Bestuurlijke verantwoording WOZ Midden-Delfland 2022 ENSIA (1).pdf

Informatiebeveiliging (BIO)

BRP

Reisdocumenten

Suwinet

DigiD

BAG

BGT

BRO

WOZ

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022

Kenmerk: Datum vaststelling door College van B&W:

WOZ-rapportage ENSIA 2022

308848 BV2 25 april 2023

Gemeente Midden-Delfland

Pagina 1 van 6

Inhoudsopgave Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ ....................................................................................... 3 Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022 ............................................................... 3 Bijlage ..................................................................................................................................................... 4

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Midden-Delfland

Pagina 2 van 6

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022 Gemeenten en uitvoeringsorganisaties zullen bij de interne beheersing van risico’s in het WOZ-proces voldoende aandacht moeten hebben voor de beheersing van geautomatiseerde systemen. Beheersingsaspecten die te maken hebben met architectuur, informatiebeveiliging, continuïteit, beschikbaarheid en algemene IT-beheersingsmaatregelen, moeten voldoende worden beheerst. Door maatschappelijke ontwikkelingen op het terrein van de verwachte privacybescherming en minimale beveiligingsmaatregelen en door veranderende visie op de voor een gemeentelijke organisatie gewenste architectuur vergen deze aspecten mee-ontwikkelende beheersingsmaatregelen. Bij de WOZ speelt de tegenstelling tussen enerzijds de maatschappelijke behoefte aan WOZ-waarden en WOZ-gegevens van hoge kwaliteit met de mogelijkheid tot inbreng van gegevens door belanghebbenden en anderzijds de behoefte aan privacybescherming bij burgers.

De Staatssecretaris van Financiën roept in een brief aan de Tweede Kamer (reactie op WODC-rapport over no cure no pay) gemeenten op om meer ruimte te bieden aan burgers om op laagdrempelige wijze gegevens uit de WOZ-administratie te controleren en aan te vullen, Dit vergt adequate aandacht niet alleen voor functionaliteit gericht op digitale dienstverlening, maar juist ook voor informatieveiligheid en een eigentijdse informatie-architectuur. Kortom aandacht voor investeringen in de vernieuwing van automatiseringssystemen.,

In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de WOZ-vragenlijst zoals deze binnen ENSIA zijn ingevuld voor uw organisatie samengevat. Onder het kopje “achtergrond” leest u meer over het betreffende aspect en hoe u dit, indien nodig, kunt verbeteren. Onderwerp

Conclusie score

Achtergrond

1.Naleving BIO

Score

De BIO is nog niet (volledig) geïmplementeerd in de organisatie, er worden daarom op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Ook voor de WOZ-systemen moet door de organisatie bekeken zijn, welke BIO-controls nodig zijn. De naleving van deze controls dient periodiek gecontroleerd te worden en de resultaten van deze beoordeling, in hoeverre de WOZ-systemen binnen de organisatie aan de BIO voldoen, dienen beschikbaar te zijn.

2. Ontwikkelingen BIO

Er worden op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Elke gemeente en gemeentelijke uitvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de BIO. In de BIO zijn diverse controles verplicht voorgeschreven.

3. Common Ground

Er zijn nog geen stappen gezet in de richting van een common ground conforme informatie-architectuur voor de WOZ.

Met Common Ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer inrichten. Zodat ze op een moderne en flexibele manier kunnen inspelen op maatschappelijke opgaven.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Midden-Delfland

Pagina 3 van 6

Onderwerp

Score

Conclusie score

Achtergrond

4. Ontwikkelingen koppelvlakken

Er wordt nog gebruik gemaakt van kop- De Stuf-TAX bestandsuitwisselingen voldoen pelvlakken op basis ASCII-bestanden niet meer aan de hedendaagse eisen die ge(Stuf-TAX) voor de communicatie tus- steld worden aan informatiebeveiliging. De uitsen de diverse applicaties voor de wisseling van data dient plaats te vinden door WOZ-uitvoering. middel van beveiligd berichtenverkeer.

