COMM Accountantsverslag 2022.pdf

Accountantsverslag 2022 Gemeente Midden-Delfland

Concept d.d. 6 juni 2023 – onder voorbehoud van het volgende: • •

De review door Baker Tilly en PwC op de gecontroleerde verantwoording Jeugdhulp 2022 (SbJH) van de GAD Den Haag moet nog plaatsvinden. Voorbehouden gelden specifiek voor rode teksten

Aan de gemeenteraad van gemeente Midden-Delfland Postbus 1 2636 ZG SCHIPLUIDEN

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2022

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Midden-Delfland is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 8 juni 2023 hebben wij dit accountantsverslag afgestemd met uw teammanager Financiën, uw coördinator Jaarrekening, de directeur Bedrijfsvoering en de wethouder Financiën. Op 15 juni 2023 is dit accountantsverslag besproken met de Auditcommissie.

Datum DATUM 2023

Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op DATUM 2023 een goedkeurende controleverklaring voor zowel het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid afgegeven.

Kenmerk 312019002.23.221

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ... 4

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat ............................. 9

Wouter Kalkman 06 – 2127 2977 wkalkman@psa-ra.nl Rashadell Varlack 06 – 23058971

3. Bevindingen eindejaarscontrole ......................... 15 4. Interne beheersing ............................................ 23 5. Overige aangelegenheden ................................. 28 6. Verplichte tabel SiSa .......................................... 37

rvarlack@psa-ra.nl

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 12 september 2022 (kenmerk 312019002.22.250) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Midden-Delfland. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), met het door de gemeenteraad op 20 december 2022 ter kennisgeving aangenomen ‘Normenkader 2022’ (zaaknummer 289972) en in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben is gebaseerd op de maximaal toe te passen marges voor de Materialiteitsbepaling is bepaald overeenkomstig de accountantscontrole, zoals deze zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). Bij onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij daarom de volgende goedkeuringstoleranties gehanteerd: aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2022

Bron: concept jaarrekening 2022 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

€ 565.000

Onzekerheden

€ 1.695.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 50.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 4

Risico’s voor deze jaarrekening ▪ Waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden). ▪ De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. ▪ Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018. ▪ De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen. ▪ Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb). ▪ “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlestandaarden en is niet uniek voor de gemeente Midden-Delfland. ▪ De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. ▪ Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: Wmo) en de Jeugdwet. ▪ De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening.

Risico’s voor de komende jaarrekeningen ▪ De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (vanaf boekjaar 2023). ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 5

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd bij het onderwerp naleven van de regels rond de Europese balansmutaties, zijn aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde rechtmatig tot stand crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is gekomen nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor alle gecontroleerde dossiers de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Op het programma 6, Economische- en sociale zaken (€ 77.000) en op het programma 7, Ruimtelijke ordening, ontwikkeling en volkshuisvesting (€ 1.414. 000) is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Daarnaast is sprake van een beperkte overschrijding op het investeringskrediet Kadeverbeteringsproject Schipluiden - wegen (2022) van € 83.000. Hier komen wij in hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag op terug. De geconstateerde afwijkingen passen binnen de daarvoor geldende materialiteitsmarges.

Onze conclusie is daarom dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2022.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Midden-Delfland. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het het BBV toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Midden-Delfland zijn uiteengezet in de jaarstukken 2022 in onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, specifiek bij het uitvoeren van de zogenoemde voortgezette controle op het inkoopboek 2023, hebben wij afwijkingen geconstateerd. Uw gemeente heeft kosten verantwoord in het boekjaar 2023 terwijl deze kosten (deels) betrekking hebben op boekjaar 2022, maar waarvoor geen verplichting was opgenomen in de administratie 2022.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 6

De geconstateerde afwijkingen zijn door uw gemeente gecorrigeerd in de administratie 2022, echter rapporteren wij voor de resterende (niet-gecontroleerde) massa een maximale fout van € 60.000. Hier komen wij in hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag op terug. De door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarstukken 2022 van gemeente Midden-Delfland een getrouw beeld geven van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva op 31 december 2022 in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (ter kennisgeving aangenomen door de gemeenteraad op 20 december 2022). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 7

2.

