B 159 bijlage 2 reactie Avalex op gemeentelijke zienswijzen.pdf

Memo Aan Van

Gemeenteraden deelnemende Avalex- gemeenten: Delft, Leidschendam-Voorburg, MiddenDelfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar Stephan Brandligt, voorzitter, namens het bestuur Avalex

Datum

9 juli 2021

Onderwerp

Reactie op jaarstukken 2020 en weging zienswijzen begroting 2022 Avalex

Inleiding Na behandeling van de jaarstukken 2020, de ontwerpbegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 op 9 april jl. in het bestuur Avalex, zijn deze door het bestuur aangeboden aan de gemeenteraden van de Avalex-gemeenten. De raden zijn uitgenodigd om hun zienswijze te uiten op de ontwerpbegroting, zoals dit in de gemeenschappelijke regeling (GR) is vastgelegd. In de afgelopen periode hebben de gemeenten een definitieve zienswijze ingediend. Met deze brief geeft het bestuur een reactie op de door de gemeenteraden ingebrachte reacties op de jaarstukken en de zienswijzen op de begroting. Jaarstukken 2020 De gemeenteraden hebben kennisgenomen van de jaarstukken 2020 en spreken hun waardering uit dat Avalex het jaar 2020 heeft afgerond met een positief resultaat, zeker gelet op de extra druk op de dienstverlening en de organisatie als gevolg van de coronamaatregelen en het verhoogde verzuim als gevolg van corona. De goedkeurende verklaring van de accountant is ontvangen. Hiermee kunnen de jaarstukken 2020 door het bestuur Avalex vastgesteld worden. Samenvatting zienswijzen op begroting 2022 De begroting is in goede orde ontvangen. De gemeenten geven aan dat de begroting en de meerjarenbegroting 2023-2025 een goed beeld geven van wat er op Avalex en de deelnemende gemeenten afkomt de komende jaren.

Geconstateerd wordt dat: - de onzekere economische omstandigheden, mede door corona, ook in deze jaren invloed hebben op de kosten in de afvalbranche. De afvalverwerkingskosten stijgen, terwijl de opbrengsten van grondstoffen dalen. Dit vertaalt zich in de begroting in een hogere bijdrage van de gemeenten. - gemeenten zich bewust zijn dat de kostenstijging voor een belangrijk deel veroorzaakt wordt door externe factoren die niet in de invloedssfeer van Avalex liggen en vinden het belangrijk om daar inzicht in te hebben. - binnen vrijwel alle gemeenten de gemeentefinanciën steeds verder onder druk staan. Ook voor de komende jaren overheerst onzekerheid en dreigen tekorten. Vanuit dat oogpunt vragen de gemeenten aandacht en inspanning bij Avalex om zoveel mogelijk de kosten laag te houden en aanvullende besparingsmogelijkheden te onderzoeken. Daarnaast geven een aantal gemeenten aan zelf ook te bezien welke besparingsmogelijkheden er overgenomen kunnen worden uit de ontwerpbegroting. Dit zal zich vertalen naar afspraken in de DVO's voor komend jaar.

Reactie bestuur Avalex Het bestuur Avalex is zich bewust van de financiële druk op de gemeenten en ondersteunt de voorstellen die vragen om ook aan de zijde van Avalex te blijven onderzoeken hoe in de begroting en

