commissievoorzitters hebben een training gevolgd en voor de raad is een debattraining georganiseerd. Aan de verdere scholing van de raad kan nog een vervolg worden gegeven.

Actie: workshop over instrumenten van de raad. (Q4 2023 en herhaling in 2024)

Werkbezoeken In het vergaderschema voor 2023 waren voor het eerst werkbezoeken ingepland. In het vergaderschema voor 2024 zijn ten opzichte van 2023 nog extra werkbezoeken ingepland. In 2021 en begin 2022 hebben in navolging op de Quick Scan Lokale Democratie in alle kernen (digitale) kernbezoeken plaatsgevonden. Een aantal werkbezoeken zou kunnen plaatsvinden in de vorm van een kernbezoek. We onderzoeken of een vervolg op de kernbezoeken mogelijk is.

Actie: structureel oppakken van de invulling van werkbezoeken. (Q3 2023) 7

Heidag In mei 2023 heeft, na verzoeken vanuit presidium en college, een eerste heidag plaatsgevonden. Hierbij zijn raads- en burgerleden samen met het college aan de slag gegaan met de taken, rollen en verantwoordelijkheden van raad en college. Het zou goed zijn zo’n bijeenkomst jaarlijks te herhalen. Na evaluatie van de bijeenkomst in mei zal de griffie hiermee in samenwerking met de collega’s aan de slag gaan. Daarnaast heeft de heidag van mei actiepunten opgeleverd die verder uitgewerkt moeten worden: -

Hoe geven we de beeldvormende fase in het besluitvormingsproces beter vorm?

En als vervolg daarop: -

Hoe zorgen we dat er meer ruimte komt voor het onderlinge debat in de oordeelsvormende fase? Er is behoefte aan meer onderlinge afstemming tussen de fracties, voorafgaand aan de commissie- en raadsvergaderingen.

Actie: het uitwerken en oppakken van de acties uit de heidag 2023 (dit betreft o.a. het inrichten van een beeldvormende fase). (Q3 en Q4 2023) Actie: het organiseren van een jaarlijkse heidag. (Q2 en Q3 2024)

Integriteit Integriteit is een belangrijk thema voor de Moerdijkse raad. In de raadsvergadering van 3 november 2022 is het bestuurlijk en ambtelijk integriteitsplan vastgesteld en er is inmiddels een uitgewerkt actieplan. De gedragscode en het meldprotocol zijn eind 2023 herzien en vastgesteld.

Actie: jaarlijks een avond organiseren met integriteit als onderwerp. (Q1 2024 / Q1 2025 / Q1 2026)

Rekenkamer In 2019 heeft de raad besloten uit de regionale rekenkamer West-Brabant te stappen met de bedoeling een Moerdijkse rekenkamer te starten. Op 17 december 2020 is een verordening vastgesteld maar de invulling heeft nog op zich laten wachten. Inmiddels krijgt een en ander meer vorm en is dit onderwerp met de auditcommissie besproken. Het profiel is in de raad van 13 juli 2023 vastgesteld en in het najaar zijn de leden voor de rekenkamer geworven, zij zullen op 14 december 2023 worden benoemd. De auditcommissie fungeert als klankbordgroep voor de rekenkamer en de griffie is aanspreekpunt. In de evaluatie (na 1 jaar) zal bekeken worden of de manier van werken en de rol van de griffie hierbij voldoende is.

Actie: evaluatie van de Rekenkamer Moerdijk. (Q1 2025)

8

Wekelijkse nieuwsbrief Iedere week ontvangen raads- en burgerleden een nieuwsbrief vanuit de griffie. Dit zorgt ervoor dat de grote hoeveelheid informatie die per week binnenkomt, op een overzichtelijke manier op een vast moment beschikbaar wordt gesteld. In september heeft de nieuwsbrief een nieuw jasje in de nieuwe huisstijl van Moerdijk gekregen. Daarbij is aan raads- en burgerleden ook om input gevraagd over de inhoud van de nieuwsbrief. Dit blijft een doorlopend aandachtspunt.

