20240522 00 Agendabundel 22 mei Openbaar v1

Bundel - Adviescommissie Ev van 22 mei 2024 01.00 1.Opening en mededelingen 20240522 Agenda Adviescommissie Economisch Vestigingsklimaat 22 mei 2024 - Openbaar 02.00 2.Voorstel Bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025 Ten aanzien van bijlage 5 (ingebrachte pré adviespunten) zien wij graag uw schriftelijke inbreng tegemoet vóór woensdag 15 mei 2024 12.00 uur via m.deheij@mrdh.nl. Uw schriftelijke inbreng vertalen we naar een concept pré advies. waar u tijdens de vergadering van 22 mei 2024 het goede gesprek over kunt voeren. Zie agenda voor meer informatie indien nodig. 20240522 2.0 Agendapost bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025 20240522 2.0 B1 Concept bijdrageproces 20240522 2.0 B2 Concept beoordelingskader 20240522 2.0 B3 Concept voorwaarden en voorschriften 20240522 2.0 B4 Presentatie AcEV Informatiesessie 17 april 2024 03.00 3.Ter informatie conceptverslag 20 maart 2024 Vanwege de gezamenlijke vergadering met de leden van de Adviescommissie Vervoersautoriteit op 20 maart jl. wordt het vaststellen van het verslag doorgeschoven naar de vergadering op 19 juni 2024. 04.00 4.Ter informatie 05.00 5.Rondvraag en sluiting

CONCEPTAGENDA

Adviescommissie Economisch Vestigingsklimaat Woensdag 22 mei 2024, 18.00-20.00 uur Stadhuis Delft, Markt 87 Raadzaal Een broodmaaltijd voor de commissieleden staat vanaf 17.30 uur klaar.

1. Vergadering AcEV 18.00 – 19.00 uur 1.

Opening en mededelingen • Vaststellen van de agenda.

2.

Voorstel Bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025 Toelichting proces adviesaanvraag: Op woensdag 17 april jl. stond er een digitale informatiesessie in uw agenda. Britt Doornekamp gaf een presentatie (bijlage 4) om u te informeren over de nieuwe bijdrageregeling. Tijdens deze vergadering kunt u met elkaar de ingebrachte pré adviespunten op onderstaande adviesvragen bespreken om zo te komen tot een gedragen regionaal advies. Het advies zal worden ingebracht bij de behandeling van de bijdrageregeling tijdens de vergadering van de Bestuurscommissie Economisch Vestigingsklimaat op 05 juni 2024. Gevraagd aan de adviescommissie: 1. Adviseren over de wijze waarop de adviescommissie betrokken wil worden gedurende het bijdrageproces van de bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat EV 2025, specifiek op de onderdelen: a. Projectontwikkeling; b. Projectafweging; c. Het delen van kennis en resultaten uit projecten. 2. Adviseren over het beoordelingskader voor de bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025, in het bijzonder op het voorstel om: a. brede welvaart als kwalitatief advies mee te nemen in de besluitvorming; b. de drempel voor het aanvragen van een klein project (MRDH-bijdrage tot €125.000) te verlagen door de administratieve lasten voor kleine projecten te verlichten.

Toelichting Agendapost: De metropoolregio staat voor grote opgaven, er komen steeds meer mensen bij, het klimaat staat onder druk, ruimte is schaars en steeds meer sectoren in de regio kampen met tekorten op de arbeidsmarkt. Het is van belang om de doelen uit de twee opdrachten ‘Toekomstbestendige economie stimuleren’ en ‘Vernieuwen van Werklocaties’ te realiseren, deze hebben we met elkaar in de Strategische Agenda 2023-2026 geformuleerd. Om resultaten te behalen op het gebied van aansluiting tussen onderwijs en arbeidsmarkt, innovatie en MKB én het hebben van voldoende ruimte om te werken is uitvoeringskracht noodzakelijk. Uitvoeringskracht regelen we

Pagina 1 van 2

met het realiseren van projecten met gemeenten, bedrijven, onderwijsinstellingen, maatschappelijke partners en partners als de Provincie Zuid-Holland en InnovationQuarter. Projecten die zorgen voor beweging en een leefbare regio met welzijn en welvaart voor inwoners. Om deze redenen is de bijdrageregeling geformuleerd, de bijdrage regeling wordt aangepast om doelmatiger bij te dragen, resultaten van projecten meetbaarder te maken en administratieve lasten te verlichten. Een en ander in lijn met de aanbevelingen van de Rotterdamse Rekenkamer in hun onderzoek naar het economische programma van de MRDH. 3.

Ter informatie conceptverslag 20 maart 2024 Vanwege de gezamenlijke vergadering met de leden van de Adviescommissie Vervoersautoriteit op 20 maart jl. wordt het vaststellen van het verslag doorgeschoven naar de vergadering op 19 juni 2024.

4.

