A 25022 provinciaal pilotproject De Spiegel

■ WÊ[M Gemeente

Anna van Raesfeltstraat 37, Postbus 1, 2636 ZG Schipluiden

■

1(015) 380 41 11, F (015) 380 99 92

IVlidden-Delfland ■

E gemeente@middendelfland.nl, I www.middendelfland.nl

Aan: Leden van de gemeenteraad, raadscommissie, college en directie

Bijlagen: 2 Schipluiden, 19 maart 2025

Beste mensen. Op 18 februari 2025 is over de deelname aan het provinciaal pilotproject De Spiegel een informatieve bijeenkomst geweest met diverse raads- en commissieleden, collegeleden en directie. Door de ondersteuners van de Spiegelcommissie is een workshop georganiseerd, waar het verslag bij deze brief is gevoegd. De uitkomsten van deze workshop zijn in deze brief verwerkt en onderdeel van het vervolgproces. Voorgeschiedenis en proces pilot Juli 2024 heeft de provincie, in samenwerking met de Vereniging Zuid-Hollandse gemeenten, gemeenten de mogelijkheid geboden zich kosteloos aan te melden voor de pilot De Spiegel. Beoogde opbrengst van deze pilot is het ontwikkelen van een leerinstrument voor gemeenten. Doel hiervan is de lokale democratie te versterken aan de hand van een a-politiek leerproces. Tijdens dit proces vindt een reflectie plaats met een commissie van externe experts, de Spiegelcommissie. Op basis van het advies van de Spiegelcommissie wordt een ontwikkelagenda opgesteld. Deelname pilot en regiegroep Het college van burgemeester en wethouders heeft, in afstemming met het presidium, besloten de gemeente Midden-Delfland aan te melden voor deelname aan de pilot. Hierbij is een regiegroep ingesteld. Hierin vervul ik de rol van bestuurlijk opdrachtgever.

De gemeentesecretaris Martien Born is daarbij ambtelijk opdrachtgever en de bestuursadviseur Wim van Dalen is ambtelijk projectleider. Ontwikkeiagenda wordt gebaseerd op leervragen Bij de start van de pilot was de opdracht een centrale leervraag op te stellen. Tijdens een ambtelijke bijeenkomst met de provincie en de externe begeleiding is geconstateerd dat het raadzaam is dat ieder betrokken orgaan een eigen leervraag ontwikkeld. Als centrale onderzoeksvraag is als voorzet geformuleerd: Hoe versterken we in het bestuurlijk samenspel tussen college en gemeenteraad als gemeente onze regionale rol in relatie tot het Bijzonder Provinciaal Landschap MiddenDelfland. Tijdens de bijeenkomst op 18 februari gaf ik aan dat een sterke gemeente niet alleen gebaseerd is op aantal inwoners en oppervlak, maar vooral ook op het hebben van een goede visie. Die hebben wij van onze inwoners gekregen en is vastgelegd in de Toekomstvisie Midden-Delfland 2050. Het realiseren van de ambities uit deze visie is ook afhankelijk van de samenwerking tussen de gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie en de wijze waarop inwoners, externe partners en andere overheden betrokken worden en zijn.

Tijdens de gesprekken over het uitwerken van de verschillende deelvragen op 18 februari is voor mij duidelijk geworden dat de centrale onderzoeksvraag niet voor iedereen goed aansluit op de verwachtingen van het Spiegelproces. De leerervaring voor het pilotproject is dat het beter is te spreken over een centrale doelstelling, met daarvan afgeleid meerdere leervragen.

MIX

FSC

Papier van varantwoorda herkomat

FSC* C003606

cittaMm:

Wijziging leervraag in doelstelling Op basis van ieders inbreng en gesprekken die ik heb gevoerd heb ik als bestuurlijk opdrachtgever de centrale leervraag aangepast. In de pilot hebben we geconstateerd dat het beter is te spreken over een doelstelling, met daaraan gekoppeld de leervragen. De centrale leervraag is aangepast en als volgt als doelstelling geformuleerd: Het versterken van het democratische besluitvormingsproces tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie. Met wederkerigheid versterken van de betrokkenheid en inbreng van inwoners en regionale overheden bij MIdden-Delfland. Het werken aan deze doelstelling is een continu proces. Het leerinstrument De Spiegel stelt ons in staat om buiten de waan van de dag om op een a-politieke wijze de huidige situatie in Midden-Delfland te beschouwen en te verbeteren. Op basis van de adviezen van een ontwikkelagenda kunnen we daarna de democratische processen aanpassen in het belang van een effectieve en efficiënte besluitvorming. Hierbij spiegel ik mij graag aan het rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur "Vallen, Opstaan en Weer doorgaan". Leren met elkaar en met het advies van de Spiegelcommissie te gaan werken met een ontwikkelagenda. Een agenda die het begin kan zijn van een proces van verandering, te leren van onze fouten en voortgaan op de zaken die wel goed gaan.

