Controleprotocol Midden-Delfland 2025 (11-12)

Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 van de gemeente Midden-Delfland 1. Inleiding De gemeenteraad verstrekt aan de accountant de opdracht om de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, van de gemeente Midden-Delfland uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken nader regelen. Dit vindt plaats in dit controleprotocol. Object van controle is een jaarrekening en daarmee het financieel beheer over dat jaar. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstelling en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Midden-Delfland. Tevens geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het College en de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. Het aantal specifieke uitkeringen dat onder de Single Information Single Audit (Sisa) verantwoord dient te worden, verschilt per jaar.

Met de invoering van Sisa wordt de verantwoording van de van toepassing zijnde specifieke uitkeringen gebundeld opgenomen in de jaarrekening, waarover de accountant als geheel een controleverklaring afgeeft. 1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In de door de gemeenteraad vastgestelde verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Midden-Delfland is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd door het college van burgemeester en wethouders en ter kennisgeving voorgelegd aan de auditcommissie. Rechtmatigheidsverantwoording Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2023 is de opzet van het controleprotocol en normenkader aangepast. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf.

Dit controleprotocol is derhalve niet alleen bedoeld voor de controleopdracht aan de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college.

**

1.3 Procedure In de controleverordening is de afstemming met de accountant geregeld door het instellen van een auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit leden van de gemeenteraad en de leden worden door de gemeenteraad benoemd. De taken van de auditcommissie zijn: • het voeren van het afstemmingsoverleg voor de controle van de jaarrekening: het afstemmen van de onderzoeken van het college volgens artikel 213a van de Gemeentewet, de onderzoeken van de rekenkamercommissie en de accountantscontrole; • het bespreken van het controleprotocol; • het bepalen van de speerpunten in de controle; • het bespreken van de jaarrekening en het accountantsrapport; • voorbereiden benoemen nieuwe accountant. 2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) De door de raad benoemde accountant geeft een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording zoals afgegeven door het college; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet en het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. • de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Bij de controle worden de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado)) alsmede de Controle en Overige Standaarden (NV COS) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Ook de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV wordt hierbij meegenomen (te raadplegen via www.commissiebbv.nl). 3.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Tijdens de controle hanteert de accountant bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of financiële handeling die binnen de gemeente wordt verricht, maar richt de controle zodanig in dat hij voldoende zekerheid verkrijgt over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording. 3.1 Goedkeuringstoleranties In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad vast te stellen, overeenkomstig de minimumeisen van het BADO. De toleranties gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Er is daarom sprake van één oordeel over twee aspecten. Vanaf verslagjaar 2025 is de regelgeving op dit punt gewijzigd. In plaats van afzonderlijke toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%), geldt nu één uniforme goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves.

Deze gezamenlijke tolerantiegrens betekent dat alle afwijkingen, zowel fouten als onzekerheden, samen worden beoordeeld ten opzichte van deze grens. De gemeenteraad kan ervoor kiezen om strengere grenzen te hanteren dan wettelijk vereist, maar mag de wettelijke minimumeis niet versoepelen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties weergegeven zoals deze door de gemeenteraad zijn vastgesteld, conform de actuele minimumeisen van het BADO.

2

Materialiteit

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle

Strekking controleverklaring: Goedkeurende verklaring

Verklaring Met mbeperking

Verklaring van oordeelonthouding

Afkeurende verklaring

> 2%

>2% >4%

> 4%

>4%

Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. De definitie van de goedkeuringstolerantie luidt als volgt: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. 3.2 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringtolerantie onderkend. Deze wordt gedefinieerd als: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het accountantsverslag. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstoleranties stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven de € 50.000 rapporteert.

De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Toleranties en Single Information Single Audit(SiSa) Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5 lid 4, rapporteert de accountant in het rapport van bevindingen ook over de fouten en onzekerheden betreffende de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Voor specifieke uitkeringen gelden aanvullingen op de bovenstaande rapporteringstolerantie:

• • •

€ 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; 10% indien de omvangbasis groter is dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000; € 125.000 indien de omvangbasis groter is dan € 1.000.000 zijn.

De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. 4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheid (College) De accountantscontrole op rechtmatigheid voor de kalenderjaren is limitatief gericht op: 1. De naleving van wettelijke kaders, zoals die in het vastgestelde normenkader wordt opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheers handelingen betreffen; 2. De naleving van de volgende kaders: 3

• • • • •

de begroting; financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet de overige kaders zoals opgenomen in het jaarlijks door de Raad vastgestelde normenkader. Dit betreft alleen de opgenomen regelingen voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheers handelingen betreffen of kan betreffen.

Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording 5. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college. De auditcommissie ontvangt vertrouwelijk de managementletter die voortvloeit uit de interimcontrole. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college.. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Het College Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording (standaardtekst) aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen. 6 Bijlagen 6.1 Communicatie en periodiek overleg 4

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd . Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar

Toelichting

Auditcommissie

twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de leden van de auditcommissie vind voorafgaand aan de jaarrekening controle een overleg plaats om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Daarnaast worden de bevindingen van deze controle besproken in de auditcommissie.

Gemeentesecretaris/ portefeuillehouder financiën

PM

De gemeentesecretaris en de portefeuillehouder financiën hebben overleg als dit gewenst is.

Teams

PM

Binnen de teams zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de teammanagers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college, auditcommissie en gemeenteraad.

6.2 Rapportagemomenten accountant De volgende bestuurlijke rapportagemomenten worden onderkend: Gericht aan

Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Managementletter dan wel verslag van bevindingen naar aanleiding van de interim-controle

Na afronding van de interimcontrole.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

College

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Raad met afschrift aan College

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft conform de verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheidsverantwoording.

Raad

5

6