B 23034 Prov ZH.pdf

Gedeputeerde Staten

Contact

Bestuurlijke Zaken en Toezicht Postadres Provinciehuis

Postbus 90602 2509 LP Den Haag 070 - 441 66 11 www.zuid-holland.nl

Gemeente Midden-Delfland t.a.v. het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 1 2636 ZG SCHIPLUIDEN

Datum

Zie verzenddatum linksonder Ons kenmerk

PZH-2023-830562123 DOS-2023-0001261

Onderwerp

Generiek interbestuurlijk toezicht 2023

Geacht college, Met deze brief informeren wij u over de actuele stand van zaken en specifieke aandachtpunten voor uw gemeente met betrekking tot het generiek interbestuurlijk toezicht (IBT). Context In 2021 gingen wij met uw gemeente de Bestuursovereenkomst generiek interbestuurlijk toezicht 2022 aan. Uitgangspunt hiervan is dat we bij het IBT samenwerken vanuit vertrouwen. In de bestuursovereenkomst is onder andere vastgelegd hoe provincie en gemeenten samenwerken om een goede uitvoering van de wettelijke medebewindstaken te bevorderen en welke uitgangspunten daarbij gelden. De bestuursovereenkomst sluit aan bij de actielijnen van het landelijke traject Agenda Toekomst van het Toezicht (ATT). De uitwerking van het toezichtproces binnen Zuid-Holland is vastgelegd in het Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezicht 2022.

Bezoekadres Zuid-Hollandplein 1

Met het IBT werken wij samen met u aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit onze eigen rol. Het IBT brengt verbeterpunten in kaart, waarover wij met uw gemeente in gesprek kunnen gaan.

2596 AW Den Haag

Tram 9 en bus 65 stoppen dichtbij het provinciehuis.

U vindt de bestuursovereenkomst, het uitvoeringsprogramma en andere relevante informatie over IBT op onze website: https://www.zuid-holland.nl/onderwerpen/lokaal-bestuur/interbestuurlijk/

Vanaf station Den Haag CS is het tien minuten lopen. De parkeerruimte voor auto’s is beperkt.

Onderdeel van de gemaakte afspraken is dat wij u minimaal één keer per jaar informeren over aandachtspunten met betrekking tot het IBT. Wij informeren u met deze brief aan het begin van het jaar, zodat u deze informatie kan betrekken bij de behandeling van de jaarstukken van uw gemeente later dit jaar. Het is ook mogelijk de raad op een andere wijze dan bij de jaarstukken te informeren. Deze brief gaat niet over financieel toezicht op uw gemeente, omdat dat specifiek toezicht betreft. Specifiek toezicht maakt geen onderdeel uit van de bestuursovereenkomst en het

1/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

uitvoeringsprogramma, die over het generieke toezicht gaan. Over de resultaten van het financieel toezicht ontvangt u van ons twee keer per jaar een afzonderlijke brief. Informeren gemeenteraad Een belangrijk uitgangspunt van het IBT is versterking van de horizontale verantwoording door uw college aan de gemeenteraad. Vanuit die gedachte vragen wij u om uw gemeenteraad in kennis te stellen van het actuele beeld van uw gemeente en de inhoud van deze brief. Zelf informeren wij Provinciale Staten over het totaalbeeld van alle Zuid-Hollandse gemeenten. Uitvoeringsprogramma In 2023 werken wij samen met gemeenten aan een actualisatie van het Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezicht 2022. Een actualisatie is noodzakelijk omdat er landelijk basisafspraken worden gemaakt over het toezicht op monumentenzorg en archeologie, die wij vertalen naar de Zuid-Hollandse praktijk. Ook voor omgevingsrecht is er behoefte aan een actualisatie, vanwege de komst van de Omgevingswet. Alle wijzigingen in het uitvoeringsprogramma komen tot stand in overleg met de gemeenten. In eerste instantie stemmen wij de ideeën hierover af met de ambtelijke Klankbordgroep IBT, waarin een aantal Zuid-Hollandse gemeenten is vertegenwoordigd. Als de wijzigingen verder zijn uitgewerkt, presenteren wij die tijdens een provincie brede ambtelijke bijeenkomst of Webinar.

Op die manier vragen wij feedback aan gemeenten en gaan wij na in hoeverre er draagvlak is voor de voorgestelde wijzigingen. Voor het zomerreces van 2023 zal GS de wijzigingen vaststellen. In september 2023 heeft u de gelegenheid bestuurlijk op het gewijzigde uitvoeringsprogramma te reageren. Als de bestuurlijke reacties aanleiding zijn voor aanvullende besluitvorming door GS, vindt dat in het najaar van 2023 plaats. Het gewijzigde uitvoeringsprogramma treedt op 1 januari 2024 in werking. Hoe staat uw gemeente ervoor? Wij vormen een totaalbeeld op basis van de volgende vijf generieke toezichtgebieden: 1. Ruimtelijke ordening 2. Omgevingsrecht 3. Monumentenzorg en archeologie 4. Archief- en informatiebeheer 5. Huisvesting vergunninghouders. Op basis van de beschikbare informatie en door u aangeleverde informatie en documenten, voeren wij de afspraken zoals opgenomen in de bestuursovereenkomst en het uitvoeringsprogramma per toezichtgebied uit. Onderdeel hiervan is plaatsing op de IBT-ladder. Plaatsing op trede 1 of hoger van de IBT-ladder gebeurt wanneer de wettelijke taakuitvoering (mogelijk) niet op orde is. Dit hoeft niet persé te betekenen dat sprake is van taakverwaarlozing, maar er zijn mogelijk wel risico’s. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de provincie nog niet over alle benodigde informatie beschikt.

