A 25012 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Midden-Delfland 2025

" im Gemeente " ÉÉÉ Midden-Delfland

Anna van Raesfeltstraat 37, Postbus 1, 2636 ZC Schipluiden T (015) 380 41 11, F (015) 380 99 92 E gemeente@middendelfland.nl, I www.middendelfland.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk Bijlage(n)

523049 1

Onderwerp Beleidsregels inkoop en aanbesteden 2025

2 9 JAN 2025 Datum 11 januari 2025

Geachte raadsleden, Het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente is in 2014 vastgesteld. Dit beleid is nog steeds actueel. Op de onderwerpen lokale inkoop, social return on investment en een efficiëntere uitvoering is een actualisatie wenselijk. In de bijgevoegde beleidsregels Inkoop en aanbesteden 2025 is dit uitgewerkt. In deze brief informeren wij u over deze drie onderwerpen die zijn geactualiseerd. 1. Uitbreiding mogelijkheid lokale inkoop Lokale ondernemers hebben een belangrijke maatschappelijke functie. Zij dragen bij aan de vitaliteit en levendigheid van onze dorpen met hun bedrijfsactiviteiten. Zij doen dit door het verzorgen van lokale werkgelegenheid en ondersteuning van verenigingen en maatschappelijke organisaties. Naar onze mening is lokaal opdrachtgeverschap van toegevoegde waarde bij het benutten van korte ketens. In 2014 is dat ook in paragraaf 5.3 als volgt vastgelegd: "De gemeente heeft oog voor de lokale economie en het MKB, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers ieidt. De gemeente heeft als doel om de lokale economie en het MKB goede kansen te bieden bij inkopen en aanbesteden. Uitgangspunt is wei dat alie ondernemers gelijke kansen moeten krijgen en discriminatie moet worden voorkomen. De gemeente houdt echter bij inkopen de mogeiijkheden voor deze groep in het oog."

■

In de beleidsregels is het maatschappelijk belang van lokale ondernemers nogmaals benadrukt. Daarnaast is de praktische mogelijkheid om bij onze eigen ondernemers in te kopen verruimd door het verhogen van de maximale grenzen voor het enkelvoudig ondershands aanbesteden. Voor werken is deze grens verhoogd van € 100.000,= naar maximaal € 150.000, = . Voor leveringen en diensten is deze grens van € 50.000,= verhoogd tot maximaal € 70.000,=. 2. Actualisatie beleidsregels social return on investment fSROII SROI draagt bij aan het vergroten van kansen tot maatschappelijke participatie en ontwikkeimogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In 2014 is maatschappelijk verantwoord inkopen opgenomen in paragraaf 4.2 (duurzaam inkopen). Onderdeel a betreft de milieu aspecten van duurzaamheid en onderdeel b de sociaal-maatschappelijke aspecten van duurzaamheid. Dit thema is als volgt verwoord: "Inkoop vindt op maatschappeiijk verantwoorde wijze piaats. Hierbij speien onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces.

Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon tot stand komen of zijn gekomen."

■

In de actualisatie van het beleid 2025 is de uitwerking geactualiseerd op basis van regionale afspraken volgens de 'bouwblokkenmethode', die onder andere door het Werkgevers Servicepunt Haaglanden wordt gehanteerd. Deze lijn is een uitwerking van het op 22 oktober 2024 vastgestelde Beleidskader re-inteqratie en participatie. Voor de ondersteuning van de klantmanagers en de uitvoering van dit onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt naar verwachting begin 2025 de werving van de functie van werkgeversconsulent afgerond. Bij een meervoudige ondershandse aanbesteding kan de verplichting worden opgelegd om 5% van de aanneemsom te besteden aan SROI. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 was geen vast bedrag of percentage opgenomen. Inmiddels is het vrij algemeen een percentage van 5% in het bestek op te nemen. In de beleidsregels is de uitvoering geconcretiseerd door dit percentage over te nemen. Uitgangspunt bij SROI is dat dit proportioneel en passend bij de opdracht moet zijn. 3. Beleidsregels dragen bii aan efficiënter werken In 2014 is op basis van een model van de VNG een beleidskader uitgewerkt. Dit model is nog steeds actueel. Het beleidskader 2014 bestaat uit uitgangspunten, regelgeving en uitvoeringscriteria. Deze zijn per onderwerp gebundeld.

Hierdoor moeten derden en de ambtelijke organisatie bij iedere aanbesteding of daaraan gekoppeld vraagstuk een omvangrijk document doornemen. De actualisatie hebben wij gebruikt om de voorschriften uit het beleidskader 2014 uit te werken in de vorm van beleidsregels. De algemene uitgangspunten zijn samengevat in de considerans van de beleidsregels. Deze technische aanpassingen vergroten de leesbaarheid. Hiermee vermindert de administratieve belasting voor ondernemers. Aan de beleidsregels is voor intern gebruik een stroomschema toegevoegd. Tevens wordt de uitvoering intern gekoppeld aan een digitaal vastgesteld proces in het Zaaksysteem. Deze werkwijze bevordert de interne efficiency. Beleidsregels zijn geen wet- of regelgeving en hebben daarom geen directe juridische binding. Ze zijn ondersteunend aan de uitvoering door richting te geven aan beleid en zorgen voor transparantie en voorspelbaarheid in de besluitvorming. In de beleidsregels zijn buiten de wettelijke randvoorwaarden geen direct afdwingbare verplichtingen opgenomen. Dit is gedaan omdat algemene regels moeilijk toepasbaar zijn op de diverse producten en vormen van inkoop en aanbesteden in de organisatie. Met deze beleidsregels kan ook rekening gehouden worden met actuele ontwikkelingen en de benodigde doorlooptijd bij het inkoopproces.