Ter informatie - Jaarplanning MRDH 2024 - Verzend- en vergaderdata adviescommissie EV 2024

5.

Rondvraag en sluiting U kunt uw eventuele inhoudelijke vragen die u bij de rondvraag wilt stellen van te voren mailen aan m.deheij@mrdh.nl. De vergadering wordt in beslotenheid voortgezet.

AcEV Volgende vergadering: Woensdag 5 juni 2024, 19.00 – 20.00 uur Digitale informatiesessie AcEV Volgende vergadering: Woensdag 19 juni 2024, 18.00 – 20.00 uur Locatie: nader te bepalen

Pagina 2 van 2

Adviescommissie EV 22 mei 2024 Agendapunt 1

Onderwerp

Bestuurlijk trekker Portefeuille Aard bespreking

Voorstel Bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025

Dhr. Simons Bijdrageregeling Adviserend

Gevraagd aan de adviescommissie 1. Adviseren over de wijze waarop de adviescommissie betrokken wil worden gedurende het bijdrageproces van de bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat EV 2025, specifiek op de onderdelen: a. Projectontwikkeling; b. Projectafweging; c. Het delen van kennis en resultaten uit projecten. 2. Adviseren over het beoordelingskader voor de bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025, in het bijzonder op het voorstel om: a. brede welvaart als kwalitatief advies mee te nemen in de besluitvorming; b. de drempel voor het aanvragen van een klein project (MRDH-bijdrage tot €125.000) te verlagen door de administratieve lasten voor kleine projecten te verlichten. Context De metropoolregio staat voor grote opgaven. Er komen meer mensen bij, het klimaat staat onder druk, ruimte is schaars en steeds meer sectoren in de regio kampen met tekorten op de arbeidsmarkt. Het is dus van belang als regio om in beweging te komen en te blijven. De doelen te realiseren die in de Strategische Agenda 2023 – 2026 met elkaar zijn geformuleerd. Voor Economisch Vestigingsklimaat zijn dat de twee opdrachten ‘Toekomstbestendige economie stimuleren’ en ‘Vernieuwen van Werklocaties’. In deze twee opdrachten zijn resultaten afgesproken waar het gaat om de aansluiting tussen onderwijs en arbeidsmarkt, innovatie en MKB en het hebben van voldoende ruimte om te werken.

Om deze resultaten te behalen is uitvoeringskracht noodzakelijk. Een belangrijke manier om die uitvoeringskracht vorm te geven is het realiseren van projecten met gemeenten, bedrijven, onderwijsinstellingen, maatschappelijke partners en partners als de Provincie Zuid-Holland en InnovationQuarter. Deze projecten zorgen voor beweging. Van papier naar realisatie. Ze dragen bij aan de resultaten, zorgen ervoor dat we van elkaar leren, het wiel niet op verschillende plekken opnieuw uit hoeven te vinden en brengen ons dichter bij een leefbare regio met welzijn en welvaart voor de inwoners. Om deze reden is de bijdrageregeling geformuleerd. Een regeling voor gemeenten waarmee projecten kunnen worden ge(co)financierd.

Waarom de bijdrageregeling hervormen? De bijdrageregeling wordt aangepast om doelmatiger aan de Strategische Agenda van de MRDH bij te dragen, resultaten van de projecten meetbaarder te maken en administratieve lasten te verlichten binnen de wettelijke mogelijkheden van de gemeenschappelijke regeling MRDH. Dit is een stap die de MRDH-werkorganisatie zet om de uitvoeringskracht nog verder te vergroten. Dit is in lijn met de aanbeveling van de Rotterdamse Rekenkamer over de bijdrageregeling in hun onderzoek naar het economisch programma van de MRDH (oktober 2022). De Rotterdamse Rekenkamer concludeerde in haar onderzoek dat de drie functies die de MRDH vervult ter versterking van het economisch vestigingsklimaat passen bij de rol die overheden hebben in succesvolle economische regio’s, waarbij de strategische en faciliterende functie de samenwerking hebben bevorderd en de uitvoerende functie nog doelmatiger ingericht kan worden. Welke stappen hebben we al gezet? Om te komen tot een hernieuwde bijdrageregeling zijn de volgende stappen in het afgelopen jaar gezet: -

-

De huidige bijdrageregeling is geëvalueerd, waarbij gekeken is of een bijdrageregeling het juiste type regeling is en welke verbeteringen mogelijk zijn. Daarbij is er in het bijzonder aandacht geweest voor het verlichten van administratieve lasten en het versterken van de inhoudelijke betrokkenheid van gemeenten bij projecten, omdat dit essentieel is voor een succesvolle uitvoering en regionaal leereffect. Op basis van de uitvoerige evaluatie zijn, samen met de actieve ambtelijke werkgroep van gemeenten, tien uitgangspunten vastgesteld op basis waarvan adviesbureau ERAC aanbevelingen en overwegingen heeft meegegeven voor vernieuwing van de regeling.