Actualisering reglement van Orde en diverse verordeningen De raad heeft zijn eigen Reglement van Orde en diverse verordeningen waarin het reilen en zeilen rondom de raad geregeld is. De komende twee jaar worden deze verordeningen tegen het licht gehouden.

Reglement van orde en verordening op de raadscommissies Het bestaande Reglement van Orde voor de raad dateert van 2021. De laatste wijziging betrof de instelling van een seniorenconvent naast het al bestaande presidium. Na het aantreden van de nieuwe raad is gebleken dat aanpassing van het Reglement van Orde op onderdelen opnieuw noodzakelijk is. In de loop der tijd zijn zaken anders uitgevoerd dan vastgelegd en ook wettelijke wijzigingen, zoals die voortvloeien uit de wet ‘Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur’, moeten worden verwerkt. Dit geldt overigens ook voor de verordening op de raadscommissies zoals we die in Moerdijk kennen en die dateert van augustus 2019. Ook deze verordening is toe aan een update. In het presidium is de vraag voorgelegd wie vanuit de raad hierin wil meedenken. De griffie gaat met de raadsleden en de verzamelde input aan de slag om te bekijken welke aanpassingen noodzakelijk en wenselijk zijn, waarna vaststelling door de raad kan plaatsvinden.

Actie: aanpassingen Reglement van Orde gemeenteraad en verordening op de raadscommissies (Q4 2023 t/m Q1 2024)

Overige verordeningen Hieronder is een schema opgenomen met de diverse verordeningen met daarbij een planning voor actualisering.

9

NAAM 1 2

Gedragscode raads- en burgerleden en college Verordening rekenkamer

LAATSTE WIJZIGING 8-3-2012

KANTTEKENING

VASTSTELLING DOOR RAAD Q4 2023

17-12-2020

Wijziging wet op de rekenkamers Dient aangepast te worden aan gewenste manier van vergaderen en regelgeving. Dient aangepast te worden aan gewenste manier van vergaderen en regelgeving Actualiseren op basis van landelijk format Actualiseren?

Q4 2023

N.a.v. burgerinitiatief Langeweg actualiseren

Q2 2024

3

Reglement van Orde Gemeenteraad

22-4-2021

4

Verordening Raadscommissies

29-8-2019

5

Instructie griffier

2002

6

Mandaatbesluit griffiepersoneel Verordening referendum en burgerinitiatief

19-4-2012

7

8 9 10

11 12

13 14

Verwerkingsregister AVG Overzicht opgelegde geheimhouding Verordening Ambtelijke Ondersteuning

27-07-2007

Q1 2024

Q1 2024

Q1 2024 Q1 2024

Q2 2024 Q2 2024 1-1-2010

Actualisering n.a.v. jaarlijkse verantwoording fractievergoeding

Q3 2024

Verordening (her)benoeming burgemeester Verordening rechtspositie raad- en commissieleden

2-2-2017

Verordening auditcommissie Verordening Werkgeverscommissie

20-3-2022

Nog niet nodig

1-1-2020

Nog niet nodig

1-1-2019

10

Nog niet nodig Aanpassen indien landelijk ontwikkelingen aanleiding geven

Nog niet nodig

Verkiezingen 2026 In 2026 zullen weer gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden. Op de griffie zullen de voorbereidingen hiervoor in 2025 alweer gaat starten: -

Overdrachtsdocument voor de raad, Startprogramma voor de raad, Organisatie van activiteiten rondom de gemeenteraadsverkiezingen zoals een lijsttrekkersdebat, jongerendebat in samenwerking met het Markland College en verder publiciteit.

Actie: voorbereiden activiteiten rondom de verkiezingen in 2026 (Q2 2025 t/m Q1 2026)

11

PARTICIPATIE In april 2021 heeft de gemeenteraad het kader voor participatie en gebiedsgericht werken in Moerdijk vastgesteld: in Moerdijk doen we het samen. Participatie is voor Moerdijk een uitgangspunt, een mind-set. Dit geldt voor zowel de raad, het college als de organisatie.

