COMM Beantw vragen fractie CDA.docx

Beantwoording vragen vanuit fracties Fractie en agendapunt

CDA Verordening delen van informatie onder geheimhouding (Openbare commissie 19-06; punt 8)

INBRENG FRACTIE CDA 1 Kunnen commissieleden, gezien ze ook de eed/belofte hebben afgelegd, raadstukken inzien die onder de geheimhouding vallen? 2 Wordt er bij de primaire besluitvorming zowel een tijdelijkheid van de geheimhouding vastgelegd voor zowel het opleggen van geheimhouding als het delen van geheime informatie? 3 Kan er een lijst gegenereerd wordt met informatie en besluiten waar momenteel geheimhouding op rust? Reactie college

1. De wijziging van de Gemeentewet maakt het mogelijk om informatie waar geheimhouding op is gelegd te delen met de ‘burger’ commissieleden. Dit is in de verordening geregeld door het van rechtswege delen van informatie met een commissie artikel 82 Gemeentewet, de zogenaamde ‘raadscommissie’. Dit volgt uit de begripsbeschrijving in artikel 1, onder d, in combinatie met artikel 2 van de verordening. Het betreffen alleen die geheime stukken aan de raad, die relevant zijn voor de werkzaamheden waarmee die commissies mee zijn belast (laatste volzin van artikel 2, lid 1). 2. In de primaire besluitvorming wordt zoveel mogelijk een termijn vastgesteld waarbinnen de geheimhouding op de informatie ligt. Aan het delen van de geheime informatie is geen termijn te koppelen, daar meestal niet bekend is in welke fase van het besluitvormingsproces een derde partij die informatie nodig heeft. Voor het delen van de informatie gelden de regels uit de Verordening in combinatie met de Gemeentewet en de Wet open overheid. Na verloop van de opgelegde termijn is de informatie openbaar en kan die zonder de restricties van de geheimhouding gedeeld worden. 3. Enkele jaren geleden is op verzoek van fractie Mijn Partij een overzicht gemaakt van al de stukken waar destijds geheimhouding op rustte (te vinden in Ibabs op 12-2-2019 agendapunt 10). Dat heeft een doorlooptijd van ongeveer een jaar gehad.

Sindsdien wordt bij het opleggen van geheimhouding door het college ook een einddatum gekoppeld aan de geheimhouding. In de praktijk betekent dat, dat er tijdelijk geheimhouding rust op zaken zoals toekennen van een oorkonde (tot aan het uitreiken), of het ingaan van een onderhandeling (tot aan de afronding van de onderhandeling/koop), gegevens van grexen (tot het afsluiten van de grex), de inhoud van een brief (totdat deze is verstuurd aan de betrokkenen). Het is niet eenvoudig om van de zaken waar op dit moment geheimhouding op rust een overzicht te maken. Dit is niet in te regelen omdat vaak de exacte datum van opheffen van de geheimhouding nog niet bekend is. Door onze werkwijze zijn de zaken waar geheimhouding op echter wel altijd actueel. De geheimhouding loopt tenslotte niet nodeloos door maar vervalt vanzelf. Hopelijk bent u met deze werkwijze tevreden en ziet u ervan af om wederom een lijst te laten maken. In bijlage 3 ‘uitleg geheimhouding’ is onze werkwijze als werkinstructie uitgewerkt tav dit proces.