Op 29 november heeft de adviescommissie EV hierop gereflecteerd. Op 13 december heeft de bestuurscommissie EV de volgende aanbevelingen van adviesbureau ERAC overgenomen: -

-

-

Handhaaf de bijdrageregeling en overweeg geen subsidieverordening voor Economisch Vestigingsklimaat, omdat dit niet past binnen de huidige Gemeenschappelijke Regeling. (Her)structureer de regeling met: o Besluitvormingsrondes (eerder ‘tendersysteem’ genoemd, maar deze term past minder goed in de context van de bijdrageregeling) met vooraanvraag (‘intake’) en beoordelingscriteria; o bepaalde vrijstellingen voor kleine projecten; o een maximale looptijd van projecten van 3 tot 4 jaar; o intentieverklaringen van projectpartners bij de projectaanvraag; o de mogelijkheid tot wijzigingsverzoeken formaliseren in de regeling o nieuwe standaardformulieren voor aanvraag en verantwoording. Een formele functiescheiding in de verantwoordelijkheden, waarbij de MRDH werkorganisatie alleen projectaanvragen beoordeelt en adviseert aan de aanvragende gemeente (en niet meeschrijft).

Daarnaast heeft de bestuurscommissie op 13 december 2023 besloten een aantal overwegingen nader te laten onderzoeken door de ambtelijke werkgroepen. Dat betreft sancties bij foutief of te laat aanleveren van verantwoordingen (het formaliseren van de aanleverprocedure) en het instellen van een verplicht nader te bepalen percentage cashinvestering (beperking van in-kind cofinanciering).

Relatie met de Strategische Agenda De bijdrageregeling is de financiële regeling van de bestuurscommissie EV om de EVopdrachten uit de Strategische Agenda ‘Vernieuwen van werklocaties’ en ‘Toekomstbestendige economie stimuleren’ uit te voeren. Motivering Toelichting op adviesvragen Begin 2024 is op basis van de vastgestelde aanbevelingen en overwegingen een voorstel voor de bijdrageregeling EV 2025 uitgewerkt. Het voorstel bestaat uit drie componenten: 1. Het nieuwe bijdrageproces 2. Het beoordelingskader 3. De voorwaarden en voorschriften van de bijdrageregeling die gewijzigd dienen te worden. De focus van de adviesvragen ligt op het bijdrageproces (punt 1) en het beoordelingskader (punt 2). De voorwaarden en voorschriften (punt 3) volgen hieruit. De technische en juridische uitwerking zal door een jurist worden uitgevoerd. Bijdrageproces In het voorstel voor het nieuwe bijdrageproces is een aantal wijzigingen opgenomen ten opzichte van de huidige regeling. Meest essentieel zijn de drie besluitvormingsrondes per jaar waarin alle tijdig ingediende projecten bij de bestuurscommissie voorliggen en in samenhang beoordeeld worden op drie hoofdcriteria: effectiviteit, doelmatigheid en tijdige realisatie. Aan deze besluitvormingsrondes gaat een proces vooraf, bestaande uit: - een gemeentelijke vooraanvraag.

De MRDH werkorganisatie beoordeelt of het project in de basis voldoet aan de voorwaarden en voorschriften van de bijdrageregeling; - indien positief beoordeeld: toevoeging aan het overzicht met projecten die uitgewerkt kunnen worden tot een projectaanvraag (de zogenaamde ‘projectenpijplijn’); - de projectaanvraag die ingediend wordt door de aanvragende gemeente bij de MRDH werkorganisatie; en - een beoordeling van deze aanvraag door de MRDH werkorganisatie op basis van het in de bijdrageregeling opgenomen beoordelingskader (zie bijlage 2). Met dit nieuwe proces kan beter gestuurd worden op kwaliteit van projecten en het behalen van meetbare resultaten, zorgen we door een helder proces voor een efficiënte wisselwerking tussen de MRDH en gemeenten, en zorgen we dat de administratieve last in iedere stap van het proces zo beperkt mogelijk is binnen de geldende juridische kaders. Daarnaast is het voorstel om actieve kennisdeling in het bijdrageproces te stimuleren door bij de aanvraag hierop te sturen en hier voorwaarden en voorschriften aan te verbinden in de regeling. Ook na afloop van het project moet kennis gedeeld worden. In de voorwaarden van de regeling wordt opgenomen in welke vorm en in welke gremia. Toelichting bij adviesvraag 1: De betrokkenheid van de adviescommissie kan in verschillende fases van het bijdrageproces geborgd worden: a.