Participatieverordening Het wetsvoorstel versterking participatie op decentraal niveau wil de betrokkenheid van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid van de gemeente versterken. Ook wil dit wetsvoorstel het uitdaagrecht, als specifieke vorm van participatie, wettelijk verankeren. Daarmee kunnen inwoners hun overheid uitdagen om de uitvoering van een taak over te nemen. Hoewel het wetsvoorstel nog niet is aangenomen, hebben in verschillende gemeenten de raad, het college en de organisatie al gezamenlijk initiatief genomen om zo’n verordening op te stellen. Ook in Moerdijk wordt hier een start mee gemaakt. De raadscommunicatieadviseur sluit aan bij het interne overleg dienstverlening en participatie. Daarbij is het van belang om te kijken naar meer en andere werkvormen om inwoners te kunnen en blijven betrekken bij het werk van de raad.

Actie: de griffie sluit aan bij de overleggen over de participatieverordening. (Q4 2023 en verder) Actie: de griffie denkt na over nieuwe en andere vormen om inwoners bij het werk van de raad te betrekken. (2024)

Cursus Politiek Actief Enkele jaren geleden is de cursus ‘Politiek Actief’ door de griffie verzorgd. Deze cursus is bedoeld voor iedereen die erover nadenkt politiek actief te worden, maar nog niet precies weet wat de mogelijkheden zijn. Ook voor mensen die willen weten hoe zij meer invloed kunnen uitoefenen op de lokale besluitvorming is de cursus zeer geschikt. Hiervoor was zoveel animo dat de cursus is herhaald. Vanuit het presidium is gevraagd om ook in de huidige raadsperiode deze cursus weer aan te bieden aan de inwoners. In De6 verband is de vraag gesteld of dit in gezamenlijkheid opgepakt kan worden, de cursus kan dan door ProDemos worden verzorgd.

Actie: organiseren van de cursus Politiek Actief, wellicht in samenwerking met de De6 griffiers en ProDemos. (2024)

12

Gast van de raad Vanaf maart 2023 loopt de pilot ‘Gast van de Raad’. Op deze manier heeft een aantal inwoners kennis kunnen maken met de raadsleden, het werk wat zij doen en de raadsvergadering. Ook ambtelijke collega’s hebben deel kunnen nemen aan een speciale Gast van de Raad In september 2023.

Actie: evalueren van Gast van de Raad. (Q2 2024)

Jongeren De raad wil graag meer jongeren betrekken bij zijn werk. De griffie brengt samen met de werkgroep raadscommunicatie en in afstemming met de organisatie de mogelijkheden en kansen nader in beeld, zoals het project ‘Raad in de klas’ of Democracity (met mogelijkheden voor deelname door inburgeraars). Hierover zijn al contacten geweest met de griffie van EttenLeur voor een mogelijke samenwerking.

Actie: verkennen hoe de raad in afstemming met de organisatie vanuit jeugdparticipatie vorm wil geven aan ‘Raad in de klas’ en ‘Democracity’. (Q2 2024)

13

RAADSCOMMUNICATIE Op 19 januari 2023 is het Raadscommunicatieplan 2022-2026 door de raad vastgesteld. Er is een werkgroep raadscommunicatie. Jaarlijks wordt een werkplan communicatie opgesteld. In 2023 heeft een nulmeting over de raadscommunicatie plaatsgevonden onder de raads- en burgerleden.

Nieuwe huisstijl Afgeleid van de gemeentelijke huisstijl is een huisstijl voor de gemeenteraad ontwikkeld. Door een eigen beeldmerk kan de raad nog beter zichtbaar en herkenbaar worden. De verschillende communicatie uitingen van de raad zijn inmiddels aangepast aan deze nieuwe huisstijl.

Fotografie Beeldmateriaal speelt een belangrijke rol in het zichtbaar maken van de raad. Daarom wordt een fotoarchief aangelegd met een koppeling naar de beeldbank van de ambtelijke organisatie. Op regelmatige basis zal een groepsfoto van de raad gemaakt worden. Daarnaast zal gezorgd worden voor mooie standaard foto’s die bij verschillende media-uitingen kunnen worden gebruikt. Als de nieuwe raadzaal gereed is, zal bekeken worden hoe een systeem met foto’s van alle raadsleden op een centrale plek vorm kan krijgen.

