A 057 Concept reactie Midden-Delfland op evaluatiepunten.PDF

Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) Postbus 21012 3001 AA ROTTERDAM

Ons kenmerk Uw brief van Uw kenmerk Bijlagen

2021-33481 / 21Z.004678 15 oktober 2021 85561

Onderwerp Reactie Tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag

Verzonden

Datum 14 december 2021

Geacht bestuur, U heeft de gemeente Midden-Delfland verzocht deel te nemen aan een gezamenlijk evaluatie over het functioneren van de governance binnen de gemeenschappelijke samenwerking van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). Proces Midden-Delfland De regionale evaluatie is opgezet vanuit drie hoofdthema’s met ieder vier deelvragen die vanuit uw bestuur zijn aangeleverd. Deze vragen zijn in een enquête beantwoord door raads- en commissieleden, collegeleden en direct betrokken ambtenaren. Vervolgens zijn de antwoorden geanonimiseerd verwerkt op onderstaande wijze. Deze brief is via Lijst A van de Regeling der werkzaamheden geagendeerd voor de raadsvergadering van 14 december 2021, met het besluit deze als beantwoording op uw bovenvermelde brief af te doen. 1. Terugblik op 1e tussenevaluatie 2017 Bij dit hoofdthema is teruggekeken naar de 14 aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie en de wijze waarop die aanbevelingen in de praktijk zijn verwerkt. 1.1. Zijn de aanbevelingen naar uw mening opgepakt? Aanbevelingen zijn opgepakt en in uitvoering gebracht. Wel is zichtbaar dat dit een langdurig proces is, waarbij enige tijd verloopt voordat effecten en gewijzigde werkwijzen in de praktijk merkbaar zijn. Vanuit nationaal beleid is sprake van een toenemend belang van de regionale schaal waardoor een beroep wordt gedaan op de informele netwerkfunctie van de MRDH.

Primair moet die taakuitbreiding opgevangen worden door op gemeentelijk en regionaal niveau op elkaar afgestemd zaken aan te pakken gericht op maatschappelijke vraagstukken (o.a. duurzaamheid, fietsbeleid, economische transitie). In de praktijk komt dit slechts in beperkte mate tot stand, waarbij de capaciteit bij gemeenten en regio een beperkende factor is en zal blijven. Versterking van de aanpak vanuit gemeenschappelijke belangen, gericht op de inwoners in de regio, kan mogelijk gevonden worden door aan gemeenten vanuit hun eigen prioriteiten en identiteit een meer trekkende regionale rol toe te bedelen. Vanuit Midden-Delfland is deze bereidheid aanwezig ten aanzien van de versterking van het economisch vestigingsklimaat vanuit de leefkwaliteit en de groenblauwe leefomgeving van landschappen.

*2021-33481*

1.2. Hoe heeft u de uitwerking van de aanbevelingen in de praktijk ervaren? Kunt u hier voorbeelden van geven? De communicatie naar en met de adviescommissies is zichtbaar verbeterd. De besluitstukken zijn helderder en compacter geworden. Adviezen worden inhoudelijk meegenomen in het besluitvormingstraject. Het besluitvormingsproces in zijn geheel is vrij lang, waardoor in het voortraject soms het ambtelijke traject wordt overgeslagen. Tevens is hierbij merkbaar dat gemeenten die in het informele presidium zitting hebben een informatievoorsprong hebben en bij langdurige trajecten ook behouden. Een positief voorbeeld is de informatievoorziening rondom de aanpak van OV en corona. De rol van de adviescommissie werd hierin wel bemoeilijkt door de soms tegenstrijdige belangen tussen gemeenten en het overkoepelende regionale belang. Mogelijk dat bij dergelijke dossiers in voorkomende situaties gebruik kan worden gemaakt van een ander vergadersysteem, met ondersteuning van een externe besluitvormingstool. Dit zou een instrument kunnen zijn dat de overeenkomsten en verschillen goed in beeld brengt, op basis waarvan een gedeeld advies met benoeming van ieders belangen wordt opgesteld. 1.3. Kunt u aanbevelingen noemen die nog versterking verdienen? Besluitvormingscyclus is verduidelijkt.

Voor raadsleden die geen directe functie vervullen en daardoor minder betrokken zijn blijft het volgen lastig het proces te volgen en actuele informatie te raadplegen. Documenten in besluitvormingsproces zijn alleen via vergaderstukken benaderbaar. Een verbetering kan zijn om die stukken ook op onderwerp benaderbaar te maken. Voor de adviescommissies zou een periodieke update vanuit het secretariaat van toegevoegde waarde kunnen zijn. 1.4. Zijn er nog andere opmerkingen die u ten aanzien van de eerste tussenevaluatie mee wilt geven aan het Algemeen Bestuur van de MRDH? In de praktijk is zichtbaar dat in de formele overleggremia raadsleden, bestuurders en ambtenaren vanuit een verschillende perceptie geïnformeerd en betrokken zijn en van daaruit deelnemen aan de vergaderingen. Hierdoor kan een tegenstelling ontstaan tussen belangenvertegenwoordiging voor de eigen gemeente en samenwerken aan de overkoepelende regionale belangen van het economisch vestigingsklimaat en mobiliteit. Bij de vergaderingen kan meer aandacht besteed aan die tegenstelling en in het besluitstuk explicieter het toegevoegde regionale belang te benoemen. Zeker bij besluiten gericht op één of een zeer klein aantal gemeenten kan dit van meerwaarde zijn. 2.