Ook kan sprake zijn van een tijdelijke achterstand, waarbij uw gemeente zelf al stappen heeft gezet om deze in te lopen of een verbeterplan heeft opgesteld.

2/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

In het uitvoeringsprogramma is per toezichtgebied uitgewerkt hoe de IBT-ladder werkt. Hierin is ook beschreven welk oordeel aan iedere trede van de ladder is gekoppeld. Het oordeel wordt weergegeven met de kleuren groen, geel, oranje en rood. Hoe hoger u op de IBT-ladder van een toezichtgebied staat, hoe aannemelijker het is dat er daadwerkelijk sprake is van tekortkomingen bij de uitvoering van de desbetreffende medebewindstaak. Alle informatie over uw gemeente vindt u getotaliseerd en per toezichtgebied op het IBT-dashboard. Ieder jaar nemen wij als vertrekpunt voor het IBT de plaatsing op de IBT-ladder per 31 december van het voorgaande jaar, zoals deze gepubliceerd is op het dashboard. Daarna actualiseren wij het dashboard meerdere keren per jaar. De eerste actualisatie heeft in februari 2023 plaatsgevonden en geeft voor uw gemeente het volgende beeld. Toezichtgebied

Oordeel

Trede IBT-ladder

Ruimtelijke ordening

Groen

0 Geen interventie

Omgevingsrecht

Oranje

2b Ambtelijk afspraken maken

Monumentenzorg en archeologie

Groen

0 Geen interventie

Archief- en informatiebeheer

Geel

2a Informatie opvragen

Huisvesting vergunninghouders

Groen

0 Geen interventie

Naast de stand van zaken met betrekking tot het toezicht op bovenstaande generieke toezichtgebieden vindt u op het IBT-dashboard ook op hoofdlijnen de uitkomsten van het financieel toezicht. Aanvullend op de informatie op het IBT-dashboard volgen hieronder de voor uw gemeente relevante informatie en eventuele aandachtspunten per generiek toezichtgebied. Specifieke aandachtspunten per toezichtgebied Ruimtelijke ordening Alle bestemmingsplannen voldoen aan de Omgevingsverordening Zuid-Holland. Een mooi resultaat binnen het IBT-domein Ruimtelijke ordening. U hoeft niets te doen. Omgevingsrecht Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) is een instrument waarmee een veilige en gezonde fysieke leefomgeving kan worden beschermd en bevorderd. Het omgevingsrecht kent regels waaraan overheden zich moeten houden bij vergunningverlening, toezicht en handhaving. De provincie beoordeelt of gemeenten de uitvoering van VTH-taken zodanig hebben ingericht dat deze voldoen aan de wettelijke vereisten. In het Besluit Omgevingsrecht (onder de Omgevingswet het Omgevingsbesluit) zijn de criteria opgenomen voor de VTH-beleidscyclus; ook wel genaamd de BIG-8 cyclus. Volgens deze wettelijke bepalingen moet u beschikken over een vastgesteld VTH-beleidsplan (uitvoerings- en handhavingsstrategie) waarin gemotiveerd wordt aangegeven welke doelen uw gemeente stelt en

3/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

welke activiteiten worden uitgevoerd in een bepaalde termijn (prioriteitstelling, doelstelling en activiteiten). Uw beleid moet jaarlijks worden uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma, waarin u aangeeft wat u het komende jaar gaat doen om de doelen uit het VTH-beleidsplan te bereiken. De realisatie van de VTH-doelen door uw gemeente en de Omgevingsdienst (voor milieutaken en bouwen woningtoezichttaken) en de uitvoering van het uitvoeringsprogramma, moet u jaarlijks evalueren in een jaarverslag. Alle wettelijke vereiste documenten worden door uw college vastgesteld en ter kennisgeving naar de raad gestuurd. De hiervoor geldende termijnen kunt u vinden in het Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezicht 2022. In 2022 plaatsten wij uw gemeente op trede 2b van de IBT-ladder (ambtelijke afspraken met termijnen), omdat wij constateerden dat u niet beschikte over het vereiste uitvoeringsprogramma 2022 en jaarevaluatieverslag over 2021. Tijdens een ambtelijk gesprek is aangegeven dat het uw intentie is in 2023 wel een evaluatie over de jaren 2021en 2022 op te stellen. Wij adviseren u om in eerste instantie aandacht te hebben voor het structureel borgen van het VTHbeleidsproces in uw organisatie.