Moerdijkse Bode Tweewekelijks staat in de Moerdijkse Bode het stukje ‘De raad aan de slag’. Waar dit eerder een beknopte opsomming van agendapunten was, is dit inmiddels uitgegroeid tot een rubriek met algemene informatie (het raads-ABC) en achtergrondinformatie bij de onderwerpen die in de commissie- en raadsvergaderingen aan de orde komen. De ‘Raad aan de Slag’ blijft in ontwikkeling, o.a. met de start van de rubriek ‘Ken uw Raadslid’.

Jaaroverzicht Voor het eerst is in 2023 een jaaroverzicht van het voorgaande jaar gemaakt. Hierin worden feiten en cijfers gepresenteerd, maar ook wordt verslag gedaan van een aantal projecten waar de raad zich mee bezig heeft gehouden en van de werkbezoeken.

Actie: jaarlijks maken van een jaaroverzicht van de activiteiten van de raad. (Q1 2024 en verder)

14

Website Op de website moerdijk.bestuurlijkeinformatie.nl staat alle informatie over de gemeenteraad. Niet alleen over de vergaderingen maar ook achtergrondinformatie en foto’s. Ook is bijvoorbeeld het stemgedrag van de verschillende raadsleden terug te vinden. Deze informatie wordt uit iBabs gegeneerd en is gebonden aan de opmaak vanuit iBabs. Door het introduceren van een ‘landingspagina’ op www.moerdijk.nl kan de informatie beter ontsloten worden en kan de bezoeker de informatie eenvoudiger tot zich nemen.

Actie: realiseren landingspagina voor de gemeenteraadsinformatie. (2024)

Social media De gemeenteraad heeft een eigen Facebookpagina. Aanvullend hierop wordt gekeken naar de mogelijkheden van een Instagram- account en een LinkedIn-account.

Actie: onderzoek mogelijkheden Instagram en LinkedIn-account voor de raad. (Q1 2024)

Interne communicatie Naast communicatie naar buiten toe, brengen we het werk van de raad en de griffie ook intern onder de aandacht. Op intranet plaatsen we regelmatig berichten over raadsvergaderingen en commissies, raadsbesluiten en werkbezoeken. Hiermee brengen we de raad en de griffie onder de aandacht van alle medewerkers.

Gebiedstafels In elke kern zijn regelmatig bijeenkomsten van de stads- en dorpstafels. Vanuit de gebiedscoördinatoren is gevraagd of de griffie hierbij wil aansluiten om zodoende meer over het werk van de raadsondersteuning te kunnen vertellen. In juni 2023 heeft de griffie een eerste presentatie gegeven. In het najaar zullen andere gebiedstafels volgen.

Actie: bezoek stads- en dorpstafels met presentatie over raadsondersteuning. (Q4 2023 en verder)

15

SAMENWERKING Regionaal Als gemeente Moerdijk nemen we deel aan een flink aantal Verbonden Partijen. Dit zorgt er enerzijds voor dat door de samenwerking met andere gemeenten zaken beter kunnen worden opgepakt en uitgevoerd. Anderzijds lijken de regelingen voor raadsleden vaak ver van hen af te staan.