Financiële positie en resultaat

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 8

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten in 2022 bedraagt € 0,2 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 0,6 miljoen aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2022 € 0,8 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

68,4

64,4

64,7

63,1

65,9

Herrubricering per 1/1/2019 Tussentijdse resultaatbestemming

3,5 -/- 0,6

2,6

-/- 2,3

-/- 1,8 -/- 2,6

Gerealiseerd resultaat

0,8

1,4

1,9

-/- 0,1 -/- 0,2

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

0,2

4,0

-/- 0,4

-/- 1,9 -/- 2,8

Eigen vermogen per 31 december

68,6

68,4

64,4

64,7

63,1

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 38% van het balanstotaal (op 1 januari 2021 39% van het balanstotaal).

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 9

In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting. Onderstaand hebben wij het verloop van uw eigen vermogen weergegeven:

Eigen vermogen op 31 december (keer € 1.000) 70.000 68.000 66.000 64.000

62.000 2018

2019

2020

2021

2022

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2022 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 35% en op basis van de jaarrekening 2022 bedraagt de solvabiliteit 38%. De solvabiliteit is derhalve 3 procentpunten hoger dan begroot. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2022 ongeveer op het niveau van alle gemeenten van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2021: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten kleiner dan 25.000 inwoners Pijnacker-Nootdorp Westland Rijswijk Delft

Solvabiliteit 2021 38% 44% 38% 56% 36% 24% 40%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 10

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Exploitatieresultaat (in € 1. 000) Totale baten

52.246

Totale lasten

52.021

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (voordelig)

225

Af: toevoegingen aan reserves

5.151

Bij: onttrekkingen uit reserves

5.725

Saldo mutaties reserves (per saldo onttrekking)

574

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

799

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een boekjaarjaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het boekjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Het overzicht van baten en lasten over 2022 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 0,2 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 1,3 miljoen. Dit is een voordeel van € 1,1 miljoen. Het gerealiseerd resultaat ad € 0,8 miljoen voordelig is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 11

Het voordelige saldo van baten en lasten 2022 (resultaat vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald op burgemeester en € 4,0 miljoen. wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft uitstekend om de een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen.

Daarbij wordt een doorlopend inzicht onderkende risico’s af te gegeven in de grootste risico’s (qua kans en financiële impact) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn kunnen dekken verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s. Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit (risico-omvang) van afgerond € 1,7 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 4,0 miljoen. De weerstandsratio bedraagt 2,4 en is naar de mening van het college van burgemeester en wethouders uitstekend. Een weerstandsratio tussen de 1,0 en 1,4 wordt door uw college als ‘acceptabel’ gekwalificeerd. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat de gewenste weerstandscapaciteit, de weerstandscapaciteit en de weerstandsratio niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 12

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 13

3. Bevindingen eindejaarscontrole Een goede oplevering voor de start van de controle

Bij de start van de controle van de jaarrekening 2022 op 24 april 2023 waren de concept jaarstukken 2022 gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was volledig. Ten opzichte van vorig jaar heeft uw gemeente wederom stappen gezet in het proces van samenstellen van de jaarstukken. Het zelflerend vermogen bij het proces samenstellen jaarstukken is ruim voldoende. Na de start van de controle van de jaarrekening 2022 hebben wij de volledige en constructieve, prettige medewerking van uw organisatie gehad. Wel zijn er diverse correcties doorgevoerd in de concept-jaarrekening.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Midden-Delfland betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: ▪ ▪

▪ ▪ ▪

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn? Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2022 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig heeft het college de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden verwerkt.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 15

In exploitatie genomen gronden De portefeuille van de in exploitatie genomen bouwgronden bij uw gemeente is relatief groot. De totale boekwaarde per 31 december 2022 bedraagt € 5 miljoen. Uw gemeente heeft een aantal projecten waarop positieve resultaten worden verwacht en een aantal projecten waarop een verlies wordt voorzien. In 2022 is € 1,2 miljoen (2021; € 3,85 miljoen) tussentijdse winst genomen op basis van de ‘percentage of completion methode’. Deze winsten komen voort uit de projecten Kreekzone (€ 37.000), het project Vastgoedzonde Den Hoorn (€ 819.000) en het project Hooipolder (€ 365.500). Naar aanleiding van de actualisatie in 2022 zijn de voorziene verliezen op een aantal projecten verhoogd. De toevoegingen aan de voorzieningen in 2022 is in totaal ongeveer € 1 miljoen. De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor. In de huidige portefeuille van bouwgronden in exploitatie verwacht uw gemeente de komende jaren nog € 11,4 miljoen (2021: 11,8 miljoen) aan kosten te maken en moet er nog voor € 17,4 miljoen (2021: 19,1 miljoen) aan opbrengsten worden gerealiseerd.