Projectontwikkeling: De projectenpijplijn wordt standaard ter informatie in de vergadering van de bestuurscommissie geagendeerd (ter informatie). Voorstel is de adviescommissie via de adviescommissievergaderingen te informeren over de projectenpijplijn. De adviescommissie is ook in de gelegenheid om projectideeën in te brengen. Deze ideeën kunnen vervolgens samen met ambtenaren van de

betreffende gemeente verkend en indien kansrijk door de gemeente verder uitgewerkt worden tot een vooraanvraag. b. Besluitvorming: De adviescommissie zou voorafgaand aan de drie besluitvormingsrondes in de bestuurscommissie geïnformeerd kunnen worden over de aanvragen, de ambtelijke beoordeling hiervan en vervolgens een advies kunnen meegeven aan de bestuurscommissie. In dat geval is het van belang het moment van de adviescommissievergadering goed op deze besluitvormingsrondes af te stemmen. c. Resultaten delen: Eén van de uitgangspunten die de bestuurscommissie op 11 oktober 2024 heeft vastgesteld was dat gemeenten en penvoerders van de projecten actief kennis moeten delen. Dat houdt in dat zij delen wat de uitkomsten van een project zijn, wat goed en minder goed ging en wat andere gemeenten hiervan kunnen leren. Voorstel is om de gebundelde geleerde lessen uit de projecten eens per jaar in de adviescommissie te bespreken. Het beoordelingskader In bijlage 2 vindt u de schematische weergave van het beoordelingskader. Het kader bestaat uit drie hoofdcriteria: 1. effectiviteit (regionale uitvoeringskracht); 2. doelmatigheid (efficiënte besteding om uitvoeringskracht te maximaliseren); en 3. tijdige realisatie. Om tot een beoordeling op deze drie hoofdcriteria te komen, zijn sub-criteria en indicatoren opgesteld die gescoord worden op een schaal van 0 tot 4.

Deze scores worden geaggregeerd tot een gewogen totaalscore voor het project. De projecten worden vervolgens ter besluitvorming aan de bestuurscommissie voorgelegd die op basis van zowel deze kwantitatieve scores als kwalitatieve adviezen en toelichtingen bij de scores zal besluiten over de projectbijdragen. Omdat projecten gebundeld bij de bestuurscommissie ter besluitvorming voorliggen, kunnen deze in samenhang afgewogen worden. Met het beoordelingskader wordt het mogelijk om projecten af te wegen op basis van effectiviteit en doelmatigheid. Deze werkwijze komt daarmee de effectiviteit en doelmatigheid van het programma EV ten goede. Criterium 1: Effectiviteit Onder het eerste criterium ‘effectiviteit’ kijken we hoe het project aan de Strategische Agenda als geheel (alle opdrachten) bijdraagt. Daarbij is het van belang dat projecten niet alleen een positief effect op de economie hebben, maar ook een positief of op zijn minst neutraal effect hebben op verstedelijkings- en bereikbaarheidsopgaven. Verder worden projecten beoordeeld op hun bijdrage aan de verwachte resultaten en impact van de EV opdrachten. In de Strategische Agenda 2023-2026 betreffen dit opdracht 2 (Toekomstbestendige economie stimuleren) en opdracht 4 (Vernieuwen van werklocaties).

Eén van de uitgangspunten die de bestuurscommissie op 11 oktober 2023 heeft vastgesteld is dat de bijdrageregeling in lijn moet zijn met de groeiagenda Zuid-Holland. Voorstel is om bij de aanvraag en projectmonitoring inzichtelijk te maken hoe het project bijdraagt aan het realiseren van de groeiagenda Zuid-Holland, maar dit niet als separaat criterium in de beoordeling mee te nemen. Dit omdat de Strategische Agenda voor de MRDH leidend is en de gezamenlijke ambities van de groeiagenda daar onderdeel van uitmaken. Toelichting bij adviesvraag 2a Brede welvaart is onderdeel van de Strategische Agenda. Als MRDH willen we dat mensen makkelijker en sneller van wonen naar werk kunnen gaan, dat opleidingen voor studenten

met passend en duurzaam vervoer bereikbaar zijn en dat bedrijven, kennisinstellingen en groene landschappen toegankelijk zijn. We werken samen aan meer banen in het bereik van iedereen. Daarmee versterken we de brede welvaart voor de hele metropoolregio. Kwantificeren van brede welvaart is echter zeer complex en alleen mogelijk als duidelijk is welke richtlijnen en indicatoren de MRDH hanteert. Momenteel is de gezamenlijke visie op brede welvaart binnen de MRDH nog in ontwikkeling. Het voorstel vanuit de ambtelijke werkgroepen is daarom om brede welvaart kwalitatief mee te nemen in de projectafweging. Dit houdt in dat de aanvragende gemeente toelicht hoe het project bijdraagt aan de brede welvaart van de regio, op basis van een kader dat past bij de Strategische Agenda en nog in ontwikkeling is. Op basis van deze toelichting zal de MRDH-werkorganisatie een positief, neutraal of negatief advies aan de bestuurscommissie meegeven. Dit advies kan de bestuurscommissie meewegen in de besluitvorming. Aan de adviescommissie de vraag of deze werkwijze gesteund wordt. Criterium 2: Doelmatigheid Onder het tweede criterium ‘doelmatigheid’ kijken we naar de verhouding tussen beoogd doel en middelen en de meerwaarde van de MRDH-bijdrage en de opschaalbaarheid.