Ambassadeursmodel In Moerdijk werken we daarom met het systeem van raadsambassadeurs. Een klein aantal raads- en burgerleden zijn ambassadeur voor één van de Verbonden Partijen. Zij vormen als het ware een vooruitgeschoven post voor deze regeling en bereiden samen met de regiefunctionaris uit de ambtelijke organisatie de stukken in de P&C cyclus voor. De griffie heeft de afgelopen tijd signalen gekregen dat de samenwerking tussen de regiefunctionaris en de ambassadeurs niet altijd goed verloopt. Intern in de organisatie heeft de griffie hier aandacht voor gevraagd: aan de regiefunctionarissen is het verzoek gedaan om de afspraken op de verschillende momenten in het jaar in elk geval tijdig in de agenda’s in te plannen. Per verbonden partij wordt een Whats-app groep opgezet met daarin ambassadeurs vanuit elk van de deelnemende gemeenten. Daarnaast is door de griffie in maart 2023 een ‘Nulmeting Verbonden Partijen’ uitgezet om een beeld te krijgen van hoe de raads- en burgerleden tegen de Verbonden Partijen aan kijken en welke behoeften er op dat vlak onder hen leven. Naar aanleiding daarvan is inmiddels een overzicht gemaakt van de conclusies. Op 5 september 2023 is hierover een informatieve avond met de raadsambassadeurs gehouden. Alle input samen wordt uitgewerkt in verbetervoorstellen, om de raad beter in positie te brengen als het gaat om de Verbonden Partijen.

Actie: naar aanleiding van de uitkomsten van de nulmeting en de informatiebijeenkomst Verbonden Partijen met een actieplan komen. (vanaf Q4 2023)

Implementatie nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen en nieuwe Nota Verbonden Partijen De nieuwe wet Gemeenschappelijke Regelingen is per 1 juli 2022 in werking getreden. Regionaal wordt met een drietal bestuurlijke trekkers en een tweetal griffiers de implementatie daarvan voorbereid. Ook de regionale Nota Verbonden Partijen moet worden vernieuwd. Er wordt naar gestreefd beide processen zo goed mogelijk op elkaar te laten aansluiten.

16

In het najaar van 2023 worden raadsvoorstellen wordt voorgelegd voor het doen van kaderstellende uitspraken. De concept Nota Verbonden Partijen wordt dit najaar aan de deelnemende raden voorgelegd voor het indienen van een zienswijze. Daarna zal de definitieve versie aan de raden ter vatstelling worden voorgelegd. Afhankelijk van deze ontwikkelingen zullen hieruit al dan niet acties voortvloeien.

Regionale contacten Ook investeren we in regionale contacten. De griffiers treffen elkaar in De6 verband en binnen de griffierskring West-Brabant. De griffiemedewerkers en de raadscommunicatieadviseurs van de diverse griffies in West-Brabant hebben inmiddels een eigen netwerk opgezet. Voor raadsadviseurs is zo’n netwerk in voorbereiding.

Interne samenwerking De griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie maar staat daar los van. Dat neemt niet weg dat een goede relatie met die ambtelijke organisatie van groot belang is. Daarin is de afgelopen jaren dan ook veel geïnvesteerd. De griffier maakt deel uit van de driehoek met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Ook sluit de griffier aan bij elke managementtafel en periodiek bij de directietafel. De overige medewerkers van de griffie sluiten eveneens aan bij diverse interne afstemmingsoverleggen, zoals over participatie en integriteit. In de module ‘gemeenterecht voor niet-juristen’, onderdeel van het introductieprogramma van medewerkers, geeft de griffie uitleg over de rol en positie van de raad. Sinds dit jaar zijn er regelmatig lunchsessies voor medewerkers. Ook hier wil de griffie laagdrempelig de collega’s meenemen in het werk van de raad en de griffie als ondersteuning.

Actie: invulling geven aan de lunchsessies voor medewerkers. (Q2 2024)

17

ONTWIKKELING GRIFFIE Functieprofielen griffie In de organisatie wordt gebruik gemaakt van HR21 als functiewaarderingssysteem. De griffiefuncties zijn in dit model nog niet meegenomen vanwege discussie over het profiel voor de griffier. In 2021 is het besluit genomen om ook de griffiefuncties in de HR21 systematiek onder te brengen. In overleg met de Werkgeverscommissie zal het generieke functieprofiel van de griffier aan de raad ter vaststelling worden voorgelegd. Vanuit de Vereniging voor Griffiers zijn kortgeleden ook generieke profielen voor de overige griffiefuncties opgesteld. Met behulp daarvan worden zijn inmiddels voor de verschillende griffiefuncties nieuwe profielen beschreven waarna door een extern bureau de waardering zal worden gedaan.