De meeste kosten zijn nog te realiseren binnen de projecten Kreekzone (€ 1,1 miljoen), Keenenburg V (€ 3,2 miljoen), Centrum Den Hoorn (€ 2,5 miljoen), Ruimte voor ruimte (€ 2,1 miljoen) en Woudselaan (€ 1,4 miljoen). De meeste opbrengsten zijn nog te realiseren bij de projecten Keenenburg V (€ 4,9 miljoen), Woudselaan (€ 4 miljoen), Centrum Den Hoorn (€ 3,3 miljoen) en Ruimte voor ruimte (€ 2,7 miljoen). Uw gemeente heeft hiermee een gevarieerde portefeuille met diverse projecten van middelgrote omvang. Risicoanalyse en controleaanpak Wij controleren de waardering van de grondexploitaties aan de hand van een risicoanalyse. In deze analyse betrekken wij de omvang van de nog te realiseren kosten en opbrengsten, de looptijd van de projecten, afwijkingen van het MPG ten opzichte van eerdere jaren, het effect van de parameters, programmering, winstnemingen en verliesvoorzieningen. Op basis van onze werkzaamheden kwalificeren wij de volgende onderdelen het meest risicovol: ▪

▪

Het project Keenenburg V kent een hoge prognose van kosten en opbrengsten. Bij deze toekomstige baten en lasten is sprake van een hoge schattingsonzekerheid. Ook de fasering van het project speelt hierbij een belangrijke rol. Op dit moment is de gemeente bezig met de voorbereidingen voor een aanbesteding. Op dit project wordt een negatief resultaat verwacht van € 1,1. De gemeente heeft een verliesvoorziening gevormd voor dit project. Het risico voor de jaarrekening 2022 is hierdoor beperkt. Het project Centrumontwikkeling Den Hoorn kent ook een hoge prognose van kosten en opbrengsten. Daarnaast lopen momenteel verschillende juridische procedures rondom dit project, die mogelijk consequenties zou kunnen hebben op de waardering van dit project. Ook bij dit project geldt dat er sprake is van een negatieve eindwaarde (€ 1,3 miljoen). De gemeente heeft wederom een verliesvoorziening gevormd. Het risico voor de jaarrekening 2022 is daarom beperkt.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 16

Parameters Voor de stijging (indexatie) van de civieltechnische kosten (incl. sloop en sanering) wordt een parameter gehanteerd van 3,5% in 2023, 3% in 2024 en 2% voor 2025 en verder. Voor de indexatie van de plankosten is gerekend met 3% in 2023, 2,5% in 2024 en 2,0% in 2025 en verder. Voor de opbrengstenstijging wordt voor 2023, 2024 en 2025 een percentage van 1,5% gehanteerd. De gehanteerde parameters zijn gebaseerd op het advies van een extern deskundige en liggen in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn gevarieerd toegepast in de verschillende projecten. Winstnemingen In 2019 heeft de commissie BBV de ‘notitie grondexploitaties’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat voor winstneming de ‘percentage of completion methode’ moet worden toegepast. Hierbij geldt dat, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, er winst moet worden genomen. Voor toepassing van de POC-methode is het van belang dat het resultaat betrouwbaar kan worden ingeschat. Bovendien moet sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. De notitie grondexploitaties schrijft voor dat de winstnameberekeningen gebaseerd moeten worden op de actuele grondexploitaties. Uw gemeente heeft de POC-methode op een juiste manier toegepast.

Tussentijdse mutaties in de algemene reserve

Bij de controle is vastgesteld dat het binnen uw gemeente gebruikelijk is om het resultaat op basis van de begroting tussentijds te muteren in de algemene reserve. Het heeft niet de voorkeur van de commissie BBV om een resultaat bij begroting of tussentijds al te bestemmen en te muteren op de algemene reserve, omdat dit de transparantie niet ten goede komt. Het heeft de voorkeur om alleen het (werkelijk) gerealiseerde resultaat per jaareinde te muteren op de algemene reserve op grond van de door de raad vastgestelde resultaatbestemming.

