B 156 bijlage 2 Accountantsverslag GR GGD VT 2020 was getekend.pdf

Accountantsverslag bij de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden

GAD/2021.65 19 mei 2021

Voorwoord Geacht bestuur,

Belangrijkste boodschappen

Wij hebben de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden gecontroleerd. In dit verslag geven wij de uitkomsten van ons onderzoek weer. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Onze controle is uitgevoerd met inachtneming van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 10 december 2015. Onze controle resulteert in een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag met de penningmeester, de secretaris en de controller afgestemd. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst van het Algemeen Bestuur op 9 juli 2021 en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Heeft u nog vragen, neemt u dan contact met ons op.

Uitkomsten controle

Opvolging bevindingen 2019

Met vriendelijke groet,

Automatisering

GAD Den Haag, 19 mei 2021 Was getekend.

Vooruitblik

P.E. Fernando MSc RA accountant

Bijlagen

2

Belangrijkste Belangrijkste boodschappen boodschap Oordeel controleverklaring is goedkeurend We hebben de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden (hierna: GR) gecontroleerd en op 19 mei 2021 voorzien van een goedkeurende controleverklaring voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Positief resultaat GR De GR heeft een positief resultaat van € 2 miljoen behaald. Dit valt uiteen in een voordeel op het programma GGD van € 0,8 miljoen (incl. onvoorzien en overhead) en op het programma Veilig Thuis (VT) van € 1,2 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead).

Afrekening meerkosten Corona bedraagt € 38,7 miljoen De financiële gevolgen van de coronacrisis worden met de meerkostenregeling van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport gecompenseerd. De kosten die voor vergoeding in aanmerking komen worden, na declaratie, volledig gedekt door het Ministerie. In de jaarstukken zijn de meerkosten Corona opgenomen en toegelicht volgens de vereisten van de meerkostenregeling van het Ministerie.

Belangrijkste boodschappen

Uitkomsten controle

Opvolging bevindingen 2019

Automatisering Kwaliteit jaarstukken verbeterd De kwaliteit van de toelichtingen zijn verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Nu is het zaak om een extra stap te maken naar kwalitatief hoogwaardige toelichtingen. Wij adviseren u om de informatiebehoefte op hetzelfde niveau weer te geven in de toelichtingen.

Vooruitblik Uitkomsten van de controle • • •

Verrekening coronakosten met het Ministerie van VWS is voor € 1 miljoen onzeker door een onduidelijkheid in de regelgeving. Een beperkte onzekerheid over de prestatielevering corona-bestedingen voor € 0,37 miljoen. Tijdigheid van de financiële administratie is voor verbetering vatbaar.

De bevindingen worden nader toegelicht bij uitkomsten controle – bevindingen uit de controle.

3

Bijlagen

Uitkomsten controle – Bevindingen uit de controle Uit onze controle komen geen materiële bevindingen naar voren over de getrouwheid en rechtmatigheid. De niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden blijven onder de goedkeuringstolerantie. Wij hebben met u de afspraak gemaakt afwijkingen groter dan € 50.000 te rapporteren.

(* miljoen)

Goedkeuringstolerantie

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Fouten

€ 0,7

-

-

Onzekerheden

€ 2,1

€ 1,37

€ 1,37

Belangrijkste boodschappen

Uitkomsten controle

Bevindingen uit de controle Verrekening coronakosten met het Ministerie VWS is voor € 1 miljoen onzeker door een onduidelijkheid in de regelgeving Het uitgangspunt van de meerkostenregeling is dat de meerkosten Corona budgetneutraal moeten zijn voor de GR. Het is momenteel, op grond van deze meerkostenregeling van VWS, echter onduidelijk of het positief resultaat (de minderkosten) op de reguliere GGD activiteiten, ook onderdeel moet zijn van de verrekening coronakosten of buiten beschouwing gelaten kan worden bij de declaratie. De meerkosten Corona is in de jaarstukken mogelijk € 1 miljoen te hoog en daarbij ook de afrekening met het Rijk.