Overzicht leerthema's vragen Door de externe begeleiding van de Spiegelcommissie is in het verslag van 18 februari een samenhangend pakket aan leervragen opgesteld. Deze zijn onderverdeeld in drie leerthema's. Als basis voor het vervolgtraject is het pakket van samenhangende leervragen: Wederkerige betrokkenheid binnen en buiten de gemeente: 1. Hoe versterken we de betrokkenheid van inwoners bij Midden-Delfland? 2. Hoe om te gaan met de afhankelijkheid van de regio en ons omliggende gemeenten, waar niet dezelfde cultuur en taal geldt? Organiseren van kaders en legitimiteit, vergroten slagkracht: 3. Hoe leren we als college kaders te vragen? 4. Hoe houden we als raad vast aan reeds gestelde kaders? 5. Hoe vergroten we de slagkracht (die bij het college ligt) ook voor de gemeenteraad? Omgang met informatie en onzekerheid: 6. Hoe zorgen we voor informatie op een abstractieniveau dat past bij de verschillende rollen? 7. Hoe creëren we vertrouwen tijdens het niet-weten? a. Welke interactie tussen spelers is dan nodig en hoe organiseren we die? b. Welke informatie kunnen we dan alsnog/wèl organiseren? c. Hoe richten we het proces dan in en hoe communiceren we daarover? Vervolg van Spiegeltraject Het vervolg van het Spiegeltraject kent meerdere fasen. Hierna geef ik een korte toelichting op de verschillende vervolgstappen.

Doordat sprake is van een pilotproject kan het zijn dat de processtappen in de praktijk op een iets andere wijze worden ingevuld dan in deze brief is benoemd. De vervolgstappen zijn: Verzamelen informatie voor de zelfevaluatie Verwerken informatie uit de zelfevaluatie Spiegelen met externe deskundigen Spiegelbrief en concept ontwikkelagenda Uitwerken ontwikkelagenda en besluitvorming

Bij de verschillende fasen heeft de Spiegelcommissie een belangrijke functie. Deze commissie wordt samengesteld vanuit drie onafhankelijke deskundigen op het bestuurskundig onderwerp van de doelstelling. In de fase van de zelfevaluatie wordt na het werven van de leden van de Spiegelcommissie een kennismakingsgesprek met de regiegroep ingepland. In bijlage 2 zijn deze processtappen in een tijdschema weergegeven. Deze data zijn nog indicatief en afhankelijk van de beschikbaarheid van drie door Necker te werven leden voor de Spiegelcommissie Fase 2: Zelfevaluatie met spiegelverslag In deze fase wordt informatie verzameld over de drie leerthema's en daaraan gekoppelde leervragen. Start is gepland op 25 maart. De ambtelijk projectleider voert deze fase uit. Tijdens deze fase ontvangen de individuele leden van de gemeenteraad, raadscommissie, college en directie een vragenlijst. Aan de hand van enkele concrete praktijkcasussen wordt u gevraagd wat uw ervaringen zijn op de drie leerthema's, welke dilemma's u constateert in de praktijk, welk beeld u heeft over de huidige situatie in Midden-Delfland en wat uw verwachtingen/wensen zijn. De casussen van de vragenlijst zijn bedoeld als voorbeeld om te komen tot een werkbaar informatiepakket dat de Spiegelcommissie inzicht biedt in de werkwijze en processen in Midden-Delfland.