Geen onrechtmatigheid uit het niet volgen Europese aanbestedingsregels

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Wij hebben derhalve geen rechtmatigheidsfouten geïdentificeerd (in 2021 ook geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd).

Er is geen sprake van begrotingsonrecht-

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 17

matigheid die doorwerkt in ons oordeel

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 52,6 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 52 miljoen aan gerealiseerde lasten in 2022. Dit is in totaal een onderschrijding van € 0,6 miljoen. Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 51,2 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 52,2 miljoen aan gerealiseerde baten in 2022. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op circa € 225.660 voordelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert.

Wij hebben geen overschrijdingen op de programma’s geconstateerd. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Wij hebben een beperkte overschrijding op het investeringskrediet Kadeverbeteringsproject Schipluiden - wegen (2022) van € 83.000 geconstateerd. Wij nemen deze begrotingsonrechtmatigheid mee in onze foutenevaluatie. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening, waarin een analyse van de (begrotings-) afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 is opgenomen.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 18

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat geen sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college van burgemeester en wethouders heeft voor 2022 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend voor een bedrag van € 0. Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of uw “grondbedrijf” door de ondernemerspoort gaat.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2022 stelden wij wel vast dat er geen sprake was van een (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 19

Onzekerheden PGB Jeugd & ZIN Jeugd (niet gecontracteerd via het servicebureau)

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van Jeugdhulp (ZIN), die niet via het servicebureau worden gecontracteerd, zijn geleverd kan worden vastgesteld via de verantwoording van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Jeugd boven een bepaald grensbedrag een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling vereist. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Door het ontbreken van (goedkeurende) controleverklaringen bij geleverde zorg resteert een bepaalde massa waarbij geen zekerheid kan worden verkregen over de geleverde prestaties. Hierdoor resteren er onzekerheden in het kader van de uitvoering van de Jeugdwet. Het betreft de volgende populaties: Transactiestoom PGB Jeugd Jeugd (niet gecontracteerd via het servicebureau) Totaal onzekerheid

Bedrag € 225.000 (afgerond) € 54.000 (afgerond) € 279.000

Voor de Wmo-bestedingen en PGB Wmo heeft uw gemeente zelf werkzaamheden verricht om de juistheid en zorgprestatie vast te stellen. Deze werkzaamheden hebben tijdens onze controlewerkzaamheden beoordeeld. Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd.

Het toepassen van de juiste De juiste afgrenzing van de kosten is een belangrijke aandachtspunt voor uw gemeente. Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden, met name bij het uitvoeren van de voortgezette controle van het inkoopboek 2023, hebben wij afgrenzing van kosten

afwijkingen geconstateerd. Deze afwijkingen zien toe op het verantwoorden van kosten in het boekjaar 2023 terwijl deze kosten (deels) betrekking hebben op boekjaar 2022. Op basis van de omschrijving op de factuur is het voor uw gemeente niet (altijd) te herleiden of deze kosten betrekking hebben op boekjaar 2022 en/of 2023. De geconstateerde afwijkingen zijn door uw gemeente gecorrigeerd in de administratie 2022, echter hebben wij voor de resterende massa die wij niet hebben gecontroleerd een maximale fout van € 60.000 meegenomen in de foutenevaluatie: Transactiestroom Totale populatie te controleren Populatie gecontroleerd (afwijkingen zijn gecorrigeerd door de gemeente) Populatie niet gecontroleerd Maximale fout (geprojecteerd)

Bedrag € 2,2 miljoen € 1,7 miljoen € 0,5 miljoen € 60.000

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 20

Onzekerheid met betrekking Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder Single information, Single audit (SiSa) vallen. Wij doen tot de SiSadit met een tabel, die in overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa ook opgenomen moet worden bijlage (regeling D14) als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘Verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Voor de SiSa-regeling D14 ‘Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen’ hebben wij een bedrag ad € 52.500 als onzeker meegenomen in het tabel. De gemeente heeft naast facturen ook interne uren van het maatschappelijk team verantwoord als subsidiabele kosten. Echter hebben wij geen controle-informatie ontvangen van uw gemeente om de juistheid en rechtmatigheid van deze kosten vast te stellen.