Eigen inbreng in de MRDH Bij dit thema stond de vraag centraal wat de eigen gemeentelijke rol is in relatie tot het uitgangspunt van de regionale samenwerking binnen de Metropoolregio Rotterdam Den Haag: ‘van, voor en door gemeenten’. 2.1. Hoe heeft u zelf de governance ingericht naar aanleiding van de vorige tussenevaluatie? In Midden-Delfland is bewust gekozen om niet de governance als basis te nemen, maar de gezamenlijke aanpak van het maatschappelijk vraagstuk. De vraagstukken rondom economisch vestigingsklimaat en mobiliteit vragen een integrale aanpak vanuit de praktische mogelijkheden van overheden, bedrijfsleven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties. In de praktijk vanuit het nationaal beleid is zichtbaar dat binnen de regionale samenwerking sprake is van een omslag, waarbij de MRDH binnen het fysiek domein als een netwerkorganisatie wordt beschouwd. Voorbeelden hiervan zijn de RES (Regionale energiestructuur), de ABcommissie regionale initiatieven en de Bestuurlijke Tafel Groenblauwe Leefomgeving. Vanuit het toenemend belang van de regionale afstemming binnen de fysieke leefomgeving verwachten wij dat deze netwerkfunctie van de MRDH verder zal groeien. Vanuit Midden-Delfland ondersteunen wij deze ontwikkeling vanuit de meerwaarde van een gezamenlijke regionale afstemming en integrale benadering van de kwaliteit van de leefomgeving.

Deze positionering als regionale netwerkorganisatie tussen gemeenten en provincie kan vanuit de inhoudelijke benadering van maatschappelijke vraagstukken binnen de huidige governance van de MRDH plaatsvinden. Hierbij nemen wij in beschouwing dat de ruimtelijke impact van het economisch vestigingsklimaat en mobiliteit onlosmakelijk is verbonden met de andere ruimtelijke claims die voortvloeien uit de verstedelijkingsopgave, energie- en klimaatopgaven en circulaire economie. 2

2.2. Hoe organiseert u binnen uw gemeente zelf de betrokkenheid bij de MRDH? Voor de binnengemeentelijke afstemming is een Bestuurlijke regiegroep ingesteld die bestaat uit ambtenaren, college- en raadsleden, waarbij ambtenaren ook in een directe lijn raadsleden informeren en adviseren. De regionale thema’s worden in deze werkgroep afgestemd op de meerwaarde voor de lokale vraagstukken en de bijdrage die Midden-Delfland kan leveren aan het versterken van de regionale belangen. In deze regionale samenwerking kiest Midden-Delfland bewust voor een positief-kritische benadering en betrokkenheid vanuit de inhoud. Economisch vestigingsklimaat en mobiliteit zijn per definitief bovenlokaal van schaal, waarbij een regionale aanpak de hoogst mogelijke maatschappelijke opbrengst heeft. Hierbij geldt dat een zo vroeg mogelijke samenwerking tot stand dient te komen, zodat de maximale efficiency gerealiseerd wordt en het eigen gemeentelijk beleid hierop verder inhoudelijk vorm kan krijgen. Een goed voorbeeld hiervan is de opzet van regionale digitaliseringsstrategie. 2.3. Hoe kijkt u aan tegen de inbreng van uw gemeenten in de MRDH de afgelopen jaren? Wat gaat goed, wat kan beter? De inzet van Midden-Delfland is consequent gericht geweest op het creëren van een meerwaarde vanuit een gezamenlijke regionale inzet.

Regionale samenwerking voor het versterken van het economisch vestigingsklimaat en verbeteren van de mobiliteit, tenzij dit de bestuurlijke opdracht van Midden-Delfland negatief kan beïnvloeden. Het Bijzonder Provinciaal Landschap van MiddenDelfland vervult in onze gemeentelijke visie een regionale functie in het verbeteren van het leefklimaat voor de 2,3 miljoen inwoners en draagt daarmee direct bij aan het versterken van het economisch vestigingsklimaat. 2.4. Op welke wijze kan en wil de gemeente een bijdrage leveren aan de verdere versterking van de MRDH en daarmee aan de opgaven die voor de regio als totaal en uw gemeente en haar inwoners van belang zijn? Vanuit de bestuurlijke opdracht die Midden-Delfland bij de herindeling in 2004 heeft gekregen zorgen wij met het versterken van de ruimtelijke kwaliteit voor een beter regionaal economisch vestigingsklimaat. Het landschap produceert grofweg beleving, voedsel en biodiversiteit en draagt bij aan de maatschappelijke vraagstukken rondom klimaatadaptatie en -mitigatie, hittestress, stilte, gezondheid en duurzaamheid. 3. Helderheid governancebeleid van de MRDH Bij de beantwoording van de voorbeeldvragen behorend bij dit thema is sec gekeken vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen en het daaruit voortvloeiden geldende governancemodel voor de MRDH. 3.1.

