2023 m 09 d 08 CDA evenementenbeleid beantw college

Anna van Raesfeltstraat 37, Postbus 1, 2636 ZC Schipluiden

" imi Gemeente " ÉÉÉ Midden-Delfland

T (015) 380 41 11, F (015) 380 99 92 E gemeente@middendelfland.nl

, I www.middendelfland.nl

Aan de gemeenteraad

2 2 SEP 2023

511281

Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Datum

Vragen RvO art. 42 van CDA - betreft op welk moment wordt vergunning voor evenement verstrekt

19 september

Geachte

2023

raadsleden.

Op 8 september ontving het college vragen van de fractie van het CDA over vergunningen en het evenementenbeleid. In deze brief staan de vragen en antwoorden.

De introductie van het CDA op de vragen: "Tijdensde commissievergadering van6december 2022is tijdenshet agendapunt'voorsteitot wijziging APV 2022'gesprokenoverevenementen en ons evenementenbeleid. Wij hebbentoen aangegeven dat een vergunningsomspaseendag vantevoren verleendwordt en dit veelstressgeeft bij de organisatie,die veelalbestaanuit veelvrijwilligers.In beantwoordingop dezevragenheeftde portefeuillehouder aangegeven dat er nu geenaanlevertijd is voor het leverenvan vergunningenen dat er eenredelijketermijn voor moet staanen niet eenof tweedagen vantevoren. In het evenementenbeleid wordt hiernaargekeken. Dit beleidwerd op dat moment vastgesteld en zou voor het evenementenseizoen naarde raadkomen. Naaraanleidinghiervanhebben we de volgende vragen. " De vragen en antwoorden: 1. Wat bedoelt

u met een

redelijke

termijn?

Met een redelijke termijn wordt bedoeld een termijn waarbij de rechtszekerheid en daarmee de rechtsbescherming van zowel de aanvrager (vergunninghouder) als de andere belanghebbenden (bv. omwonenden) niet in het geding komt. Dit betekent dat er voldoende tijd moet zijn om een aanvrager te informeren over het al dan niet doorgaan van het evenement en dat er voldoende tijd moet zijn voor omwonenden om bijvoorbeeld een voorlopige voorziening in te dienen bij de rechtbank om in rechte op te kunnen komen tegen de verleende vergunning (in combinatie met een bezwaarschrift). Er zijn overigens geen bezwaarschriften geweigerde vergunningen.

of beroepsschriften

ingediend

tegen

de verleende

of

2. Kunt u aangegeven hoe ver van tevoren de vergunningen zijn afgegeven voor het DIOS lentefeest (24 t/m 29 mei), sport en spel Maasland, (7 t/m 10 juni), Schippop (10 juni), Maedow, (8 juli), zomerfeesten Schipluiden (5 t/m 13 augustus), HomeTown (25 en 26 augustus),TrekkerTrek (26 augustus), Montmartre (9 september)? DIOS-lentefeest

(24 t/m 29 mei) Afgegevenop 8 mei 2023

Sport en Spel Maasland (7 t/m 11 juni) Afgegevenop 26mei 2023 Schippop (10 juni) Afgegevenop 1 juni 2023

Meadow (8 juli) Afgegevenop 28juni 2023 Zomerfeesten Schipluiden (5 t/m 13 augustus)Afgegevenop 27juli 2023 HomeTown (25 + 26 augustus)Afgegevenop 16augustus2023 Trekker!rek (26 augustus)Afgegevenop 3 augustus2023 Mont Marte (9 september) Afgegevenop 28 augustus2023 3. Kunt u aangeven of voorafgaand aan de schriftelijke publicatie van de vergunning de organisatie mondeling geïnformeerd wordt? Zo ja hoe ver vantevoren heeft dit ongeveer plaatsgevonden? Tijdens de aanvraagprocedure is er vanwege het aanleveren van documenten veelvuldig contact met de aanvrager van een evenement. Het is gebruikelijk dat aanvragers worden geïnformeerd over de statusvan de lopende aanvraag (of de vergunning wordt verleend of niet). Er is geen (wettelijke) verplichting om bij het verlenen van de vergunning de aanvrager mondeling te informeren dat de vergunning verleend (of geweigerd) zal worden. Het heeft dan ook geen formele statusen wordt ook niet als processtap geregistreerd. Door verschillende factoren, met name het ontstaan van vacatures op beide functies die deze vergunningen in het takenpakket hebben, is tijdens het afgelopen festival seizoen niet elke aanvrager mondeling geïnformeerd over de statusvan aanvraag. Welke wel en welke niet kunnen we niet achterhalen. 4.

Klopt het dat het voorstel voor het nieuwe evenementenbeleid nog niet naar de raad is verstuurd? Wat is de reden hiervan? Wanneer kan de raad dit beleid alsnog verwachten? Het is een juiste constatering dat het beleid nog niet naar de raad is gestuurd. Doordat er dit jaar meerdere personele wisselingen waren op deze adviseursfunctie is het niet gelukt om de gewenste voortgang te realiseren met het evenementenbeleid. Op dit moment van schrijven worden er echter substantiële stappen gemaakt met het evenementenbeleid waarbij de verwachting is dat dit geagendeerd

kan worden in de raad op 12 december

a.s.

5. Wat betekent het voorgenomen onderzoek van de Rekenkamer naar het vergunningenproces gemeente voor het nieuwe evenementenbeleid wat naar de raad komt?

in de

Het onderzoek van de Rekenkamer is in volle gang. Hiervoor is al veel informatie aangeleverd bij de Rekenkamer. Eind september heeft de Rekenkamer een interview met de betrokken ambtenaren. De raad is toegezegd om voor het nieuwe evenementenseizoen het beleid op te leveren. Daar hebben we nu een planning op gemaakt en inzet voor beschikbaar gesteld. Dat proces houden we vast. Dit kan er in de praktijkop neerkomen dat we het evenementenbeleid eerder opleveren dan dat de rekenkamer aan u hun rapport oplevert. Dat kan onpraktisch overkomen, we willen echter voorkomen dat we op voorhand op elkaar wachten en dat het evenementenbeleid daardoor niet op tijd aan u wordt aangeboden met het oog op het nieuwe seizoen. We zeggen toe om de door u aangenomen aanbevelingen van het rekenkamerrapport, eventueel dus met het opnieuw aanbieden van het evenementenbeleid, te verwerken.

Met vriendelijke groet, het college van burgerfieester

dr^m^^^Born g ema^testecnrfa

ris

en wethouders.

drs,^P/.3. yah Hemmen -fSurge^ees^

2