Van belang daarbij zijn de kwaliteitscriteria VTH (klik voor link) en de financiële en personele middelen voor de uitvoering van uw VTH-taken en voor het behalen van uw beleidsdoelen. Als de beschikbare capaciteit te niet toereikend is, voldoet u niet aan de kwaliteitscriteria en komt het structureel borgen van de VTH-beleidscyclus op de langere termijn mogelijk in gevaar. Wij vragen u ook rekening te houden met de termijnen die de provincie hanteert voor het vaststellen van de wettelijke vereiste documenten. Zie hiervoor ook ons Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2022. Met het oog op de Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen, adviseren wij u uw VTH-beleidsplan uit 2017 zo spoedig mogelijk te actualiseren, nu bekend is dat de Omgevingswet op 1 januari 2024 in werking treedt. Wij zien dit plan graag tegemoet. In 2023 gaan wij ambtelijk met uw gemeente in gesprek om samen oplossingen te zoeken waarmee uw gemeente op termijn aan de wettelijke criteria kan voldoen. In dit ambtelijk overleg worden de aandachts- en verbeterpunten voor de komende periode besproken en vastgelegd in een actielijst met deadlines (verbeterplan). Wij vragen u dit verbeterplan bestuurlijk vast te stellen. Het verbeterplan wordt tijdens periodieke ambtelijke gesprekken gemonitord en meegenomen in de jaarlijkse toetsingsronde.

Wij vertrouwen erop dat dit ertoe zal leiden dat u uw VTH-beleid op orde krijgt en dat hiermee de stap naar zogenaamd ‘actief toezicht’ (trede 3 van de IBT-ladder, bestuurlijk afspraken maken) kan worden voorkomen. Monumentenzorg en archeologie Het IBT keek op het terrein van monumentenzorg en archeologie uitsluitend naar het bestaan en de deskundigheid van een gemeentelijke monumentencommissie. Dat bleek de afgelopen jaren in alle gemeenten geen reden tot zorg. De provincie Zuid-Holland is, mede gebaseerd op landelijke evaluaties, voornemens de bestaande systematiek te wijzigen. Dit jaar zal daartoe onze werkwijze worden afgestemd met de andere provincies. In ieder geval moet in het kader van de invoering van de Omgevingswet de gemeentelijke adviescommissie expliciet opnieuw ingesteld worden. Dit betekent dat de huidige beoordeling ongewijzigd blijft en nog is gebaseerd op het bestaan van een deskundige gemeentelijke monumentencommissie in 2021.

4/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023

Ons kenmerk

PZH-2023-830562123

Archief- en informatiebeheer Het antwoord op de vraag of het archief- en informatiebeheer van uw gemeente op orde is moet blijken uit de verantwoording van uw college aan de gemeenteraad en het daaraan ten grondslag liggende inspectieverslag van uw gemeentearchivaris. De provincie toetst of u de gemeenteraad informeert en de aanbevelingen uit het inspectieverslag oppakt. Het archiefverslag over 2021 dat uw college heeft besproken en aan de raad en de provincie is gestuurd, wijst eropdat de gemeente nog niet voldoet aan de eisen van de Archiefwet. De invoering van het zaaksysteem, de Coronamaatregelen en personele onderbezetting zorgden voor achterstanden in de uitvoering van diverse wettelijke taken. De verwachting is dat deze in het voorjaar van 2023 zullen zijn ingelopen. Huisvesting vergunninghouders Vier keer per jaar ontvangt u van ons een toezichtbrief over huisvesting vergunninghouders. Voor specifieke aandachtspunten verwijzen wij naar deze brieven. Tot slot De informatie die wij op het IBT-dashboard en in deze brief hebben verwerkt is gebaseerd op de feitelijke informatie die wij tot onze beschikking hebben. Onze beoordeling hebben wij zo zorgvuldig mogelijk gegeven en vooraf ambtelijk met uw gemeente afgestemd. Desondanks kan de gebruikte informatie onjuist, onvolledig of verouderd zijn.

In dat geval stellen wij het zeer op prijs hiervan ambtelijk op de hoogte te worden gesteld, zodat wij de noodzakelijke correcties op het IBTdashboard en/of onze beoordeling kunnen aanbrengen. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Uiteraard zijn wij altijd bereid om een nadere toelichting te geven. U kunt hiervoor via uw IBT-coördinator contact opnemen met de coördinator interbestuurlijk toezicht van de Provincie Zuid-Holland, of door een mail te sturen naar zuidholland@pzh.nl of het contactformulier in te vullen.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, voor dezen, R. Baatenburg de Jong Hoofd Bestuurlijke Zaken en Toezicht Deze brief is digitaal vastgesteld, hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief. Wij verzoeken u in uw correspondentie altijd het DOS-nummer te vermelden dat wij rechts bovenaan in deze brief hebben opgenomen.

5/5

PZH-2023-830562123 dd. 05-04-2023