B 23100 Plan van Aanpak Veilige vergunningen def

Veilige vergunningen Plan van aanpak

Opdrachtgever Arie Wijten, voorzitter Rekenkamer Midden-Delfland

Onderzoekers Jacques van Kempen Diana Boender

Definitief Juni 2023

Inhoud 1

OPZET ONDERZOEK...........................................................................................................3 1.1 Achtergrond en aanleiding ....................................................................................................3 1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen ........................................................................................3 1.3 Afbakening van het onderzoek ..............................................................................................3

2

UITVOERING ONDERZOEK ................................................................................................4 2.1 Gebruikte referenties en/of normen.......................................................................................4 2.2 Onderzoeksmethoden ...........................................................................................................4 2.3 Gegevensverwerking.............................................................................................................4 2.4 Rapportage............................................................................................................................4 2.5 Organisatie en communicatie ................................................................................................4 2.6 Planning op te leveren producten..........................................................................................5 2.7 Risico’s bij de uitvoering van het onderzoek .........................................................................5

BIJLAGE 1: NADERE VRAGEN.....................................................................................................6

2

Veilige vergunningen

Versie 1.0 - Definitief

1 Opzet onderzoek 1.1

Achtergrond en aanleiding Voor een aantal activiteiten dient door of namens de gemeente vergunning te worden verleend. Belangrijk onderdeel van die vergunning is de borging van veiligheid in brede zin (bezoekers, organisatie, omgeving, etc). In een gemeente met een compacte ambtelijke organisatie, zoals Midden-Delfland, kan het dienstbaar zijn om een kwetsbaar proces als het vergunningenproces periodiek te beoordelen op efficiency, effectiviteit en kwaliteit.

1.2

Doelstelling en onderzoeksvragen Doelstelling van het onderzoek is inzicht te krijgen in de mate waarin het vergunningenproces van de gemeente Midden-Delfland bijdraagt aan een veilige uitvoering van de activiteiten waarvoor een vergunning is aangevraagd. Aanvullend wil de rekenkamer, waar nodig, aanbevelingen geven ter verbetering van de veiligheid. De bijbehorende onderzoeksvragen zijn: 1. Op welke wijze borgt de gemeente Midden-Delfland in de praktijk een veilige uitvoering van de activiteiten waarvoor een vergunning moet worden aangevraagd. 2.

1.3

Wat is nodig om deze uitvoering waar nodig te verbeteren?

Afbakening van het onderzoek Het onderzoek richt zich niet alleen op het deelproces van vergunningverlening maar ook op de wijze waarop de bepalingen van de vergunningen worden gehandhaafd. Er wordt alleen gekeken naar vergunningen met een veiligheidsaspect. Vergunningen zonder dit aspect worden in het kader van dit onderzoek buiten beschouwing gelaten. Vergunningen, met name vergunningen voor evenementen, worden verstrekt aan derde-partijen. Voor een goede borging van de veiligheid is het van groot belang dat deze partijen bona fide zijn en veiligheid als vanzelfsprekend onderdeel in hun bedrijfsvoering hebben opgenomen. Om die reden kijkt de rekenkamer ook naar de inzet van het instrumentarium in het kader van de wet Bibob. Een groot deel van de vergunningen wordt namens de gemeente Midden-Delfland verstrekt door de Omgevingsdienst Haaglanden. Inzake de Omgevingsdienst wil de rekenkamer volstaan met een beoordeling van het werkplan op grond waarvan de gemeente Midden-Delfland de Omgevingsdienst aanstuurt bij de uitvoering van het vergunningenproces. Medewerkers van de Omgevingsdienst worden op voorhand niet geïnterviewd. Dat geldt ook voor de raadsleden van de gemeente Midden-Delfland. Naleving van de bepalingen van de Wet Poltiegegevens (Wpg) bij de verwerking van persoonsgegevens blijft buiten beschouwing in dit onderzoek.

3

Veilige vergunningen

Versie 1.0 - Definitief

2 Uitvoering onderzoek 2.1

Gebruikte referenties en/of normen Voor het verkrijgen van inzicht in de opzet en uitvoering van het vergunningenproces wordt onderscheid gemaakt in de deelprocessen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Voor elk van deze deelprocessen zijn in bijlage 1 (nadere vragen) opgenomen.

2.2

Onderzoeksmethoden Naast bestudering van de relevante documentatie (waaronder het werkplan voor de Omgevingsdienst Haaglanden, alsmede de verantwoordingsrapportages van deze dienst) zullen interviews worden gehouden met •

Ambtenaren die direct betrokken zijn bij het vergunningenproces

•

Bijzondere opsporingsambtenaren (BOA’s) belast met het toezicht en de handhaving

•

Optioneel: de heer Van Hemmen, burgemeester, verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid

•

Optioneel: de heer Voskamp, wethouder, portefeuillehouder voor recreatie

Tevens zullen uit de activiteitenkalender van de gemeente Midden-Delfland twee evenementen worden onderzocht waarmee, gezien de aard ervan, veiligheidsrisico’s zijn gemoeid. In het bijzonder wordt gekeken naar de vergunningverlening voor het Meadowsfestival, dat is gepland voor 8 juli 2023. Dit festival is, gezien de aard en omvang, het grootste evenement van de gemeente.