Prestatielevering corona-bestedingen is voor € 0,37 miljoen onzeker De prestatie voor corona bestedingen ten behoeve van teststraten was voor een aantal ontvangen facturen van de leverancier onvoldoende vast te stellen. De GGD heeft aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om de prestatie van de corona bestedingen vast te kunnen stellen. Er blijft nog een onzekerheid van € 0,37 miljoen over. De GGD heeft als gevolg hiervan maatregelen getroffen om de contracten en prestatielevering van deze leverancier voor 2021 beter te beheersen.

Financiële positie

Kwaliteit jaarrekening stukken

Opvolging bevindingen 2019

Automatisering Tijdigheid van de financiële administratie is voor verbetering vatbaar Per balansdatum heeft de GR een aantal omvangrijke vorderingen en schulden openstaan. Het merendeel van de openstaande posten is het gevolg van achterstanden in de facturering of betalingen.

Vooruitblik

Tijdigheid van de financiële administratie is mede van belang voor een deugdelijke administratieve organisatie en interne beheersing. Daarnaast is dit een teken van een kwalitatief goed financieel beheer.

Bijlagen

4

Uitkomsten controle - Financiële positie Hogere baten en lasten als gevolg van corona De lasten 2020 zijn hoger dan voorgaand jaar voornamelijk als gevolg van de kosten die de GGD heeft gemaakt voor de coronacrisis. Hiertegenover staan hogere baten aan externe bijdragen om deze lasten te dekken. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft in 2020 een meerkostenregeling voor compensatie van de financiële gevolgen van de coronacrisis ingevoerd. De kosten die voor vergoeding in aanmerking komen worden, na declaratie, volledig gedekt door het Ministerie. Over 2020 gaat het om € 38,7 miljoen.

De verdeling van de lasten over 2020 (€ 71,8 miljoen) geven wij weer in de grafiek hiernaast. De lasten bestaan hoofdzakelijk uit de lasten op programma Corona (€ 35,9 miljoen), GGD basistaken (€ 13,2 miljoen) en Veilig Thuis (€ 11,4 miljoen).

Belangrijkste boodschappen

Verdeling lasten 2020 0%

1%

GGD

7% 19%

7%

Uitkomsten controle

Corona Veilig Thuis

16%

Overhead GGD Overhead Corona

De baten over 2020 (€ 73,9 miljoen) bestaan hoofdzakelijk uit (incidentele) bijdragen derden (€ 41,9 miljoen) voor dekking corona kosten en GGD taken, en deelnemersbijdragen van de deelnemende gemeenten (€ 31,5 miljoen). De GR heeft minder baten gerealiseerd dan begroot doordat een aantal activiteiten niet of in mindere mate is gerealiseerd als gevolg van de coronacrisis en -maatregelen, zoals activiteiten op taken toezicht op de kinderopvang en reizigersadvies en -vaccinaties.

Bevindingen uit de controle

Overhead Veilig Thuis 50%

GR-ondersteuning

Financiële positie

Kwaliteit jaarrekening stukken Positief resultaat voor de GR Het resultaat is € 2 miljoen voordelig. Dit valt uiteen in een voordeel op programma GGD van € 0,8 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead) en op het programma Veilig Thuis (VT) van € 1,2 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead).

Opvolging bevindingen 2019

Verdeling baten 2020

Het voordeel op het programma GGD is voornamelijk het gevolg van de lagere afname op het toezicht op de kinderopvang.

0%

Automatisering

Het voordeel op programma Veilig Thuis is hoofdzakelijk het gevolg van onder uitputting van het budget meldingen (flexibele inzet) door krapte op de arbeidsmarkt, die deels opgevangen werd met externe inhuur en ontvangen aanvullende DUVO-middelen voor de radarfunctie en de meldcode.

