COMM rv Verordening delen geheimhouding.docx

Datum

8 juni 2023

Nummer

2023-08-

Datum commissievergadering

20 juni 2023

Datum raadvergadering

4 juli 2023

OPLEGGER Registratienummer

387359

Onderwerp

Verordening delen van informatie onder geheimhouding Midden-Delfland 2023

Portefeuillehouder

Drs. A.P.J. van Hemmen

Uiterste behandeldatum (+reden)

Niet van toepassing

Eerdere besluitvorming

--

Samenvatting

Op 1 april 2023 is een wijziging van de Gemeentewet in werking getreden. Hiermee zijn de verschillende bepalingen over geheimhouding in één centraal hoofdstuk (artikel 87, 88 en 89) van de Gemeentewet opgenomen. Tevens is artikel 23 Gemeentewet over de besloten raadsvergadering gewijzigd. Doel van de ontwerp verordening met toelichting is het administratieve proces over het delen van geheime informatie efficiënt uit te voeren. Tegelijkertijd worden afspraken over de werkwijze vastgelegd om te zorgen voor een correcte uitvoering van de gewijzigde regelgeving over het opleggen van geheimhouding en delen van die informatie. 1. Vast te stellen de Verordening delen van informatie onder geheimhouding met daarbij behorende toelichting; 2. Via de verordening zijn bevoegdheid te besluiten op aanvragen om publieke informatie op basis van de Wet open overheid te delegeren aan het college; 3. Via de verordening zijn bevoegdheid tot het delen van geheime informatie te mandateren aan het college.

Te nemen besluit

Bijlagen

1. 2. 3. 4.

(ontwerp) Verordening delen van informatie onder geheimhouding Midden-Delfland 2023; Toelichting Verordening delen van informatie onder geheimhouding Midden-Delfland 2023; Uitleg geheimhouding 2023.

Advies commissie

Raadsbesluit

o Akkoord / o Niet akkoord opmerking:

A. de Vos griffier

Drs. A.P.J. van Hemmen voorzitter

*2021-24748*

Inleiding In 2022 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur aangenomen. Het deel over onder andere de aanscherping van de integriteitsregeling, stemonthouding, onverenigbare betrekkingen en bekendmaking nevenfuncties is in werking getreden op 1 januari 2023. Deze wijzigingen hebben nagenoeg geen materiële consequenties voor onze gemeente. Een tweede deel over het opleggen van geheimhouding en delen van geheime informatie is op 1 april 2023 in werking getreden. Deze wijzigingen maken het noodzakelijk administratieve procedures te herzien en nog bewuster om te gaan met het opleggen van geheimhouding. Wij stellen uw raad voor met het vaststellen van bijgevoegde Verordening delen van informatie onder geheimhouding Midden-Delfland 2023 de administratieve procedures juridisch vast te leggen. Aan de verordening is een inhoudelijke toelichting verbonden. Als tweede bijlage is een interne notitie, primair bedoeld voor de ambtelijke ondersteuning, opgenomen waarin uitgebreid de diverse bepalingen over het opleggen van geheimhouding en delen van geheime informatie is toegelicht. In dit voorstel hebben we de belangrijkste wijzigingen van de Gemeentewet benoemd.

Beoogd effect Doel van dit raadsvoorstel is het realiseren van een juridisch kader om te zorgen voor een efficient proces rondom geheimhouding en het juridisch correct omgaan met het delen van informatie waar geheimhouding op is gelegd. Aanvullend is het doel op hoofdlijnen informeren over de gewijzigde regelgeving rondom het opleggen van geheimhouding en delen van informatie waar geheimhouding op rust.

Argumenten 1.1 Openbaarheid is het uitgangspunt De Wet open overheid (Woo) heeft als principe dat alle overheidsinformatie openbaar is. Het geheim verklaren van informatie kan in sommige situaties noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij dan veelal om financiële informatie vanuit een onderhandelingssituatie (GREX) of bedrijfsinformatie van derden. Voor de besluitvorming is het wenselijk die informatie te delen, waarbij binnen de inhoudelijke criteria van de Woo toe kan worden besloten door de informatie onder geheimhouding te verstrekken. In bijgevoegde interne notitie 'uitleg geheimhouding 2023' is het uitgangspunt van openbaar, tenzij nadrukkelijk benoemd met een uitputtende toevoeging van de formele gronden op basis waarvan geheimhouding kan worden opgelegd. De uitleg bevat een standaard tekst voor besluitvorming in het college. Dit is wenselijk voor het administratieve beheer van stukken waar geheimhouding op ligt (zie ook kanttekening 2.2). 1.2 Positie gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan is versterkt Wijziging van de regelgeving is mede ingegeven om de positie van de gemeenteraad te versterken. Consequenties hiervan zijn dat stukken die onder geheimhouding met de gemeenteraad gedeeld worden, alleen nog door de gemeenteraad gedeeld mogen worden. De positie als orgaan is ook versterkt door te bepalen dat informatie niet met individuele raadsleden gedeeld kan worden.