Het toevoegen van andere praktijkervaringen is mogelijk als dat bijdraagt aan het vergroten van het inzicht voor de Spiegelcommissie. De praktijkcasussen hebben logischerwijs een politieke lading. Voor de vragenlijst gaat het om een a-politieke inventarisatie, die inzicht moet bieden over afspraken, processen en praktische werkwijzen in onze gemeente. De verzamelde informatie wordt verwerkt in één geanonimiseerd samenvattend 'spiegelversiag'. Dat document wordt door de projectleider in afstemming met de externe ondersteuning van de Spiegelcommissie opgesteld. Nadat het is aangeboden aan mij wordt het gedeeld met de gemeenteraad, college en directie en toegestuurd aan de Spiegelcommissie. Dit proces moet in ongeveer zes weken worden uitgevoerd. Fase 3: De Spiegelcommissie In deze fase voeren de externe deskundigen de 'spiegelgesprekken'. Bij de voorbereiding en de gesprekken worden de commissieleden ondersteund door de externe begeleiders vanuit Necker. De gesprekken worden gehouden op twee aaneensluitende dagen. Planning is 12 en 13 juni. Deze data zijn nog niet definitief. De Spiegelcommissie heeft als voorbereiding op de gesprekken ongeveer vier weken, gerekend na ontvangst van het spiegelverslag, nodig. Na die periode vinden gesprekken plaats met een vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad, het college en de directie.

Mijn verzoek aan de fracties is om in onderling overleg een delegatie voor deze gesprekken af te vaardigen. Om het gesprek effectief te laten verlopen denk ik aan een groep van ongeveer zes personen. College en directie bestaan beide uit vijf personen. Afhankelijk van hun eigen keuze kunnen zij allen deelnemen aan een spiegelgesprek of kiezen voor het afvaardigen van een kleinere delegatie. De Spiegelcommissie rondt haar werkzaamheden af met een rapport, de 'spiegelbrief'. De commissie sluit twee weken na de gesprekken hun deel van dit traject af in een feedbackgesprek met de regiegroep. Hierin wordt ook de spiegelbrief besproken. Die brief is een rapportage met daarin de bevindingen op de leer- en ontwikkelpunten voor het verbeteren van het democratisch bestuurlijk en ambtelijk samenspel in MiddenDelfland. Tevens bevat de rapportage een advies van de spiegelcommissie hoe die punten opgepakt kunnen worden en wie hierbij het initiatief kan nemen. Met ondersteuning van de externe adviseurs van Necker werkt de ambtelijk projectleider de spiegelbrief uit in een concept ontwikkelagenda. Het concept wordt gedeeld met de Spiegelcommissie. Deze commissie heeft daarna twee weken de gelegenheid om op het concept van die agenda te reflecteren.

Fase 4: Besluitvorming ontwikkelagenda Planning is dat de concept ontwikkelagenda na het zomerreces gereed is voor uitwerking richting de besluitvorming. De agenda bevat de inhoudelijke leervragen en een samenvatting van het proces, zoals die in deze brief zijn genoemd. De bevindingen en adviezen op basis van de spiegelbrief zijn hierin ook genoemd. Kern van de ontwikkelagenda vormen de acties die mogelijk zijn om aan de doelstellingen van het leertraject van deze pilot invulling te geven, met een actielijst en procesverantwoordelijkheden. De ontwikkelagenda wordt met een reflectie van het college op de adviezen en acties voorbereid voor openbare besluitvorming door de gemeenteraad. Mijn inschatting is dat de adviezen en aanbevelingen uit de Spiegelbrief en de ontwikkelagenda voor besluitvorming nog een nader overleg vragen met de partijen die betrokken zijn in het bestuurlijk samenspel tussen gemeenteraad, college en directie. Vanuit de gemeenteraad zal ik dit overleg kunnen inplannen met de vertegenwoordiging die ook deel heeft genomen aan de spiegelgesprekken. Alternatief is een bespreking in het presidium. Bij het opstellen van de afvaardiging van een delegatie uit de gemeenteraad is mijn verzoek om in het onderling overleg met de fracties hierover een uitspraak te doen. Planning is dat dit bestuurlijke proces start na het zomerreces.

Openbare besluitvorming door de gemeenteraad moet dan mogelijk zijn in de raadsvergadering van 25 november 2025. Enkele aanbevelingen kunnen mogelijk al direct ingevoerd worden. Andere maatregelen om het democratisch samenspel tussen gemeenteraad, college en directie te versterken zullen naar mijn inschatting als advies worden meegegeven voor de volgende raadsperiode 2026-2030. Meer informatie Mocht u naar aanleiding van deze brief inhoudelijke vragen hebben, dan kunt u mij benaderen. Voor vragen over het proces en straks bij fase 2 (zelfevaluatie) kunt u de ambtelijk projectleider Wim van Dalen benaderen, via wvandalen(S)middendelfland.nl of 06 - 820 56 579.

Met vriendelijke groet, De bestuurlijk opdrachtgever pilot De Spiegel,