Dit doen we door te kijken naar de mate waarin de uitgaven aan het project doelmatig worden ingezet (‘kosten-baten analyse’), en naar de verhouding van de MRDH-bijdrage in relatie tot de bijdrage van andere partijen, zoals de gemeente zelf en projectpartners. Belangrijke aspecten zijn: Komt het project door de MRDH-bijdrage in de versnelling? Kunnen andere projectpartners of partijen zelf de investering opbrengen? Ook kijken we naar de regionale reikwijdte van het project: heeft het project directe impact op de arbeidsmarkt, het mkb, het innovatiesysteem en/of ruimte voor werken in een bepaald aantal gemeenten? Daarnaast kijken we naar de geografische opschaalbaarheid (binnen gemeenten, naar andere MRDHgemeenten en buiten de regio) en financiële opschaalbaarheid (leidt het project tot investeringen vanuit bijvoorbeeld het Rijk of de EU in de toekomst?). Criterium 3: Tijdige realisatie Bij het derde criterium ‘tijdige realisatie’ kijken we of het project klaar is om van start te gaan en het realistisch is dat het project volgens planning uitgevoerd wordt. Een belangrijk factor hierin is het commitment van projectpartners dat uit de intentieverklaringen van de projectpartners zal moeten blijken.

Toelichting bij adviesvraag 2b: Vrijstellingen voor kleine projecten Het voorstel vanuit de werkgroepen is om kleine projecten (MRDH-bijdrage tot € 125.000) op alle beoordelingscriteria te scoren, maar de administratieve lasten te verlichten om zodoende de drempel om een projectbijdrage aan te vragen te verlagen. Dit doen we door: i. de verantwoordingseis eenvoudiger te maken door opgeleverde prestatie verantwoording te vragen en geen financiële verantwoording meer te vereisen. ii. intentieverklaringen niet verplicht te stellen bij de aanvraag. Aan de adviescommissie de vraag of zij dit steunt. Vervolgproces De planning voor het hervormen van de bijdrageregeling is aangepast. In de nieuwe planning is een informatiesessie op 17 april 2024 en een extra adviescommissievergadering op 22 mei 2024 ingepland. Het voorstel voor de bijdrageregeling EV 2025 zal in de bestuurscommissievergadering van 5 juni ter besluitvorming voorliggen (i.p.v. 3 april), zodat het advies van de adviescommissie EV hier goed in meegenomen kan worden.

Voor de uiteindelijke implementatie heeft deze aangepaste planning overigens geen gevolgen: de bijdrageregeling EV 2025 kan via deze route ook nog per 1-1-2025 ingaan. De planning ziet er nu als volgt uit: Gremium Ambtelijk overleg EV Adviescommissie EV Bestuurscommissie EV Dagelijks bestuur Externe partij MRDH ambtelijk EV BcEV Dagelijks bestuur Algemeen bestuur

Onderwerp Bespreken voorstel Advies op voorstel Besluitvorming definitief voorstel

Beoogde datum 21 mei 2024 22 mei 2024 5 juni 2024

Kennisneming voorstel en planning Juridisch uitschrijven regeling Interne processen en formulieren uitwerken

27 juni 2024 Zomer 2024 Zomer/najaar 2024

Vaststelling regeling

12 nov 2024 27 nov 2024 6 dec 2024

Bijlagen 1. Proces bijdrageregeling EV 2025 (conceptversie 10-4-2024) 2. Beoordelingskader bijdrageregeling EV 2025 (conceptversie 10-4-2024) 3. Voorwaarden en voorschriften bijdrageregeling EV 2025 (conceptversie 10-4-2024) 4. Presentatie digitale informatiesessie 17 april 2024 5. Nog toe te voegen: Memo ingebrachte pré adviespunten (deadline 15 mei 2024, 12.00 uur via (m.deheij@mrdh.nl) Gevolgde procedure Bestuurscommissie Dagelijks bestuur Zienswijzetermijn

December 2023 N.v.t. N.v.t.

Verdere procedure Zienswijzetermijn Bestuurscommissie Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Anders, te weten

N.v.t. 5 juni 2024 en 12 nov 2024 27 juni 2024 en 27 nov 2024 6 dec 2024 N.v.t.

