A 25066 Conclusies en aanbevelingen in vervolg op intern onderzoek naar datalek 28 juli 2025

" HH Gemeente ■ (Vüdden-'Delfldnd

Anna van Raesfeltstraat 37, Postbus 1, 2636 ZG Schipluiden T (015) 380 41 11, F (015) 380 99 92 E gemeente@middendelfland.nl, I www.middendelfland.nl

attaSlcTiH'

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk Bijlage(n)

947035

Onderwerp Conclusies en aanbevelingen in vervolg op intern onderzoek naar datalek 28 juli 2025

2 4 SEP 2025

Datum 23 september 2025

Geachte raadsleden, Op 28 juli zijn via publicatie van een raadsinformatiebrief (RIB) met bijlagen de naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens) van bezwaarmakers onbedoeld openbaar gemaakt. Derden konden hierdoor de combinatie maken van de NAW gegevens en het gegeven dat iemand bezwaar heeft gemaakt. Wij betreuren dit incident. We hadden dit graag voorkomen. De op basis van dit onderzoek voorgestelde verbetermaatregelen nemen we over. Respons na het verspreiden van de gegevens Een gegevensverwerker moet conform de AVG het onnodig verspreiden van gegevens zoveel als mogelijk voorkomen. De daarvoor benodigde zorgvuldigheid streeft uw college voortdurend na. Dit heeft hier helaas niet afdoende gefunctioneerd. Als onnodig gegevens worden gedeeld wordt de verantwoordelijke instantie, in dit geval de gemeente, geacht zo spoedig mogelijk passende maatregelen te treffen. Vaak betreft dit informeren van betrokkenen en aangeven wat een eventueel risico is. In onze optiek is met onze reactie binnen enkele dagen hieraan voldaan. Op verzoek van de raad zal nog een bijeenkomst worden georganiseerd voor betrokkenen. De agenda van die avond wordt met inbreng van de betrokkenen opgesteld. We menen dat hiermee passende respons is en wordt gegeven na het datalek. Het onderzoek richtte zich dus op het ontstaan van het datalek.

Toezegging aan de raad We hebben onderzocht hoe dit datalek is ontstaan en welke maatregelen we nemen om herhaling te voorkomen. Wij hebben aan u toegezegd de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek met u te delen. In deze brief staan de onderzoeksopzet, de conclusies en de aanbevelingen. De opzet van het onderzoek en de aanpak De hoofdvraag van het onderzoek is: "Hoe is het datalek ontstaan en welke lessen trekken we om herhaling te voorkomen?" Er zijn deelvragen over: feiten/tijdlijn, reguliere processen vs. afwijkingen, contextfactoren en controles op persoonsgegevens. Het onderzoek is gedaan door document-gestuurde reconstructie en gestructureerde gesprekken met betrokken disciplines. De analyse is gericht op het proces en de controlepunten en checks & balances.

MIX

FSC

Papier van varantwoonla harkomat

FSC* C003606

■

Het onderzoek is afgebakend tot een procesmatige anaiyse. De feitenbasis is primair afkomstig uit de stukken en gesprekken. Waar nodig zijn data en iogs aanvuilend geverifieerd. Het onderzoek richtte zich met name op afwijkingen ten opzichte van het reguiiere proces. Wat is er gebeurd? Op maandag 28 juli is een raadsinformatiebrief met bijiagen gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem iBabs. Eén van de bijlagen bevatte NAW-gegevens van bezwaarmakers. Publicatie van dit onderdeel van die bijlage was niet noodzakelijk. Daarmee was sprake van een datalek. De volgende dag is dezelfde brief ook onder'raadsinformatiebrieven' in het raadsinformatiesysteem (via de website toegankelijk) gepubliceerd. In een mailing aan geabonneerden, is een update gestuurd over het AZC en in die mail is een link opgenomen naar de informatie zoals gepubliceerd voor de raad. Op 29 juli om 14.30 uur kwam via een melding van een van onze inwoners naar voren dat een bijlage van een bijlage van de raadsinformatiebrief persoonsgegevens bevatte. Binnen een half uur na de melding is de bijlage verwijderd en vervangen door een geanonimiseerde versie. De inwoners, raad en de media zijn dezelfde dag op de hoogte gesteld. Direct betrokkenen zijn persoonlijk op 30 of 31 juli per brief geïnformeerd. Het datalek is ook gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De autoriteit persoonsgegevens heeft niet gereageerd.

Dit betekent dat de autoriteit geen onderzoek naar dit incident zal uitvoeren. Wat ging er mis? Het proces beslissing op bezwaar was het hoofdproces. De beslissingen op bezwaar moesten tijdig en goed onderbouwd worden genomen. Dat proces is goed verlopen. De raadsinformatiebrief volgde direct daarop. In een reguliere situatie wordt een inhoudelijk advies en de RIB in dezelfde "zaak" aangeleverd. De combinatie van een beslissing op bezwaar en een RIB is echter niet gebruikelijk. Deze kon ook binnen de beschikbare tijd niet in het proces van de beslissing op bezwaar worden meegenomen. Daardoor moesten de processen 'beslissing op bezwaar' en 'informeren van de raad' separaat doorlopen worden maar in de tijd samen oplopen. Deze situatie ontstond doordat het college besloot de raad zo snel mogelijk te willen informeren. Het college is hier overigens niet op gewezen. Ambtelijk is beoordeeld dat dit wel uitvoerbaar was. Door onduidelijk eigenaarschap over de raadsinformatiebrief, het ontbreken van bijlagen in de betreffende zaak in het zaaksysteem en door overdracht vanwege vakantie is gebruikgemaakt van bijlagen uit een e-mail in plaats van uit het zaaksysteem. De gebruikelijke check op persoonsgegevens is daardoor niet uitgevoerd.

Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Alhoewel het niet de hoofdvraag van het onderzoek is, is het vraagstuk van de verantwoordelijkheid een enkele keer benoemd. Deze vraag is in essentie eenvoudig. De bestuurlijke verantwoordelijkheid is al in de raadsvergadering benoemd. De ambtelijke verantwoordelijkheid ligt bij de gemeentesecretaris. Al de documenten naar en van het college lopen via deze functie. De organisatie is zo ingericht dat de gemeentesecretaris volledig verantwoordelijk is voor de uitvoering, zoals het aanwijzen van een proceseigenaar, en de procesgang. Het aanspreken van de gehele organisatie en al de afzonderlijke personen daarbinnen verloopt altijd via deze functie. Conclusies ten aanzien van het ontstaan van het datalek Het interne onderzoek maakt duidelijk dat de fout ontstaan is door de volgende handelingen en context: • Het informeren van de raad is behandeld als een regulier brief-proces waarin collegeinformatie zoals gangbaar werd gedeeld met de raad. Dit omdat de wens was de raad snel na de beslissing op bezwaar zonder achterhouden van documenten te informeren. Hierbij is de meest voorkomende werkwijze gehanteerd waarbij collegestukken onverkort met de raad worden gedeeld. • De in vervolg op het genomen besluit verstuurde e-mail bevatte de stukken waarop door het college is besloten. De persoonsgegevens waren voor die besluitvorming wel

2

•

•

•

•

•

noodzakelijk. Voor het informeren van de raad was deze informatie echter niet nodig en had de geanonimiseerde bijlage moeten worden gebruikt. Deze fout ontstond doordat bij publicatie gebruik is gemaakt van bijlagen uit een e-mail in plaats van stukken in het zaaksysteem. Daardoor werd een interne bijlage (gericht aan en bedoeld voor het college) openbaar. Er was een samenloop qua inhoud en volgordelijke processtappen van twee processen: beslissingen op bezwaar en raadsinformatiebrief. De focus lag op een volledige en tijdige beslissing op bezwaar en bekendmaking daarvan aan bezwaarmakers. Een afgeleide was de raadsinformatiebrief. Deze kon binnen de beschikbare tijd niet in het proces van de beslissing op bezwaar worden meegenomen. Ook is besloten niet te wachten op de volgende reguliere informatiebrief over het AZC maar de raad direct te informeren over de beslissing op bezwaar. Daardoor is het proces van de raadsinformatiebrief gaan lopen naast dat van de beslissing op bezwaar. Voor de beslissing op bezwaar was het eigenaarschap helder. Er was echter geen expliciete duidelijkheid qua eigenaarschap en rollen bij de raadsinformatiebrief. Dit kwam de snelheid ten goede maar niet de zorgvuldigheid. De publicatie stond onder tijdsdruk, de wens was om direct na bekendmaking van de beslissing op bezwaar aan bezwaarmakers ook de raad te informeren.

Voorafgaand aan vakantie en reces. De reguliere controle op persoonsgegevens voor publicatie is door gebruik van een bijlage uit een email niet uitgevoerd.

Wat hebben we geleerd? Het incident is het gevolg van diverse factoren: procesvermenging, onduidelijk eigenaarschap, brongebruik buiten het zaaksysteem en tijdsdruk. Dit kunnen we voorkomen door het reguliere proces hiervoor te blijven volgen. We beseffen ook dat de RIB of onderdeel moet zijn van de hoofdzaak of als afzonderlijke zaak moet worden behandeld. Welke maatregelen nemen we vanaf heden? Het interne onderzoek heeft aanbevelingen opgeleverd. Deze nemen we over. Dit betreft de volgende maatregelen: Publiceren uitsluitend via het zaaksysteem. Publicatie vanuit e-mail is vanaf heden niet toegestaan. Verplichte vier-ogencheck op persoonsgegevens vóór publicatie. In besluitvorming nadrukkelijker afwegen of de transparantie conflicteert met de privacy. Rolvastheid voor de RIB door het volgen van het reguliere proces met het daarbij benoemde eigenaarschap en de daarbij horende doorlooptijd (wie levert, wie controleert, wie publiceert; vervangingsregeling bij afwezigheid). Dit kan effect hebben op de doorlooptijd. Beperken van bijlagen. De informatie waar mogelijk opnemen in de brief zelf. Alleen bijlagen toevoegen als dit noodzakelijk is. Slot Wij betreuren het incident, we nemen de verantwoordelijkheid en treffen bovenstaande maatregelen om herhaling zoveel mogelijk te voorkomen. We wachten het externe onderzoek en de eventuele aanvullende aanbevelingen af.

Met vriendelijke groet, het college van burgemei

f^en wethouders.

c

F.I. Nl^ordermeer - van Stageren Mv

rem'

iorn Is

^^burgemeester

3