A 24053 bijlage 5. Participatie- en communicatieplan AZC definitief

Plan van Aanpak Participatie en Communicatie voor realisatie AZC Den Hoorn (versie na aanpassingen eerste feedbackronde college op 2 juli)

Onderdeel van Projectplan AZC Den Hoorn Gemeente Midden-Delfland Juni 2024

Plan van Aanpak Participatie en Communicatie voor realisatie AZC Den Hoorn Inleiding De komst van een asielzoekerscentrum (AZC) in Den Hoorn raakt de directe leef- en werkomgeving van inwoners, lokale ondernemers/ winkeliers en maatschappelijke organisaties en verenigingen. Het is belangrijk dat alle betrokkenen goed zijn aangehaakt bij het ontwikkelingsproces en de komende jaren als het AZC operationeel is. Ervaringen uit vergelijkbare situaties in andere gemeenten hebben uitgewezen dat vroegtijdige en open communicatie en participatie belangrijk is voor het vertrouwen in een gezamenlijke toekomst. Het is daarom ons doel iedereen optimaal voor te bereiden op de komst van het AZC. Hierbij willen we nadrukkelijk veel ruimte bieden aan alle betrokkenen om in contact te komen met de gemeente. We willen onze informatie delen met de betrokkenen en hen waar mogelijk betrekken bij de realisatie van het AZC. Goed luisteren naar iedereen en aandacht hebben voor de betrokkenen is een belangrijke opgave hierin. Participatie is een breed begrip. En er zijn veel verschillende opvattingen over. Wij kijken naar participatie in de breedste zin van het woord. Het begint al met mensen op de hoogte brengen. Dat is de eerste stap in participatie; informeren van betrokkenen.

Op de onderdelen waar dat mogelijk is vragen we betrokkenen om met ons mee te denken; we raadplegen de betrokkenen en vragen hen om advies.

Leeswijzer Dit plan van aanpak bestaat uit verschillende delen. We geven eerst een omschrijving van de drie fases die wij onderscheiden in de participatie en communicatie. Daarna leest u wat de doelstellingen voor participatie en communicatie zijn in die fases. Participatie bestaat in veel verschillende vormen. Hierbij willen we duidelijk aangeven wat de mogelijkheden zijn binnen dit project. We benoemen de mijlpalen die belangrijk zijn in de aanloop naar een operationeel AZC. De betrokkenen bij dit project kunnen we verdelen in verschillende doelgroepen. We geven een opsomming van de verschillende doelgroepen. Onze mogelijkheden voor participatie en communicatie stemmen wij af op die verschillende doelgroepen. We sluiten af met een overzicht van de verschillende communicatie- en participatiemiddelen die wij per doelgroep (gaan) inzetten.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

2

Fasering in participatie en communicatie De realisatie van het AZC bestaat uit verschillende fases. Deze fases hebben ook verschillende doelen voor participatie en communicatie. Ook de mogelijkheden tot participatie verschillen per fase en per activiteit daarbinnen. Daarom zijn communicatie en participatie op het ene moment meer zichtbaar en het andere moment minder zichtbaar.

Fase 1: Onderzoeksfase Op 14 november 2022 heeft de raad besloten om het college de opdracht te geven om onderzoek te doen naar de mogelijkheden voor opvang van vluchtelingen. Op dat moment is ook het communicatieplan vastgesteld. In deze periode zijn in alle dorpen bijeenkomsten geweest voor inwoners en is een enquête gehouden conform het communicatieplan. Doel van deze bijeenkomsten was zowel informeren als het ophalen van wensen, behoeften, kansen en zorgen. Veel van de geuite zorgen (bijvoorbeeld rond veiligheid, onderwijs, maatschappelijke voorzieningen en verkeer) zijn teruggekomen in het genomen raadsbesluit en worden uitgewerkt in onder meer de Aanvullende Werkafspraken, het Veiligheidsplan en de notitie verkeersroutes1. Daarnaast is er voorafgaand aan de raadsbesluitvorming een tweede bewonersavond georganiseerd voor omwonenden van de voorkeurslocatie in Den Hoorn. Voor het informeren over de voorkeurslocatie gebruikten we aanvullend brieven in de directe omgeving, informatie in het huis-aan-huisblad, onze website en social media. Vanaf september 2022 liep de onderzoeksfase. Deze eindigde in het najaar 2023 toen de raad op 25 oktober besloot om het college de opdracht te geven tot nadere uitwerking van het realiseren van een opvang voor vluchtelingen en het realiseren van flexwoningen in Den Hoorn. Hiermee werd fase 1 van de participatie en communicatie afgerond.

