A 24012 Aanpak digitale transformatie

" mPI Gemeente

Anna van Raesfeltstraat 37, Postbus 1, 2636 ZC Schipluiden

■

1(015) 38041 11, F (015) 380 99 92

IVlidden-Delfland

E gemeente@middendelfland.nl, I www.middendelfland.nl

■

attaslrr^

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk Bijlage(n)

506238

Onderwerp Aanpak digitale transformatie

Datum 8 februari 2024

2 e FEB 2024

Geachte raadsleden. 'Digitalisering heeft ons leven veranderd, nu onze gemeente nog!' zo luidde de titel van de presentatie die u op 6 februari kreeg. Deze presentatie eindigde met een illustratie van de stappen die wij nu zetten om de digitale transformatie vorm te geven. In deze brief ontvangt u daar meer informatie over en informeren wij u over wat u de komende periode kunt verwachten. Wendbaar & weerbaar

U bent tijdens de presentatie meegenomen in de wereldwijde ontwikkelingen op het gebied van digitalisering die iedereen raken en daarmee ook impact hebben op Midden-Delfland. De kern van het verhaal is dat de technische mogelijkheden blijven groeien, dat de maatschappij deze omarmt, dat problemen complexer worden en ons werk verandert. Én dat we het met minder mensen zullen moeten gaan doen... U ontving de oproep om van de gemeente Midden-Delfland een weerbare en wendbare gemeente te maken. De presentatie eindigde met de boodschap dat wij stappen zetten en volop aan de slag zijn met deze ontwikkeling. Koersbepalende besluiten

De komende periode moeten wij ten aanzien van de digitalisering enkele koersbepalende besluiten nemen. Deze besluiten gaan grofweg over mens, techniek en organisatie. Daar waar het alleen over uitvoering danwel de bedrijfsvoering gaat, liggen deze besluiten bij het directieteam. Over een aantal zaken is collegebesluitvorming nodig en in een paar situaties ook raadsbesluitvorming. Het thema 'digitale transformatie' krijgt onder meer een prominente plek in de Kadernota. Wat gaan we doen?

In de presentatie bent u geïnformeerd over de verschillende externe en interne aanleidingen voor de noodzaak tot digitale transformatie. • De samenleving verandert • Huidige ICT-infrastructuur is in 2024/2025 afgeschreven • Het applicatielandschap verandert: het belang van een eigen infrastructuur neemt af door SaaS (software as a service) • De moderne werkplek met Microsoft 365 • Het ICT-beheercontract met Westland is nog even verlengd, maar moet opnieuw worden vormgegeven en aangepast aan de nieuwe realiteit.

Volgend jaar is ons datacenter afgeschreven. Naast de externe ontwikkelingen, is de vervanging van ons datacenter een voorname aanleiding en ook een stevige stok achter de deur om onze digitale transformatie vorm te geven. Wij lichten dit nader toe. Programma Eigentijdse ICT

De vervanging van het datacenter heeft grote impact op verschillende vlakken en vraagt goede voorbereiding en dus tijd, geld, aandacht en regie. Juist daarom is deze vervanging vormgegeven in een overkoepelend programma met verschillende projecten. Dit programma heet Eigentijdse ICT en staat ook op de lijst met vaste onderwerpen (voorheen informeerden wij u bij de PBW's hierover). We werken hierin samen met de gemeente Westland, omdat ook zij - net als andere gemeenten - voor een zelfde uitdaging staan. Het overkoepelende programma bestaat uit een flink aantal projecten en de aanpak beslaat meerdere jaren. Onderdelen hiervan zijn onder meer de Eigentijdse werkplek (bij u ook bekend onder Roadmap Office 365 waarover u eind 2022 heeft besloten) en de migraties van applicaties. Vervanging datacenter