2.3

Gegevensverwerking Voor de interne gegevensverwerking maken de onderzoekers van alle gehouden interviews een verslag. Met het oog op efficiency legt de Rekenkamer het verslag alleen op verzoek terug bij de geïnterviewde. De Rekenkamer is terughoudend met het opnemen van persoonsgegevens in haar rapporten. Bevindingen zijn zo min mogelijk herleidbaar naar personen. Namen van geïnterviewden worden niet genoemd. Indien het nodig is om bij de bevindingen te verwijzen naar een bron, wordt volstaan met de functieaanduiding. De lijst met geïnterviewden in zowel het plan van aanpak als de rapportage bevat alleen de functieaanduiding.

2.4

Rapportage De onderzoekers leveren de onderzoeksresultaten in de vorm van een schriftelijke concept rapportage op voor ambtelijk wederhoor. Na verwerking van deze reactie wordt het concept voor bestuurlijk wederhoor aan de verantwoordelijke wethouder aangeboden.

2.5

Organisatie en communicatie De onderzoekers voeren het onderzoek uit namens de Rekenkamer. De griffier kondigt het onderzoek aan bij de betrokken ambtelijke medewerkers van MiddenDelfland. De afdeling bedrijfsvoering wijst een contactpersoon aan voor dit onderzoek. Deze

4

Veilige vergunningen

Versie 1.0 - Definitief

persoon verwijst de onderzoekers naar de juiste bronnen (documenten, medewerkers) en faciliteert waar nodig het onderzoeksproces. Na ambtelijk en bestuurlijk wederhoor biedt de voorzitter van de Rekenkamer het definitieve rapport via de griffier aan aan de raad. De onderzoekers van de Rekenkamer zijn bereid om een presentatie van de onderzoeksresultaten te verzorgen ten behoeve van de raad.

2.6

Planning op te leveren producten De Rekenkamer wil in juli 2023 starten met het onderzoek. Eind november hoopt zij haar eerste bevindingen in een conceptrapportage uit te brengen. De verwachte inzet van de Rekenkamer bedraagt voor het gehele onderzoek 100 uur.

2.7

Risico’s bij de uitvoering van het onderzoek De onderzoekers verklaren geen belemmeringen te zien voor een objectieve uitvoering van het onderzoek.

5

Veilige vergunningen

Versie 1.0 - Definitief

Bijlage 1: nadere vragen Vergunningverlening Heeft de gemeente zicht op de gemeentelijke vergunningen, waarmee een veiligheidsaspect is gemoeid? Heeft zij op grond van deze informatie voorwaarden gesteld aan de vergunningverlening? Zo ja, • •

zijn er bijzondere voorwaarden voor evenementen? zijn deze voorwaarden gedeeld met de gemeenteraad?

Worden de voorwaarden die gesteld zijn aan een vergunning met een veiligheidsaspect consequent toegepast bij de vergunningverlening? Is het Bibob-instrumentarium onderdeel van het proces van vergunningverlening? Indien het proces van vergunningverlening voor bepaalde vergunningen is uitbesteed aan de Omgevingsdienst Haaglanden, zijn de gemeentelijke voorwaarden onderdeel van het werkplan op basis waarvan de Omgevingsdienst namens de gemeente de vergunningen verstrekt? Speelt de veiligheidsregio Haaglanden een rol bij de vergunningverlening? Zo ja, welke? Wordt de gemeenteraad over het proces van vergunningaanvraag geïnformeerd? Toezicht Ziet de gemeente toe op een goede uitvoering van het werkplan van de Omgevingsdienst? Welke informatie krijgt de gemeente hierover van de Omgevingsdienst? Ziet de gemeente erop toe dat de uitvoering conform de vergunningverlening loopt? Heeft de gemeente voldoende capaciteit (BOA’s) voor toezicht en handhaving van vergunningen die niet lopen via de Omgevingsdienst? Handhaving Hanteert de gemeente sancties bij overtreding van de vergunningsvoorwaarden? Worden deze sancties adequaat gecommuniceerd naar de aanvragers toe? Worden sancties bij overtreding van de vergunningsvoorwaarden consequent opgelegd? Worden deze sancties ook door de Omgevingsdienst gehanteerd bij overtreding van de vergunningvoorwaarden? Wordt de gemeenteraad over het proces

van toezicht en handhaving geïnformeerd?

6

Veilige vergunningen

Versie 1.0 - Definitief