Fase 2: Ontwikkeling en bouw Op dit moment zitten we in fase 2: het politieke besluit tot het realiseren van het AZC in Den Hoorn is genomen, en dat vraagt nadere uitwerking van plannen waarna de bouw van de opvang van start kan. In deze fase is het van belang inwoners en andere betrokkenen goed te informeren over de voortgang, de vastgestelde kaders en de nog uit te werken zaken. Daarbij is het belangrijk transparant te zijn over de mogelijkheden en onmogelijkheden tot het beïnvloeden van de uiteindelijke vormgeving en uitvoering. We willen betrokkenen zoveel mogelijk raadplegen en om advies vragen bij onderwerpen waar dat mogelijk is. Dit plan richt zich met name op deze fase.

Fase 3: Exploitatiefase De laatste fase van participatie en communicatie heeft betrekking op de situatie wanneer het AZC operationeel wordt, en de tijdelijke bewoners in onze gemeente komen. Zodra het AZC in gebruik is, start fase 3; de exploitatiefase. In deze fase is het van belang dat het contact tussen het AZC en de lokale samenleving gemaakt wordt. Het COA neemt in deze fase het voortouw.

1

documenten die gelijktijdig met dit plan worden aangeboden aan de gemeenteraad 3 Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

Doelstellingen voor participatie en communicatie De doelstellingen verschillen per fase van de realisatie van het AZC.

Fase 1: Onderzoek Zoals eerder aangegeven is deze fase afgerond. Doel van deze fase was: informeren en raadplegen.

Fase 2: Ontwikkeling en bouw In deze fase is de gemeente grotendeels aan zet om alle betrokkenen te informeren over de voortgang, de vastgestelde kaders en de nog uit te werken zaken. Waar mogelijk betrekken we de lokale samenleving bij de ontwikkeling en realisatie van het AZC. Daarbij is het belangrijk transparant te zijn over de mogelijkheden en onmogelijkheden tot het beïnvloeden van de uiteindelijke vormgeving en uitvoering. Daarnaast is het COA in deze fase aan zet voor wat betreft de voorgeschreven participatie voor de aanvraag van een omgevingsvergunning. U leest hierover meer onder het kopje ‘Participatie onder de omgevingswet’. Doel van deze fase is: informeren en raadplegen.

• • •

Luisteren naar signalen en vragen uit de lokale samenleving. Hierbij hebben we oog en oor voor alle standpunten, we respecteren standpunten ook als deze ver uit elkaar kunnen liggen. Informeren van de verschillende betrokkenen. We delen op regelmatige basis informatie met de betrokkenen. Verduidelijken van de gemaakte afspraken met bijvoorbeeld COA en politie om zo de bezorgdheid (deels) te kunnen verminderen, inclusief het delen van gedetailleerde plannen voor bijvoorbeeld de inrichting van de locatie.

Fase 3: Exploitatie Zodra het AZC operationeel is en er vluchtelingen wonen op de locatie, is het belangrijk dat het contact met de lokale samenleving gemaakt wordt. Het COA neemt in deze fase het voortouw. Doel van deze fase is: inbedding van het AZC in de lokale gemeenschap door middel van transparantie en samenwerking. Participatie heeft dan betrekking op vragen als; hoe bieden wij vluchtelingen een warme omgeving, wat kunnen inwoners betekenen in het leven van vluchtelingen? En wat kunnen de vluchtelingen bijdragen aan de lokale samenleving? Daarnaast zal er ruimte moeten zijn voor inwoners om eventuele gevolgen voor de leefbaarheid of de buitenruimte aan te kunnen kaarten, zodat daar adequaat op kan worden gehandeld.

Omvang van het plan Dit document geeft op een overzichtelijke manier inzicht in de participatie van verschillende betrokkenen en de communicatie in aanloop naar de opening van het AZC in Den Hoorn, de fase van ontwikkeling en bouw.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

4

Het participatietraject met de vluchtelingen valt onder de bevoegdheid van het COA, in samenwerking met de afdeling Samenleving & Dienstverlening van de gemeente. Na de inhuizing valt ook de communicatie met de directe omgeving onder de verantwoordelijkheid van het COA. Dit wordt op een logische en samenhangende manier afgestemd met de gemeente. Hierbij maken we dankbaar gebruik van elkaars netwerk, kennis en ervaring.