43%

Deelnemersbijdragen Bijdragen derden

57%

Overige baten

Vooruitblik

Solvabiliteit en schuldpositie De solvabiliteitratio van de GR is gering (7%). Dit is ook aannemelijk gezien de constructie van de GR, waarbij verrekening en afrekening van de lasten plaatsvindt met de deelnemende gemeenten. De GR heeft voor 2020 geen extra middelen nodig van de deelnemende gemeenten om aan haar verplichtingen te voldoen. De GR heeft geen langlopende schulden op de balans. Per balansdatum heeft de GR wel een aantal omvangrijke kortlopende schulden openstaan. Deze schulden bestaan voornamelijk uit de eindafrekening en -verrekening 2019 en 2020 met de gemeente Den Haag die per balansdatum nog niet zijn afgewikkeld. De GR heeft voldoende 5 middelen op de balans om deze schulden te voldoen.

Bijlagen

Uitkomsten controle - Kwaliteit jaarrekening stukken De jaarstukken voldoen aan het BBV, kwaliteit toelichting voor verbetering vatbaar De jaarstukken van de GR GGD - VT zijn overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) opgesteld. De kwaliteit van de jaarstukken en de toelichtingen in de jaarrekening 2020 zijn verbeterd ten opzichte van de voorgaande jaren. Wij merken wel op dat het detailniveau van de toelichtingen op een aantal onderdelen nog steeds verschillend is. Wij adviseren u om de informatiebehoefte op hetzelfde niveau weer te geven in de toelichtingen. Jaarverslag en paragrafen niet strijdig met de jaarrekening Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen deze stukken en de jaarrekening 2020.

Belangrijkste boodschappen

Uitkomsten controle

Bevindingen uit de controle

Financiële positie

Kwaliteit jaarrekening stukken

Opvolging bevindingen 2019

Automatisering

Vooruitblik

Bijlagen

6

Opvolging bevindingen 2019 Tabel 1: Opvolging bevindingen voorgaand jaar Bevinding 1.

2.

3.

Opvolging

Status

Begrijpelijkheid jaarrekening De jaarstukken 2019 van de GR zijn verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Het is helder en begrijpelijk voor de lezer.

De kwaliteit van de toelichtingen zijn verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Nu is het zaak om een extra stap te makken naar kwalitatief hoogwaardige toelichtingen.

Proces van afrekening met de Uitvoeringsorganisatie behoeft verbetering Het proces van afrekening tussen de GR en de Uitvoeringsorganisatie verliep moeizaam. De Uitvoeringsorganisatie heeft in 2020 verrekenvoorstellen gedaan waardoor vertraging ontstond in het jaarrekeningproces. Tijdige opstelling en inzending van begroting- en verantwoordingsstukken is van belang voor de gemeenteraden om zienswijzen voor te bereiden en de informatie mee te nemen in de behandeling van de begroting- en verantwoordingsstukken van hun betreffende gemeenten.

Zowel de uitvoeringsorganisatie als de GR hebben zich ingezet om het proces van afrekening en van tussentijdse verantwoordingen te verbeteren. Er werd gewerkt aan de onderlinge communicatie en de GR heeft een leertrajectdoor een extern adviesbureau ingezet naar de effectieve planning en control in samenspel met de opdrachtgever en de opdrachtnemer.

Geen kwantitatieve presentatie van risico’s in de risicoparagraaf Conform het financieel statuut van de GR GGD-VT worden alle risico’s gepreciseerd door kans (%) maal impact (€) te vermenigvuldigen tot een risicoprofiel uitgedrukt in euro’s. In de begroting 2019 zijn de risico’s ook als zodanig gepresenteerd. In de jaarstukken zijn de risico’s echter niet gekwantificeerd. Wij adviseren om in het vervolg, conform het financieel statuut, de risico’s in de jaarstukken te kwantificeren in euro’s.