Contactpersoon • Naam: Britt Doornekamp • Telefoonnummer: 088 5445 260 • Mailadres: b.doornekamp@mrdh.nl

Voorstel voor nieuw bijdrageproces bij de bijdrageregeling EV 2025 Versie: 10-4-2024 (Concept)

BIJDRAGEPROCES MRDH Economisch Vestigingsklimaat

1

VOORAANVRAAG Uiterlijk 12 weken voor BcEV projectbesluitronde Gemeente

2

BEOORDELING VOORAANVRAAG Bij positieve beoordeling, project op projectenlijst

3

AANVRAAG Uiterlijk 6 weken voor BcEV projectbesluitronde

4

BEOORDELING AANVRAAG

BcEV BESLUITRONDE PROJECTBIJDRAGEN BcEV vergadering dichtstbij 1 apr, 1 jun, 1 dec

5

START PROJECT Uiterlijk 6 maanden na besluit Voorschot volgens artikel X BrEV 2025: standaard 50%, tot 80% op verzoek

6

VOORTGANGSRAPPORTAGES 1e jaar uiterlijk 30 jun (indien van toepassing) en jaarlijks uiterlijk 20 jan Rapportage volgens artikel X BrEV 2025

7

CONCLUSIE VOORTGANG Indien afwijkingen: gesprek en vervolgstappen bepalen

8

Project gereed

9

Kennis delen Geleerde lessen en resultaten met MRDH-gemeenten delen

10

Verzoek Vaststelling Uiterlijk 6 maanden na afronding project Volgens artikel X BrEV 2025

11

Vaststelling Uiterlijk 13 weken na verzoek

12

Eindfactuur

MRDH

BcEV

Beoordelingskader Bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat 2025 Versie: 10-4-2024

A. Effectiviteit: Regionale uitvoeringskracht Weging 40% Indicatoren 1. Het project draagt bij aan de SA a. Integraal: impact op economie, verstedelijkings- en bereikbaarheidsopgaven b. Impactindicatoren EV-opdrachten c. Brede welvaart (kwalitatief)

B. Doelmatigheid: Efficiënte besteding 40% 1. De bijdrage (middel) staat in verhouding tot wat het oplevert (doel) voor de regio 2. Meerwaarde van de MRDHbijdrage: Het project kan niet gerealiseerd worden zonder bijdrage van de MRDH

C. Hardheid

20% 33,3% Tijdige realisatie: Het project kan op tijd van start gaan en volgens 33,3% planning gerealiseerd worden

3. Opschaalbaarheid: 33,3% het project is geografisch en/of financieel opschaalbaar

Voorwaarden en voorschriften Bijdrageregeling EV 2025 Versie: 10-04-2024 A. Voorgestelde additionele voorwaarden en voorschriften 1. Beoordelingskader Beoordelingskader in de regeling opnemen met een mogelijkheid voor de Bestuurscommissie EV om tussentijds aan te passen als hier aanleiding toe is. 2. Nieuw bijdrageproces Nieuw bijdrageproces (met o.a. vooraanvraag, projectenpijplijn, beoordeling, drie besluitvormingsrondes) in de bijdrageregeling opnemen. Zie bijlage ‘proces nieuwe bijdrageregeling’. 3. Beperking in-kind bijdrage Kleine projecten zijn projecten met een MRDH-bijdrage tot € 125.000. Voor deze projecten mag maximaal 50% van de cofinanciering in-kind zijn, net als huidige regeling. Grote projecten zijn projecten met een MRDH-bijdrage van € 125.000 of meer. Voor deze projecten mag maximaal 40% van de cofinanciering in-kind zijn. In andere woorden: 10% cash-investering voor ‘grote projecten’ in de regeling opnemen. 4. Maximale looptijd 3 jaar Projecten mogen een looptijd hebben van maximaal 3 jaar. Eventueel langere projecten moeten in fases worden opgesplitst, waarbij voor iedere fase een nieuwe bijdrage aangevraagd kan worden. 5. Intentieverklaringen verplicht bij aanvraag Voor grote projecten (≥ € 125.000 MRDH-bijdrage) moeten projectpartners bij de aanvraag intentieverklaringen aanleveren. De MRDH voorziet in een voorbeeldbrief.

Dit geldt niet voor kleine projecten (< € 125.000 MRDH-bijdrage). 6. Aanvraag/besluitvormingsprocedure Een project dat afgewezen wordt in de besluitvorming, kan een nieuwe aanvraag indienen (afhankelijk van situatie helemaal opnieuw of door met aanvraag in volgende ronde). We werken niet met een plafond per ronde. Het totale programmabudget (minus verplichte opdrachten) is het plafond voor dat jaar. 7. Bevoorschotting: In plaats van 80% van de totale projectkosten bij aanvang en 20% bij eindafrekening, zal 50% bij aanvang en 50% bij eindafrekening de standaard worden. Wel maximaal 80% op verzoek mogelijk (besluit door bestuurscommissie). Bij voorschot aanvragen moet gecontroleerd worden of op correcte wijze naar de MRDH verwezen wordt in de doorbeschikking (van gemeenten aan uitvoerende partij). De MRDH voorwaarden moeten namelijk op correcte wijze worden doorgelegd. Bevoorschotting vindt plaats na startgesprek met MRDH.