1

Memo meerjarenramingen besparingen gevonden kunnen worden. Dit naast de taakstelling van €500.000 die recent is meegegeven en reeds met succes is doorgevoerd in 2021 en verder. In dit kader doet Avalex mee aan een benchmark onder publieke inzamelaars met als doel om goed zicht te krijgen op de mogelijke besparingen die er nog op de overhead te behalen zijn. Hierbij kan nadrukkelijk ook gekeken worden of er in de backoffice van Avalex ruimte is om deze besparingen te behalen door taken af te bouwen, anders in te richten of uit te besteden. De directie van Avalex zal hierover het bestuur in het najaar 2021 rapporteren en komen met concrete voorstellen. Daarnaast worden dit jaar ook de effecten van de invoering van routeoptimalisatie zichtbaar en zullen de eerste routes met zijbelading gaan rijden. Bezien zal worden wat beide ontwikkelingen kunnen betekenen voor de afspraken die we maken met de individuele gemeenten rond slimmer, efficiënter inzamelen. Daarnaast stelt het bestuur van Avalex vast dat de ontwikkelingen in de afvalbranche ook grillig kunnen zijn, nog los van de impact die we hebben ervaren van corona op het aanbod van huishoudelijk afval. De stijging van de afvalverwerkingskosten zoals voorzien blijft nog conform het beeld maar de daling van de grondstofprijzen zoals bij opstellen van de begroting voorzien was, blijkt zich op onderdelen anders te ontwikkelen.

Dit vertaalt zich voor 2021 in ieder geval terug in de vorm van aanzienlijke hogere opbrengsten voor de gemeenten voor het ingezamelde papier en metaal. Gezien de grilligheid van deze markt is dit nog niet verwerkt in de meerjarenbegroting, maar kan dit mogelijk wel de effecten van de voorziene stijgingen beperkt dempen. De zienswijzen in overweging hebbende genomen, wordt in de bestuursvergadering Avalex van 9 juli 2021 voorgesteld de begroting van Avalex vast te stellen, onder toevoeging dat het risico met betrekking tot de garantstelling door Avalex aan HVC voor de leningen van HVC in de paragraaf ‘Verbonden partijen’ opgenomen wordt.

2

Memo Bijlage Reactie bestuur op zienswijze per gemeente Na deze algemene samenvatting van de zienswijzen op de begroting en de reactie van het bestuur volgt in het volgende overzicht de zienswijze, uitgewerkt per gemeente en met een reactie op de specifieke inbreng vanuit iedere gemeente.

Onderwerp Begroting

DELFT Zienswijze D1. Wij vragen u te onderzoeken hoe in uw meerjarenramingen, naast de taakstelling, aanvullende besparingen gevonden kunnen worden.

D2. Graag in het meerjarenbeeld van uw definitieve begroting verdergaande aanpassing na 2022, zodat de deelnemende gemeenten daar in hun eigen meerjarenbegroting rekening mee kunnen houden. D3. Om de kostenontwikkeling goed in beeld te krijgen, suggestie om een structureel meerjarig overzicht verstrekken van de ontwikkeling van de kosten die een vaste last vormen bij de hoeveelheid ingezameld afval en daarmee nietbeïnvloedbaar zijn, zoals de afvalstoffenbelasting en de aanstaande CO2-belasting, ten opzichte van de andere kosten, die wel beïnvloedbaar zijn. D4. Voor de opbrengsten voor de gemeenten is de kwaliteit van het PMD een belangrijke factor. Wij lezen graag terug in de definitieve begroting of Avalex de invoering van statiegeld voor plastic als risico percipieert voor die kwaliteit en afkeur en welk nadeel dat voor de gemeenten kan betekenen.

D5. Wij zouden graag zien dat het risico met betrekking tot de garantstelling door Avalex aan HVC voor de leningen van HVC ook in de paragraaf ‘Verbonden partijen’ benoemd wordt.

Reactie van het bestuur Dit is en blijft een constant aandachtspunt binnen de organisatie. Binnen de komende begroting, rapportages en jaarrekening zal hiertoe een paragraaf worden opgenomen. Daarnaast wordt gericht gekeken naar de uitkomsten van benchmark naar de bedrijfsvoering/overhead en wat deze leren over verdere besparingen die gerealiseerd kunnen worden. De uitkomsten van de besparingsvoorstellen in de bedrijfsvoering, evenals het effect van het efficiënter werken in de operatie, worden in de meerjaren begroting 2023 verwerkt. Bij de opzet en uitwerking begroting 2023 zullen we uw suggestie voor een dergelijke overzicht ook meerjarig opnemen.