Participatie onder de Omgevingswet Sinds de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024, vereist het vergunningsproces vanuit het COA een participatietraject. Het COA heeft besloten om, conform de wet, het vergunningaanvraagproces op te starten met een ‘ter inzagelegging’ waarop reacties van inwoners en betrokkenen mogelijk zijn. De gemeente en het COA zijn van mening dat voor dit onderwerp de enkele actie van ‘ter inzage leggen’ van de (technische) bouwplannen – hoewel conform de wet - onvoldoende invulling geeft aan de gewenste en verwachte participatie. Het COA levert bij de ter inzagelegging extra informatie voor belangstellenden. Er komen bijvoorbeeld extra tekeningen van de inrichting van de locatie, de verkeerssituatie met zebrapad en fietsroutes en sfeerimpressies van de flexwoningen. Deze informatie plaatst de gemeente ook op haar website. Ook volgt de gemeente zelf een communicatielijn die verder gaat dan ter inzage legging. Met updates informeert de gemeente alle betrokkenen over de laatste stand van zaken. Bij de benodigde aanpassingen in de omliggende openbare ruimte worden/ zijn betrokkenen geraadpleegd en om advies gevraagd.

Mijlpalen Tot aan de ingebruikname van het AZC zijn er verschillende belangrijke momenten aan te wijzen voor participatie en communicatie. Dit zijn de mijlpalen: -

College neemt besluit over het projectplan (waaronder de aanvullende werkafspraken, het participatie- en communicatieplan en het veiligheidsplan) (juli 2024) Raadsinformatiebijeenkomst ter toelichting op het gehele projectplan (september 2024) Aanvraag omgevingsvergunning (Q3 2024) Start bouwwerkzaamheden (verwachting Q1 2025) Plaatsen 1e flexwoningen (verwachting Q1/ Q2 2025) Open Dag (2 weken voor ingebruikname - verwachting Q2 2025) Ingebruikname AZC (verwachting Q2 2025)

In de onderstaande tijdlijn zijn de mijlpalen weergegeven. Hierbij is het belangrijk om te weten dat het moment waarop de omgevingsvergunning wordt verleend bepalend is voor de verdere planning. Mocht in het vergunningsproces vertraging optreden, dan werkt dat door in de gehele realisatie van het AZC. De communicatie- en participatiemomenten zijn cursief weergegeven. De toekomstige momenten moeten nog ingevuld worden. De tijdlijn is dynamisch en wordt steeds bijgewerkt.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

5

Tijdlijn

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

6

Doelgroepen Voor de communicatie en participatie onderscheiden wij verschillende doelgroepen binnen het brede kader van alle betrokkenen. We onderscheiden de volgende doelgroepen: -

Belangstellenden in het algemeen Direct omwonenden Ondernemers op het bedrijventerrein Harnaschpolder Winkeliers in het centrum van Den Hoorn Zorgpartners Maatschappelijke organisaties en verenigingen Gemeenteraad Pers

Communicatie- en participatiemiddelen Om alle betrokkenen goed te kunnen informeren over én te betrekken bij de verdere realisatie van het AZC zetten wij verschillende communicatie- en participatiemiddelen in. Deze middelen kunnen ook verschillen per doelgroep. Op deze manier zorgen wij voor een benadering richting onze betrokkenen die recht doet aan hun informatie- en participatiebehoefte. Maar die tegelijkertijd ook zorgt voor duidelijkheid over de beïnvloedingsruimte. We willen geen onjuiste verwachtingen wekken. De onderstaande lijst van communicatiemiddelen helpt om een doeltreffend participatie- en communicatieproces te waarborgen. Sommige middelen worden al langere tijd ingezet, andere middelen voegen we nog toe. Daarnaast verschilt de mate van participatie per communicatiemiddel. We onderscheiden hierin de volgende mogelijkheden: -

Informeren vanuit de gemeente Raadplegen van de doelgroep Advies vragen vanuit de doelgroep Coproductie samen met de doelgroep

Belangstellenden in het algemeen Communicatiemiddelen die voor alle belangstellenden van waarde zijn.