Zijn de diverse posities, rollen en verantwoordelijkheden van de diverse gremia voldoende duidelijker geworden ten opzichte van de vorige tussenevaluatie? Posities, rollen en verantwoordelijkheden zijn voor de direct betrokken duidelijk. De inhoudelijke inbreng en betrokkenheid van raadsleden uit de 23 gemeenten is aanzienlijk verbeterd. Daarnaast constateren wij dat een aantal hulpstructuren is ontstaan, zoals een presidium, initiatieven als de verstedelijkingsalliantie, de RES en AB-commissies. Hierin zijn wisselende coalities van gemeenten bij betrokken, waardoor het risico ontstaat op versnippering van kennis en het integraal functioneren vanuit de gemeenschappelijke samenwerking. Deze informele structuren blijven noodzakelijk binnen de netwerkorganisatie MRDH, waarbij het delen en publiceren van een heldere taakomschrijving wenselijk is. Vanuit de noodzaak integraal te werken binnen het fysieke domein is het wenselijk om binnen de formele gremia van de MRDH minimaal de agenda’s en notulen te delen. Dit vergroot ook de kansen om ervaringen met elkaar te delen en goede oplossing te benutten en te leren van minder functionerende strategieën. 3.2. Indien nee, wat is er volgens u onvoldoende helder en op welke wijze kan verheldering plaatsvinden? Zie voor kanttekening beantwoording vraag 3.1.

3

3.3. Hoe ervaart u de werking van de adviescommissies; ziet u positieve verschillen naar aanleiding van de aanbevelingen van de vorige tussenevaluatie? Zo nee, welke aanbeveling wil u nu doen? Wijziging van de werkwijze binnen de adviescommissies zijn zichtbaar. De ‘agendapost’ is in kwaliteit toegenomen en geeft duidelijk aan waar sprake is van informeren of adviseren. Aandacht wordt gevraagd om de ‘agendapost’ beknopt te blijven houden. Het werken vanuit een termijnagenda en de vaste agendacommissie is eveneens van meerwaarde. Het feit dat de adviescommissie eerder in het besluitvormend traject betrokken is en adviseert aan het AB is van meerwaarde. De terugkoppeling op de adviezen is positief, waarbij ook van belang is dat zichtbaar is dat aan de adviezen en kanttekeningen inhoudelijke invulling wordt gegeven in het vervolgtraject. De aanwezigheid van een regionaal portefeuillehouder bij de vergaderingen is van een toegevoegde waarde. Aandacht wordt gevraagd om de adviescommissie meer proactief te laten werken, waarbij ondersteuning vanuit het secretariaat wenselijk is. De adviescommissies kunnen dan vanuit hun kaderstellende rol meer de eigen agenda bepalen en richting geven vanuit het instrument van ongevraagde adviezen.

3.4. Kunnen de nieuwe werkvormen die zijn ontstaan tijdens de Coronacrisis – bij het transitieprogramma OV met o.m. extra informatieve/technische sessies Bc’s en Ac’s en bij EV een digitaal platform voor kennisdeling – bijdragen aan het versterken van de adviesrol van de Ac’s? Het gedwongen anders moeten werken in andere werkvormen heeft geleerd dat dit bij bepaalde trajecten van meerwaarde kan zijn. De scheiding tussen informatie- en adviesbijeenkomsten dient hierbij duidelijk aangehouden te worden. Hierbij kan ook gedacht worden aan vormen waarbij op basis van de sheets van de presentatie vooraf vragen ingediend kunnen worden of bepaalde onderwerpen schriftelijk worden afgedaan. Informatiebijeenkomsten kunnen in de toekomst mogelijk digitaal worden georganiseerd, waarbij het wenselijk is dat deze zijn terugkijken. Tevens dient die informatie dan benaderbaar te zijn vanuit het onderwerp, zoals dit ook is benoemd bij vraag 1.3. Andere opties zijn naar onze inschatting ook mogelijk, zoals begeleiding van bijeenkomsten door derden. Wij denken hierbij aan een samenwerking met de kennisinstellingen/universiteiten en bij sommige meer politieke kwesties aan begeleiding door een extern ‘mediationbureau’.

Zie ook de opmerkingen voor ondersteuning bij tegengestelde belangen tussen gemeenten en het werken aan actuele maatschappelijke vraagstukken vanuit het overkoepelende regionaal belang en de relatie met de gemeentelijk vraagstukken. Meer informatie Heeft u na het lezen van deze brief nog vragen? Neemt u dan contact op met Wim van Dalen van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning. Hij is bereikbaar via telefoonnummer (015) 380 42 68 of via het e-mailadres wvandalen@middendelfland.nl. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

Martien Born Gemeentesecretaris

Arnoud Rodenburg burgemeester

4