Klopt, waarbij de opbrengsten voor PMD rechtstreeks ten goede kokmen aan de gemeenten en niet via de afrekening van Avalex lopen. Naar verwachting heeft de invoering van statiegeld geen invloed op de kwaliteit en afkeur van PMD en ook slechts zeer beperkt op de omvang van het in te zamelen PMD. In de begroting Avalex hoeft dit daarom om beide redenen niet als risico opgenomen te worden. Dit is in de definitieve versie van begroting verwerkt, waarbij opgenomen is dat gemeenten de garantstelling in de gemeentelijke begrotingen bij de risicoparagraaf moeten opnemen.

3

Memo D6. Wij vragen in de begroting expliciet rekening te houden met de toekomstige invoering van nascheiding.

Onderwerp Algemeen

Jaarrekening

Begroting

Mogelijkheid tot het afnemen van het product ‘nascheiding’ is opgenomen in de PDC 2022. De keuze hiervoor ligt bij de gemeente om dit op te nemen in de DVO 2022. Het financieel effect komt daarmee tot uiting in de DVO en daarmee ook in de uiteindelijke afrekening. Het effect op de overall Avalexbegroting is waarschijnlijk beperkt.

LEIDSCHENDAM-VOORBURG Zienswijze Reactie van het bestuur LV1. Waardering inzet Avalex in het Met dank, ter kennisgeving aangenomen. bewogen jaar 2020. LV2. Gedumpte grofvuil beter en sneller Dit blijft de inzet van gemeente en Avalex van straat halen. ook voor komend jaar. LV3.Raad ziet met belangstelling de Najaar 2021 zal dit via het bestuur mededeling over de governance van gecommuniceerd worden. Avalex tegemoet. LV3. Ondanks bewogen jaar toch gelukt Met dank, ter kennisgeving aangenomen. om met positieve cijfers te eindigen. PDC lijkt hiertoe het juiste instrument. LV4. Vraag of Avalex alles in het werk Dit is en blijft een constant aandachtspunt stelt om de eigen kosten zo laag mogelijk binnen de organisatie. Binnen de te houden. begroting, rapportages en jaarrekening zal hier een paragraaf over worden opgenomen, zodat we hierop kunnen rapporteren. Daarnaast wordt gericht gekeken naar de uitkomsten van benchmark naar de bedrijfsvoering/overhead en wat deze leren over verdere besparingen die gerealiseerd kunnen worden. Dit naast de taakstelling van 5 ton die reeds in het jaar 2021 is doorgevoerd. LV5. De raad wordt graag op zo kort Najaar 2021 zullen de uitkomsten en de mogelijke termijn geïnformeerd over de vertaling hiervan naar uitkomsten benchmark ‘overhead’ en de besparingsmogelijkheden voor Avalex wijze waarop de uitkomsten vertaald met het bestuur gedeeld worden.

worden naar besparingen binnen Avalex. LV6. Verwachten een actieve rol van Avalex heeft deze rol en pakt deze ook Avalex op het afval scheiden. (omdat dit actief op. Daarnaast is de invulling geld kan besparen) hiervan ook onderwerp van gesprek in het opdrachtgeversoverleg, individueel per gemeente en gezamenlijk.