5. Inzicht in koppelvlakken

Tussen de applicaties die de uitvoering Een volledig overzicht van de verschillende van de WOZ-processen ondersteunen koppelvlakken / interfaces is van belang voor vindt interactie plaats. Er is een vollehet beheer hiervan. dig overzicht van de onderlinge relaties tussen deze systemen.

6. Externe systemen

Er is onderzocht of de verschillende Gemeenten moeten verifiëren of de gegevens geautomatiseerde systemen informatie in de LV WOZ nog overeenkomen met die van juist delen met externe systemen zoals de gemeentelijke Basisregistratie WOZ. bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) en MijnOverheid.

7. Interne systemen

Er zijn audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken.

8. Beschikbaarheid managementinformatie

Op terrein van de beheersing van infor- Interne beheersing is uitsluitend mogelijk wanmatieveiligheid conform BIO is voor de neer er inzicht is in de mate waarin de beheerWOZ-uitvoering de gewenste manage- singsdoelen zijn bereikt. ment informatie beschikbaar.

9. Ontwikkelingen managementinformatie

Op terrein van de beheersing van infor- Interne beheersing is uitsluitend mogelijk wanmatieveiligheid conform BIO en van neer er inzicht is in de mate waarin de beheersynchronisatie met externe systemen is singsdoelen zijn bereikt. voor de WOZ-uitvoering de gewenste management informatie beschikbaar.

Om te waarborgen dat de informatie op een consistente wijze wordt gebruikt en verwerkt, is het belangrijk dat ook de consistentie van de gegevensverwerking regelmatig wordt beoordeeld.

In de bijlage zijn de complete vraagteksten en de namens uw organisatie opgegeven antwoorden en aanvullende toelichtingen terug te vinden. Hieronder vindt u welke conclusies uw WOZ-specialist heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering binnen uw organisatie en welke verbetermaatregelen in 2022 reeds zijn getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZ-uitvoering. Conclusies Verbetering is nodig voor brongegevens uit de KVK, automatische controle gegevens LV WOZ, en upgrade van de applicatie nodig om bij te blijven met de huidige ontwikkelingen. De benodigde upgrade van de applicatie is aangeschaft. Helaas kan Centric hier pas in 2024 mee van start gaan en hopen wij begin 2025 over te zijn. Verbetermaatregelen De planning was de genoemde verbeterpunten in 2022 te laten implementeren, onze software leverancier heeft echter aangegeven dat dit q1 2024 gaat worden. Voor die tijd wordt er aan de softwareleverancier opdracht gegeven om de software te updaten naar de laatste versies, waardoor de uitval bij synchronisatie met de externe systemen gereduceerd wordt. De laatste versies zijn inmiddels geplaatst en de opdracht voor het oplossen van foutmeldingen wordt momenteel uitgevoerd.

Door de invullers (ENSIA-coördinator en/of WOZ-specialist) worden de volgende aanbevelingen gedaan: Dat de gewenste verbeterpunten daadwerkelijk in q1 2024 geïmplementeerd gaan worden. Toezien op implementatie BIO. Dit is mede van belang omdat de huidige software na deze periode niet meer ondersteund wordt.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Midden-Delfland

Pagina 4 van 6

Bijlage Vraag

Antwoord

1. Worden er controles uitgevoerd of de BIO wordt nageleefd voor de WOZ-uitvoering?

Nee, de BIO is nog niet volledig geïmplementeerd in de organisatie

Geef een korte toelichting hoe deze controles eruit zien of waarom de BIO niet of nog niet volledig is geïmplementeerd.

De uitwerkingsplannen op de verschillende processen moeten nog worden vastgesteld.

2. Zijn in 2022 de controles op naleving van de BIO voor de WOZuitvoering veranderd? Geef een korte toelichting hoe deze controles op naleving van de BIO zijn veranderd.