Actie: vaststellen profielen griffier en medewerkers griffie en vaststellen waardering. (Q4 2023 en Q1 2024)

Scholing Het is belangrijk dat de griffie zich blijft ontwikkelen. Op basis van gesprekscyclus waarmee in 2023 met alle medewerkers op de griffie gestart is, wordt gekeken wat nodig is om de ontwikkeling van de individuele medewerker te stimuleren.

Teamontwikkeling griffie De afgelopen jaren is de griffie uitgebreid en inmiddels bestaat het team uit vijf medewerkers. Als team is de griffie nieuw en het is daarom belangrijk om ook de teamontwikkeling de komende tijd goed vorm te geven. Hiervoor zal gezocht worden naar externe deskundigheid om de griffie te kunnen trainen.

Actie: inplannen sessie(s) teamontwikkeling (Q1 en Q2 2024)

18

PLANNING 1 2 3 4 5

6

7 8 9 10 11

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

ONDERWERP Invulling van werkbezoeken Aanpassingen Reglement van Orde raad en verordening raadscommissies Lange termijn agenda – benutten mogelijkheden iBabs? Uitwerken en oppakken acties heidag 2023 Inrichting raadzaal, audiovisuele diensten en tijdelijke vergaderlocaties tijdens verbouwing raadzaal Mogelijkheden hybride vergaderen in kaart brengen en betrekken bij wensen ten aanzien van de verbouwing raadzaal Vaststellen profielen griffier en medewerkers griffie Aanpassing communicatie uitingen in verband met nieuwe huisstijl Uitwerken kansen en mogelijkheden ‘Raad in de klas’ en ‘Democracity’. Aansluiten bij overleggen over de participatieverordening Uitwerken verdere efficiency mogelijkheden voor digitaal uitzenden raads- en commissievergaderingen Gedragscode raads- en burgerleden en college Verordening rekenkamer Actieplan naar aanleiding van bespreking nulmeting Verbonden Partijen Realiseren ‘landingspagina’ website gemeenteraad Actualiseren, rubriceren en volledig maken informatie binnen iBabs Bezoek stads- en dorpstafels (presentatie raadsondersteuning) Workshop instrumenten raad Instagram en LinkedIn account raad Jaarlijkse avond integriteit Verordening referendum en burgerinitiatief Instructie griffier Mandaatbesluit griffiepersoneel

2023 Q3 Q3 en Q4

2024

2025

2026

Q1

Q1

Q3 en Q4 Q3 en Q4 Q3 en Q4

Q1, Q2 en Q3

Q3 en Q4

Q1, Q2 en Q3

Q3 en Q4 Q3 en Q4 Q3 en Q4 Q3 e.v. Q4

Q4 Q4 Q4 Q4 Q4

Q1, Q2 en Q3

Q4

Q1 en Q2

Q4

Q4 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1

19

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

ONDERWERP Verordening Ambtelijke Ondersteuning Waardering functies griffie Sessie(s) teamontwikkeling griffie Nieuwe en andere vormen om inwoners bij het werk van de raad te betrekken Continueren en structureel inbedden van Gast van de Raad Jaaroverzicht activiteiten raad Lunchsessies medewerkers over werk raad / griffie Jaarlijkse heidag

2023

2024 Q1

2025

2026

Q1 Q2

Q1

Q1

Q2 en Q3

Q2 en Q3

Q2 en Q3

Q1 en Q2 Q1 en Q2 Q1 en Q2 e.v. Q1 e.v.

Politiek Actief (in samenwerking met De6-griffiers en ProDemos) Plan van aanpak toegankelijker maken raadsinformatie (inclusiviteit) Systeem met foto’s van alle raadsleden (raadzaal, na verbouwing) Evaluatie Rekenkamer Moerdijk Voorbereiden gemeenteraadsverkiezingen 2026

Q3 en Q4 Q3 Q4 Q1 Q2, Q3 en Q4

20

Q1