4

Memo

Onderwerp Algemeen

Jaarrekening

Begroting

Onderwerp Jaarrekening

Begroting

MIDDEN-DELFLAND Zienswijze Reactie van het bestuur MD1. Vraag om, in het kader van een Dit wordt opgepakt door Avalex in lager afkeurpercentage, te onderzoeken samenspraak met de opdrachtgevende of aanpassing van de openingstijden van gemeenten. Daarbij wordt zowel gekeken milieustraten en samenwerking met naar mogelijke interventies om de afkeur milieustraten in aangrenzende gemeenten PMD te verminderen alsook de (zoals Maassluis) een positief effect openstelling en toekomstvisie op de zouden kunnen hebben op het milieustraten. scheidingsgedrag van onze inwoners. De eerste contacten met de De raad wordt hierover graag nader buurgemeente van MD over medegebruik geïnformeerd. van de milieustraat zijn gelegd. MD2.Er was veel waardering de voor Met dank, ter kennisgeving aangenomen. inzet van Avalex het afgelopen jaar. Uw medewerkers hebben onder moeilijke omstandigheden de opgedragen werkzaamheden voor MD op een goede wijze uitgevoerd. MD3. Mooi positief resultaat gelet op de Met dank, ter kennisgeving aangenomen. extra druk op de dienstverlening als gevolg van de coronamaatregelen het afgelopen jaar. -

PIJNACKER-NOOTDORP Zienswijze PN1. Het storten van het positieve rekeningresultaat in algemene reserves heeft de instemming van de gemeente. PN2. Gemeente stemt in met de begroting. PN3. Indexering en overige kostenontwikkelingen: - Tarieven worden realistisch geacht m.b.t. indexering en de verwerkingskosten/grondstofopbrengsten PN4. Taakstelling bezuiniging: - Uitwerking taakstelling in concrete maatregelen geeft vertrouwen op effectuering. PN5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing: - Het huidige solvabiliteitspercentage acht de gemeente voldoende, gezien de vermogensstructuur van Avalex (verhouding eigen/vreemd vermogen)

Reactie van het bestuur Met dank, ter kennisgeving aangenomen. Met dank, ter kennisgeving aangenomen. Met dank, ter kennisgeving aangenomen.

Met dank, ter kennisgeving aangenomen.

Met dank, ter kennisgeving aangenomen.

5

Memo PN6. Rechtmatigheidsverantwoording: - Hoe bereidt Avalex zich voor op de gewijzigde werkwijze van de controle jaarrekening m.i.v. de controle over 2021. - Zijn de eventueel hiertoe benodigde kosten al bekend en/of al verwerkt in de begroting 2022.

Onderwerp Algemeen

Jaarrekening

Begroting

RIJSWIJK Zienswijze R1. De voorstellen voor reductie van restafval in de ontwerpbegroting, zullen onderwerp van gesprek worden tijdens de presentatie over de optimalisatie van de afvalmaatregelen op 1 juli aanstaande. R2. Ondanks dat wij blijvend aandacht vragen voor een adequate inzameling (vanwege stijgende kostenpost afval), complimenten voor werkzaamheden Avalex, die binnen de coronaomstandigheden in staat is gebleken de dienstverlening te continueren. R3. Aandacht om rekening te houden met de groei van het aantal huishoudens in de gemeenten om zo realistisch mogelijk te begroten.

R4. Vanwege stijgende kosten, afvalscheidingsmaatregelen onderzoeken met een grotere impact, zoals financiële prikkels.

R5. Optimistische wijze van begroten (10% daling restafval) wordt als risico ervaren voor de hoogte van de kosten die geraamd worden in de DVO 2022.

R6. Dringen aan op blijvende aandacht en verbetering van klachten over volle containers en communicatie in de dienstverlening.

Momenteel laten we ons door zowel de provincie als de accountant voorlichten over de wijzigingen. Extra kosten zijn hierbij niet bekend en worden vooralsnog niet voorzien als substantieel.

Reactie van het bestuur Ter kennisgeving aangenomen.

Met dank, ter kennisgeving aangenomen.