8. Voortgangsrapportage (inhoudelijk en financieel) in regeling opnemen. Zodat MRDH, gemeente en projectpartners tussentijdse momenten hebben om met elkaar te kijken of het project volgens plan uitgevoerd wordt. Het moet duidelijk zijn welke informatie aangeleverd moet worden en de administratieve last moet beperkt worden. Daarom wordt een nieuw standaardformulier gemaakt voor de tussenrapportage. Bij de tussenrapportage hoeft geen urenverantwoording aangeleverd te worden. Voor kleine projecten <125k is geen urenverantwoording meer nodig, omdat op prestatie verantwoord zal worden. Voor grote projecten gaat de urenverantwoording alleen nog via de accountantsverklaring. De MRDH wijst er alleen op dat de gemeente dit bij de eindverantwoording aan moet leveren bij de accountant. De gemeente kan het projectmanagement uitbesteden aan een andere partij (projectpartner). De kosten hiervan mogen in de projectkosten meegenomen worden. 9. Actieve regionale kennisdeling Minimaal een tussentijdse (beknopte) inhoudelijke rapportage en presentatie. Aan het eind van het project een presentatie voor ambtenaren (werkgroep en AOEV) en een presentatie voor bestuurders (BcEV). Ook moet data aangeleverd worden voor monitoring. De gemeente hoeft dit niet te doen. Dit kan aan een andere partij (projectpartner) uitbesteed worden. De kosten hiervan mogen in de projectkosten meegenomen worden. 10.

Wijzigingsverzoek: De werkwijze bij een projectwijziging staat nu niet expliciet in de bijdrageregeling. Als uit de voortgangsrapportage of via andere wijze tussentijds blijkt dat een wijzigingsverzoek nodig is, moet dit zo spoedig mogelijk bij de BcEV geagendeerd worden. Dit gaat om een scopewijziging of wijziging van de verdeling van kosten over activiteiten. Bij hoger uitvallende projectkosten is een nieuwe beoordeling nodig (projectbijdrage intrekken en nieuwe verlening nodig).

B. Voorgestelde te herziene voorwaarden 1. Verantwoordingstermijn: Verkorten van acht naar zes maanden. De relatief lange termijn werkt vertragend voor zowel gemeente als de MRDH-werkorganisatie. Een te korte termijn maakt het niet mogelijk op tijd aan te leveren i.v.m. de wachttijd bij accountants. Daarom is gekozen voor een middenweg van een half jaar na afloop van het project 2. Evaluatie: Na 2 jaar zullen wij het nieuwe bijdrageproces evalueren en waar nodig herijken. 3. Projectverlenging Maximaal 1 keer met maximaal 1 jaar. 4. Vereenvoudigen verantwoording kleine projecten: Kleine projecten (< € 125.000): vast bedrag met prestatieverantwoording i.p.v. urenverantwoording. Zijn de activiteiten volgens plan uitgevoerd, dan wordt de bijdrage

uitgekeerd. Belangrijk hierbij is: de projectaanvraag moet een begroting per activiteit bevatten. Hiermee wordt aangesloten bij de verantwoordingsarrangementen waar gemeenten bekend mee zijn. Voor grotere bijdragen is een prestatieverantwoording niet handig, omdat eisen van gemeenten dan strenger zijn en dit dus niet voor lastenverlichting zorgt. 5. Jaarlijks verantwoordingsmoment van 31 januari naar 20 januari. C. Voorwaarden die ongewijzigd blijven (maar wel ter sprake zijn gekomen) •

•

• •

Alleen gemeenten kunnen aanvragen; Het bestuur van de MRDH is niet bevoegd een wettelijk voorschrift vast te stellen dat uitsluitend voorziet in de verstrekking aan publiekrechtelijke rechtspersonen. Daar zou wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling voor nodig zijn. Er is geen aanleiding gevonden om daar nu voor te gaan. Bijdrage van minimaal € 50.000 tot maximaal € 1.000.0000 blijft. Met het nieuwe beoordelingskader wordt geborgd dat er een redelijke verhouding is tussen doel en middelen. Verplichte voortgangsrapportage in het eerste jaar blijft (op 30 juni) indien projectbesluit genomen is in de laatste besluitvormingsronde van het jaar. Teammanager Economisch Vestigingsklimaat heeft mandaat om projectbijdrage vast te stellen.