Ons datacenter wordt sinds 2015 beheerd en onderhouden door de gemeente Westland voor ons. Als het datacenter is afgeschreven zijn er twee keuzes te maken: nieuw ijzer plaatsen (fysieke servers) of verhuizen naar de cloud (de dienst Microsoft Azure). Laatstgenoemde optie is eigenlijk de enige realistische optie gelet op alle ontwikkelingen. Die overgang vraagt een behoorlijk aantal stappen. We verplaatsen eerst de technische onderlaag. Daarna migreren we de applicaties. We hebben onderzocht welke applicaties het best mee kunnen verhuizen naar het nieuwe datacenter en welke applicaties we als dienst bij de leverancier af gaan nemen. Als laatst bieden we de nieuwe werkplek aan onze medewerkers aan (= de Eigentijdse werkplek, op Microsoft gebaseerd). Al het voorbereidende werk hierin hebben wij al gedaan vanuit de Roadmap Office 365 waarover u op 22 november 2022 heeft besloten. Daarnaast zijn we vanaf mei 2023 bezig geweest met het ontwerp, de inrichting en maatregelen en deze af te stemmen op de laatste wet- en regelgeving (waaronder BIO en NIS2, u leest hierover meer in de brief over informatiebeveiliging). Dit jaar ontvangt u ofwel informatie ofwel voorstellen over de volgende projecten die allemaal nodig zijn om de transformatie verder vorm te geven en gesteld te staan voor het moment dat ons datacenter naar de cloud verhuist. 1.

Roadmap Centric (techniek) De roadmap Centric bevat de aanpak die nodig is om alle Centric applicaties naar de cloud te verhuizen. Hiervoor is een eenmalige investering nodig voor de voorbereidingskosten. Daar ontvangt u een voorstel voor. De jaarlijkse kosten betalen we vanuit de samenwerking met de gemeente Westland, omdat het werk daar stopt en verplaatst naar de leverancier. Onzeker is of het bedrag dat resteert voor de samenwerking met de gemeente Westland toereikend is voor de nieuwe samenwerking. Deze samenwerking moet immers opnieuw worden vormgegeven mede aan de hand van de grote ontwikkelingen die nu plaatsvinden. Uiteraard wordt u daar ook over geïnformeerd en waar nodig ontvangt u hiervoor een voorstel. 2. I-Organisatie (mens en organisatie) De keuzes die hierin worden gemaakt vinden veelal in de bedrijfsvoering plaats door het directieteam. Het gaat dan om besluiten over de benodigde rollen en functies gemeentebreed, het vormgeven van portfoliomanagement en het vormgeven van de 'governance'\ De uitwerking hiervan loopt op dit moment. Naar verwachting komt hieruit ook een formatief voorstel. In dat geval is besluitvorming door het college en uw raad nodig.

1

De wijze van besturen van de (I) organisatie en de beheersing

2

3. Programma Eigentijdse ICT (techniek, mens en organisatie) Dit bevat de vervanging van ons huidige datacenter en de impact die dit heeft op onze organisatie, financiën en de rol de gemeente Westland met wie wij nu een samenwerkingsovereenkomst hebben op het gebied van ICT. Investeringen in tijd, aandacht en geld

De ontwikkelingen zijn niet nieuw en gelukkig hebben we deze (grotendeels) voorzien. De snelheid waarmee deze ontwikkelingen gaan, de complexiteit van de vraagstukken en de samenhang tussen allerlei opgaven zoals ook met u in de presentatie is gedeeld, vragen echter wel een aantal investeringen. Dit zijn deels ook financiële investeringen of verschuivingen van investeringen (kapitaaluitgaven, Capex) naar dienstverleningskosten (operationele uitgaven, Opex). In de voorstellen die u ontvangt, staan uiteraard de kosten. En het volledige beeld nemen wij op in de Kadernota die u later dit jaar wordt aangeboden. Tot slot

Deze brief heeft als doel om u nader te informeren over wat wij op dit moment doen om de digitale transformatie vorm te geven en ook wat u dit jaar nog kunt verwachten omdat we een aantal belangrijke keuzes gaan maken. Naast deze brief, informeren wij u waar nodig met separate voorstellen. Ook via de lijst met vaste onderwerpen houden we u op de hoogte en u zult eveneens voorstellen tot mutaties zien in de periodieke begrotingswijziging. Zo leest u in de eerste PBW een voorstel om een geplande investering naar voren te halen. Wij realiseren ons dat de opgave groot is en de materie niet voor een ieder makkelijk toegankelijk. Toch hebben wij er vertrouwen in dat we met deze aanpak ons ontwikkelen naar een wendbare en weerbare gemeente. Wilt u meer weten over digitale transformatie en wat dat betekent? Wij hebben voor u een boekje klaargelegd. U vindt dat - analoog - in uw postvakje op het gemeentehuis.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders. \

/

K

M.A.I. Mnn

\

gemeent^cre^s

F.II Noordermeer - van Slageren burgemeester _

3