• • • •

Nieuwsblad Midden-Delfland: voortgangsinformatie met vaste regelmaat op de gemeentepagina. Website gemeente: alle informatie is terug te vinden op de al bestaande projectpagina over de vluchtelingenopvang op de website van de gemeente, inclusief schetsen en tekeningen. Social media: via Facebook en Instagram plaatsen we korte berichten met een verwijzing naar de website voor meer informatie. Inloopbijeenkomst: Tijdens de termijn van ter inzage legging organiseert het COA, ondersteund door de gemeente, een inloopbijeenkomst voor alle belangstellenden. De aanvraag voor een omgevingsvergunning wordt toegelicht en aanwezigen kunnen vragen stellen. Het gaat hierbij om een bijeenkomst waarvoor iedereen zich kan aanmelden.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

7

• •

• •

Maillijst: We wijzen belangstellenden regelmatig op de mogelijkheid om zich aan te melden voor de maillijst. Via deze maillijst krijgen geadresseerden alle relevante informatie rechtstreeks in hun eigen mailbox. Mailbox: Informatie over de realisatie van het AZC wordt al langer via het mailadres communicatie@middendelfland verstuurd. Ook komen in deze mailbox alle vragen over het project binnen. Team Communicatie verspreid de binnenkomende vragen onder de verantwoordelijke collega’s. Open Dag: Samen met het COA organiseren we een open dag op het AZC. Voordat de eerste bewoners arriveren kunnen omwonenden en andere belangstellenden een rondleiding krijgen op de locatie. Informatiepunt: online informatiepunt bij de gemeente waar omwonenden met hun vragen terecht kunnen. We spreken hiervoor een concrete en korte reactietermijn af.

Direct omwonenden Specifiek voor de direct omwonenden uit de woonwijk De Kreek: •

•

Bewonersgesprekken: Als gemeente zijn we in gesprek met een aantal mensen van woonwijk De Kreek. Dit breiden we uit naar een bredere groep bewoners van deze wijk om een breder scala van mensen te bereiken. Ook krijgen we dan een breder inzicht in de zorgen van de omwonenden. Met de bewoners van De Kreek kijken we naar de verschillende voorzieningen in de wijk die voor hen in relatie staan met de komst van het AZC. Voorbeelden hiervan zijn: prullenbakken bij de speelwadi’s, veiligheid, looproutes door de wijk, groen in de wijk, groen op de hekken van het AZC, etc. Als gemeente zijn we hierover in gesprek met de bewoners en proberen wij zoveel mogelijk te faciliteren. De bewoners krijgen een adviserende rol. Samen Leven: het COA is onder de noemer ‘Samen Leven’ aan zet om na de opening van het AZC het contact te leggen tussen de bewoners van het AZC en de direct omwonenden. Uiteraard kan dit breder getrokken worden naar de gehele samenleving in Den Hoorn/ MiddenDelfland. Ook willen we op een positieve manier aandacht besteden aan persoonlijk levensverhalen en culturele verscheidenheid. Een concrete invulling hiervan moet nog uitgewerkt worden.

Ondernemers op het bedrijventerrein Harnaspolder De ondernemers op het bedrijventerrein Harnaspolder vragen aandacht voor de (verkeers)veiligheid rondom hun bedrijven.

•

•

• •

Bedrijfsgesprekken: gesprekken met ondernemers individueel of in groepsverband. Er is contact gelegd met de ondernemers van het bedrijventerrein. We gaan met hen in gesprek en wij sluiten aan bij bedrijfsvergaderingen wanneer dat gewenst is. Het gaat hierbij om informeren, raadplegen en een adviserende rol van de ondernemers waar mogelijk. Werkbijeenkomst: De ondernemers hebben eerder hun zorgen kenbaar gemaakt, maar dit is al even geleden. Inmiddels is er veel veranderd. Tijdens de periode van ter inzage legging organiseren wij een werkbijeenkomst waarbij we de zorgen en de kansen vanuit de ondernemers in kaart brengen. De uitkomsten hiervan delen we met het COA en nemen we mee in de uiteindelijke uitwerking van bijvoorbeeld het veiligheidsplan als het gaat om verkeersveiligheid en veilige looproutes rond het AZC. We hopen dat er ook kansen naar voren komen die we in coproductie kunnen uitwerken. Maillijst: de ondernemers op het bedrijventerrein zijn al onderdeel van de algemene maillijst. Informatiepunt: online informatiepunt bij de gemeente waar de omliggende ondernemers met hun vragen terecht kunnen. We spreken hiervoor een concrete en korte reactietermijn af.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

8

Winkeliers in centrum Den Hoorn Enkele winkeliers in het centrum van Den Hoorn maken zich zorgen over mogelijke onveilige situaties in en rondom hun winkel. Dit is gebaseerd op (berichten over) ervaringen uit andere gemeenten waar een AZC gevestigd is.