Nee Er worden op dit moment nog geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ

3. Zijn er in de loop van 2021/2022 stappen gezet in de richting van Nee, we volgen onze softwareleveraneen Common Ground conforme architectuur WOZ? cier(s) Geef een korte toelichting op de stand van zaken.

Wij conformeren ons aan de informatiearchitectuur van GEMMA. Ook Common Ground architectuur maakt daar deel vanuit. Als we dit kunnen starten voor de WOZ gaan we dit als project initieren. Dat is tot op heden nog niet gebeurd.

4. Zijn er in 2021/2022 veranderingen doorgevoerd in het gebruik van koppelvlakken binnen het WOZ-domein?

Nee, er wordt nog steeds gebruik gemaakt van een koppelvlak op basis ASCII-bestanden (Stuf-TAX) voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZ-uitvoering.

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord(en).

Stuf-TAX in communicatie met het taxatiebureau, en StUF woz 3.12 met LV WOZ. Bij de BRP gebruiken we StUF 3.10, gecombineerd met StUF 2.04

5. Heeft uw organisatie een volledig overzicht van de verschillende Ja koppelvlakken/interfaces tussen de diverse applicaties die de uitvoering van de WOZ-processen ondersteunen? Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

zijn in beeld bij Belastingen, staan ook in de architectuurplaat van Informatievoorziening

6. Zijn er in 2021/2022 systematische controles/audits uitgevoerd Ja, onderzoek door eigen medewerkers om te beoordelen of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen (als bijv. LVWOZ en de landelijke voorzieningen van de diverse basisregistraties)? Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

7. Zijn er in 2021/2022 systematische controles/audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken? (Tot de "interne" systemen rekenen we ook systemen die in service beheerd worden door een andere gemeente, door een dienstverlener, een cloud-oplossing of systemen die als SAAS beschikbaar zijn) Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Midden-Delfland

steekproef LV WOZ, en verwerken uitvallijsten geleverd door de Waarderingskamer. En steekproeven tussen Belasting applicaties, en controle juiste verwerking BRK Ja, onderzoek door eigen medewerkers

4WOZ, GISVG, Zaaksysteem

Pagina 5 van 6

8. Is vanuit de WOZ-systemen de gewenste managementinformatie/stuurinformatie beschikbaar voor de beheersing van informatieveiligheid conform BIO en de juistheid en volledigheid van synchroniseren met externe systemen? Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Ja

Vanuit 4WOZ kunnen dmv query's worden gemaakt die de gevraagde info leveren. En vanuit het Zaaksysteem kunnen overzichten van dossiers worden gemaakt

9. Zijn er in de loop van 2021/2022 stappen gezet om de gewenste Nee, de gewenste managementinformamanagementinformatie/stuurinformatie beschikbaar te krijgen? tie/stuurinformatie was al beschikbaar Verbetering is nodig voor brongegevens 10 Geef beknopt aan welke conclusies u, in het kader van de interne beheersing op basis van de stuurinformatie, heeft getrok- uit de KVK, automatische controle gegevens LV WOZ, en upgrade van de appliken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering. catie nodig om bij te blijven met de huidige ontwikkelingen.

11 Geef kort aan welke verbetermaatregelen u in 2022 heeft getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZ-uitvoering.

De planning was de genoemde verbeterpunten in 2022 te laten implementeren, onze software leverancier heeft echter aangegeven dat dit q1 2024 gaat worden. Voor die tijd wordt er aan de softwareleverancier opdracht gegeven om de software te updaten naar de laatste versies, waardoor de uitval bij synchronisatie met de externe systemen gereduceerd wordt.

12 Vul hier beknopt uw aanbevelingen aan het college/bestuur in.

Dat de gewenste verbeterpunten daadwerkelijk in q1 2024 geïmplementeerd gaan worden. Toezien op implementatie BIO.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Midden-Delfland

Pagina 6 van 6