COMM rv Aanpassingen lokale regelgeving in verband met de rechtmatigheidsverantwoording

Datum

7 november 2023

Nummer

2023-14-

Datum commissievergadering 28 november 2023 Datum raadsvergadering

12 december 2023

Oplegger Zaaknummer

520199

Onderwerp

Aanpassingen lokale regelgeving in verband met de rechtmatigheidsverantwoording

Portefeuillehouder

F.A. Voskamp

Uiterste behandeldatum (met toelichting)

12-12-2023 De verordeningen en het normenkader moeten uiterlijk 31 december 2023 vastgesteld worden door de gemeenteraad.

Eerdere besluitvorming

-

Samenvatting voorstel

Sinds 1 januari 2023 is niet langer de accountant, maar het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dat wil zeggen dat het college moet kunnen aantonen dat de financiële beheershandelingen voldoen aan de spelregels in externe en interne wet- en regelgeving. De raad stelt hiervoor de kaders en controleert of het college binnen de kaders handelt. Concreet betekent dit dat een tweetal gemeentelijke verordeningen moeten worden aangepast. Ook dient de raad het Normenkader 2023 (overzicht van de relevante externe en interne regelgeving) vast te stellen.

Beslispunten

De gemeenteraad besluit om: 1. De Financiële verordening Midden-Delfland vast te stellen. 2. De Financiële verordening gemeente Midden-Delfland 2019 en de Nota reserves en voorzieningen gemeente Midden-Delfland 20192022 in te trekken. 3. De Controleverordening Midden-Delfland vast te stellen. 4. Het Normenkader 2023 vast te stellen. 5. De Reserve Jeugd, de Reserve Liquidatiesaldo Stadsgewest Haaglanden en de Reserve beheer openbare ruimte in te trekken.

Bijlage(n)

• • • •

Financiële verordening Midden-Delfland Controleverordening Midden-Delfland Tabel met toelichting op het ontwerpbesluit Financiële verordening Normenkader 2023

Advies commissie

Raadsbesluit

o Akkoord / o Niet akkoord Opmerking:

Datum van besluit gemeenteraad:

A. de Vos griffier

Drs. A.P.J. van Hemmen voorzitter

Inleiding Sinds 1 januari 2023 is niet langer de accountant, maar het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dat wil zeggen dat het college moet kunnen aantonen dat de financiële beheershandelingen voldoen aan de spelregels in externe en interne wet- en regelgeving. De raad stelt hiervoor de kaders en controleert of het college binnen de kaders handelt. Concreet betekent dit dat een tweetal gemeentelijke verordeningen moeten worden aangepast. Ook dient de raad het voorlopig normenkader (overzicht van de relevante externe en interne regelgeving) voor 2023 vast te stellen.

Beoogd maatschappelijk effect Vaststelling van de betreffende verordeningen en het normenkader maakt dat wij beschikken over (lokale) wet- en regelgeving waarin de regels voor het financiële beleid, alsmede het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie voor de gemeente weer actueel, helder en goed leesbaar zijn.

Argumenten 1.

Met de nieuwe Financiële verordening en Controleverordening is de lokale wetgeving in lijn met de landelijke wetgeving. De Financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet) en de Controleverordening (ex artikel 213 Gemeentewet) zijn aangepast. Daarbij zijn de nieuwe bepalingen in de Modelverordeningen van de VNG vrijwel geheel gevolgd. De kern van de nieuwe bepalingen zit hem in de bepaling van de verantwoordings- en rapporteringsgrens en de concretisering van de drie rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. De beide verordeningen zijn voorgelegd aan de accountant en akkoord bevonden. Door vaststelling van de Financiële verordening stelt de gemeenteraad de verantwoordingsgrens te bepalen op 1% van de begrotingsuitgaven. Dat is de grens waarboven afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze 1% is een percentage dat nu ook wordt gehanteerd door de accountant, wat haalbaar is in de organisatie en wat door de meeste gemeenten wordt toegepast. Wij stellen de raad voor de rapporteringsgrens te bepalen op € 50.000. Dat is de grens waarboven individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden worden gerapporteerd en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Ook deze rapporteringsgrens wordt momenteel gehanteerd bij de accountantscontrole. Verder is een drietal artikelen opgenomen die nader ingaan op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik. Dat zijn de drie criteria waar het om draait bij de rechtmatigheidsverantwoording. Voor het begrotingscriterium (artikel 11) zijn de bepalingen opgenomen wanneer er sprake is van een onrechtmatigheid en wanneer niet. Het voorwaardencriterium (artikel 10) gaat in op het verplichte karakter van het 2