• •

• •

Winkeliersgesprekken: gesprekken met winkeliers individueel of in groepsverband met de winkeliersvereniging. We gaan met hen in gesprek en wij sluiten aan bij winkeliersvergaderingen wanneer dat gewenst is. Werkbijeenkomst: De winkeliers hebben eerder hun zorgen kenbaar gemaakt, maar dit is al even geleden. Inmiddels is er veel veranderd. Tijdens de periode van ter inzage legging organiseren wij een werkbijeenkomst waarbij we de zorgen en de kansen vanuit de winkeliers in kaart brengen. De uitkomsten hiervan delen we met het COA en nemen we mee in de uiteindelijke uitwerking van ons veiligheidsplan. Maillijst: de winkeliers voegen wij toe aan de algemene maillijst. Informatiepunt: online informatiepunt bij de gemeente waar de winkeliers met hun vragen terecht kunnen. We spreken hiervoor een concrete en korte reactietermijn af.

Zorgpartners • •

Zorggesprekken: Met de verschillende zorgpartners voeren we gesprekken over hun vakgebied. Dit verwerken wij in het projectplan. Informatiepunt: online informatiepunt bij de gemeente waar de zorgpartners met hun vragen terecht kunnen. Voor de zorgpartners zijn dit enkele medewerkers van de afdeling Dienstverlening & Samenleving. We spreken een concrete en korte reactietermijn af.

Maatschappelijke organisaties en verenigingen •

• •

Werkbijeenkomsten: we organiseren werkbijeenkomsten waarbij we met maatschappelijke organisaties spreken over de impact van de komst van de tijdelijke nieuwe inwoners voor hun werk of activiteiten. We sluiten hierbij zoveel mogelijk aan bij bestaande overlegstructuren zoals met het onderwijs, de voorschoolse opvang en het sportakkoord. Met maatschappelijke organisaties voeren we gesprekken over benodigde inzet in relatie tot de inzet die vanuit het COA wordt geboden. De basis hiervoor ligt vast in de Aanvullende werkafspraken. De uitkomsten nemen we mee in de uitvoering van het projectplan. Ook delen we de informatie met het COA om zo optimaal de kansen van samenwerken te benutten. Informatiepunt: online informatiepunt bij de gemeente waar de organisaties en verenigingen met hun vragen terecht kunnen. We spreken hiervoor een concrete en korte reactietermijn af. Contactmomenten: we organiseren samen met het COA kennismakingsmomenten tussen de bewoners van het AZC en de maatschappelijke organisaties en verenigingen. We willen de bewoners van het AZC deel laten nemen aan de lokale samenleving. Zo proberen we de nieuwe bewoners snel te laten integreren.

Gemeenteraad •

•

Raadsinformatiebrief: maandelijks ontvangt de raad een informatiebrief met daarin de laatste stand van zaken, voortgang op thema’s en werkbijeenkomsten. We houden vast aan de maandelijkse frequentie, zodat iedereen weet wanneer de volgende update te verwachten is. De raadsbrief is de basis voor de informatie op de website en de berichten naar de maillijst. Alle overige reguliere contactmomenten, zoals raads- en commissievergaderingen blijven bestaan.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

9

Pers • • •

Persberichten: proactief persberichten versturen vanuit de gemeente over belangrijke momenten/ mijlpalen. Bij alle openbare bijeenkomsten is de pers van harte welkom. Bij toekomstige activiteiten en projecten op het gebied ‘Samen Leven’ betrekken we de pers.

Schematische weergave van de middelen per doelgroep

Persberichten

Raadsinfo.brief

Contactmomenten

Infopunt org./ver.

Infopunt zorg

Zorggesprekken

Infopunt winkeliers

Winkeliersgesprek

Werkbijeenkomst

Infopunt bedrijven

Bedrijfsgesprek

Samen Leven

Infopunt inwoners

Bewonersgesprek

Open Dag

Mailbox

Maillijst

Inloopbijeenkomst

Social Media

Website

Nieuwsblad

Middelen

Doelgroep Belangstell. algemeen Direct omwonenden Ondernemers Winkeliers Zorgpartners Maatsch. org./ ver. Raad Pers

Conclusie Met de bovengenoemde doelen, doelgroepen en participatie- en communicatiemiddelen willen wij ervoor zorgen dat de komst van het AZC in Den Hoorn op een goede manier voorbereid wordt. En het AZC vervolgens op een positieve manier in gebruik genomen kan worden. We doen onze uiterste best om huidige en toekomstige inwoners van Den Hoorn een prettige leef- en werkomgeving te bieden. Hiervoor zetten wij onze eigen kracht en beschikbare middelen optimaal in.

Plan van Aanpak participatie- en communicatie AZC

10