Voorstel nieuwe bijdrageregeling EV MRDH Informatiesessie Adviescommissie Economisch Vestigingsklimaat 17 april 2024

Huidige bijdrageregeling EV • • •

Financiële budgetten voor projecten die bijdragen aan de uitvoering van de Strategische Agenda Voorwaarden: project moet passen binnen de doelstellingen van de Strategische Agenda en de eis van cofinanciering Verder geen strikte criteria voor toekenning

Aanleiding hervorming •

• •

Uitvoeringskracht vergroten: doelmatiger aan Strategische Agenda bijdragen, resultaten meetbaarder maken, administratieve lasten verlichten. Onderzoek Rekenkamer Rotterdam (zomer 2022) BcEV feb 2023: besluit uitvoeringsfunctie herinrichten

2

Vastgestelde aanbevelingen • •

Handhaaf bijdrageregeling (Her)structureer de regeling – – – – – – – –

•

Functiescheiding –

•

Besluitvormingsrondes Vooraanvraag Beoordelingscriteria Vrijstelling kleine projecten Maximale looptijd Intentieverklaringen Mogelijkheid wijzigingsverzoeken Nieuwe standaardformulieren aanvraag & verantwoording

Rol MRDH beperkt tot beoordelaar en adviseur

Nader onderzoeken: – –

Sancties (procedures) Verplichte cash-investering (beperking in-kind bijdrage) 3

Voorstel nieuwe regeling

1. Bijdrageproces 2. Beoordelingskader 3. Voorwaarden & voorschriften

4

gemeente

MRDH

3x per jaar

5

BEOORDELINGSKADER MRDH Economisch Vestigingsklimaat

EFFECTIVITEIT

Regionale uitvoeringskracht

STRATEGISCHE AGENDA Het project draagt bij aan de SA: a. Integraal: impact op economie, verstedelijking en bereikbaarheid b. Impactindicatoren EVopdrachten c. Brede welvaart (kwalitatief)

DOELMATIGHEID

40%

Efficiënte besteding

VERHOUDING DOEL/MIDDEL De bijdrage (middel) staat in verhouding tot wat het oplevert (doel) voor de regio

HARDHEID

40%

TIJDIGE REALISATIE 33,3%

Het project kan op tijd van start gaan en volgens plan gerealiseerd worden

MEERWAARDE Het project kan niet gerealiseerd worden zonder bijdrage van de MRDH

33,3%

OPSCHAALBAARHEID Het project is geografisch en/of financieel opschaalbaar

Mate van zekerheid uitvoering

33,3%

20%

Voorwaarden Bijdrageregeling 2025 1. Beoordelingskader 2. Nieuw proces 3. Beperking in-kind bijdrage 4. Maximale looptijd 3 jaar 5. Intentieverklaringen verplicht bij aanvraag 6. Aanvraag/besluitvormingsprocedure 7. Bevoorschotting 8. Voortgangsrapportages in regeling opnemen 9. Actieve regionale kennisdeling 10. Wijzigingsverzoek

Voorgestelde additionele voorwaarden

7

Voorwaarden Bijdrageregeling 2025 1. Verantwoordingstermijn 2. Evaluatie na 2 jaar 3. Projectverlenging max. 1 keer 4. Vereenvoudigen verantwoording kleine projecten 5. Verantwoordingsmoment

Ongewijzigd

Herziene voorwaarden

1. EUR 50.000 – 1.000.000 2. Alleen gemeenten aanvrager, geen andere (publiekrechtelijke) partijen (kan niet in huidige GR) 3. Verantwoording 1e jaar op 30 juni (indien BcEV dec) 8

Vragen 1. Hoe wilt u betrokken worden gedurende het bijdrageproces van de bijdrageregeling Economisch Vestigingsklimaat EV 2025? 1. Projectontwikkeling (van projectidee tot aanvraag) 2. Projectafweging (beoordeling richting besluitvorming) 3. Delen van kennis en resultaten uit projecten

2. Hoe kijkt u aan tegen: a. het voorstel om brede welvaart als kwalitatief advies mee te nemen in de beoordeling en besluitvorming? b. het verlichten van administratieve lasten voor kleine projecten (MRDH bijdrage tot € 125.000), maar deze wel op dezelfde criteria te beoordelen?

9

Vervolg •

Adviescommissie vergadering: 22 mei

•

Vóór 15 mei 12:00 uur uw input (Concept Pré advies) versturen naar Marjolein de Heij: m.deheij@mrdh.nl Gremium Presidium EV Ambtelijk overleg EV Adviescommissie EV Bestuurscommissie EV Dagelijks bestuur Juridisch adviseur (extern) MRDH ambtelijk EV BcEV Dagelijks bestuur Algemeen bestuur

Onderwerp Voorbespreking BcEV 5 juni Bespreken voorstel Advies op voorstel Besluitvorming definitief voorstel Kennisnemen van voorstel en planning Juridisch uitschrijven regeling Interne processen uitwerken voor nieuwe regeling Vaststelling regeling

Beoogde datum 15 mei 21 mei 22 mei 5 juni 27 juni Zomer Zomer/najaar 12 nov 27 nov 6 dec

10