Tenslotte is het efficiënt een beperkte aantal verplichtingen op te nemen in verband met de rechtmatigheidsverklaring. Bij het afwijken van een verplichting is dan formeel sprake van een 'onrechtmatigheid'. De flexibiliteit in de regelgeving wordt terughoudend toegepast vanuit het zijn van een betrouwbare overheid. In bijzondere omstandigheden is afwijken mogelijk op basis van een goed onderbouwde motivering. Afwijking vraagt daarom expliciete besluitvorming door ons college en kan niet onder mandaat binnen de ambtelijke organisatie worden afgedaan. Ondernemersorganisatie zijn geïnformeerd Met de toezending aan uw gemeenteraad, hebben wij ook de lokale ondernemersorganisaties geïnformeerd over de beleidsregels Inkoop en aanbesteden Midden-Delfland 2025. Tevens worden deze beleidsregels officieel gepubliceerd.

Met vriendelijke gr(^' het college van buf^emeester en wethouders.

\

M. ge;

BorFn isAretaris

F.I. Noordermeer - van Slageren burgemeester

2

■ WgM Gemeente

Anna van Raesfeltstraal 37, Postbus 1,2636 ZG Schipluiden

■

T (015) 380 41 11, F (015) 380 99 92

[\/ll(lden’'Delfl3tid

E gemeente@middendelfland.nl, i www.middendelfland.nl

attadim

BELEIDSREGELS INKOOP EN AANBESTEDEN MIDDEN-DELFLAND 2025 Burgemeester en wethouders van Midden-Delfland; Overwegende dat het wenselijk is het "Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Midden-Delfland 2014" te actualiseren; dat overheden een maatschappelijke voorbeeldfunctie vervullen en dat mede vorm kunnen geven door bij inkoop en aanbesteden rekening te houden met milieu, (sociale) duurzaamheid, klimaat en maatschappelijke betrokkenheid ondernemers, waarbij Midden-Delfland vanuit de waarden van Cittaslow streeft naar een hoge kwaliteit van leven voor inwoners, ondernemers en bezoekers; dat bij de uitvoering van het beleid nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de gemeentelijke identiteit die is gevormd door het Bijzonder Provinciaal Landschap Midden-Delfland, de daarin gelegen dorpen en buurtschappen en de lokale gemeenschappen; dat bij uitvoering van beleid de gemeente werkt vanuit de waarden van Cittaslow, waarbij gestreefd wordt naar een optimaal evenwicht tussen sociale en ecologische opgaven vanuit een economischfinancieel perspectief; dat de waarden van Cittaslow van directe invloed zijn op het inkoop- en aanbestedingsbeleid door toekomstbestendig te werken en bij te dragen aan een optimaal maatschappelijk resultaat voor de lange termijn met sociale, innovatieve en duurzame oplossingen met het streven naar een maximaal gebruik van korte ketens en inzet door lokale

ondernemers; dat lokale ondernemers onmisbaar zijn voor de lokale gemeenschappen vanuit hun betrokkenheid en maatschappelijke bijdrage in sponsoring en ondersteuning van lokale verenigingen en initiatieven; dat het wenselijk is dat lokale ondernemers binnen de strikte wetgeving en het voorkomen van oneerlijke concurrentie een voorkeurspositie hebben bij de ondershandse gunning van werken en diensten; dat Midden-Delfland streeft naar een inclusieve samenleving waarin iedereen kan meedoen, waarbij het inkoop- en aanbestedingsbeleid ondersteunend kan zijn bijvoorbeeld door opdrachten aan lokaal betrokken ondernemers te gunnen en bij grote opdrachten op proportionele wijze social return toe te passen; dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen steeds meer van belang is in de lokale samenleving en regionale samenwerking; dat binnen de (inter)nationale regelgeving en beleid meer aandacht bestaat voor de maatschappelijke waarden die de overheid en ondernemers gezamenlijk kunnen invullen bij het inkoop- en aanbestedingsproces, waarbij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen een voorkeurspositie bij de gunning kan worden gegeven; dat we als gemeente bij het inkoopproces bij werken, leveringen en diensten in de regionale en lokale context invulling geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen; dat bij inkoop en aanbesteden de administratieve lasten voor ondernemers en ambtelijke

organisatie binnen de juridische kaders zo veel mogelijk beperkt moeten worden;

dat bij de uitvoering van het beleid rekening wordt gehouden met van toepassing zijnde wetgeving, zoals die voortvloeit uit Europese regelgeving, de Aanbestedingswet 2012, het Burgerlijk Wetboek, de Gemeentewet, de Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken; dat de algemene beginselen van goed opdrachtgeverschap van toepassing zijn, zoals een gelijke behandeling, geen discriminatie, transparantie, proportionaliteit, integriteit en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur; dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid alleen van toepassing is op overheidsopdrachten en niet op subsidies; gelet op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Midden-Delfland 2014: mede gelet op de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsreglement werken 2016, de Gids Proportionaliteit, artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht en artikel 108 Gemeentewet;

BESLUIT:

1.

vast te stellen de Beleidsregels Inkoop en aanbesteden Midden-Delfland 2025.

2.

te bepalen dat deze beleidsregels in werking treedt op de eerste dag na publicatie.

Schipluiden, 7 januari 2025

Burgemeester en wethouders voornoemd, De gemeentesecretaris^' De burgemeester.

M.A.I>

rn

F.I.MMoordermeer-van Slageren

Publicatiedatum 6 februari 2025

2