COMM Vragen fractie Mijn Partij met antwoorden

Onderwerp: agendapunt 6 Onderzoek datalekken Indiener: J.P. van der Spek (Mijn Partij) A. Over de conclusies van het Berenschot-rapport 1. Deelt het college de conclusie van Berenschot dat het datalek primair is veroorzaakt door organisatorische en procesmatige tekortkomingen, en niet door technisch falen? REACTIE De conclusie van het college over het ontstaan van het datalek staat in het interne rapport dat wij hebben opgesteld en met u gedeeld. Het externe onderzoek in opdracht van de raad komt tot vergelijkbare conclusies. Wij hebben daarop geen toevoeging of nadere duiding. 2. Welke conclusies trekt het college hieruit voor de inrichting en aansturing van de ambtelijke organisatie? REACTIE Er zijn in de beide rapportages geen aanbevelingen op dit punt. Duidelijk is dat dit een situatie was met veel bijzondere omstandigheden. De reguliere inrichting en aansturing van de organisatie staat niet ter discussie. B. Over het afwijken van werkprocessen 3. Kan het college concreet aangeven welke standaardprocedures zijn losgelaten bij het opstellen en versturen van de raadsinformatiebrief waarin het datalek is ontstaan? REACTIE Dit staat beschreven in het externe rapport. 4. Wie heeft het besluit genomen om van deze procedures af te wijken, en op welk moment? REACTIE Dit staat beschreven in het externe rapport. 5.

Waren er op dat moment vastgelegde regels of richtlijnen die het afwijken van procedures onder tijdsdruk toestonden, en zo ja, welke? REACTIE Het afwijken van procedures wordt gedaan op het moment dat de standaardprocedure niet voorziet in de situatie of vraag. Dan wordt een afweging gemaakt op basis van de specifieke omstandigheden op dat moment. Er is dus geen blauwdruk voor het afwijken. C. Over de rol van de gemeentesecretaris 6. Onderschrijft het college dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor procesbewaking, kwaliteit en risicobeheersing binnen de ambtelijke organisatie? REACTIE De gemeentesecretaris is ambtelijk verantwoordelijk. 7. Hoe beoordeelt het college, in het licht van het Berenschot-rapport, het handelen van de gemeentesecretaris bij het toestaan of initiëren van een afwijkende werkwijze? REACTIE De gemeentesecretaris is voor het ambtelijk handelen verantwoordelijk. Dit geldt zowel voor de reguliere procedures als de gevallen waarin gevraagd wordt om extra inzet qua tijd of qua snelheid. Het is gebruikelijk dat hij de opdrachten

uitvoert en handelt zoals impliciet of expliciet gevraagd door het college. Dat gebeurt adequaat. Indien wordt afgeweken van een werkwijze, gebeurt dit met als doel betere resultaten of voortvarende uitvoering. Bijvoorbeeld om aan verwachtingen van derden te kunnen voldoen. 8. Zijn er naar aanleiding van het rapport gesprekken gevoerd met de gemeentesecretaris over diens rol en handelen, en zo ja, tot welke conclusies hebben die geleid? REACTIE

Ja, uiteraard is ook met de gemeentesecretaris gesproken. Wij betreuren dat dit datalek is ontstaan en daarom is met de betrokkenen gesproken over hoe het is gebeurd en wat we moeten en kunnen doen om herhaling te voorkomen. Het college is geen werkgever die een incident direct betrekt op de rol en het handelen in algemeenheid. D. Over bestuurlijke verantwoordelijkheid 9. Hoe reflecteert het college op de eigen rol bij het onvoldoende borgen van zorgvuldige procedures rond gevoelige informatie? REACTIE We hebben een intern rapport laten opstellen. Dat maakte duidelijk wat er verbeterd kon worden. Het externe rapport bevestigde dat. Op die manier is de reflectie door het college en de raad georganiseerd. De aanbevelingen die daaruit voortkomen zijn overgenomen. 10. Welke lessen trekt het college uit dit incident voor de sturing op de ambtelijke top? REACTIE We zien dit zoals u ook aangeeft als incident. Met twee onderzoeken en diverse aanbevelingen, die we overnemen, is er in onze optiek voldoende aandacht en borging voor georganiseerd. E. Over verbetermaatregelen en borging 11. Welke concrete maatregelen zijn inmiddels genomen om herhaling van een dergelijk datalek te voorkomen? REACTIE Er is met de betrokkenen meerdere malen over gesproken. Dit leidt ertoe dat er de benodigde aandacht is op het voorkomen van het onnodig verspreiden van gegevens.

In principe zal vanaf nu de reguliere procedure worden gevolgd indien er zich een vergelijkbare situatie voordoet. Dit zal een positief effect hebben op de vereiste zorgvuldigheid maar ook zorgen voor een langere doorlooptijd. 12. Zijn werkprocessen rond WOO-verzoeken, raadsinformatiebrieven en openbaarmaking inmiddels schriftelijk vastgelegd, verplicht gesteld en intern getoetst? REACTIE Ja 13. Is het vierogenprincipe bij publicatie van documenten met persoonsgegevens nu structureel geborgd, en hoe wordt dit gecontroleerd? REACTIE In de reguliere werkwijze is dit geborgd. De situatie die zich heeft voorgedaan week hiervan af.

F. Over toezicht en informatie aan de raad 14. Hoe en wanneer wordt de raad geïnformeerd over de naleving en effectiviteit van de aangekondigde verbetermaatregelen? REACTIE

De implementatie is geen heel lang proces waar we de raad periodiek van op de hoogte kunnen houden. De aanbevelingen richten zich vooral op het actualiseren en goed onder de aandacht brengen van de benodigde werkwijze. Wij stellen voor de raad, na behandeling van het rapport in de raad, schriftelijk te informeren over de doorwerking van de aanbevelingen. 15. Is het college bereid om de raad periodiek te rapporteren over privacy- en informatiebeveiligingsincidenten, inclusief organisatorische oorzaken? REACTIE Nee, uit het rapport blijkt dat we de wijze van melden en rapporteren goed op orde hebben. Dit is een collegeaangelegenheid. G. Over vertrouwen van inwoners 16. Hoe beoordeelt het college de impact van dit datalek op het vertrouwen van inwoners in de gemeente? REACTIE Wij hebben geen oordeel over de impact op het vertrouwen. We hebben zoals uit het onderzoek blijkt adequaat gereageerd na het ontdekken. We hopen op herstel van het vertrouwen bij de betrokkenen. 17. Welke aanvullende stappen zet het college om dit vertrouwen actief te herstellen? REACTIE We geven gehoor aan de aanbevelingen uit de rapporten. Optioneel (politiek scherper) 19. Acht het college het wenselijk dat de rol, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris explicieter worden vastgelegd en gedeeld met de raad? REACTIE Dit is een bevoegdheid en verantwoordelijkheid van het college. 20.

Is het college bereid externe toetsing te laten plaatsvinden op de verbeterde werkwijze na een jaar? REACTIE Het college heeft deze behoefte niet.