Hieraan wordt vanaf de begroting 2023 extra aandacht aanbesteed, indien substantiële afwijkingen voor het begrotingsjaar voorzien worden. In deze begroting wordt dit niet meer aangepast, wel zal dit aan de orde komen bij de bespreking van de DVO in elke gemeente. Avalex ondersteunt de gemeenten bij het maken van beleidskeuzes voor de inzameling in de toekomst. Dit wordt mede in het opdrachtgeversoverleg besproken, waarbij onderzocht zal worden wat de effecten van aanvullende maatregelen kunnen zijn op duurzaamheiddoelstellingen en kosten. In de begroting gaan we uit van een reductie van 10% restafval t.o.v. het volume 2019 voor iedere gemeente. Met de invoering van HNI in grote delen van Rijswijk en de aanvullende mogelijkheden van nascheiding naast de bronscheiding moet dit ook voor Rijswijk haalbaar zijn. Na de periode met coronamaatregelen. Dit is onderdeel van ons primaire dienstverlening en daarmee een van onze speerpunten. Verbetering is reeds ingezet, zichtbaar in de daling van het aantal meldingen. Daarnaast wordt met de introductie van de Avalex app voorzien

6

Memo R7. Onderzoeken hoe aanvullende besparingen gevonden kunnen worden, buiten de taakstelling om, in de begroting en meerjarenraming.

dat de communicatie over meldingen vergemakkelijkt. Dit is en blijft een constant aandachtspunt binnen de organisatie. Binnen de begroting, rapportages en jaarrekening zal hier een paragraaf over worden opgenomen, zodat we hierop kunnen rapporteren. Daarnaast wordt gericht gekeken naar de uitkomsten van benchmark naar de bedrijfsvoering/overhead en wat deze leren over verdere besparingen die gerealiseerd kunnen worden.

7

Memo

Onderwerp

Begroting

WASSENAAR Zienswijze W1. Goed dat Avalex zich houdt aan de indexering zoals opgenomen in de kaderbrief. W2. Avalex heeft voldoende weerstandsvermogen om risico’s op te vangen. W3. Een kostenstijging is niet wenselijk, ondanks dat deze in lijn ligt met de meerjarenbegroting en deze niet volledig binnen de invloedssfeer van Avalex ligt. W4. De raad dringt aan tot het verder ontwikkelen van kostenbesparingen en serviceverhoging.

W5. Is Avalex bereid een additionele taakstelling op zich te nemen? W6. Verzoek tot brede nascheiding als stip op de horizon.

W7. Vraag om kostenbesparing de insteek te laten zijn bij het gesprek rondom het governancemodel. Hierbij wordt nauwe betrokkenheid met de raad benadrukt, waarbij gevraagd wordt om voor de zomer nog inzage te hebben in het traject.

Reactie van het bestuur Met dank, ter kennisgeving aangenomen.

Met dank, ter kennisgeving aangenomen.

Dit zal een constant aandachtspunt blijven binnen de organisatie.

Dit zal een constant aandachtspunt blijven binnen de organisatie. Binnen de begroting, rapportages en jaarrekening zal hier een paragraaf over worden opgenomen, zodat we hierop kunnen rapporteren. Daarnaast wordt gericht gekeken naar de uitkomsten van benchmark naar de bedrijfsvoering/overhead en wat deze leren over verdere besparingen die gerealiseerd kunnen worden.Deze zullen in het najaar met het bestuur besproken worden, waarbij ook bespreekbaar gemaakt zal worden dat ook besparingen in de overhead impact kan hebben op het ervaren serviceniveau. Zie W4 De wensen van de verschillende gemeenten worden jaarlijks door Avalex verder geïnventariseerd en geconcretiseerd. Dit zal betrokken worden bij de keuze voor verwerkers en het gesprek met de reeds gekozen verwerker HVC. De vraag aan de directie om te komen tot voorstellen voor verdere besparingen wordt niet gekoppeld aan het governance vraagstuk zoals deze eind dit jaar voorligt in de bestuur Avalex. Deze wordt al los daarvan ingezet. De gemeenteraden zullen, conform eerdere toezegging, nog dit jaar

8

Memo geïnformeerd worden over het uitkomsten van deze afrondende bespreking van de governance in het bestuur. Daarbij wordt uiteraard ook gekeken naar de samenhang van de governance en het realiseren van de gemaakte afspraken rond financiën.

9