A 25048 Jaarverslag 2024 archief- en informatiebeheer

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk Bijlage(n)

881497 KPI definitief Jaarverslag 2024

Onderwerp Jaarverslag 2024 archief- en informatiebeheer

Datum 1 juli 2025

Geachte raadsleden, U ontvangt bij deze brief het verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Kritische Presentatie Indicatoren (KPI’s). In dit verslag staat hoe wij zorgen voor de archieven van de gemeente. Hiermee voldoen we aan het ‘Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezicht Provincie Zuid-Holland 2022’. Het resultaat over 2024 De inspectie concludeert dat de algehele score voor de gemeente Midden-Delfland over 2024 oranje is. Het archief- en informatiebeheer is hiermee redelijk adequaat. De archivaris schrijft in de aanbiedingsbrief dat de gemeente Midden-Delfland verdere stappen heeft gezet richting de kwaliteitsverbetering op het gebied van archief- en informatiebeheer. Zo is de gemeente in 2024 gestart met het project ‘Eigentijdse ICT’ waarin onder andere de netwerkschijven worden vervangen voor een SharePoint omgeving en is de gemeente gestart met het herzien van het handboek vervanging voor het centrale zaaksysteem. Er zijn nog wel een aantal aandachtspunten die gerealiseerd dienen te worden. Dit zijn onder andere de achterstand in het uitvoeren van de vernietigingsprocedure voor de in 2024 voor vernietiging vatbare dossiers. Daarnaast dienst het archief van de voormalige gemeente Schipluiden 1996-2003 nog te worden bewerkt voorafgaand aan overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Verslag en actielijst Het verslag is opgesteld in opdracht van drs.

A van de Weerd, gemeentearchivaris. En is opgesteld door mevrouw N. Cremers-Kooistra, MA, archiefinspecteur van (en voor) de gemeenten MiddenDelfland, Delft, Rijswijk en Pijnacker-Nootdorp. In de loop van 2024 zijn een aantal aanbevelingen afgerond, opgepakt of deze zijn ingepland voor 2025. We zijn ons er bewust van dat onze archieven van belang zijn voor de bedrijfsvoering, de bewijszoekende burger en vanuit cultuurhistorisch perspectief. Zij moeten daarom voldoen aan hoge eisen op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

Om aan deze doelstelling te voldoen, hebben wij een actielijst opgesteld Het gehele jaar werken wij projectmatig aan het oppakken en uitvoeren van de acties. Sommige acties op de actielijst van 2025 zijn daardoor al in de afrondende fase. Zo werken wij doorlopend voor een archief van hoge kwaliteit. Wij gaan ervanuit dat deze informatie u voldoende inzicht geeft over het archief- en informatiebeheer van de gemeente Midden-Delfland.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

M.A.I. Born gemeentesecretaris

M.A.I. Born 02-07-2025

Digitaal verzegeld door Zynyo B.V. Datum: 02-07-2025 12:31 CEST Document ID: 0fb6ccfd-f9f6-4eba 9077-6403fd1fb2c9

F.I. Noordermeer – van Slageren burgemeester

F.I. Noordermeer-van Slageren 02-07-2025

2