M&O-beleid inzake de Wet Inburgering 2021 niet formeel vastgesteld

In de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2022 is opgenomen dat de accountant als onderdeel van de jaarrekeningcontrole de opzet, bestaan en werking van het beleid ter bestrijding van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (hierna: M&O-beleid) met behulp van IB-signalen beoordeelt. Uw gemeente heeft in 2021 een M&O-beleid opgesteld en besteed expliciete aandacht voor de procedure rondom de signalen van het Inlichtingenbureau (IB-signalen). Op 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door uw gemeente. Van uw gemeente wordt verwacht, dat in aanvulling op het bestaande M&O-beleid, specifiek aandacht wordt besteed aan de Wet Inburgering 2021. Van de externe accountant wordt verwacht dat zij de opzet van het M&O-beleid van de gemeente inzake de Wet Inburgering controleert of het toereikend is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers stellen wij vast dat uw gemeente over een M&O-beleid beschikt, echter blijkt dat er geen sprake is van een formeel vastgesteld M&O-beleid specifiek voor de Wet Inburgering 2021. Wij hebben de opzet en bestaan derhalve niet vastgesteld.

Normenkader 2023 moet door uw gemeenteraad worden vastgesteld

In de Kadernota rechtmatigheid 2023 is bepaald dat gemeenten met ingang van boekjaar 2023 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad. Over boekjaar 2021 is het normenkader ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad. Voor het normenkader 2022 is dat akkoord. Voor 2023 is het van belang dat u het normenkader 2023 vaststelt.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 21

4.

Interne beheersing

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 22

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Op 2 februari 2023 hebben wij de managementletter 2022 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met het management en met de Auditcommissie. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan. controle

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 23

Op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording 2023

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.

▪

In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 24

▪

De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o

o

De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.

▪

De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.

▪

De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2023. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023.

▪

Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed.

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 25

raad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de inrichting van de organisatie en de inzet van medewerkers. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Uw accountant is dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college. Wij adviseren dan ook om samen op te trekken met uw accountant om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt en dat door goede afspraken aan de voorkant de accountant zou kunnen volstaan met een marginale review achteraf. De manier waarop u nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. U bent bezig met het zetten van de noodzakelijke vervolgstappen. In dit kader hebben wij in de managementletter de volgende tabel opgenomen. Stappen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023

Gereed

Onderhanden

Voorbereiden besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens en normenkader) Uitwerking rechtmatigheidscriteria en het opstellen van een intern controleplan In kaart brengen relevante wet- en regelgeving en het doorvertalen naar een zichtbaar uitgewerkt toetsingskader Uitvoeren (fraude)risicoanalyse inclusief risico’s ten aanzien van de financiële verslaggeving en rechtmatigheid (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan). Aanpassen van de verordeningen 212 en 213 Relevante beheersmaatregelen identificeren en kritisch beoordelen van de processen Bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en actualiseren van werkprogramma’s.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 26

5.

Overige aangelegenheden

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 27

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestiging van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. DATUM 2023.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van onze bevindingen in hoofdstuk 3 van dit rapport.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 28

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met de directie en het financieel management van de gemeente Midden-Delfland, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht.

Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Tot slot merken wij op dat het college nog niet beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse. Wij hebben van uw gemeente een risicoregister ontvangen dat wordt gebruikt voor de begroting en jaarrekening. Frauderisico’s zijn hier een onderdeel van. Wij zien een aantal verbeterpunten ten aanzien van de wijze waarop de frauderisico’s zijn uitgewerkt en adviseren u de risico’s concreter uit te werken. Hierdoor zijn ook specifieke beheersmaatregelen te benoemen, waarbij wij adviseren deze uit te werken aan de hand van de 6-W’s. Vervolgens adviseren wij u de frauderisico’s en de genomen beheersmaatregelen specifiek te bespreken met college en gemeenteraad (auditcommissie). Tevens is het belang dat de geïdentificeerde beheersmaatregelen zichtbaar worden getoetst.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan., inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 29

Uren geraamd

Tekenend accountant

124

Uren besteed tot en met 31 mei 2023 82

Overige teamleden

496

642

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2022 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 7 februari 2023 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Midden-Delfland in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: ▪ Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. ▪ Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants. ▪ Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. ▪ Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.

CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 30

▪ ▪

▪

▪

De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de auditcommissie te raadplegen. Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Midden-Delfland, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente Midden-Delfland of een bij de gemeente Midden-Delfland betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en CONCEPT VOOR BESPREKING VAN 8 JUNI - 312019002.23.221 - 31