De geheime informatie moet met de gehele gemeenteraad gedeeld worden. Iets wat in onze gemeente al gebruikelijk is. In de verordening is dit in artikel 2 uitgewerkt. Praktische consequentie van de wetswijziging in de uitvoering is dat de gemeenteraad moet besluiten met wie informatie gedeeld mag worden en moet besluiten op verzoeken om publieke informatie beschikbaar te stellen op basis van de Woo. Binnen de beschikbare procestijd (Woo 4 weken met 2 weken verdaging) is het niet altijd goed mogelijk tijdig te besluiten. In de ontwerp verordening is daarom in artikel 4 een delegatiebepaling voor het beschikbaar stellen van publieke informatie opgenomen. Vanuit de positie als hoogste bestuursorgaan is in artikel 89 bepaald dat gemeenteraad geheimhouding op stukken die met haar gedeeld zijn kan opheffen. Dit houdt in dat het college (en de burgemeester) die stukken niet meer zelfstandig onder geheimhouding kan delen. Artikel 3 van de ontwerp verordening bevat een mandaat voor het delen van geheime informatie. Dit voorkomt dat in lopende processen vertraging van meerdere weken ontstaat doordat anders een apart raadsbesluit noodzakelijk is voor het delen van geheime informatie. 2

1.3 Informatie besloten raadsvergadering is van rechtswege geheim Wijziging van de Gemeentewet houdt in dat informatie die gedeeld wordt met de gemeenteraad en wat besproken is in een besloten vergadering, van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht vallen. Het bekrachtigen van de geheimhouding is niet meer noodzakelijk. Op het schenden van de geheimhouding blijft artikel 272 Wetboek van Strafrecht van toepassing. Een nieuwe bevoegdheid is dat de gemeenteraad een raadslid voor de duur van maximaal 3 maanden van geheime informatie kan uitsluiten bij schending van de geheimhoudingsplicht. 1.4 Geheimhouding dient beperkt te worden Vanuit het uitgangspunt dat publieke informatie openbaar is, tenzij, dient het opleggen van geheimhouding in aantal en tijdsduur beperkt te worden. Bij de besluitvorming dient hiervoor aandacht te zijn, wat nader is uitgewerkt in bijgevoegde interne notitie 'uitleg geheimhouding 2023'. Op het moment dat besloten wordt tot het opleggen van geheimhouding, is het wenselijk direct vast te stellen hoe lang de geheimhouding dient te gelden. Vaak kan dit aan een gebeurtenis in de toekomst gekoppeld worden, zoals bij een GREX of juridische procedure. Door direct bij de primaire besluitvorming de tijdelijkheid van de geheimhouding vast te leggen, is sprake van een efficiënt proces en wordt voorkomen dat onnodig lang geheimhouding geldt.

Kanttekeningen 1.

Richting gemeenteraad geldt een informatieplicht Op basis van de controlerende taak van de gemeenteraad hebben het college en de burgemeester een actieve informatieplicht of dienen op verzoek informatie te verstrekken (passieve informatieplicht). Om invulling aan deze plicht te geven is het soms noodzakelijk informatie met toepassing van artikel 87 onder oplegging van geheimhouding te delen. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden dat op basis van de nieuwe regelgeving (artikel 89) die informatie niet meer zonder instemming van de gemeenteraad met anderen kan worden gedeeld of worden opgeheven. In de ontwerp verordening zijn in de artikelen 3 en 4 bepalingen opgenomen over het verstrekken en delen van geheime informatie. Hieraan is een actieve informatieplicht van het college (of de burgemeester) richting gemeenteraad verbonden. De gemeenteraad blijft daarmee in een gelijkwaardige informatiepositie en kan dan invulling geven aan zijn controlerende functie. Zolang de informatie niet is gedeeld met de raad kunnen de andere gemeentelijke bestuursorganen onder geheimhouding informatie delen. Deze regeling is wenselijk doordat met de wijziging van de Gemeentewet nadrukkelijk het opleggen van geheimhouding en het delen van geheime informatie zijn losgekoppeld. Dit is vooral juridisch van karakter, maar vraagt wel bewustwording in het besluitvormingsproces.

Zeker bij geheimhouding, met als uiterste consequentie bij schending een overtreding van het Wetboek van Strafrecht, vraagt dit vanuit het principe van openbare publieke informatie een zorgvuldig en correct besluitvormingsproces. De regelgeving in de ontwerp verordening is er op gericht een efficiënte uitvoering te realiseren en tegelijkertijd te voorkomen dat de regelgeving over geheimhouding procedureel niet correct wordt toegepast.

2.

Vastleggen informatie waar geheimhouding op rust biedt duidelijkheid Vanuit het uitgangspunt van openbare publieke informatie en voor de archivering is het wenselijk een compleet overzicht te hebben van dossiers waar geheimhouding op van toepassing is. Binnen de ambtelijke organisatie zijn voor de besluitvorming standaard teksten opgesteld (zie ook de interne notitie Uitleg geheimhouding 2023) en opgenomen in het Zaaksysteem. Hiermee kan jaarlijks digitaal een lijst gegenereerd worden met informatie en besluiten waar geheimhouding op rust. Hiermee blijft een compleet overzicht beschikbaar. Deze lijst kan dan jaarlijks gecontroleerd worden of de geheimhouding alsnog actief opgeheven kan worden en indien noodzakelijk voor besluitvorming aan de bestuursorganen raad, college en burgemeester voorgelegd worden.

Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. 3

Communicatie Bij dit besluit is alleen interne communicatie van toepassing. Voor de wettelijke wijziging over het opleggen van geheimhouding en delen van geheime informatie is geen overgangsrecht van toepassing. De artikelen uit de Gemeentewet zijn per 1 april 2023 van dwingend recht.

Vervolgstappen Na besluitvorming gemeenteraad wordt de Verordening delen van informatie onder geheimhouding Midden-Delfland 2023 gepubliceerd. Interne procedures worden iets aangepast te worden aan de gewijzigde regelgeving. Hiervoor is bijgevoegde interne notitie 'Uitleg geheimhouding 2023' de basis.

Reactie college op commissiebehandeling

4