Afgerond

Belangrijkste boodschappen

Uitkomsten controle

Opvolging bevindingen 2019

Automatisering

Vooruitblik

De GR heeft de risico’s in de jaarstukken 2020 ook niet gekwantificeerd. De GR heeft toegezegd dit in de begroting 2021 mee te nemen en in de jaarstukken 2021 de risico’s, conform de vereisten uit het financieel statuut, te kwantificeren in de paragraaf weerstandvermogen en risico's.

Onderhanden

7

Bijlagen

Automatisering Continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking Vanuit onze rol als accountant besteden wij in onze controle aandacht aan de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde omgeving. De accountantscontrole van de jaarrekening is niet specifiek gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal daarop gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. Bij de verwerking van gegevens maakt de GR gebruik van geautomatiseerde systemen zoals Exact voor de financiële administratie. Voor de operationele processen wordt gebruik gemaakt van andere systemen zoals: • Orion (Globe) voor reizigersvaccinaties en sociaal medische adviezen; • Formatus voor de forensische onderzoeken; • GIR voor het toezicht op de kinderopvang. Voor alle systemen geldt dat de GR gebruiker van deze systemen is en de gemeente Den Haag de eigenaar is.

Belangrijkste boodschappen

Uitkomsten controle

Opvolging bevindingen 2019

Daar waar wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik maken van de systemen is ons niet gebleken dat er sprake is van bijzonderheden ten aanzien van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Automatisering

Datalek GGD-systemen In de GGD-systemen heeft er in 2020 een datalek plaatsgevonden. De Autoriteit Persoonsgegevens is begin februari 2021 een onderzoek gestart naar de naleving door de GGD van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Na dit onderzoek zal duidelijk worden wat de omvang en de impact van het datalek zijn. Dit is toereikend toegelicht in de jaarstukken van de GR.

Vooruitblik

Bijlagen

8

Vooruitblik Vooruitblik 2021 Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Met ingang van de jaarrekening 2021 geeft de accountant geen rechtmatigheidsoordeel maar alleen een getrouwheidsoordeel. Het Dagelijks Bestuur neemt in de jaarrekening zelf een verantwoording op met de rechtmatigheidsbevindingen. De accountant controleert de getrouwheid van deze verantwoording.

Belangrijkste boodschappen

Het Algemeen Bestuur moet een verantwoordingsgrens vaststellen tussen 1% en 3% van de totale lasten van de GR, inclusief de dotaties van de reserves. De verantwoordingsgrens is een door het Algemeen Bestuur vastgesteld bedrag, waarboven het Dagelijks Bestuur de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Uitkomsten controle

Bij de GR zijn de taken en bevoegdheden overgedragen aan de uitvoeringsorganisatie. Het is van belang dat de GR afspraken maakt met de uitvoeringsorganisatie om expliciet verantwoording af te leggen over de rechtmatigheidsaspecten die betrekking hebben op de uitvoering van de taken en impact hebben op de verantwoording van de GR.

Opvolging bevindingen 2019

De GR is nu bezig met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u om de komende periode minimaal de volgende drie punten uit te werken: 1) Bespreek het ambitieniveau dat u wilt bereiken met de rechtmatigheidsverantwoording en stel een plan van aanpak op. 2) Bepaal de verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% en laat de verantwoordingsgrens door het Algemeen Bestuur vaststellen. 3) Pas het controleprotocol aan na de definitieve wetswijziging.

Automatisering

Vooruitblik

Bijlagen

9

Bijlagen Bijlagen Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd

Belangrijkste boodschappen

Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De door ons verrichte diensten voor uw organisatie passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

Uitkomsten controle Geen aanwijzing of vermoeden van fraude Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude of het vermoeden van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Dagelijks Bestuur. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Dagelijks Bestuur. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Opvolging bevindingen 2019

Automatisering

Vooruitblik

Bijlagen

10