normenkader. Artikel 12 bepaalt dat het college beheersmaatregelen treft ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Ook de Controleverordening is gewijzigd. Ook hier is voor het overgrote deel aangesloten op de modelverordening van de VNG. De voornaamste wijziging zit in artikel 5 van de Controleverordening (was artikel 3 in de Controleverordening uit 2006). In artikel 5, lid 1 is de rechtmatigheidsverantwoording toegevoegd onder de verantwoordelijkheden van het college. In dit artikel zijn in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording ook lid 5,7 en 8 toegevoegd. 2. Actualisatie van de Financiële verordening gaf de mogelijkheid enkele aanpassingen (initiatief gemeente) door te voeren. Bij alle artikelen van de nieuwe Financiële verordening is de tekst geactualiseerd conform de VNGmodelverordening en qua begrijpelijk juridisch schrijven/helder taalgebruik. Bijgevoegde ‘Tabel met toelichting op het ontwerpbesluit Financiële verordening’ geeft een artikelsgewijs overzicht van de wijzigingen in de Financiële verordening. De Nota reserves en voorzieningen gemeente Midden-Delfland 2019-2022 wordt ingetrokken door vaststelling van de Financiële verordening. Deze nota had een groot beschrijvend karakter. De relevante artikelen uit de nota zijn daarom geïntegreerd in de Financiële verordening.

Het beschrijvende deel uit de nota is opgenomen in de Toelichting bij de Financiële verordening Midden-Delfland. Verder hebben we in de bijlagen bij de Financiële verordening enkele wijzigingen doorgevoerd. In bijlage 1. Afschrijvingstermijnen is de termijn voor kantoorautomatisering verkort van 5 naar 3 jaar. Voor Beschoeiingen is de termijn verlengd van 15 naar 30 jaar en voor damwanden van 25 naar jaar. Dit alles op basis van nieuwe inzichten door ervaringscijfers. De aanpassing hiervan op de huidige (geraamde) investeringen verwerken wij binnen de P&Ccyclus 2024. Bijlage 2. Overzicht reserves en voorzieningen hebben we geactualiseerd naar de huidige situatie. Voor drie reserves doen we (zie besluitpunt 5) het voorstel deze bij gebrek aan saldo in te trekken. 3. De relevante wet- en regelgeving is in beeld en actueel. Om te kunnen vaststellen of er rechtmatig is gehandeld, moet in beeld zijn welke wetten en regels er gelden. Met wet- en regelgeving wordt bedoeld de spelregels in externe wetten e.d. maar ook de bepalingen in gemeentelijke verordeningen. Het geheel is opgenomen in het normenkader 2023. Het vaststellen van het normenkader door de raad is inmiddels een wettelijke verplichting. Tot 2023 volstond vaststelling door het college en toezending aan de gemeenteraad.

Kanttekeningen N.v.t.

Financiën N.v.t.

Communicatie en participatie N.v.t. Het betreft hier interne wet- en regelgeving.

Vervolgstappen De verordening worden op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt, waarna ze in werking treden. Via de rechtmatigheidsverantwoording in de Jaarrekening 2023 legt het college verantwoording af of de financiële beheershandelingen voldeden aan de spelregels in externe en interne wet- en regelgeving. 3

Reactie college op commissiebehandeling

4