A 22042 Jaarverslag 2021 archief- en informatiebeheer.pdf

■ HHII Gemeente ■ Midden-Delfland

AnnavanRaesfeltstraat 37, Postbus1,2636ZG Schipluiden T (015)38041 11,F (015)38099 92 E gemeente@middendelfland.nl , I www.middendelfland.nl

Aandegemeenteraad

Ons kenmerk Uw briefvan Bijlagen

0000121078 28 september 2022

Onderwerp Jaarverslag 2021archief-en informatiebeheer

2 2 Nuv ïm Datum 18november 2022

Geachtraadslid. U ontvangt bij dezebriefhetverslag"Archief-enInformatiebeheer Midden-Delfland 2021".In dit verslagstaathoewij zorgenvoordearchieven vandegemeente. Wij zijn verplichtu tenminste eenmaal perjaarte informeren hierover.Dit staatin onzearchiefverordening. Daarnaast sturenwe hetverslagtoeaanGedeputeerde Statenvan Zuid-Holland. Hiermeevoldoen we aanhet 'Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezichtProvincieZuid-Holland 2022'. Het verslag over2021 Het verslagis opgesteld in opdracht vandrs. A vandeWeerd,gemeentearchivaris. En is opgesteld doormevrouwA. Jassies, MA enmevrouwN. Cremers,MA, zij zijn archiefinspecteurs van (envoor) degemeenten Midden-Delfland, Delft, Rijswijk enPijnacker-Nootdorp. De archivarisschrijft in de aanbiedingsbrief dat2021quaarchief-en informatiebeheer standin hettekenstondvandeovergang naarhetnieuwe zaaksysteem.Na eengedegen voorbereiding is hetsysteem in december 2021live gegaan. Dit is goedverlopen. De overgang naarhetnieuwezaaksysteemheeftechterveelvande beschikbare tijd en menskrachtgekost.Hierdoor,maarookdooraanhoudende coronamaatregelen en tijdelijkepersonele onderbezetting is in 2021aaneenaantalwettelijketaken,zoalsoverbrenging en vernietiging, niettoegekomen. De aanbevelingen voor 2022 Wij hebben deaanbevelingen voor2022 in deloopvan afgelopen jaaral puntsgewijs opgepakt of dezezijn ingepland.

Een aantalvan dezepunten werkenwe samenmet hetStadsarchief Delft uit. Een grootaandachtspunt voor2022 is hetmigratietraject vandearchiefbescheiden uit hetDocument managementsysteem (DMS) Corsanaarhetnieuwezaaksysteemen hete-depot vanhetStadsarchief Delft. Dezemigratietrajecten zijn flink gevorderd, maarnognietafgerond. Dezelopentot eind2022. Het gevolghiervanis dater voor2023eengrotevernietigingsronde als inhaalslag opdeplanning staat.Daarmeehebben we ookaaneenvandebelangrijke aandachtspunten voldaan. Onzearchieven zijn van beiang voordebedrijfsvoering, de bewijszoekende inwoner envanuitcultuurhistorisch perspectief. Zij moetendaaromvoldoen aanhogeeisenophetgebied vanbeschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Wij besteden om dieredendoorlopend aandacht aanalleaspecten vanarchiefen informatiebeheer om zodoende dekwaliteitvast te houden ente verbeteren.

MIX

FSC

bMtormt

FSC* C017135

Tot slot U bentvanonsgewend datwij u dezeinformatie voorhetzomerrecestoesturen. Onze prioriteitlag bij hetopvolgen vandeaanbevelingen en eenzorgvuldige migratievan desystemen.Een dergelijk grootmigratietraject kost tijd en inzet. Daaromvolgdedit verslaglaterdanu vanonsgewend bent. De planning is datwij u volgend jaarweer,zoalsgewend, voorhetzomerrecesInformeren.

Met vriendelijke gro^, hetcollegevan bu/gemeester enwethouders.

/

drs.\p^I.^^ gema^te^^etp ri s

van Hemmen •gemeester I

2