1.2 Projectorganisatie

Bijlage 1.2 bij Raadsvoorstel Onderwerp

Organisatie Zevenbergen-Oost

De gebiedsontwikkeling Zevenbergen Oost telt tien deelprojecten waarvan er drie op korte termijn starten (ontwerpfase). Dit zijn: Markvelden Noord, Verlengde Zuidrand en de Zuidrandtunnel. Er zijn drie categorieën projecten te onderscheiden: -

Woningbouw waar de gemeente een facilitaire rol speelt Woningbouw waar de gemeente een actieve rol speelt Infrastructuurprojecten

Primaire projectlijn

Organisatie deelprojecten Uitgangspunt voor elk deelproject is het projectproduct met een specifieke scope, afbakening, planning, specialismen. Het projectproduct is de verantwoordelijkheid van de projectteams. De projectteams worden geleid door twee projectmanagers (woningbouw en infra). De structuur van de projecten is generiek, maar details en bezetting worden per project bepaald op basis van de opgaaf. De bemensing van de projectteams is een mix vanuit de ambtelijke organisatie en inhuur. Ook intern zal er een urenregistratie plaatsvinden. De bekostiging van de projectorganisatie vindt plaats vanuit de specifieke budgetten, Grexen of Prexen van de deelprojecten.

Per deelproject wordt een beknopt projectplan opgesteld met daarin: -

Opdracht / projectproduct (scope)

-

Benodigde organisatie Planning

Afstemmen deelprojecten (Projectmanagement Team (PMT) De projectmanagers hebben samen met een projectsecretaris periodiek afstemming over het verloop van de deelprojecten. Deze afstemming betreft hoofdzakelijk: -

Beheersing projecten Beheersing raakvlakken Afstemmen deelprojecten Afstemmen inzet Organiseren backoffice Organiseren rapportages en verantwoording

Opdrachtgever (OG)-Opdrachtnemer (ON) overleg In het OG-ON overleg bespreken de ambtelijk opdrachtgever, projectmanagers, adviseur grondzaken (en projectsecretaris) de volgende zaken: -

Formuleren deelprojectopdrachten Vaststellen (deel)projectplannen Afstemmen afwijkingen Ontwikkelingen en grondstrategie Agenda stuurgroep

Lijnoverleg Periodiek vindt een overleg plaats vanuit het OG-ON overleg met (vertegenwoordiging van) de lijnorganisatie. De lijnorganisatie in de rol van leverancier (met name de inzet van collega’s) en als ontvanger van het uiteindelijke product ( gebruiker). Het doel van dit overleg is: -

Borgen inzet organisatie Borgen eisen vanuit gebruikers Afstemmen van raakvlakken met andere ontwikkelingen en projecten Afstemming relevante afwijkingen

Stuurgroep De stuurgroep bewaakt de opdracht van de gemeenteraad. In de stuurgroep zitten de bestuurder(s), opdrachtgever en de projectmanagers (en projectsecretaris). De stuurgroep is gericht op het informeren van de bestuurders en het afstemmen van de rapportage en belangrijke ontwikkelingen, strategie en afwijkingen.

Beheersing en verantwoording

Projectbeheersing Per deelproject wordt een scope en budget bepaald. Dit wordt beheerst met de GROKIT methode: -

Geld: het budget wordt bewaakt in de projectadministratie Risico’s: er wordt actief een risicodossier met beheersing bijgehouden en hier wordt ook mee gestuurd. Organisatie: Er wordt actief gestuurd op de benodigde capaciteit en kennis Kwaliteit: Er wordt actief gestuurd op het behalen van de scope en afwijkingen worden geregistreerd en behandeld Informatie: Alle relevante informatie wordt in een overzichtelijk dossier opgenomen

-

Tijd: de planning wordt gemonitord en waar nodig wordt er bijgestuurd.

Rapportage Met deze stuurgrootheden wordt halfjaarlijks een rapportage samengesteld (geconsolideerd over alle deelprojecten). Deze rapportage wordt vastgesteld door het college en ter inzage gelegd bij de raad. Op (delen van) de rapportage kan het college geheimhouding leggen.

Oplevering en overdracht Bij de start van elk deelproject wordt aan de hand van de scope met de relevante beheerders de randvoorwaarden voor de overdracht aan het eind van een project bepaald. Dit vormt de basis van het overdrachtsdossier. Het overdrachtsdossier bevat alle informatie die de gemeente nodig heeft om objecten en assets in beheer te nemen. Het projectdossier wordt overgedragen aan de gemeente. De projectadministratie en het projectbudget wordt gesloten en gearchiveerd. Aandachtspunt hierbij is het afronden van mogelijke subsidietrajecten.

Projectevaluatie Aan het eind van een deelproject vindt een evaluatie van het projectteam met de ambtelijk opdrachtgever plaats. Vanuit deze evaluatie komen leerpunten en aanbevelingen voor de andere deelopdrachten en de lijnorganisatie.